Så hittar du ditt EIN-nummer: En steg-för-steg-guide för företagare

Ett Employer Identification Number, eller EIN, är en av de viktigaste identifierarna ett företag kan ha. Det används i deklarationer, bankansökningar, löneunderlag och många andra officiella företagsdokument. Om du har tappat bort ditt EIN behöver du inte få panik. I de flesta fall går det att hitta igen genom att kontrollera befintliga handlingar, kontakta rätt institutioner eller be IRS om hjälp.

För grundare som bildar ett nytt LLC eller ett aktiebolag sparar det tid senare att hålla ordning på företagsdokument från början. Zenind hjälper företagare att etablera och hantera sina bolag med en starkare administrativ grund, inklusive dokument som gör det enklare att hålla reda på viktig skatteinformation som ett EIN.

Vad är ett EIN?

Ett EIN är ett nio­siffrigt federalt skatteregistreringsnummer som tilldelas av IRS till en företagsenhet. Det jämförs ofta med ett personnummer eftersom det hjälper till att identifiera ett företag i skatte- och rapporteringssammanhang.

Ett företag kan behöva ett EIN för att:

• Lämna in federala och delstatliga deklarationer
• Öppna ett företagsbankkonto
• Anställa medarbetare och hantera löner
• Ansöka om licenser och tillstånd
• Bygga företagskredit
• Arbeta med leverantörer, betalningsförmedlare eller långivare

Vissa företag behöver ett EIN direkt, medan andra kan fungera ett tag utan ett. Även om ditt företag inte måste ha ett omedelbart är det ändå klokt att skaffa och förvara numret säkert.

Varför du kan behöva hitta ditt EIN

Företagare letar oftast efter ett EIN eftersom de behöver det för en praktisk uppgift som inte kan vänta. Vanliga skäl är:

• Att öppna ett företagsbankkonto
• Att slutföra deklarationer
• Att ansöka om finansiering
• Att ställa in lönehantering
• Att registrera sig hos en delstatsmyndighet
• Att skicka skatteblanketter till uppdragstagare
• Att uppdatera uppgifter hos revisorer eller leverantörer

Om du är grundare är det bra att behandla ditt EIN som en central företagsuppgift. Förvara det tillsammans med bildandedokument, skattehandlingar och bankpapper så att det är lätt att hitta senare.

Så hittar du ditt EIN-nummer

Det finns flera tillförlitliga sätt att hitta ditt EIN. Börja med de enklaste dokumenten först och gå sedan vidare till banken, skattehandlingar och till sist IRS om det behövs.

1. Kontrollera ditt bekräftelsebrev för EIN

Det snabbaste sättet att hitta ditt EIN är vanligtvis den IRS-bekräftelse som utfärdades när numret tilldelades. Dokumentet kallas ofta ett EIN-bekräftelsebrev eller ett CP 575-meddelande.

Leta efter det i:

• Fysiska företagsakter
• Inkorgar och arkiverade e-postmeddelanden
• Molnlagringsmappar
• Mappar för bildande- eller skattedokument
• Ditt registrerade ombud eller konto hos din företagsbildningsleverantör, om tillämpligt

Om ditt företag ansökte om EIN online, faxade en ansökan eller skickade in blanketten per post kan bekräftelsen ha kommit på olika sätt beroende på hur ansökan lämnades in. Det viktiga är att IRS utfärdade ett meddelande, och det meddelandet är ofta den enklaste platsen att återfinna numret.

2. Granska deklarationer och IRS-meddelanden

Om bekräftelsebrevet saknas, gå igenom tidigare skattedokument. EIN-numret är ofta tryckt på federala företagsdeklarationer och många IRS-meddelanden.

Dokument att kontrollera inkluderar:

• Tidigare federala deklarationer
• Korrespondens från IRS
• Lönekatteunderlag
• Preliminära skattedokument
• Ändrade deklarationer
• Förlängningsansökningar

Om en revisor eller skatteförberedare lämnade in deklarationer åt dig, be om kopior. Många företag upptäcker att EIN-numret redan finns i en PDF, ett arkiv i en portal eller i revisorns arbetsmaterial.

3. Titta i företagsbankens underlag

Banker kräver ofta ett EIN när ett företagskonto öppnas eller hanteras. Det betyder att numret kan finnas i kontodokumentation, ansökningsuppgifter eller kundprofilinformation.

Kontrollera:

• Underlag för kontoteckning
• Utdrag från företagskontot
• Inställningar i internetbanken
• Ansökningar för treasury management eller merchant services
• Dokument för inställning av banköverföringar

Vissa banker maskerar delar av numret av säkerhetsskäl. Om det händer, kontakta banken och begär verifiering av det fullständiga EIN som finns registrerat. Du kan behöva bekräfta din identitet innan de lämnar ut informationen.

4. Sök i löne- och uppdragsgivarblanketter

Om ditt företag har anställda eller uppdragstagare kan löneunderlag vara en bra källa.

Leta efter EIN på:

• Ditt löneföretags kontrollpanel
• W-2- och 1099-underlag
• Blanketter för uppsättning av lön
• Registreringar för delstatlig källskatt
• Federala anställningsskattemeddelanden

Löneleverantörer sparar vanligtvis det EIN som användes vid kontouppsättningen, vilket gör detta till en stark plats att kontrollera om verksamheten har varit igång ett tag.

5. Kontrollera företagslicenser och registreringsdokument

Beroende på delstat eller lokal myndighet kan ditt EIN förekomma i bildande- eller licenshandlingar.

Möjliga källor är:

• Delstatliga företagsregistreringar
• Lokala tillståndsansökningar
• Registreringar för omsättningsskatt
• Kommunala licensansökningar
• Blanketter för delstatligt skatteregister

Dessa dokument är särskilt användbara om EIN användes under den första uppsättningen av företaget och sedan har använts i flera efterföljande inlämningar.

6. Granska företagskreditfiler och låneansökningar

Långivare och kreditupplysningsföretag använder ofta EIN för att identifiera ett företag. Om ditt företag har ansökt om finansiering eller etablerat företagskredit kan numret finnas i dessa handlingar.

Kontrollera:

• Låneansökningar för företag
• Underlag för checkkredit
• Filer för merchant cash advance
• Företagets kreditrapporter
• Ansökningar om leverantörsfinansiering

Om en långivare eller kreditgivare skickade in ansökan kan deras register innehålla EIN även om dina egna filer inte gör det.

7. Kontakta din revisor, bokförare eller registrerade ombud

Om en annan yrkesperson hjälper till att hantera verksamheten kan den personen redan ha EIN registrerat.

Kontakta:

• Din revisor
• Din bokförare
• Din löneleverantör
• Din jurist
• Ditt registrerade ombud
• Din leverantör för företagsbildning

Detta är ofta den mest effektiva vägen för företag som outsourcar compliance eller administrativt arbete. En välorganiserad tjänsteleverantör bör snabbt kunna peka dig till rätt dokument.

8. Ring IRS

Om du inte kan hitta EIN någon annanstans kan IRS hjälpa till att bekräfta numret för en behörig person som är kopplad till företaget.

Innan du ringer, se till att du kan bekräfta:

• Företagets juridiska namn
• Företagets adress enligt registreringen
• Din roll eller behörighet i företaget
• Övriga identitetsuppgifter som IRS kan begära

Detta är vanligtvis en sista utväg, men det fungerar när dokumentationen är ofullständig eller inte går att komma åt.

Vad om du behöver ett annat företags EIN?

Ibland söker du inte efter ditt eget EIN. Du kan behöva verifiera ett annat företag för due diligence, fakturering, skatterapportering eller leverantörsregistrering.

Möjliga sätt att hitta ett annat företags EIN inkluderar:

• Att fråga företaget direkt
• Att granska fakturor, W-9-blanketter eller avtalspaket
• Att kontrollera offentliga bolagshandlingar där det är möjligt
• Att granska företagskreditregister
• Att söka i SEC-rapporter för publika bolag
• Att begära dokumentation från företagets ekonomiavdelning

Alla företag delar inte sitt EIN offentligt, och det finns integritetsskäl att ta hänsyn till. Det bästa är att begära det genom en legitim affärsprocess.

Så skyddar du ditt EIN efter att du hittat det

När du har hittat ditt EIN bör du skydda det som vilken annan känslig företagsuppgift som helst. Ett EIN är inte samma sak som ett lösenord, men det kan ändå användas i bedrägeriförsök om det hamnar i fel händer.

Bästa praxis är att:

• Förvara numret i en säker lösenordshanterare eller krypterad fil
• Hålla bildande- och skattedokument organiserade på ett ställe
• Begränsa åtkomsten till behörig personal
• Undvika att skicka EIN i oskyddade meddelanden om det inte är nödvändigt
• Säkerhetskopiera kopior av IRS-meddelanden och skattedokument

Om du bildar företag nu kan ett välordnat dokumenthanteringssystem från början förebygga problem med borttappade handlingar senare. Zenind hjälper grundare som vill ha ett mer strukturerat sätt att hantera företagsbildning och löpande compliance.

Vanliga misstag när man söker efter ett EIN

Företagare slösar ofta tid på att de missar de mest sannolika källorna först.

Undvik dessa misstag:

• Att bara söka i ett e-postkonto
• Att anta att EIN måste finnas på det senaste bankutdraget
• Att glömma att fråga din revisor eller löneleverantör
• Att blanda ihop ett delstatligt skattenummer med det federala EIN-numret
• Att bara titta i nyligen skapade dokument i stället för i äldre bildandehandlingar

Ett delstatligt arbetsgivar-nummer, ett tillstånd för omsättningsskatt eller ett lokalt licensnummer är inte samma sak som ett EIN. Om ett dokument verkar relevant men inte uttryckligen identifierar det IRS-utfärdade numret, fortsätt leta.

När du bör dubbelkolla EIN-numret

Ett felaktigt EIN kan orsaka inlämningsfel, fördröjda ansökningar eller avvisade blanketter. Dubbelkolla numret om:

• En deklaration avvisades
• En bankansökan har fastnat
• Löneuppgifter inte stämmer med företagets register
• En leverantör säger att EIN-numret i deras register är ogiltigt
• Du nyligen ändrat bolagsform eller ägarstruktur

Om du tror att numret kan vara fel, jämför flera dokument innan du använder det i en ny inlämning.

Vanliga frågor

Kan jag hitta mitt EIN online?

Du kan kanske hitta det i dina egna onlineuppgifter, till exempel i deklarationsprogram, bankportaler, lönesystem eller molnlagring. IRS tillhandahåller inget offentligt sökverktyg för EIN för privata företag.

Är EIN samma sak som ett tax ID?

Ett EIN är ett federalt skatteregistreringsnummer för ett företag. Folk använder ibland termen tax ID mer allmänt, men i många affärssammanhang syftar man på EIN.

Kan jag få ett nytt EIN om jag tappar bort det gamla?

Vanligtvis inte. Det EIN som tilldelats ditt företag är knutet till den juridiska enheten. Om du tappar bort det bör du återfinna det i stället för att begära ett nytt.

Vad händer om mitt företag aldrig fick bekräftelsebrevet?

Kontrollera den ursprungliga ansökningsmetoden, kontakta eventuell tredje part som lämnade in ansökan, granska skattedokument och kontakta sedan IRS om det behövs.

Bör jag förvara mitt EIN tillsammans med bildandedokumenten?

Ja. Bästa praxis är att spara din EIN-bekräftelse tillsammans med bolagsordning, operating agreement, stadgar, bankhandlingar och skattemeddelanden.

Slutlig slutsats

Att hitta ditt EIN är vanligtvis en dokumentjakt, inte ett juridiskt problem. Börja med bekräftelsebrevet och granska sedan deklarationer, bankunderlag, lönepapper och registreringsdokument för företaget. Om de inte hjälper kan IRS oftast bekräfta numret för en behörig företagsrepresentant.

Den bästa långsiktiga lösningen är ordning. Håll bildandedokument, skattehandlingar och compliance-filer samlade från dag ett så att ditt EIN aldrig blir svårt att hitta igen. Det är en anledning till att många grundare väljer Zenind när de bygger en ny företagsnärvaro i USA.