Thuê chuyên gia gây quỹ: Danh sách kiểm tra tuân thủ dành cho tổ chức phi lợi nhuận

Thuê một chuyên gia gây quỹ có thể giúp tổ chức phi lợi nhuận mở rộng phạm vi tiếp cận, cải thiện việc lập kế hoạch chiến dịch và mang lại chuyên môn chuyên sâu cho hoạt động tiếp cận nhà tài trợ. Tuy nhiên, việc này cũng có thể tạo ra các nghĩa vụ tuân thủ rất dễ bị bỏ sót. Ở nhiều bang, cả tổ chức phi lợi nhuận lẫn chuyên gia gây quỹ có thể phải đăng ký, công bố thông tin, ký hợp đồng và thực hiện nghĩa vụ báo cáo trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động kêu gọi nào.

Nếu tổ chức của bạn đang dự định làm việc với một tư vấn gây quỹ, cố vấn gây quỹ, nhân viên phụ trách quà tặng theo hợp đồng hoặc một chuyên gia gây quỹ chuyên nghiệp, cách an toàn nhất là xem tuân thủ như một phần của quy trình tuyển dụng, chứ không phải là việc làm sau cùng.

Chuyên gia gây quỹ là gì?

Thuật ngữ chuyên gia gây quỹ thường được dùng rộng rãi để chỉ các cá nhân và công ty được trả tiền để hỗ trợ hoạt động gây quỹ từ thiện. Trên thực tế, vai trò này có thể chia thành một số nhóm:

• Chuyên gia kêu gọi quyên góp trực tiếp đề nghị đóng góp thay mặt cho một tổ chức từ thiện.
• Cố vấn gây quỹ đưa ra lời khuyên về chiến lược, lập kế hoạch chiến dịch và tiếp cận nhà tài trợ mà không trực tiếp kêu gọi công chúng.
• Tư vấn gây quỹ hỗ trợ chiến lược phát triển, thông điệp, lập kế hoạch sự kiện hoặc thiết kế chiến dịch.
• Nhân viên phụ trách quà tặng theo hợp đồng có thể làm việc chặt chẽ với tổ chức phi lợi nhuận để hỗ trợ xây dựng quan hệ với nhà tài trợ và các khoản tặng lớn.

Sự phân biệt này rất quan trọng vì luật bang thường quản lý chặt hơn đối với việc kêu gọi trực tiếp so với tư vấn hậu trường. Trước khi ký hợp đồng, hãy xác định chính xác người gây quỹ sẽ làm gì và ai sẽ là người tương tác với nhà tài trợ.

Vì sao tuân thủ quan trọng trước khi bắt đầu kêu gọi

Luật kêu gọi từ thiện được xây dựng để bảo vệ nhà tài trợ và bảo đảm tính minh bạch. Nếu tổ chức phi lợi nhuận thuê một chuyên gia gây quỹ mà không xác nhận các yêu cầu áp dụng, tổ chức có thể đối mặt với:

• Chiến dịch bị chậm trễ
• Tiền phạt hoặc phí nộp muộn
• Hồ sơ bị từ chối
• Vấn đề về hợp đồng
• Vấn đề công khai thông tin
• Ảnh hưởng uy tín với nhà tài trợ và cơ quan quản lý

Ở nhiều khu vực pháp lý, tổ chức phi lợi nhuận vẫn phải chịu trách nhiệm ngay cả khi chuyên gia gây quỹ được giao xử lý giấy tờ. Vì vậy, mọi tổ chức phi lợi nhuận nên đưa danh sách kiểm tra tuân thủ vào quy trình làm việc gây quỹ của mình.

Bước 1: Xác định rõ quan hệ gây quỹ

Hãy bắt đầu bằng việc xác định chính xác chuyên gia gây quỹ sẽ làm gì. Một thỏa thuận mơ hồ sẽ tạo ra rủi ro tuân thủ.

Hãy đặt ra các câu hỏi sau từ sớm:

• Chuyên gia gây quỹ có trực tiếp kêu gọi quyên góp không?
• Họ có được tiếp cận tiền đóng góp không?
• Họ có chuẩn bị tài liệu kêu gọi không?
• Họ chỉ tư vấn chiến dịch nhưng làm việc phía sau không?
• Họ sẽ làm việc ở một bang hay nhiều bang?
• Họ hỗ trợ một chiến dịch duy nhất hay một chương trình liên tục?

Câu trả lời sẽ ảnh hưởng đến việc đăng ký, điều khoản hợp đồng, nghĩa vụ công bố thông tin và yêu cầu báo cáo. Một vai trò nhìn giống tư vấn trên thực tế vẫn có thể kích hoạt nghĩa vụ của người kêu gọi nếu người đó thực sự đang đề nghị đóng góp.

Bước 2: Xác nhận nơi cần đăng ký

Nhiều bang yêu cầu các chuyên gia gây quỹ phải đăng ký trước khi họ kêu gọi hoặc tư vấn cho các chiến dịch từ thiện. Yêu cầu có thể khác nhau, nhưng việc đăng ký có thể phụ thuộc vào:

• Loại dịch vụ gây quỹ được cung cấp
• Chuyên gia gây quỹ là cá nhân hay công ty
• Chuyên gia gây quỹ có xử lý hoặc kiểm soát khoản đóng góp hay không
• Bản thân tổ chức từ thiện đã đăng ký tại bang đó hay chưa

Đừng cho rằng một lần đăng ký là đủ cho mọi khu vực pháp lý. Một chiến dịch đa bang có thể kéo theo các hồ sơ riêng ở từng bang nơi hoạt động kêu gọi diễn ra. Nếu chuyên gia gây quỹ hoạt động ở nhiều bang, gánh nặng tuân thủ có thể tăng rất nhanh.

Đối với tổ chức phi lợi nhuận, điều này có nghĩa là giai đoạn lập kế hoạch phải bao gồm việc rà soát từng khu vực pháp lý. Hãy lập bản đồ nơi nhà tài trợ của bạn cư trú, nơi quảng cáo sẽ chạy và nơi chuyên gia gây quỹ sẽ hoạt động.

Bước 3: Soạn hợp đồng bằng văn bản

Phần lớn các bang đều yêu cầu hợp đồng bằng văn bản giữa tổ chức phi lợi nhuận và chuyên gia gây quỹ. Ngay cả khi luật không nêu rõ, hợp đồng bằng văn bản vẫn rất cần thiết để ghi nhận trách nhiệm và bảo vệ cả hai bên.

Một hợp đồng gây quỹ tốt nên đề cập đến:

• Dịch vụ cụ thể sẽ được cung cấp
• Các bang nơi hoạt động kêu gọi sẽ diễn ra
• Ai sẽ nộp các đăng ký và thông báo bắt buộc
• Chuyên gia gây quỹ có được phép xử lý tiền hay không
• Cấu trúc thù lao và cách tính phí
• Điều khoản hoàn trả chi phí
• Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ
• Các công bố bắt buộc trong tài liệu kêu gọi và biên nhận
• Quyền chấm dứt và điều khoản gia hạn

Hợp đồng nên được ký trước khi chiến dịch bắt đầu. Ở nhiều bang, bản hợp đồng cũng phải được nộp cho cơ quan quản lý. Nếu cần nộp, hồ sơ có thể phải được gửi trước khi bắt đầu kêu gọi vài ngày hoặc vài tuần.

Bước 4: Nộp thông báo và đăng ký đúng hạn

Một sai lầm phổ biến là chờ đến khi chiến dịch đã diễn ra. Ở nhiều bang, như vậy là quá muộn.

Tùy khu vực pháp lý, tổ chức phi lợi nhuận hoặc chuyên gia gây quỹ có thể cần nộp:

• Mẫu đăng ký
• Thông báo kêu gọi
• Bản sao hợp đồng gây quỹ
• Thông tin bảo lãnh
• Tài liệu đồng ý chỉ định đại diện
• Công bố về phí
• Thông tin lý lịch của những cá nhân tham gia kêu gọi

Thời hạn rất khác nhau. Một số bang yêu cầu thông báo trước khi gửi đi liên lạc kêu gọi đầu tiên. Một số bang khác yêu cầu nộp gia hạn hằng năm. Nếu chiến dịch của bạn diễn ra ở nhiều bang, hãy lập lịch nộp hồ sơ trước khi gửi email, gọi điện hoặc đăng thông điệp kêu gọi trên mạng xã hội đầu tiên.

Bước 5: Hiểu sự khác biệt giữa kêu gọi và tư vấn

Gánh nặng quản lý thường cao nhất khi chuyên gia gây quỹ trực tiếp đề nghị đóng góp. Nhưng tư vấn vẫn có thể phát sinh vấn đề nếu mối quan hệ thay đổi theo thời gian.

Ví dụ:

• Một tư vấn viên soạn bản chiến lược thường có nghĩa vụ khác với một người kêu gọi thực hiện cuộc gọi xin đóng góp.
• Một công ty cố vấn gây quỹ có thể có ít nghĩa vụ đăng ký trực tiếp hơn so với một người kêu gọi thu tiền quyên góp.
• Một nhân viên phụ trách quà tặng theo hợp đồng chỉ tư vấn có thể không được xử lý giống như người chủ động kêu gọi quà tặng.

Vì vậy, hợp đồng và công việc thực tế phải khớp nhau. Nếu phạm vi dịch vụ thay đổi, hãy rà soát lại phân tích tuân thủ ngay lập tức.

Bước 6: Theo dõi nghĩa vụ báo cáo tài chính

Sau khi chiến dịch kết thúc, công việc tuân thủ vẫn chưa xong. Nhiều bang yêu cầu báo cáo tài chính sau chiến dịch. Các báo cáo này có thể bao gồm:

• Tổng số tiền thu được
• Số tiền quyên góp theo từng nhóm
• Số tiền chuyên gia gây quỹ giữ lại
• Chi phí chiến dịch
• Số tiền ròng chuyển cho tổ chức phi lợi nhuận
• Ngày bắt đầu và kết thúc hoạt động kêu gọi

Hạn nộp báo cáo khác nhau tùy bang. Một số bang có thời hạn cố định hằng năm, trong khi những bang khác sử dụng ngày đến hạn gắn với ngày kết thúc chiến dịch. Nếu chuyên gia gây quỹ hoạt động ở nhiều bang, mỗi bang có thể có khung thời gian báo cáo khác nhau.

Tổ chức phi lợi nhuận cũng nên lưu giữ hồ sơ nội bộ để hỗ trợ báo cáo. Điều đó bao gồm hợp đồng, hóa đơn, tóm tắt chiến dịch, hồ sơ ngân hàng và bản sao của các công bố bắt buộc.

Bước 7: Rà soát kỹ ngôn ngữ công bố thông tin

Tài liệu gây quỹ thường phải công bố mối quan hệ giữa tổ chức phi lợi nhuận và chuyên gia gây quỹ. Tùy bang, nội dung công bố có thể cần xuất hiện trong:

• Thư trực tiếp kêu gọi quyên góp
• Email kêu gọi
• Kịch bản telemarketing
• Trang gây quỹ trực tuyến
• Tài liệu sự kiện
• Biên nhận quyên góp

Nên rà soát công bố trước khi ra mắt, không phải sau khi có khiếu nại. Một công bố về mặt kỹ thuật là có nhưng bị giấu kín hoặc không rõ ràng vẫn có thể tạo ra rủi ro. Hãy bảo đảm chuyên gia gây quỹ và tổ chức phi lợi nhuận thống nhất về ngôn ngữ và vị trí hiển thị của công bố.

Bước 8: Xác minh yêu cầu bảo lãnh và các yêu cầu riêng của từng bang

Một số khu vực pháp lý áp đặt thêm nghĩa vụ đối với công ty hoặc cá nhân gây quỹ. Các nghĩa vụ này có thể bao gồm:

• Bảo lãnh bằng trái phiếu bảo đảm
• Chỉ định đại diện tại bang để nhận tống đạt
• Kiểm tra lý lịch hình sự
• Công bố thù lao
• Quy định đặc biệt cho telemarketing hoặc kêu gọi qua điện thoại
• Giấy phép riêng cho cá nhân và công ty

Các yêu cầu này không đồng nhất. Một chuyên gia gây quỹ tuân thủ đầy đủ ở bang này vẫn có thể không tuân thủ ở bang khác. Trước khi mở rộng chiến dịch, hãy rà soát từng bang có liên quan.

Bước 9: Xây dựng danh sách kiểm tra tuân thủ nội bộ

Một tổ chức phi lợi nhuận không nên dựa vào trí nhớ hoặc email không chính thức để quản lý tuân thủ gây quỹ. Một danh sách kiểm tra nội bộ đơn giản có thể giúp tránh sai sót đáng tiếc.

Danh sách của bạn có thể bao gồm:

• Xác nhận vai trò và phạm vi bang của chuyên gia gây quỹ
• Rà soát yêu cầu đăng ký của từng bang
• Hoàn thiện và ký hợp đồng
• Nộp thông báo hoặc đăng ký bắt buộc
• Xác nhận ngôn ngữ công bố trên mọi tài liệu kêu gọi
• Theo dõi ngày bắt đầu và ngày kết thúc chiến dịch
• Giám sát tiền vào và chi phí
• Lập lịch thời hạn báo cáo sau chiến dịch
• Lưu bản sao của mọi hồ sơ và xác nhận đã nộp

Nếu nhiều người trong tổ chức cùng tham gia gây quỹ, hãy chỉ định một người chịu trách nhiệm tuân thủ để các việc không bị bỏ sót.

Những sai lầm phổ biến tổ chức phi lợi nhuận nên tránh

Ngay cả những tổ chức được quản lý tốt cũng dễ mắc lỗi tuân thủ có thể tránh được. Những lỗi phổ biến nhất gồm:

• Bắt đầu kêu gọi trước khi hoàn tất hồ sơ
• Dùng hợp đồng mẫu chung chung không phản ánh đúng công việc thực tế
• Cho rằng một hồ sơ ở một bang có giá trị ở mọi nơi
• Quên công bố mối quan hệ với chuyên gia gây quỹ trong tài liệu công khai
• Bỏ lỡ báo cáo sau chiến dịch
• Không cập nhật đăng ký khi chuyên gia gây quỹ thay đổi tên, địa chỉ hoặc cơ cấu
• Coi một tư vấn viên là được miễn trừ khi công việc của họ bao gồm kêu gọi trực tiếp

Cách an toàn nhất là rà soát từng chiến dịch theo luật của mọi bang có liên quan trước khi bắt đầu gây quỹ.

Zenind hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận quản lý việc thành lập và tuân thủ theo cách thực tế, có tổ chức. Đối với các tổ chức phi lợi nhuận đang thiết lập hoạt động, duy trì hồ sơ bang và xây dựng quy trình tuân thủ, cấu trúc đó rất quan trọng.

Nếu tổ chức của bạn đang chuẩn bị mở rộng hoạt động gây quỹ, Zenind có thể giúp bạn tổ chức việc duy trì pháp nhân để có nền tảng tuân thủ vững chắc trước khi bổ sung các yêu cầu kêu gọi từ thiện.

Kết luận

Thuê chuyên gia gây quỹ có thể là một bước đi thông minh, nhưng chỉ khi tuân thủ được xử lý cẩn thận như chiến lược chiến dịch. Hãy xác định rõ mối quan hệ, xác nhận yêu cầu đăng ký của từng bang, nộp hợp đồng và thông báo đúng hạn, đồng thời theo dõi thời hạn báo cáo trong suốt chiến dịch.

Đối với tổ chức phi lợi nhuận, rủi ro thực sự không nằm ở việc thuê một chuyên gia gây quỹ. Rủi ro là thuê họ mà không có hệ thống để quản lý các nghĩa vụ pháp lý đi kèm. Một bước rà soát cẩn thận từ đầu có thể ngăn ngừa vấn đề về sau và giúp tổ chức của bạn gây quỹ với sự tự tin.