Ako nájsť svoje EIN číslo: Podrobný návod pre majiteľov firiem

Employer Identification Number, teda EIN, patrí medzi najdôležitejšie identifikačné údaje, ktoré môže mať firma. Používa sa v daňových priznaniach, pri žiadostiach o bankové účty, v mzdovej evidencii a na mnohých ďalších oficiálnych firemných dokumentoch. Ak ste svoje EIN založili niekam nesprávne, nepanikárte. Vo väčšine prípadov ho možno rýchlo obnoviť skontrolovaním existujúcich záznamov, kontaktovaním správnych inštitúcií alebo požiadaním o pomoc IRS.

Pre zakladateľov, ktorí vytvárajú novú LLC alebo korporáciu, sa od začiatku oplatí mať firemné záznamy dobre usporiadané. Zenind pomáha majiteľom firiem zakladať a spravovať spoločnosti s pevnejším administratívnym základom vrátane dokumentov, vďaka ktorým je jednoduchšie sledovať kľúčové daňové údaje, ako je EIN.

Čo je EIN?

EIN je deväťmiestne federálne daňové identifikačné číslo, ktoré prideľuje IRS podnikateľskému subjektu. Často sa porovnáva so sociálnym zabezpečením, pretože pomáha identifikovať firmu na daňové a evidenčné účely.

Firma môže EIN potrebovať na:

• podávanie federálnych a štátnych daňových priznaní
• otvorenie firemného bankového účtu
• prijímanie zamestnancov a spracovanie miezd
• podávanie žiadostí o licencie a povolenia
• budovanie firemnej úverovej histórie
• spoluprácu s dodávateľmi, platobnými bránami alebo veriteľmi

Niektoré firmy potrebujú EIN okamžite, zatiaľ čo iné môžu istý čas fungovať aj bez neho. Aj keď vaša firma zatiaľ EIN nevyžaduje, jeho získanie a bezpečné uloženie je stále rozumný krok.

Prečo môžete potrebovať nájsť svoje EIN

Majitelia firiem zvyčajne hľadajú EIN preto, že ho potrebujú na praktickú úlohu, ktorá nemôže počkať. Medzi bežné dôvody patria:

• otvorenie firemného bankového účtu
• dokončenie daňových podaní
• žiadosť o financovanie
• nastavenie miezd
• registrácia na štátnom úrade
• zasielanie daňových formulárov dodávateľom
• aktualizácia záznamov u účtovníkov alebo dodávateľov

Ak ste zakladateľ, je užitočné považovať EIN za základný firemný identifikátor. Uložte si ho spolu so zakladateľskými dokumentmi, daňovými záznamami a bankovou dokumentáciou, aby ste ho neskôr ľahko našli.

Ako nájsť svoje EIN číslo

Existuje niekoľko spoľahlivých spôsobov, ako svoje EIN nájsť. Začnite najľahšie dostupnými dokumentmi a potom postupujte ďalej cez banky, daňové záznamy a napokon IRS, ak je to potrebné.

1. Skontrolujte potvrdenie o pridelení EIN

Najrýchlejším spôsobom, ako EIN nájsť, býva zvyčajne potvrdenie od IRS, ktoré bolo vydané pri pridelení čísla. Tento dokument sa často nazýva EIN confirmation letter alebo oznámenie CP 575.

Hľadajte ho v:

• fyzických firemných zložkách
• e-mailovej schránke a archivovaných správach
• cloudových úložiskách
• zakladateľských alebo daňových zložkách
• účte registrovaného agenta alebo poskytovateľa zakladania spoločnosti, ak je to relevantné

Ak firma o EIN žiadala online, faxom alebo poštou, potvrdenie mohlo prísť rôznymi spôsobmi v závislosti od podania. Dôležité je, že IRS vydal oznámenie, a práve to býva často najjednoduchším miestom na obnovenie čísla.

2. Prezrite si daňové priznania a oznámenia od IRS

Ak potvrdenie chýba, skontrolujte predchádzajúce daňové dokumenty. EIN sa často uvádza na federálnych firemných daňových priznaniach a na mnohých oznámeniach od IRS.

Dokumenty, ktoré sa oplatí skontrolovať, zahŕňajú:

• federálne daňové priznania za predchádzajúce roky
• korešpondenciu od IRS
• podania mzdových daní
• záznamy o odhadoch daní
• upravené daňové priznania
• podania o predĺžení lehoty

Ak za vás priznania podával účtovník alebo daňový poradca, požiadajte ho o kópie. Mnohé firmy zistia, že EIN je už uložené v PDF, v archíve portálu alebo v pracovných podkladoch účtovníka.

3. Skontrolujte firemné bankové záznamy

Banky pri otvorení alebo správe firemného účtu často vyžadujú EIN. To znamená, že číslo sa môže nachádzať v dokumentácii k účtu, v záznamoch o žiadosti alebo v detailoch zákazníckeho profilu.

Skontrolujte:

• dokumenty z procesu otvorenia účtu
• výpisy z firemného bežného účtu
• nastavenia online bankovníctva
• dokumenty k treasury službám alebo obchodníckym účtom
• formuláre na nastavenie bankových prevodov

Niektoré banky z bezpečnostných dôvodov maskujú časť čísla. Ak sa to stane, kontaktujte banku a požiadajte o overenie úplného EIN, ktoré majú v evidencii. Možno budete musieť potvrdiť svoju totožnosť, než vám ho sprístupnia.

4. Prezrite si mzdovú evidenciu a formuláre pre dodávateľov

Ak má vaša firma zamestnancov alebo dodávateľov, mzdové záznamy môžu byť užitočným zdrojom.

EIN hľadajte na:

• dashboardoch poskytovateľa miezd
• záznamoch W-2 a 1099
• formulároch na nastavenie miezd pre zamestnávateľa
• registráciách pre štátne zrážky daní
• federálnych formulároch pre zamestnanecké dane

Mzdové spoločnosti zvyčajne uchovávajú EIN, ktoré bolo použité pri založení účtu, takže ide o silné miesto na kontrolu, ak firma funguje už nejaký čas.

5. Skontrolujte obchodné licencie a registračné dokumenty

V závislosti od štátu alebo miestneho úradu sa vaše EIN môže nachádzať v zakladateľskej alebo licenčnej dokumentácii.

Možné zdroje zahŕňajú:

• štátne registračné záznamy firmy
• žiadosti o miestne povolenia
• registrácie k dani z predaja
• podania k mestským licenciám
• formuláre na založenie štátneho daňového účtu

Tieto dokumenty sú obzvlášť užitočné, ak bolo EIN použité už pri počiatočnom založení spoločnosti a odvtedy sa uvádzalo v ďalších podaniach.

6. Prezrite si úverové záznamy firmy a žiadosti o úvery

Veritelia a úverové agentúry často používajú EIN na identifikáciu spoločnosti. Ak vaša firma žiadala o financovanie alebo si budovala firemný úver, číslo sa môže objaviť v týchto záznamoch.

Skontrolujte:

• žiadosti o firemný úver
• dokumenty k úverovej linke
• záznamy o merchant cash advance
• firemné úverové správy
• žiadosti o dodávateľské financovanie

Ak žiadosť podával veriteľ alebo úverová inštitúcia, ich záznamy môžu obsahovať EIN aj vtedy, keď ho vo vašich vlastných dokumentoch nenájdete.

7. Kontaktujte svojho účtovníka, bookkeepera alebo registrovaného agenta

Ak sa o firmu stará iný odborník, môže už mať EIN uložené.

Kontaktujte:

• svojho účtovníka
• svojho bookkeepera
• poskytovateľa miezd
• svojho právnika
• svojho registrovaného agenta
• poskytovateľa zakladania spoločnosti

Toto býva často najefektívnejšia cesta pre firmy, ktoré outsourcujú compliance alebo administratívnu prácu. Dobre organizovaný poskytovateľ služieb by mal vedieť rýchlo ukázať správny záznam.

8. Zavolajte na IRS

Ak EIN nenájdete nikde inde, IRS môže pomôcť overiť číslo oprávnenej osobe spojenej s firmou.

Pred telefonátom sa pripravte na overenie:

• právneho názvu firmy
• adresy firmy v evidencii
• vašej roly alebo oprávnenia vo firme
• ďalších identifikačných údajov, ktoré IRS môže vyžadovať

Táto možnosť je zvyčajne poslednou možnosťou, ale je účinná, keď sú záznamy neúplné alebo nedostupné.

Čo ak potrebujete EIN inej firmy?

Niekedy nehľadáte vlastné EIN. Môžete ho potrebovať na overenie inej spoločnosti pri due diligence, fakturácii, daňovom reportingu alebo onboardingu dodávateľa.

Možné spôsoby, ako získať EIN inej firmy, zahŕňajú:

• priamu žiadosť na spoločnosť
• kontrolu faktúr, formulárov W-9 alebo zmluvných balíčkov
• verejné firemné podania, kde sú dostupné
• prehliadku firemných úverových záznamov
• vyhľadanie podaní SEC pri verejných spoločnostiach
• vyžiadanie dokumentácie od účtovného tímu spoločnosti

Nie každá firma zverejňuje svoje EIN verejne a existujú aj dôvody ochrany súkromia. Najlepší prístup je požiadať oň v rámci legitímneho firemného procesu.

Ako EIN uchovať v bezpečí po jeho nájdení

Keď svoje EIN obnovíte, chráňte ho rovnako ako iný citlivý firemný údaj. EIN nie je to isté ako heslo, ale pri nesprávnom použití môže poslúžiť pri pokusoch o podvod.

Osvedčené postupy zahŕňajú:

• uloženie čísla do bezpečného password manažéra alebo šifrovaného súboru
• uchovávanie zakladateľských a daňových záznamov na jednom mieste
• obmedzenie prístupu len na oprávnené osoby
• vyhýbanie sa posielaniu EIN cez nezabezpečené správy, ak to nie je nevyhnutné
• zálohovanie kópií oznámení od IRS a daňových záznamov

Ak firmu zakladáte práve teraz, vytvorenie systému na správu dokumentov od začiatku môže zabrániť problémom s hľadaním dokumentov neskôr. Zenind podporuje zakladateľov, ktorí chcú mať pri zakladaní a priebežnom dodržiavaní povinností prehľadnejší systém.

Bežné chyby pri hľadaní EIN

Majitelia firiem často strácajú čas tým, že prehliadnu najpravdepodobnejšie zdroje.

Vyhnite sa týmto chybám:

• hľadaniu iba v jednej e-mailovej schránke
• predpokladu, že EIN musí byť na aktuálnom bankovom výpise
• zabudnutiu osloviť účtovníka alebo poskytovateľa miezd
• zámene štátneho daňového ID za federálne EIN
• prezeraniu len nedávnych dokumentov namiesto starších zakladateľských záznamov

Štátne číslo zamestnávateľa, číslo povolenia na daň z predaja alebo miestne licenčné číslo nie je to isté ako EIN. Ak dokument vyzerá súvisiaci, ale výslovne neoznačuje číslo vydané IRS, pokračujte v hľadaní.

Kedy by ste mali EIN ešte raz overiť

Nesprávne EIN môže spôsobiť chyby pri podávaní, oneskorené žiadosti alebo zamietnuté formuláre. Číslo si radšej ešte raz overte, ak:

• bolo daňové priznanie zamietnuté
• žiadosť o bankový účet sa zasekla
• mzdové výkazy nesedia s firemnými záznamami
• dodávateľ tvrdí, že EIN v evidencii je neplatné
• nedávno ste menili firemnú štruktúru alebo vlastnícke záznamy

Ak si myslíte, že číslo môže byť nesprávne, porovnajte viacero dokumentov predtým, než ho použijete v novom podaní.

Často kladené otázky

Môžem nájsť svoje EIN online?

Možno ho nájdete vo vlastných online záznamoch, ako sú daňové programy, bankové portály, mzdové systémy alebo cloudové úložiská. IRS neposkytuje verejný nástroj na vyhľadávanie EIN pre súkromné firmy.

Je EIN to isté ako daňové ID?

EIN je federálne daňové identifikačné číslo pre firmu. Ľudia niekedy používajú výraz daňové ID voľne, ale v mnohých firemných súvislostiach tým myslia EIN.

Môžem získať nové EIN, ak stratím to staré?

Zvyčajne nie. EIN pridelené vašej firme zostáva viazané na daný subjekt. Ak ho stratíte, mali by ste ho obnoviť, nie žiadať o náhradu.

Čo ak moja firma nikdy nedostala potvrdenie?

Skontrolujte pôvodný spôsob podania, kontaktujte prípadného sprostredkovateľa, prezrite daňové záznamy a potom v prípade potreby kontaktujte IRS.

Mal by som si EIN uložiť spolu so zakladateľskými dokumentmi?

Áno. Najlepšia prax je uložiť potvrdenie o EIN spolu s Articles of Organization, operating agreement, stanovami, bankovými záznamami a daňovými oznámeniami.

Záverečné zhrnutie

Nájdenie EIN je zvyčajne otázka hľadania dokumentu, nie právny problém. Začnite potvrdením o pridelení, potom skontrolujte daňové podania, bankové záznamy, mzdové dokumenty a registračné podklady firmy. Ak tieto zdroje nepomôžu, IRS vie číslo zvyčajne overiť oprávnenému zástupcovi firmy.

Najlepším dlhodobým riešením je poriadok. Uchovávajte zakladateľské dokumenty, daňové záznamy a compliance súbory na jednom mieste od prvého dňa, aby bolo vaše EIN vždy ľahko dohľadateľné. Aj preto si mnohí zakladatelia pri budovaní nového podnikania v Spojených štátoch vyberajú Zenind.