Найм професійного фандрайзера: чекліст з комплаєнсу для неприбуткових організацій

Найм професійного фандрайзера може розширити охоплення неприбуткової організації, покращити планування кампаній і надати спеціалізований досвід у роботі з донорами. Водночас це може створити зобов’язання щодо дотримання вимог, які легко пропустити. У багатьох штатах і сама неприбуткова організація, і фандрайзер можуть мати обов’язки щодо реєстрації, розкриття інформації, договорів і звітності ще до початку будь-якого звернення за пожертвами.

Якщо ваша організація планує співпрацювати з фандрайзинговим консультантом, радником з фандрайзингу, залученим фахівцем із роботи з дарами або професійним соліситером, найбезпечніший підхід - розглядати комплаєнс як частину процесу найму, а не як питання, яке вирішується потім.

Що вважається професійним фандрайзером?

Термін професійний фандрайзер часто використовують у широкому значенні для опису осіб і компаній, яким платять за підтримку благодійного збору коштів. На практиці ця роль може належати до кількох категорій:

• Професійні соліситери безпосередньо звертаються по пожертви від імені благодійної організації.
• Фандрайзингові радники надають поради щодо стратегії, планування кампаній і комунікації з донорами, не звертаючись напряму до публіки.
• Фандрайзингові консультанти допомагають зі стратегією розвитку, повідомленнями, плануванням заходів або дизайном кампаній.
• Залучені фахівці з роботи з дарами можуть тісно співпрацювати з неприбутковою організацією для підтримки залучення донорів і великих пожертв.

Різниця має значення, тому що законодавство штатів часто суворіше регулює пряме звернення за пожертвами, ніж роботу за лаштунками. Перед підписанням договору точно визначте, що саме робитиме фандрайзер і хто взаємодіятиме з донорами.

Чому комплаєнс важливий ще до початку звернення по пожертви

Закони про благодійне залучення коштів покликані захищати донорів і забезпечувати прозорість. Якщо неприбуткова організація наймає фандрайзера, не перевіривши застосовні вимоги, вона може зіткнутися з:

• Затримками кампаній
• Штрафами або пенями за прострочення
• Відхиленими поданнями
• Проблемами з договорами
• Проблемами з публічним розкриттям інформації
• Репутаційними втратами серед донорів і регуляторів

У багатьох юрисдикціях саме неприбуткова організація все одно несе відповідальність, навіть якщо передбачалося, що паперовою роботою займатиметься фандрайзер. Саме тому кожна неприбуткова організація повинна включати чекліст з комплаєнсу у свій фандрайзинговий процес.

Крок 1: Чітко визначте фандрайзингові відносини

Спочатку з’ясуйте, що саме робитиме фандрайзер. Нечітка домовленість створює ризики комплаєнсу.

Поставте ці запитання на ранньому етапі:

• Чи буде фандрайзер безпосередньо звертатися по пожертви?
• Чи матиме він доступ до коштів пожертв?
• Чи готуватиме він матеріали для залучення пожертв?
• Чи буде він радити щодо кампанії, залишаючись у тіні?
• Чи працюватиме він в одному штаті чи в кількох?
• Чи підтримуватиме він одну кампанію, чи постійну програму?

Відповіді впливають на реєстрацію, умови договору, обов’язки щодо розкриття інформації та звітність. Роль, яка на практиці виглядає як консультування, все одно може запускати обов’язки соліситера, якщо особа фактично просить про пожертви.

Крок 2: Перевірте, де потрібна реєстрація

У багатьох штатах фандрайзингові фахівці повинні зареєструватися до того, як вони почнуть звертатися по пожертви або консультувати щодо благодійних кампаній. Вимоги різняться, але реєстрація може залежати від:

• Типу фандрайзингової послуги, що надається
• Чи є фандрайзер фізичною особою або компанією
• Чи обробляє або контролює фандрайзер пожертви
• Чи вже зареєстрована сама благодійна організація в штаті

Не припускайте, що одна реєстрація покриває всі юрисдикції. Кампанія в кількох штатах може вимагати окремих подань у кожному штаті, де відбувається звернення по пожертви. Якщо фандрайзер працює в кількох штатах, обсяг комплаєнсу може швидко зрости.

Для неприбуткових організацій це означає, що на етапі планування потрібно провести перевірку юрисдикцій. Визначте, де знаходяться ваші донори, де будуть розміщуватися оголошення і де працюватиме фандрайзер.

Крок 3: Укладіть письмовий договір

У більшості штатів очікується письмовий договір між неприбутковою організацією та професійним фандрайзером. Навіть там, де закон прямо цього не вимагає, письмовий договір є необхідним для фіксації обов’язків і захисту обох сторін.

Хороший фандрайзинговий договір має визначати:

• Точний перелік послуг, що надаватимуться
• Штати, у яких відбуватиметься звернення по пожертви
• Хто подаватиме необхідні реєстрації та повідомлення
• Чи може фандрайзер обробляти кошти
• Структуру компенсації та порядок розрахунку гонорарів
• Умови відшкодування витрат
• Обов’язки щодо ведення записів
• Обов’язкові розкриття у зверненнях і квитанціях
• Права на розірвання та умови продовження

Договір слід підписати до початку кампанії. У багатьох юрисдикціях сам договір також потрібно подати до регуляторного органу. Якщо подання є обов’язковим, його можуть вимагати за кілька днів або тижнів до початку звернення по пожертви.

Крок 4: Подайте повідомлення та реєстрації вчасно

Поширена помилка - чекати, доки кампанія вже почнеться. У багатьох штатах це запізно.

Залежно від юрисдикції, неприбуткова організація або фандрайзер можуть бути зобов’язані подати:

• Реєстраційні форми
• Повідомлення про залучення коштів
• Копії фандрайзингових договорів
• Інформацію про гарантійне забезпечення
• Документи про згоду на вручення процесуальних документів
• Розкриття інформації про гонорари
• Базову інформацію про осіб, залучених до звернення по пожертви

Терміни подання суттєво різняться. Деякі штати вимагають попереднього повідомлення до першого звернення. Інші вимагають щорічного поновлення. Якщо кампанія охоплює кілька штатів, складіть календар подань ще до першого листа, дзвінка або звернення в соцмережах.

Крок 5: Розумійте різницю між зверненням по пожертви та консультуванням

Регуляторне навантаження зазвичай найвище, коли професійний фандрайзер безпосередньо просить про внески. Але консультування теж може створити проблеми, якщо характер взаємин змінюється з часом.

Приклади:

• Консультант, який готує стратегічну записку, зазвичай має інші зобов’язання, ніж соліситер, який телефонує з проханням про пожертви.
• Фірма з фандрайзингового консультування може мати менше прямих обов’язків з реєстрації, ніж соліситер, який збирає пожертви.
• Залучений фахівець із роботи з дарами, який лише радить, може розглядатися інакше, ніж особа, яка активно просить про внески.

Саме тому договір і фактична робота мають відповідати один одному. Якщо формат послуг змінюється, негайно перегляньте аналіз комплаєнсу.

Крок 6: Ведіть облік фінансової звітності

Після завершення кампанії робота з комплаєнсом не закінчується. Багато штатів вимагають післякампанійну фінансову звітність. Такі звіти можуть включати:

• Валові надходження
• Суми пожертв за категоріями
• Кошти, залишені фандрайзером
• Витрати кампанії
• Чисті надходження, передані неприбутковій організації
• Дати звернень і врегулювання

Терміни подання звітів залежать від юрисдикції. У деяких штатах використовується фіксований річний дедлайн, а в інших - дата подання, прив’язана до завершення кампанії. Якщо фандрайзер працює в кількох штатах, у кожного штату може бути свій часовий проміжок для звітування.

Неприбуткова організація також повинна зберігати внутрішні записи, які підтверджують звіт. Це включає договори, рахунки, підсумки кампанії, банківські записи та копії обов’язкових розкриттів.

Крок 7: Уважно перевіряйте текст розкриття інформації

Фандрайзингові матеріали часто мають розкривати характер відносин між неприбутковою організацією та професійним фандрайзером. Залежно від штату, таке розкриття може знадобитися в:

• Прямих поштових зверненнях
• Електронних листах із проханням про пожертви
• Телемаркетингових сценаріях
• Онлайн-сторінках збору коштів
• Матеріалах заходів
• Квитанціях про пожертви

Розкриття слід перевіряти до запуску, а не після появи скарг. Розкриття, яке формально є, але заховане або неясне, все одно може створити ризик. Переконайтеся, що фандрайзер і неприбуткова організація погодили точне формулювання та місце розміщення.

Крок 8: Перевірте гарантійні та інші вимоги конкретного штату

У деяких юрисдикціях до фандрайзингових компаній або осіб застосовуються додаткові зобов’язання. До них можуть належати:

• Гарантійні облігації
• Призначення місцевого агента для вручення документів
• Перевірки кримінального минулого
• Розкриття компенсації
• Спеціальні правила для телемаркетингу або телефонного залучення
• Окреме ліцензування для фізичних осіб і компаній

Ці вимоги не є однаковими. Фандрайзер, який повністю відповідає вимогам в одному штаті, може все ще порушувати правила в іншому. Перш ніж розширювати кампанію, перевірте кожен залучений штат.

Крок 9: Створіть внутрішній чекліст з комплаєнсу

Неприбуткова організація не повинна покладатися на пам’ять або неформальні листи для управління фандрайзинговим комплаєнсом. Простий внутрішній чекліст може запобігти помилкам, яких можна уникнути.

Ваш чекліст може містити:

• Підтвердження ролі фандрайзера та географії його роботи
• Перевірку вимог щодо реєстрації в штатах
• Завершення та підписання договору
• Подання необхідних повідомлень або реєстрацій
• Підтвердження тексту розкриття в усіх зверненнях
• Облік дат початку та завершення кампанії
• Контроль надходження коштів і витрат
• Встановлення календаря дедлайнів післякампанійної звітності
• Збереження копій усіх подань і підтверджень

Якщо всередині організації з фандрайзингом працює кілька людей, призначте одну особу відповідальною за комплаєнс, щоб завдання не губилися.

Поширені помилки, яких неприбутковим організаціям слід уникати

Навіть добре організовані компанії припускаються помилок із комплаєнсом. Найчастіші з них:

• Початок звернення по пожертви до завершення подань
• Використання шаблонного договору, який не відповідає фактичній роботі
• Припущення, що одне подання в штаті покриває всю країну
• Забуте розкриття інформації про фандрайзера в публічних матеріалах
• Пропущені післякампанійні звіти
• Невнесення змін до реєстрацій після зміни назви, адреси або структури фандрайзера
• Вважати консультанта звільненим від вимог, коли його робота включає пряме звернення по пожертви

Найбезпечніший підхід - перевіряти кожну кампанію на відповідність законам усіх залучених штатів ще до початку збору коштів.

Де тут Zenind

Zenind допомагає бізнесу та неприбутковим організаціям керувати створенням і комплаєнсом у практичний, структурований спосіб. Для неприбуткових організацій, які налаштовують операційну діяльність, підтримують державні подання та вибудовують процес комплаєнсу, така структура має значення.

Якщо ваша організація готується до розширення фандрайзингу, Zenind може допомогти впорядкувати супровід юридичної особи, щоб у вас була міцна основа комплаєнсу ще до додавання вимог щодо благодійного залучення коштів.

Підсумок

Найм професійного фандрайзера може бути мудрим рішенням, але лише якщо комплаєнс опрацьовано так само ретельно, як і стратегію кампанії. Чітко визначте відносини, підтвердьте вимоги щодо реєстрації в штатах, вчасно подавайте договори та повідомлення і відстежуйте дедлайни звітності протягом усієї кампанії.

Для неприбуткових організацій справжній ризик полягає не в наймі професійного фандрайзера. Ризик у тому, щоб найняти його без системи для управління юридичними зобов’язаннями, які з цим пов’язані. Ретельна перевірка на початку може запобігти проблемам пізніше і допомогти вашій організації збирати кошти впевнено.