Angajarea unui fundraiser profesionist: listă de verificare privind conformitatea pentru organizațiile nonprofit

Angajarea unui fundraiser profesionist poate extinde aria de acoperire a unei organizații nonprofit, poate îmbunătăți planificarea campaniilor și poate aduce expertiză specializată în relația cu donatorii. Totuși, poate genera și obligații de conformitate care se trec ușor cu vederea. În multe state, atât organizația nonprofit, cât și fundraiserul pot avea obligații de înregistrare, divulgare, contractare și raportare înainte de începerea oricărei solicitări de donații.

Dacă organizația dvs. plănuiește să colaboreze cu un consultant de fundraising, un consilier de fundraising, un responsabil de strângere de fonduri angajat sau un solicitor profesionist, cea mai sigură abordare este să tratați conformitatea ca parte a procesului de angajare, nu ca pe un aspect secundar.

Ce este un fundraiser profesionist?

Termenul fundraiser profesionist este adesea folosit într-un sens larg pentru a descrie persoane și firme plătite să sprijine strângerea de fonduri caritabile. În practică, rolul poate fi încadrat în mai multe categorii:

• Solicitatori profesioniști cer direct donații în numele unei organizații caritabile.
• Consilieri de fundraising oferă recomandări privind strategia, planificarea campaniei și comunicarea cu donatorii, fără a solicita direct publicul.
• Consultanții de fundraising ajută la strategia de dezvoltare, mesajele de comunicare, planificarea evenimentelor sau conceperea campaniilor.
• Responsabilii de strângere de fonduri angajați pot lucra îndeaproape cu o organizație nonprofit pentru a sprijini cultivarea relației cu donatorii și obținerea de donații majore.

Diferența contează, deoarece legislația statală reglementează adesea mai strict solicitarea directă decât activitatea de consultanță din culise. Înainte de a semna un contract, identificați exact ce va face fundraiserul și cine va interacționa cu donatorii.

De ce contează conformitatea înainte de începerea solicitărilor

Legile privind solicitarea de donații caritabile sunt concepute pentru a proteja donatorii și pentru a asigura transparența. Dacă o organizație nonprofit angajează un fundraiser fără a confirma cerințele aplicabile, organizația se poate confrunta cu:

• Întârzieri ale campaniilor
• Sancțiuni sau taxe de întârziere
• Depuneri respinse
• Probleme contractuale
• Probleme de divulgare publică
• Afectarea reputației în fața donatorilor și a autorităților de reglementare

În multe jurisdicții, organizația nonprofit rămâne responsabilă chiar dacă fundraiserul trebuia să se ocupe de documente. De aceea, fiecare organizație nonprofit ar trebui să includă o listă de verificare pentru conformitate în fluxul său de lucru pentru fundraising.

Pasul 1: Definiți clar relația de fundraising

Începeți prin a stabili ce va face efectiv fundraiserul. Un acord vag creează risc de conformitate.

Puneți din timp aceste întrebări:

• Va solicita fundraiserul direct donații?
• Va avea acces la fondurile din contribuții?
• Va pregăti materiale de solicitare?
• Va oferi consultanță pentru campanie, rămânând în culise?
• Va lucra într-un singur stat sau în mai multe state?
• Va sprijini o singură campanie sau un program continuu?

Răspunsurile influențează înregistrarea, formularea contractului, obligațiile de divulgare și cerințele de raportare. Un rol care pare consultativ în practică poate totuși declanșa obligații de solicitor dacă persoana chiar solicită donații.

Pasul 2: Confirmați unde este necesară înregistrarea

Multe state cer profesioniștilor din fundraising să se înregistreze înainte de a solicita donații sau de a consilia campanii caritabile. Cerințele diferă, dar înregistrarea poate depinde de:

• Tipul serviciului de fundraising furnizat
• Dacă fundraiserul este o persoană fizică sau o firmă
• Dacă fundraiserul gestionează sau controlează contribuțiile
• Dacă organizația caritabilă este deja înregistrată în statul respectiv

Nu presupuneți că o singură înregistrare acoperă toate jurisdicțiile. O campanie în mai multe state poate declanșa depuneri separate în fiecare stat în care are loc solicitarea. Dacă fundraiserul activează în mai multe state, povara de conformitate poate crește rapid.

Pentru organizațiile nonprofit, aceasta înseamnă că etapa de planificare trebuie să includă o analiză pe jurisdicții. Cartografiați unde se află donatorii, unde vor rula reclamele și unde va opera fundraiserul.

Pasul 3: Puneți contractul în scris

Cele mai multe state se așteaptă la un contract scris între organizația nonprofit și fundraiserul profesionist. Chiar și acolo unde legea este mai puțin explicită, un contract scris este esențial pentru documentarea responsabilităților și protejarea ambelor părți.

Un contract bun de fundraising ar trebui să includă:

• Serviciile exacte care vor fi furnizate
• Statele în care va avea loc solicitarea
• Cine va depune înregistrările și notificările necesare
• Dacă fundraiserul poate gestiona fonduri
• Structura de remunerare și modul de calcul al onorariilor
• Condițiile de rambursare a cheltuielilor
• Obligațiile de păstrare a evidențelor
• Dezvăluirile obligatorii în solicitări și chitanțe
• Drepturile de reziliere și termenii de reînnoire

Contractul ar trebui semnat înainte de începerea campaniei. În multe jurisdicții, chiar contractul trebuie depus la autoritatea de reglementare. Dacă este necesară o depunere, aceasta poate trebui făcută cu zile sau săptămâni înainte de începerea solicitărilor.

Pasul 4: Depuneți la timp notificările și înregistrările

O greșeală frecventă este așteptarea până când campania este deja în desfășurare. În multe state, acest lucru este prea târziu.

În funcție de jurisdicție, organizația nonprofit sau fundraiserul poate trebui să depună:

• Formulare de înregistrare
• Notificări privind solicitarea
• Copii ale contractelor de fundraising
• Informații despre garanții
• Documente de consimțământ pentru primirea notificărilor
• Dezvăluiri privind onorariile
• Informații de fond pentru persoanele implicate în solicitare

Termenele diferă semnificativ. Unele state cer notificare înainte de prima comunicare de solicitare. Altele solicită reînnoiri anuale. Dacă campania acoperă mai multe state, creați un calendar de depuneri înainte de a trimite primul email, primul apel sau prima solicitare pe rețelele sociale.

Pasul 5: Înțelegeți diferența dintre solicitare și consultanță

Povara de reglementare este adesea cea mai ridicată atunci când fundraiserul profesionist solicită direct contribuții. Dar consultanța poate ridica totuși probleme dacă relația se schimbă în timp.

Exemple:

• Un consultant care redactează o notă strategică are, de obicei, obligații diferite față de un solicitant care efectuează apeluri pentru donații.
• O firmă de consiliere în fundraising poate avea mai puține obligații directe de înregistrare decât un solicitant care colectează contribuții.
• Un responsabil de strângere de fonduri angajat care doar oferă consultanță poate să nu fie tratat la fel ca o persoană care solicită activ donații.

De aceea, contractul și activitatea efectiv prestată trebuie să corespundă. Dacă serviciile se modifică, reluați imediat analiza de conformitate.

Pasul 6: Urmăriți obligațiile de raportare financiară

După încheierea campaniei, munca de conformitate nu s-a terminat. Multe state cer rapoarte financiare post-campanie. Aceste rapoarte pot include:

• Încasările brute
• Sumele donațiilor pe categorii
• Fondurile reținute de fundraiser
• Cheltuielile campaniei
• Veniturile nete transferate organizației nonprofit
• Datele de solicitare și de decontare

Termenele de raportare diferă în funcție de jurisdicție. Unele state folosesc un termen anual fix, iar altele un termen legat de data încheierii campaniei. Dacă fundraiserul operează în mai multe state, fiecare stat poate avea o perioadă de raportare diferită.

Organizația nonprofit ar trebui, de asemenea, să păstreze evidențe interne care susțin raportul. Aceasta include contracte, facturi, rezumate ale campaniei, extrase bancare și copii ale divulgărilor obligatorii.

Pasul 7: Revizuiți cu atenție limbajul de divulgare

Materialele de fundraising trebuie adesea să dezvăluie relația dintre organizația nonprofit și fundraiserul profesionist. În funcție de stat, divulgarea poate trebui să apară în:

• Mesaje poștale directe
• Solicitări prin email
• Scripturi pentru telemarketing
• Pagini online de strângere de fonduri
• Materiale pentru evenimente
• Chitanțe pentru donații

Divulgările trebuie revizuite înainte de lansare, nu după apariția reclamațiilor. O divulgare care există doar formal, dar este ascunsă sau neclară, poate genera în continuare risc. Asigurați-vă că fundraiserul și organizația nonprofit sunt de acord asupra formulării și poziționării exacte a divulgării.

Pasul 8: Verificați garanțiile și alte cerințe specifice statului

Unele jurisdicții impun obligații suplimentare firmelor sau persoanelor implicate în fundraising. Acestea pot include:

• Garanții de bună execuție
• Desemnarea unui agent în stat pentru primirea actelor procedurale
• Verificări ale antecedentelor penale
• Dezvăluiri privind remunerația
• Reguli speciale pentru telemarketing sau solicitări telefonice
• Licențiere separată pentru persoane fizice și firme

Aceste cerințe nu sunt uniforme. Un fundraiser care este pe deplin conform într-un stat poate fi în neregulă în altul. Înainte de a extinde o campanie, analizați fiecare stat implicat.

Pasul 9: Construiți o listă internă de verificare pentru conformitate

O organizație nonprofit nu ar trebui să se bazeze pe memorie sau pe emailuri informale pentru a gestiona conformitatea în fundraising. O listă internă simplă de verificare poate preveni greșeli evitabile.

Lista dvs. ar putea include:

• Confirmați rolul fundraiserului și acoperirea pe state
• Revizuiți cerințele de înregistrare ale statelor
• Finalizați și semnați contractul
• Depuneți notificările sau înregistrările necesare
• Confirmați limbajul de divulgare pe toate materialele de solicitare
• Urmăriți datele de început și de încheiere ale campaniei
• Monitorizați fondurile primite și cheltuielile
• Calendarizați termenele de raportare post-campanie
• Păstrați copii ale tuturor depunerilor și confirmărilor

Dacă mai multe persoane din organizație se ocupă de fundraising, desemnați o singură persoană care să răspundă de conformitate, astfel încât sarcinile să nu fie omise.

Greșeli frecvente pe care organizațiile nonprofit ar trebui să le evite

Chiar și organizațiile bine administrate fac greșeli de conformitate care pot fi evitate. Cele mai frecvente includ:

• Începerea solicitărilor înainte de finalizarea depunerilor
• Utilizarea unui contract generic care nu corespunde activității reale
• Presupunerea că o singură depunere într-un stat se aplică peste tot
• Uitarea dezvăluirii relației cu fundraiserul în materialele publice
• Neraportarea după încheierea campaniei
• Nereactualizarea înregistrărilor după ce fundraiserul își schimbă numele, adresa sau structura
• Tratarea unui consultant ca fiind exceptat, deși activitatea sa include solicitare directă

Cea mai sigură abordare este să verificați fiecare campanie în raport cu legile fiecărui stat implicat înainte de începerea strângerii de fonduri.

Unde se încadrează Zenind

Zenind ajută companiile și organizațiile nonprofit să gestioneze înființarea și conformitatea printr-o abordare practică și organizată. Pentru organizațiile nonprofit care își creează operațiunile, mențin depunerile la nivel de stat și construiesc un proces de conformitate, această structură contează.

Dacă organizația dvs. se pregătește să își extindă activitatea de fundraising, Zenind vă poate ajuta să păstrați ordinea în administrarea entității, astfel încât să aveți o bază solidă de conformitate înainte de a adăuga cerințele privind solicitările caritabile.

Concluzii

Angajarea unui fundraiser profesionist poate fi o decizie inspirată, dar numai dacă respectarea regulilor este tratată cu aceeași atenție ca strategia campaniei. Definiți clar relația, confirmați cerințele de înregistrare la nivel de stat, depuneți contractele și notificările la timp și monitorizați termenele de raportare pe tot parcursul campaniei.

Pentru organizațiile nonprofit, riscul real nu este angajarea unui fundraiser profesionist. Riscul este angajarea unuia fără un sistem care să gestioneze obligațiile legale aferente. O analiză atentă la început poate preveni problemele ulterioare și poate ajuta organizația dvs. să strângă fonduri cu încredere.