ITIN Number คืออะไร? คู่มือเชิงปฏิบัติสำหรับผู้ก่อตั้งต่างชาติและผู้ยื่นภาษีในสหรัฐฯ

Individual Taxpayer Identification Number หรือ ITIN คือหมายเลขประมวลผลภาษีที่ออกโดย IRS สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลาง เป็นหมายเลข 9 หลักที่ใช้โดยผู้ที่ต้องยื่นหรือรายงานเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีในสหรัฐฯ แต่ไม่มีสิทธิ์ขอ Social Security number

สำหรับผู้ก่อตั้งต่างชาติ นักลงทุน คู่สมรส และผู้ที่อยู่ในความอุปการะ ITIN อาจกลายเป็นส่วนสำคัญของภาพรวมภาษีในสหรัฐฯ แม้ว่า ITIN จะแยกจากการจัดตั้งบริษัท แต่บ่อยครั้งจะเกี่ยวข้องเมื่อบุคคลที่ไม่ใช่ชาวสหรัฐฯ เป็นเจ้าของธุรกิจอเมริกัน ได้รับรายได้จากแหล่งในสหรัฐฯ หรือจำเป็นต้องระบุในแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลาง

พื้นฐานของ ITIN

ITIN ไม่ใช่ใบอนุญาตทำงาน วีซ่า หรือสถานะตรวจคนเข้าเมือง และไม่ใช่หมายเลขประจำตัวทั่วไป IRS ออก ITIN เพื่อการบริหารภาษีของรัฐบาลกลางเท่านั้น

นั่นหมายความว่า ITIN จะ ไม่:

• อนุญาตให้ทำงานในสหรัฐฯ
• ทำให้มีสิทธิ์ได้รับสวัสดิการ Social Security
• เปลี่ยนแปลงสถานะการเข้าเมือง
• ใช้เป็นบัตรประจำตัวนอกระบบภาษีของรัฐบาลกลาง
• ใช้แทน Social Security number เมื่อบุคคลนั้นมีสิทธิ์ขอ SSN

หากบุคคลใดมีสิทธิ์ขอ SSN แล้ว โดยทั่วไป IRS คาดว่าบุคคลนั้นจะใช้ SSN แทน ITIN

ใครต้องมี ITIN?

คุณอาจต้องมี ITIN หากคุณมีวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลาง และไม่มีสิทธิ์ขอ SSN โดยในทางปฏิบัติมักรวมถึง:

• ชาวต่างชาติที่ไม่มีถิ่นที่อยู่ในสหรัฐฯ ซึ่งต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางในสหรัฐฯ
• ชาวต่างชาติที่มีถิ่นที่อยู่เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี แต่ไม่มีสิทธิ์ขอ SSN
• คู่สมรสหรือผู้ที่อยู่ในความอุปการะซึ่งต้องระบุในแบบแสดงรายการภาษี
• บุคคลต่างชาติที่ขอใช้สิทธิประโยชน์ตามสนธิสัญญาภาษีหรือรายงานรายได้จากสหรัฐฯ
• ผู้ก่อตั้งหรือเจ้าของบางรายที่ต้องใช้หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีสำหรับการรายงานภาษีของรัฐบาลกลาง

เกณฑ์สำคัญนั้นเรียบง่าย: หาก IRS ต้องการหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของสหรัฐฯ สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลาง และคุณไม่สามารถขอ SSN ได้ ITIN อาจเป็นหมายเลขที่เหมาะสมให้ยื่นขอ

ใครไม่จำเป็นต้องมี ITIN?

ไม่ใช่ทุกคนที่มีความเกี่ยวข้องระหว่างประเทศจะต้องมี ITIN คุณอาจไม่จำเป็นต้องมีหาก:

• คุณมี SSN อยู่แล้ว
• คุณไม่มีหน้าที่ต้องยื่นหรือรายงานภาษีของรัฐบาลกลาง
• คุณเพียงแค่จัดตั้งบริษัท แต่ยังไม่มีความจำเป็นด้านการยื่นภาษีที่เชื่อมโยงกับแบบแสดงรายการภาษีส่วนบุคคลของคุณในทันที
• คุณกำลังยื่นขอหมายเลขประจำตัวธุรกิจ เช่น EIN สำหรับนิติบุคคล

ความแตกต่างนี้สำคัญสำหรับผู้ก่อตั้งต่างชาติ การจัดตั้ง LLC หรือบริษัทในสหรัฐฯ ไม่เหมือนกับการขอ ITIN บริษัทอาจต้องมี EIN ขณะที่ผู้ก่อตั้งอาจต้องใช้ ITIN ในภายหลังสำหรับการรายงานภาษีในระดับบุคคลหรือเจ้าของ

ทำไม ITIN จึงสำคัญสำหรับผู้ก่อตั้งต่างชาติ

สำหรับผู้ประกอบการระหว่างประเทศ ITIN มักมีความเกี่ยวข้องหลังจากจัดตั้งธุรกิจแล้ว ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่:

• เจ้าของที่ไม่มีถิ่นที่อยู่ในสหรัฐฯ ต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีในสหรัฐฯ ที่เชื่อมโยงกับรายได้จากธุรกิจ
• คู่สมรสหรือผู้ที่อยู่ในความอุปการะที่เป็นชาวต่างชาติต้องถูกรวมในแบบแสดงรายการที่เกี่ยวข้องกับเจ้าของธุรกิจ
• ผู้ก่อตั้งต้องรายงานรายได้ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือรายการภาษีตามสิทธิตามสนธิสัญญา
• โครงสร้างธุรกิจบางแบบสร้างภาระหน้าที่ในการยื่นเอกสารที่ต้องใช้หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีส่วนบุคคล

หากคุณกำลังสร้างบริษัทในสหรัฐฯ จากต่างประเทศ ควรแยกความเข้าใจเกี่ยวกับตัวระบุหลัก 3 ประเภทนี้ให้ชัดเจน:

• เอกสารการจัดตั้งนิติบุคคล ใช้สร้างบริษัท
• EIN ใช้ระบุธุรกิจเพื่อวัตถุประสงค์ของ IRS
• ITIN ใช้ระบุบุคคลบางรายเพื่อวัตถุประสงค์ภาษีของรัฐบาลกลางเมื่อไม่มีสิทธิ์ขอ SSN

Zenind ช่วยผู้ประกอบการจัดตั้งนิติบุคคลในสหรัฐฯ และการเข้าใจตัวระบุทางภาษีเหล่านี้ตั้งแต่ต้นสามารถช่วยป้องกันความล่าช้าเมื่อบริษัทเริ่มมีภาระภาษีจริง

วิธีสมัคร ITIN

IRS ใช้แบบฟอร์ม W-7 สำหรับการสมัคร ITIN ใหม่หรือการต่ออายุ ITIN ที่หมดอายุ โดยส่วนใหญ่ ชุดเอกสารสมัครจะประกอบด้วย:

1. แบบฟอร์ม W-7 ที่กรอกครบถ้วน
2. แบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ หากจำเป็น
3. เอกสารประกอบที่ใช้ยืนยันตัวตนและสถานะความเป็นชาวต่างชาติ

การสมัครต้องถูกต้องและครบถ้วน หาก IRS ต้องใช้แบบแสดงรายการภาษีเพื่อออก ITIN โดยทั่วไปจะต้องแนบแบบแสดงรายการภาษีนั้นไปกับชุดคำขอ หากแบบแสดงรายการไม่สมบูรณ์หรือเอกสารไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของ IRS กระบวนการอาจหยุดชะงัก

เอกสารที่ใช้บ่อย

IRS ต้องการเอกสารที่พิสูจน์ตัวตนและสถานะความเป็นชาวต่างชาติ หนังสือเดินทางมักเป็นเอกสารที่ตรงไปตรงมาที่สุด หากเป็นไปตามข้อกำหนดของ IRS เอกสารอื่น ๆ ก็อาจได้รับการยอมรับได้เช่นกัน ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และคำแนะนำที่มีผลในขณะยื่น

เนื่องจากกฎของ IRS ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร ผู้สมัครควรตรวจสอบคำแนะนำล่าสุดของ Form W-7 ก่อนส่งเอกสารทางไปรษณีย์

จังหวะเวลาในการยื่น

หากคุณกำลังสมัคร ITIN ใหม่สำหรับการยื่นภาษี IRS โดยทั่วไปคาดว่าคำขอจะต้องยื่นพร้อมกับแบบแสดงรายการภาษีก่อนถึงกำหนด เว้นแต่จะมีข้อยกเว้น หากพลาดช่วงเวลาดังกล่าว คุณอาจเผชิญกับความล่าช้าหรือไม่สามารถใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีบางอย่างสำหรับรอบการยื่นนั้นได้

ปัญหาเรื่องจังหวะเวลานี้เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด ผู้คนมักรอจนแบบแสดงรายการภาษีพร้อม แล้วจึงพบว่าควรรวมคำขอ ITIN ไปตั้งแต่แรก

การต่ออายุ ITIN ที่หมดอายุ

ITIN สามารถหมดอายุได้ หาก ITIN ที่หมดอายุจะถูกใช้ในแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ ควรต่ออายุด้วย Form W-7 และเอกสารประกอบที่จำเป็น

หาก ITIN ถูกใช้เฉพาะในแบบรายงานข้อมูลที่ยื่นโดยบุคคลที่สาม การต่ออายุอาจยังไม่จำเป็นจนกว่าจะมีการใช้หมายเลขดังกล่าวจริงสำหรับแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลาง อย่างไรก็ตาม หากคุณวางแผนจะยื่นแบบแสดงรายการภาษีโดยใช้ ITIN นั้น ควรต่ออายุก่อนยื่น มิฉะนั้นอาจเกิดความล่าช้าในการประมวลผล

สามารถยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย ITIN ใหม่ได้หรือไม่?

ในปีที่มีการออก ITIN ครั้งแรก แบบแสดงรายการภาษีฉบับแรกที่ผูกกับ ITIN นั้นโดยทั่วไปจะไม่สามารถยื่นแบบ e-file ได้ในลักษณะเดียวกับการยื่นในปีถัด ๆ ไป เมื่อ IRS ออกหมายเลขให้แล้ว การยื่นแบบ e-file อาจทำได้ในปีถัดไป

หากคุณกำลังวางแผนสำหรับฤดูกาลยื่นภาษี อย่ารอจนถึงเส้นตายเพื่อค้นหาว่าคำขอจำเป็นต้องส่งทางไปรษณีย์หรือแนบไปกับแบบแสดงรายการภาษีแบบกระดาษ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยง

คำขอ ITIN มักล่าช้าด้วยเหตุผลเดิม ๆ ไม่กี่ข้อ:

• ยื่น Form W-7 โดยไม่มีแบบแสดงรายการภาษีที่ต้องใช้ เมื่อมีความจำเป็นต้องแนบ
• ใช้เอกสารประกอบที่ล้าสมัยหรือไม่ครบถ้วน
• คิดว่า ITIN และ SSN ใช้แทนกันได้
• สับสนระหว่างข้อกำหนด EIN สำหรับธุรกิจกับข้อกำหนด ITIN สำหรับเจ้าของ
• รอจนใกล้ถึงกำหนดยื่นจึงเริ่มกระบวนการสมัคร
• ยื่นโดยใช้ ITIN ที่หมดอายุเมื่อจำเป็นต้องต่ออายุ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้คือ ระบุวัตถุประสงค์ทางภาษีก่อน จากนั้นจับคู่คำขอกับแบบฟอร์ม IRS และชุดเอกสารที่ถูกต้อง

ITIN เทียบกับ SSN เทียบกับ EIN

หมายเลขทั้งสามนี้สับสนกันได้ง่าย แต่มีบทบาทต่างกันอย่างมาก

ITIN

ใช้สำหรับบุคคลที่ต้องมีหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลาง แต่ไม่มีสิทธิ์ขอ SSN

SSN

ใช้สำหรับบุคคลที่มีสิทธิ์ และเชื่อมโยงกับการจ้างงานและการบริหาร Social Security

EIN

ใช้สำหรับนิติบุคคลและบางกรณีของการยื่นภาษี เช่น นายจ้าง ห้างหุ้นส่วน บริษัท และ LLC บางประเภท

ผู้ก่อตั้งต่างชาติอาจต้องใช้หนึ่ง สอง หรือทั้งสามหมายเลขในช่วงเวลาต่าง ๆ ของการดำเนินธุรกิจ หมายเลขที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับว่า IRS กำลังระบุตัวบุคคลหรือนิติบุคคล และประเด็นนั้นเกี่ยวกับการจัดตั้ง การจ้างงาน หรือการรายงานภาษี

เมื่อใดควรขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ

กระบวนการ ITIN จัดการได้ แต่ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป ควรขอความช่วยเหลือหาก:

• คุณเป็นผู้ก่อตั้งที่ไม่มีถิ่นที่อยู่ในสหรัฐฯ และมีรายได้ข้ามพรมแดน
• คุณต้องยื่นหลายแบบฟอร์มพร้อมกัน
• โครงสร้างธุรกิจของคุณก่อให้เกิดคำถามเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่ายหรือสนธิสัญญาภาษี
• คุณไม่แน่ใจว่าต้องใช้ ITIN, EIN หรือทั้งสองอย่าง
• คุณต้องต่ออายุ ITIN ที่หมดอายุก่อนฤดูกาลยื่นภาษี

ความผิดพลาดเล็กน้อยในช่วงเริ่มต้นอาจทำให้กระบวนการล่าช้า และส่งผลต่อการยื่นภาษี การคืนเงิน หรือเอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่ายในภายหลัง

สรุปท้ายบท

ITIN คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางสำหรับผู้ที่ต้องติดต่อกับ IRS แต่ไม่มีสิทธิ์ขอ Social Security number หมายเลขนี้ไม่ได้ให้สิทธิ์ทำงานหรือสถานะเข้าเมือง แต่สามารถเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการยื่นภาษี การขอสิทธิประโยชน์บางอย่าง และการจัดการภาระภาษีในสหรัฐฯ ที่เกี่ยวข้องกับการถือครองโดยชาวต่างชาติหรือสมาชิกในครอบครัว

สำหรับผู้ก่อตั้งต่างชาติ บทเรียนสำคัญคือให้มอง ITIN เป็นส่วนหนึ่งของการวางระบบภาษีในสหรัฐฯ โดยรวม ไม่ใช่สิ่งทดแทนการจัดตั้งนิติบุคคลหรือการจดทะเบียนธุรกิจ จัดโครงสร้างบริษัทให้ถูกต้อง ระบุหมายเลข IRS ที่ธุรกิจต้องใช้ แล้วจึงพิจารณาว่าผู้ถือหุ้นหรือสมาชิกในครอบครัวคนใดต้องมี ITIN สำหรับการรายงานภาษีส่วนบุคคล

การวางระบบที่เรียบร้อยตั้งแต่ต้นช่วยประหยัดเวลาในภายหลังเมื่อเอกสารของ IRS และกำหนดเวลาในการยื่นมาถึง