Hogyan találja meg az EIN-számát: lépésről lépésre útmutató vállalkozóknak

A munkáltatói azonosítószám, vagyis az EIN, az egyik legfontosabb azonosító, amellyel egy vállalkozás rendelkezhet. Adóbevallásoknál, banki kérelmeknél, bérszámfejtési nyilvántartásokban és sok más hivatalos üzleti dokumentumban használják. Ha eltévesztette vagy elvesztette az EIN-számát, ne essen pánikba. A legtöbb esetben gyorsan visszakereshető a meglévő nyilvántartások ellenőrzésével, a megfelelő intézmények megkeresésével vagy az IRS segítségének kérésével.

Az új LLC-t vagy vállalatot alapító vállalkozók számára már a kezdetektől érdemes rendezett üzleti nyilvántartást vezetni. A Zenind segít a vállalkozóknak stabilabb adminisztratív alapokra helyezni a cégük működését, beleértve azokat az iratokat is, amelyek megkönnyítik az olyan fontos adózási információk követését, mint az EIN.

Mi az az EIN?

Az EIN egy kilencjegyű szövetségi adóazonosító szám, amelyet az IRS rendel egy vállalkozási jogalanyhoz. Gyakran hasonlítják a társadalombiztosítási számhoz, mert a vállalkozás adózási és jelentési célú azonosítására szolgál.

Egy vállalkozásnak EIN-re lehet szüksége ahhoz, hogy:

• szövetségi és állami adóbevallásokat nyújtson be
• üzleti bankszámlát nyisson
• alkalmazottakat vegyen fel és bért számfejtsen
• engedélyekre és permittekre pályázzon
• üzleti hitelt építsen
• beszállítókkal, fizetési feldolgozókkal vagy hitelezőkkel dolgozzon együtt

Egyes vállalkozásoknak azonnal szükségük van EIN-re, mások egy ideig működhetnek nélküle. Még akkor is, ha a vállalkozásának nem kell azonnal rendelkeznie vele, a szám megszerzése és biztonságos tárolása így is jó döntés.

Miért lehet szüksége arra, hogy megtalálja az EIN-jét?

A vállalkozók általában azért keresik az EIN-t, mert egy gyakorlati feladathoz van rá szükségük, amely nem várhat. Gyakori okok:

• üzleti bankszámla nyitása
• adóbevallások elkészítése
• finanszírozás igénylése
• bérszámfejtés beállítása
• állami hatóságnál történő regisztráció
• adónyomtatványok küldése alvállalkozóknak
• nyilvántartások frissítése könyvelőknél vagy beszállítóknál

Ha alapítóként gondolkodik, érdemes az EIN-t a vállalkozás egyik alapvető hitelesítő adatának tekinteni. Tartsa együtt az alapítási dokumentumokkal, adónyilvántartásokkal és banki papírokkal, hogy később könnyen elő tudja keresni.

Hogyan találja meg az EIN-számát

Az EIN megtalálására több megbízható módszer is létezik. Először a legegyszerűbb dokumentumokat érdemes átnézni, majd tovább lépni a bankokhoz, az adózási nyilvántartásokhoz, végül szükség esetén az IRS-hez.

1. Ellenőrizze az EIN visszaigazoló levelét

Az EIN megtalálásának leggyorsabb módja általában az IRS visszaigazolása, amelyet akkor adtak ki, amikor a számot megkapták. Ezt a dokumentumot gyakran EIN visszaigazoló levélnek vagy CP 575 értesítésnek nevezik.

Keresse meg itt:

• papíralapú cégiratok között
• e-mail postafiókokban és archivált üzenetekben
• felhőalapú tárhelymappákban
• alapítási vagy adózási dossziékban
• a bejegyzett képviselőjénél vagy a cégalapítási fiókjában, ha van ilyen

Ha a vállalkozás online igényelte az EIN-t, faxon nyújtotta be a kérelmet, vagy postán küldte el az űrlapot, a visszaigazolás módja attól függhetett, hogyan adták be a kérelmet. A lényeg az, hogy az IRS kiadott egy értesítést, és ez az értesítés gyakran a legegyszerűbb hely a szám visszakeresésére.

2. Nézze át az adóbevallásokat és az IRS-értesítéseket

Ha a visszaigazoló levél nincs meg, tekintse át a korábbi adózási dokumentumokat. Az EIN gyakran szerepel a szövetségi üzleti adóbevallásokon és sok IRS-értesítésen.

Ellenőrizze az alábbi dokumentumokat:

• korábbi évek szövetségi adóbevallásai
• IRS-levelezés
• béradó-bevallások
• becsült adózási nyilvántartások
• módosított bevallások
• határidő-hosszabbítási kérelmek

Ha egy könyvelő vagy adótanácsadó nyújtotta be Ön helyett a bevallásokat, kérjen tőlük másolatot. Sok vállalkozás így fedezi fel, hogy az EIN már régóta ott van egy PDF-ben, portálarchívumban vagy a könyvelő munkafüzeteiben.

3. Nézze meg az üzleti banki nyilvántartásokat

A bankok gyakran kérnek EIN-t üzleti számla nyitásához vagy kezeléséhez. Emiatt a szám megjelenhet számlaadatokban, jelentkezési dokumentumokban vagy az ügyfélprofilban.

Ellenőrizze ezeket:

• számlanyitási papírok
• üzleti folyószámla-kivonatok
• online banki profilbeállítások
• treasury management vagy kereskedői szolgáltatási kérelmek
• átutalási beállítási dokumentumok

Egyes bankok biztonsági okokból részben kitakarják a számot. Ha ez történik, vegye fel a kapcsolatot a bankkal, és kérje az üzleti aktában szereplő teljes EIN megerősítését. Előfordulhat, hogy a teljes szám kiadásához igazolnia kell a személyazonosságát.

4. Keresse a bérszámfejtési és alvállalkozói űrlapokon

Ha a vállalkozásának vannak alkalmazottai vagy alvállalkozói, a bérszámfejtési dokumentumok hasznos forrást jelenthetnek.

Nézze meg az EIN-t az alábbiakon:

• bérszámfejtő szolgáltató felületei
• W-2 és 1099 nyilvántartások
• munkáltatói bérszámfejtési beállító űrlapok
• állami forrásadó-regisztrációk
• szövetségi foglalkoztatási adónyomtatványok

A bérszámfejtő cégek általában eltárolják az account létrehozásakor megadott EIN-t, ezért ez erős ellenőrzési pont, ha a vállalkozás már egy ideje működik.

5. Ellenőrizze az üzleti engedélyeket és bejegyzési dokumentumokat

Államtól vagy helyi hatóságtól függően az EIN szerepelhet az alapítási vagy engedélyezési papírokon.

Lehetséges források:

• állami üzleti regisztrációs nyilvántartások
• helyi engedélykérelmek
• értékesítési adó regisztrációk
• önkormányzati licenckérelmek
• állami adószámla-beállítási nyomtatványok

Ezek a dokumentumok különösen hasznosak, ha az EIN-t a vállalat indulásakor használták, és azóta több bejelentésben is hivatkoztak rá.

6. Nézze át az üzleti hitelaktákat és hitelkérelmeket

A hitelezők és a hitelminősítő irodák gyakran az EIN-t használják a cég azonosítására. Ha a vállalkozása finanszírozást kért vagy üzleti hitelt épített, a szám ezekben a dokumentumokban is szerepelhet.

Ellenőrizze ezeket:

• üzleti hitelkérelmek
• hitelkeret-dokumentumok
• merchant cash advance iratok
• üzleti hiteljelentések
• beszállítói finanszírozási kérelmek

Ha a kérelmet egy hitelező vagy hitelszolgáltató nyújtotta be, az ő nyilvántartásaikban akkor is szerepelhet az EIN, ha az Ön saját iratai között nem található meg.

7. Vegye fel a kapcsolatot a könyvelőjével, könyvelési asszisztensével vagy bejegyzett képviselőjével

Ha más szakember segíti a vállalkozás működését, lehet, hogy már náluk van az EIN.

Keresse meg:

• a könyvelőjét
• a könyvelési asszisztensét
• a bérszámfejtő szolgáltatóját
• az ügyvédjét
• a bejegyzett képviselőjét
• a cégalapítási szolgáltatóját

Ez gyakran a leghatékonyabb út azoknál a vállalkozásoknál, amelyek a megfelelőségi vagy adminisztratív feladatokat kiszervezik. Egy jól szervezett szolgáltató gyorsan el tudja Önt irányítani a megfelelő dokumentumokhoz.

8. Hívja fel az IRS-t

Ha sehol máshol nem találja az EIN-t, az IRS segíthet megerősíteni a számot a vállalkozáshoz kapcsolódó, erre jogosult személy számára.

A hívás előtt legyen készen arra, hogy igazolja:

• a vállalkozás hivatalos nevét
• a nyilvántartásban szereplő címet
• a vállalkozásban betöltött szerepét vagy jogosultságát
• minden egyéb azonosító adatot, amelyet az IRS kérhet

Ez általában csak végső megoldás, de hatékony, ha a nyilvántartások hiányosak vagy nem hozzáférhetők.

Mi van akkor, ha egy másik vállalkozás EIN-jére van szüksége?

Előfordulhat, hogy nem a saját EIN-jét keresi. Lehet, hogy egy másik céget kell ellenőriznie átvilágítás, számlázás, adóbevallás vagy beszállítói onboarding céljából.

Más vállalkozás EIN-jének megtalálására ezek a lehetőségek adódhatnak:

• közvetlenül megkérni a céget
• átnézni a számlákat, W-9 űrlapokat vagy szerződéscsomagokat
• ellenőrizni a nyilvános cégbejegyzéseket, ha elérhetők
• üzleti hitelnyilvántartásokat vizsgálni
• tőzsdei cégeknél SEC-beadványokat keresni
• dokumentumot kérni a cég könyvelési csapatától

Nem minden vállalkozás osztja meg nyilvánosan az EIN-jét, és adatvédelmi szempontokat is figyelembe kell venni. A legjobb megoldás, ha jogos üzleti folyamat keretében kéri be.

Hogyan őrizze meg biztonságban az EIN-jét, miután megtalálta

Amint visszakereste az EIN-t, kezelje azt ugyanúgy, mint bármely más érzékeny üzleti azonosítót. Az EIN nem ugyanaz, mint egy jelszó, de rossz kezekbe kerülve így is felhasználható csalási kísérletekhez.

A legjobb gyakorlatok:

• tárolja a számot biztonságos jelszókezelőben vagy titkosított fájlban
• tartsa egy helyen rendezve az alapítási és adózási dokumentumokat
• a hozzáférést csak jogosult személyekre korlátozza
• ne küldje el az EIN-t nem biztonságos üzenetben, hacsak nem szükséges
• tartson biztonsági másolatot az IRS-értesítésekről és adózási iratokról

Ha most alapít vállalkozást, egy rendezett nyilvántartási rendszer kialakítása már az elején megelőzheti a későbbi elveszett dokumentumokkal kapcsolatos problémákat. A Zenind támogatja azokat az alapítókat, akik strukturáltabb megközelítést keresnek a cégalapításhoz és a folyamatos megfelelőséghez.

Gyakori hibák az EIN keresése közben

A vállalkozók gyakran azért veszítenek időt, mert nem a legvalószínűbb forrásokat ellenőrzik először.

Kerülje el ezeket a hibákat:

• csak egy e-mail fiók átnézése
• annak feltételezése, hogy az EIN-nek rajta kell lennie az aktuális bankszámlakivonaton
• a könyvelő vagy bérszámfejtő szolgáltató megkérdezésének elmulasztása
• az állami adóazonosítót összekeverni a szövetségi EIN-nel
• csak a friss dokumentumokat keresni a régebbi alapítási iratok helyett

Az állami munkáltatói azonosító szám, az értékesítési adóengedély száma vagy a helyi licencszám nem ugyanaz, mint az EIN. Ha egy dokumentum kapcsolódónak tűnik, de nem jelöli kifejezetten az IRS által kiadott számot, folytassa a keresést.

Mikor érdemes kétszer is ellenőrizni az EIN-t

Egy hibás EIN hibás bejelentéseket, késedelmes kérelmeket vagy elutasított űrlapokat eredményezhet. Ellenőrizze újra a számot, ha:

• egy adóbevallást elutasítottak
• egy bankszámla-igénylés elakadt
• a bérszámfejtési jelentések nem egyeznek a vállalkozás nyilvántartásaival
• egy beszállító szerint az aktában szereplő EIN érvénytelen
• nemrég változott a vállalkozás szerkezete vagy tulajdonosi nyilvántartása

Ha úgy gondolja, hogy a szám hibás lehet, hasonlítson össze több dokumentumot, mielőtt új bejelentésben használná.

Gyakran ismételt kérdések

Meg tudom találni az EIN-emet online?

Előfordulhat, hogy a saját online nyilvántartásaiban megtalálja, például adózási szoftverben, banki felületeken, bérszámfejtő rendszerekben vagy felhőtárhelyen. Az IRS nem biztosít nyilvános EIN-keresőt magánvállalkozások számára.

Az EIN ugyanaz, mint az adóazonosító?

Az EIN egy szövetségi adóazonosító szám vállalkozások számára. Az emberek gyakran lazán használják az adóazonosító kifejezést, de üzleti környezetben sokszor az EIN-re gondolnak.

Kaphatok új EIN-t, ha elveszítem a régit?

Általában nem. A vállalkozásához rendelt EIN az adott jogalanyhoz marad kötve. Ha elveszíti, vissza kell keresnie, nem pedig cserét kérni.

Mi van, ha a vállalkozásom soha nem kapta meg a visszaigazoló levelet?

Ellenőrizze az eredeti benyújtási módot, vegye fel a kapcsolatot az esetleges harmadik félként benyújtóval, nézze át az adózási nyilvántartásokat, majd szükség esetén forduljon az IRS-hez.

Az alapítási dokumentumokkal együtt kell tárolnom az EIN-t?

Igen. A legjobb gyakorlat, ha az EIN-visszaigazolást együtt tárolja az alapító okiratokkal, az alapító működési szabályzattal, a társasági szabályzattal, a banki dokumentumokkal és az adóértesítésekkel.

Záró gondolat

Az EIN megtalálása általában dokumentumkeresés, nem jogi probléma. Kezdje a visszaigazoló levéllel, majd nézze át az adóbevallásokat, banki nyilvántartásokat, bérszámfejtési papírokat és üzleti regisztrációs dokumentumokat. Ha ezek nem vezetnek eredményre, az IRS általában meg tudja erősíteni a számot egy jogosult üzleti képviselő számára.

A legjobb hosszú távú megoldás a szervezettség. Tartsa együtt az alapítási dokumentumokat, adózási nyilvántartásokat és megfelelőségi iratokat már az első naptól kezdve, hogy az EIN-t később soha ne legyen nehéz megtalálni. Ez az egyik oka annak, hogy sok alapító a Zenind-et választja, amikor új vállalkozást épít az Egyesült Államokban.