Cum să găsești numărul EIN: un ghid pas cu pas pentru proprietarii de afaceri

Un Employer Identification Number, sau EIN, este unul dintre cei mai importanți identificatori pe care îi poate avea o afacere. Este folosit în declarațiile fiscale, aplicațiile bancare, evidențele de salarizare și multe alte documente oficiale ale companiei. Dacă ți-ai rătăcit EIN-ul, nu intra în panică. În cele mai multe cazuri, poate fi recuperat rapid verificând evidențele existente, contactând instituțiile potrivite sau solicitând ajutorul IRS.

Pentru fondatorii care înființează un nou LLC sau o corporație, păstrarea documentelor de afaceri organizate încă de la început economisește timp mai târziu. Zenind ajută proprietarii de afaceri să își înființeze și să își administreze companiile pe o bază administrativă mai solidă, inclusiv cu documentele care fac mai ușoară urmărirea informațiilor fiscale importante, cum ar fi un EIN.

Ce este un EIN?

Un EIN este un număr federal de identificare fiscală format din nouă cifre, atribuit de IRS unei entități de afaceri. Este adesea comparat cu un număr de asigurare socială, deoarece ajută la identificarea unei afaceri în scopuri fiscale și de raportare.

O afacere poate avea nevoie de un EIN pentru a:

• depune declarații fiscale federale și de stat
• deschide un cont bancar de afaceri
• angaja personal și derula salarizarea
• solicita licențe și autorizații
• construi credit de afaceri
• colabora cu furnizori, procesatori de plăți sau creditori

Unele afaceri au nevoie de un EIN imediat, în timp ce altele pot funcționa o perioadă fără unul. Chiar dacă afacerea ta nu este obligată să îl aibă imediat, obținerea și păstrarea în siguranță a numărului rămâne o decizie inteligentă.

De ce ai putea avea nevoie să găsești EIN-ul

Proprietarii de afaceri caută de obicei un EIN pentru că au nevoie de el pentru o sarcină practică ce nu poate aștepta. Motive frecvente includ:

• deschiderea unui cont bancar de afaceri
• completarea declarațiilor fiscale
• solicitarea finanțării
• configurarea salarizării
• înregistrarea la o agenție de stat
• trimiterea formularelor fiscale către contractori
• actualizarea evidențelor cu contabili sau furnizori

Dacă ești fondator, este util să tratezi EIN-ul ca pe o credențială esențială a afacerii. Păstrează-l împreună cu documentele de înființare, evidențele fiscale și actele bancare, astfel încât să poată fi recuperat ușor mai târziu.

Cum să găsești numărul EIN

Există mai multe modalități sigure de a localiza EIN-ul. Începe cu cele mai simple documente, apoi mergi către bancă, evidențele fiscale și, în final, către IRS dacă este necesar.

1. Verifică scrisoarea de confirmare a EIN-ului

Cea mai rapidă metodă de a găsi EIN-ul este, de regulă, notificarea de confirmare emisă de IRS atunci când numărul a fost atribuit. Acest document este adesea numit scrisoare de confirmare EIN sau notificare CP 575.

Caută-l în:

• dosarele fizice ale companiei
• inboxurile de e-mail și mesajele arhivate
• folderele din stocarea în cloud
• dosarele de înființare sau fiscale
• contul agentului înregistrat sau al furnizorului de formare a companiei, dacă este cazul

Dacă afacerea ta a solicitat EIN-ul online, prin fax sau prin poștă, confirmarea poate fi primită în moduri diferite, în funcție de metoda de depunere. Ideea importantă este că IRS a emis o notificare, iar această notificare este adesea cel mai simplu loc de unde poți recupera numărul.

2. Revizuiește declarațiile fiscale și notificările IRS

Dacă scrisoarea de confirmare lipsește, verifică documentele fiscale anterioare. EIN-ul este în mod obișnuit tipărit pe declarațiile fiscale federale ale afacerii și pe multe notificări IRS.

Documente de verificat:

• declarațiile fiscale federale din anii anteriori
• corespondența IRS
• depunerile fiscale pentru salarizare
• evidențele privind taxele estimate
• declarațiile rectificative
• depunerile pentru prelungiri

Dacă un contabil sau un preparator fiscal a depus declarațiile în numele tău, cere copii. Multe afaceri descoperă că EIN-ul se află deja într-un PDF, într-o arhivă de portal sau în documentele de lucru ale contabilului.

3. Uită-te în documentele bancare ale afacerii

Băncile solicită adesea un EIN la deschiderea sau administrarea unui cont de afaceri. Asta înseamnă că numărul poate apărea în documentația contului, în dosarele de aplicație sau în detaliile profilului clientului.

Verifică:

• documentele de deschidere a contului
• extrasele contului de verificare de afaceri
• setările profilului din online banking
• aplicațiile pentru servicii de trezorerie sau merchant
• documentele de configurare pentru transferuri bancare

Unele bănci maschează o parte din număr din motive de securitate. Dacă se întâmplă asta, contactează banca și solicită verificarea numărului EIN complet aflat în evidențe. Este posibil să fie nevoie să îți confirmi identitatea înainte să îți ofere informația.

4. Caută în documentele de salarizare și formularele pentru contractori

Dacă afacerea ta are angajați sau contractori, evidențele de salarizare pot fi o sursă utilă.

Caută EIN-ul în:

• panourile de administrare ale furnizorului de payroll
• înregistrările W-2 și 1099
• formularele de configurare a salarizării pentru angajator
• înregistrările de reținere fiscală la nivel de stat
• formularele fiscale federale pentru angajare

Companiile de payroll stochează de obicei EIN-ul folosit la configurarea contului, ceea ce face din această opțiune una foarte bună dacă afacerea funcționează de ceva timp.

5. Verifică licențele de afaceri și documentele de înregistrare

În funcție de stat sau de agenția locală, EIN-ul poate apărea în documentația de înființare sau de autorizare a afacerii.

Surse posibile includ:

• înregistrările de afaceri la nivel de stat
• cererile pentru permise locale
• înregistrările pentru taxa pe vânzări
• dosarele pentru licențe municipale
• formularele de configurare a contului fiscal de stat

Aceste documente sunt deosebit de utile dacă EIN-ul a fost folosit în configurarea inițială a companiei și a fost menționat în mai multe depuneri de atunci.

6. Revizuiește dosarele de credit ale afacerii și aplicațiile pentru împrumuturi

Creditorii și birourile de credit folosesc adesea EIN-ul pentru a identifica o companie. Dacă afacerea ta a solicitat finanțare sau a construit credit de afaceri, numărul poate apărea în acele documente.

Verifică:

• aplicațiile pentru împrumuturi de afaceri
• documentele pentru linii de credit
• dosarele pentru merchant cash advance
• rapoartele de credit ale afacerii
• aplicațiile pentru finanțare de la furnizori

Dacă un creditor sau un furnizor de credit a depus aplicația, evidențele lor pot include EIN-ul chiar dacă propriile tale fișiere nu îl conțin.

7. Contactează contabilul, bookkeeper-ul sau agentul tău înregistrat

Dacă alt profesionist se ocupă de administrarea afacerii, este posibil să aibă deja EIN-ul în evidențe.

Contactează:

• contabilul tău
• bookkeeper-ul tău
• furnizorul de payroll
• avocatul tău
• agentul înregistrat
• furnizorul de servicii pentru înființarea companiei

Aceasta este adesea cea mai eficientă opțiune pentru afacerile care externalizează conformitatea sau munca administrativă. Un furnizor de servicii bine organizat ar trebui să poată indica rapid documentele potrivite.

8. Sună la IRS

Dacă nu poți găsi EIN-ul în altă parte, IRS îl poate confirma pentru o persoană autorizată asociată afacerii.

Înainte să suni, asigură-te că poți confirma:

• numele legal al afacerii
• adresa afacerii aflată în evidențele IRS
• rolul tău sau autoritatea ta în cadrul afacerii
• orice alte detalii de identificare pe care IRS le poate solicita

Aceasta este de obicei o soluție de ultimă instanță, dar este eficientă atunci când evidențele sunt incomplete sau inaccesibile.

Ce faci dacă ai nevoie de EIN-ul altei afaceri?

Uneori nu cauți propriul EIN. Poate ai nevoie să verifici o altă companie pentru due diligence, facturare, raportare fiscală sau onboarding pentru furnizori.

Modalități posibile de a găsi EIN-ul altei afaceri includ:

• să ceri direct companiei
• să verifici facturi, formulare W-9 sau pachete contractuale
• să consulți înregistrări corporative publice, acolo unde sunt disponibile
• să examinezi dosarele de credit ale afacerii
• să cauți în documentele SEC pentru companii publice
• să soliciți documente echipei contabile a companiei

Nu orice afacere își partajează public EIN-ul, iar există considerații de confidențialitate. Cea mai bună abordare este să îl soliciți printr-un proces de afaceri legitim.

Cum să îți protejezi EIN-ul după ce l-ai găsit

După ce ai recuperat EIN-ul, protejează-l ca pe orice altă credențială sensibilă a afacerii. EIN-ul nu este același lucru cu o parolă, dar poate fi totuși folosit în tentative de fraudă dacă ajunge în mâini greșite.

Cele mai bune practici includ:

• stochează numărul într-un manager de parole securizat sau într-un fișier criptat
• păstrează documentele de înființare și cele fiscale organizate într-un singur loc
• limitează accesul doar la personalul autorizat
• evită să trimiți EIN-ul în mesaje nesecurizate, cu excepția cazurilor în care este necesar
• păstrează copii de siguranță pentru notificările IRS și documentele fiscale

Dacă îți înființezi acum o afacere, crearea de la început a unui sistem de organizare poate preveni problemele cu documentele pierdute mai târziu. Zenind sprijină fondatorii care își doresc o abordare mai structurată pentru înființarea afacerii și conformitatea continuă.

Greșeli frecvente când cauți un EIN

Proprietarii de afaceri pierd adesea timp pentru că trec cu vederea mai întâi cele mai probabile surse.

Evită aceste greșeli:

• căutarea doar într-un singur cont de e-mail
• presupunerea că EIN-ul trebuie să fie pe extrasul bancar curent
• uitarea de a întreba contabilul sau furnizorul de payroll
• confundarea unui cod fiscal de stat cu EIN-ul federal
• verificarea doar a documentelor recente, în locul fișierelor mai vechi de înființare

Un număr de cont de angajator de stat, un număr de permis pentru taxa pe vânzări sau un număr de licență locală nu este același lucru cu un EIN. Dacă un document pare relevant, dar nu identifică în mod specific numărul emis de IRS, continuă căutarea.

Când ar trebui să verifici din nou EIN-ul

Un EIN greșit poate duce la erori de depunere, aplicații întârziate sau formulare respinse.
Verifică numărul dacă:

• o declarație fiscală a fost respinsă
• o aplicație pentru cont bancar este blocată
• rapoartele de salarizare nu se potrivesc cu evidențele companiei
• un furnizor spune că EIN-ul din dosar este invalid
• ai schimbat recent structura afacerii sau evidențele privind proprietatea

Dacă suspectezi că numărul ar putea fi greșit, compară mai multe documente înainte de a-l folosi într-o depunere nouă.

Întrebări frecvente

Pot găsi EIN-ul online?

Îl poți găsi în propriile tale evidențe online, cum ar fi software-ul fiscal, portalurile bancare, sistemele de payroll sau stocarea în cloud. IRS nu oferă un instrument public de căutare EIN pentru afaceri private.

EIN-ul este același lucru cu un tax ID?

Un EIN este un număr federal de identificare fiscală pentru o afacere. Oamenii folosesc uneori termenul tax ID într-un sens larg, dar în multe contexte de business se referă la EIN.

Pot obține un EIN nou dacă îl pierd pe cel vechi?

De obicei, nu. EIN-ul atribuit afacerii tale rămâne asociat acelei entități. Dacă îl pierzi, ar trebui să îl recuperezi, nu să ceri un înlocuitor.

Ce fac dacă afacerea mea nu a primit niciodată scrisoarea de confirmare?

Verifică metoda originală de aplicare, contactează orice terț care a depus cererea, revizuiește evidențele fiscale și apoi contactează IRS dacă este nevoie.

Ar trebui să păstrez EIN-ul împreună cu documentele de înființare?

Da. Cea mai bună practică este să păstrezi confirmarea EIN împreună cu Articles of Organization, operating agreement, bylaws, evidențele bancare și notificările fiscale.

Concluzie

Găsirea EIN-ului este, de obicei, o căutare de documente, nu o problemă juridică. Începe cu scrisoarea de confirmare, apoi verifică declarațiile fiscale, evidențele bancare, documentele de payroll și documentele de înregistrare ale afacerii. Dacă aceste evidențe nu te ajută, IRS poate de obicei să confirme numărul pentru un reprezentant autorizat al afacerii.

Cea mai bună soluție pe termen lung este organizarea. Păstrează documentele de înființare, evidențele fiscale și fișierele de conformitate la un loc încă din prima zi, astfel încât EIN-ul să nu fie greu de găsit din nou. Acesta este unul dintre motivele pentru care mulți fondatori aleg Zenind atunci când construiesc o nouă prezență de afaceri în Statele Unite.