Кәсіби қаражат жинаушыны жалдау: коммерциялық емес ұйымдарға арналған сәйкестік чек-парағы

Кәсіби қаражат жинаушыны жалдау коммерциялық емес ұйымның ауқымын кеңейтуге, науқанды жоспарлауды жақсартуға және донорлармен жұмыс істеуде маманданған тәжірибені әкелуге көмектеседі. Бірақ бұл оңай еленбей қалатын сәйкестік міндеттемелерін де тудыруы мүмкін. Көптеген штаттарда коммерциялық емес ұйымның да, қаражат жинаушының да кез келген үндеуді бастамас бұрын тіркеу, ашып көрсету, шарт және есеп беру міндеттері болуы мүмкін.

Егер ұйымыңыз қаражат жинау жөніндегі кеңесшімен, қаражат жинау кеңесшісімен, тартылған сыйлықтар бойынша қызметкермен немесе кәсіби өтініш жасаушымен жұмыс істеуді жоспарласа, сәйкестікті жалдау процесінің бір бөлігі ретінде қарастырған дұрыс, кейінге қалдыратын мәселе ретінде емес.

Кәсіби қаражат жинаушы деген не?

Кәсіби қаражат жинаушы термині әдетте қайырымдылық қаражат жинауды қолдау үшін ақы төленетін жеке тұлғалар мен фирмаларды кең мағынада сипаттау үшін қолданылады. Іс жүзінде бұл рөл бірнеше санатқа бөлінуі мүмкін:

• Кәсіби өтініш жасаушылар қайырымдылық ұйымының атынан тікелей қайырымдылық сұрайды.
• Қаражат жинау кеңесшілері стратегия, науқанды жоспарлау және донорлармен жұмыс бойынша кеңес береді, бірақ жұртшылықтан тікелей қайырымдылық сұрамайды.
• Қаражат жинау консультанттары даму стратегиясына, хабарламаға, іс-шараларды жоспарлауға немесе науқанды жобалауға көмектеседі.
• Тартылған сыйлықтар бойынша қызметкерлер коммерциялық емес ұйыммен тығыз жұмыс істеп, донорларды тарту мен ірі сыйлықтарды қолдауы мүмкін.

Айырмашылықтың маңызы зор, өйткені штаттық заңдар көбіне тікелей үндеуді сахна сыртындағы кеңес берумен салыстырғанда қатаңырақ реттейді. Шартқа қол қоймас бұрын, қаражат жинаушының нақты не істейтінін және кімнің донорлармен байланысатынын анықтаңыз.

Неліктен сәйкестік үндеу басталғанға дейін маңызды?

Қайырымдылықты тарту туралы заңдар донорларды қорғау және ашықтықты қамтамасыз ету үшін қабылданған. Егер коммерциялық емес ұйым қолданылатын талаптарды тексермей қаражат жинаушыны жалдаса, ұйым мынадай тәуекелдерге тап болуы мүмкін:

• Науқанның кешігуі
• Айыппұлдар немесе кешіктірілген төлемдер
• Қабылданбаған өтінімдер
• Шарттық мәселелер
• Қоғамдық ашып көрсету проблемалары
• Донорлар мен реттеушілер алдындағы беделге нұқсан

Көптеген юрисдикцияларда, тіпті құжаттарды қаражат жинаушы рәсімдеуі тиіс болса да, жауапкершілік бәрібір коммерциялық емес ұйымның өзінде қалады. Сондықтан әрбір ұйым қаражат жинау жұмыс процесіне сәйкестік чек-парағын енгізуі керек.

1-қадам: Қаражат жинау қатынасын нақты анықтаңыз

Алдымен қаражат жинаушының нақты не істейтінін анықтаңыз. Бұлыңғыр келісім сәйкестік тәуекелін арттырады.

Мынандай сұрақтарды ерте қойыңыз:

• Қаражат жинаушы донорлардан тікелей қайырымдылық сұрай ма?
• Оның қайырымдылық қаражатына қол жеткізуі бола ма?
• Ол үндеу материалдарын дайындай ма?
• Ол науқан бойынша кеңес беріп, бірақ артта қала ма?
• Ол бір штатта ма, әлде бірнеше штатта ма жұмыс істейді?
• Ол бір науқанды ма, әлде үздіксіз бағдарламаны ма қолдайды?

Жауаптар тіркеуге, шарт мәтініне, ашып көрсету міндеттемелеріне және есеп беру талаптарына әсер етеді. Іс жүзінде консалтингке ұқсайтын рөл, егер адам шын мәнінде қайырымдылық сұраса, бәрібір өтініш жасаушыға қойылатын міндеттерді туындатуы мүмкін.

2-қадам: Қай жерде тіркеу қажет екенін растаңыз

Көптеген штаттар қаражат жинау мамандарының қайырымдылық науқандарын өтінерден немесе кеңес берерден бұрын тіркелуін талап етеді. Талаптар әртүрлі, бірақ тіркеу мыналарға байланысты болуы мүмкін:

• Көрсетілетін қаражат жинау қызметінің түрі
• Қаражат жинаушының жеке тұлға ма, әлде фирма ма екені
• Қаражат жинаушының жарналарды басқаруы немесе бақылауы
• Қайырымдылық ұйымының сол штатта бұрыннан тіркелген-тіркелмегені

Бір тіркеу барлық юрисдикцияларды қамтиды деп ойламаңыз. Көп штаттық науқан үндеу жүргізілетін әрбір штатта бөлек өтінімдерді талап етуі мүмкін. Егер қаражат жинаушы бірнеше штатта белсенді болса, сәйкестік жүктемесі тез өседі.

Коммерциялық емес ұйымдар үшін бұл жоспарлау кезеңінде юрисдикцияны талдауды қамтуы тиіс деген сөз. Донорларыңыздың қай жерде орналасқанын, жарнамалар қай жерде жарияланатынын және қаражат жинаушының қай жерде жұмыс істейтінін картаға түсіріңіз.

3-қадам: Шартты жазбаша түрде рәсімдеңіз

Көптеген штаттар коммерциялық емес ұйым мен кәсіби қаражат жинаушы арасындағы жазбаша шартты күтеді. Заң мұны нақты айтпаса да, жазбаша шарт міндеттерді құжаттау және екі тарапты да қорғау үшін өте маңызды.

Жақсы қаражат жинау шарты мына мәселелерді қамтуы керек:

• Ұсынылатын нақты қызметтер
• Үндеу жүргізілетін штаттар
• Қажетті тіркеулер мен хабарламаларды кім береді
• Қаражат жинаушының қаражатпен жұмыс істеуге құқығы бар ма
• Сыйақы құрылымы және комиссияны есептеу
• Шығындарды өтеу шарттары
• Құжат айналымын жүргізу міндеттері
• Үндеулер мен түбіртектердегі міндетті ашып көрсету мәтіндері
• Шартты тоқтату құқықтары және ұзарту талаптары

Шарт науқан басталғанға дейін қол қойылуы тиіс. Көптеген юрисдикцияларда шарттың өзі де реттеуші органға тапсырылуы керек. Егер тапсыру талап етілсе, ол үндеу басталғанға дейін бірнеше күн не апта бұрын жіберілуі мүмкін.

4-қадам: Хабарламалар мен тіркеулерді уақытында беріңіз

Жиі жіберілетін қате - науқан басталып кеткеннен кейін ғана әрекет ету. Көптеген штаттарда бұл тым кеш болады.

Юрисдикцияға қарай, коммерциялық емес ұйым немесе қаражат жинаушы мыналарды тапсыруы мүмкін:

• Тіркеу нысандары
• Үндеу туралы хабарламалар
• Қаражат жинау шарттарының көшірмелері
• Кепілдік ақпарат
• Қызмет көрсетуге келісім құжаттары
• Сыйақы туралы ашып көрсету
• Үндеуге қатысатын жеке тұлғалар туралы негізгі ақпарат

Мерзімдер айтарлықтай өзгереді. Кейбір штаттар бірінші үндеу хабарламасына дейін алдын ала ескерту талап етеді. Басқалары жыл сайынғы жаңарту құжаттарын сұрайды. Егер науқан бірнеше штатқа таралса, бірінші электрондық хат, қоңырау немесе әлеуметтік желідегі үндеу шықпай тұрып, тапсыру күнтізбесін құрыңыз.

5-қадам: Үндеу мен кеңес берудің айырмашылығын түсініңіз

Реттеу жүктемесі көбіне кәсіби қаражат жинаушы тікелей қайырымдылық сұраған кезде жоғары болады. Бірақ кеңес беру де уақыт өте келе қатынас өзгерсе, мәселелер туындатуы мүмкін.

Мысалдар:

• Кеңесші стратегия жазбасын дайындаса, оның міндеттемелері донорларға қоңырау шалып қайырымдылық сұрайтын адамнан өзгеше болады.
• Қаражат жинау кеңесшісі фирмасы жарналарды жинайтын өтініш жасаушыға қарағанда азырақ тіркеу міндетіне ие болуы мүмкін.
• Тек кеңес беретін тартылған сыйлықтар бойынша қызметкер белсенді түрде сыйлық сұрайтын адаммен бірдей қарастырылмауы мүмкін.

Сондықтан шарт пен іс жүзінде атқарылатын жұмыс бір-біріне сәйкес келуі керек. Егер қызмет көрсету сипаты өзгерсе, сәйкестік талдауын дереу қайта қараңыз.

6-қадам: Қаржылық есеп беру міндеттерін қадағалаңыз

Науқан аяқталғаннан кейін де сәйкестік жұмысы біткен жоқ. Көптеген штаттар науқаннан кейінгі қаржылық есептерді талап етеді. Бұл есептер мыналарды қамтуы мүмкін:

• Жалпы түсім
• Санаттар бойынша қайырымдылық сомалары
• Қаражат жинаушыда қалған қаражат
• Науқан шығындары
• Коммерциялық емес ұйымға берілген таза түсім
• Үндеу және есеп айырысу күндері

Есеп беру мерзімдері юрисдикцияға қарай әртүрлі. Кейбір штаттарда тұрақты жылдық мерзім болады, ал басқаларында науқан аяқталған күнге байланыстырылған мерзім қолданылады. Егер қаражат жинаушы бірнеше штатта жұмыс істесе, әр штаттың өз есеп беру терезесі болуы мүмкін.

Коммерциялық емес ұйым есепті растайтын ішкі құжаттарды да сақтау керек. Бұған шарттар, шоттар, науқан қорытындылары, банк жазбалары және талап етілетін ашып көрсетулердің көшірмелері кіреді.

7-қадам: Ашып көрсету мәтінін мұқият тексеріңіз

Қаражат жинау материалдарында коммерциялық емес ұйым мен кәсіби қаражат жинаушы арасындағы қатынасты ашып көрсету талап етілуі мүмкін. Штатқа қарай бұл мәлімдеме мыналарда болуы ықтимал:

• Тікелей пошта үндеулерінде
• Электрондық пошта үндеулерінде
• Телемаркетинг сценарийлерінде
• Онлайн қайырымдылық беттерінде
• Іс-шара материалдарында
• Қайырымдылық түбіртектерінде

Ашып көрсетулер науқан басталғанға дейін тексерілуі тиіс, шағым түскеннен кейін емес. Техникалық тұрғыдан бар, бірақ көзге түспейтін немесе түсініксіз ашып көрсету де тәуекел тудыруы мүмкін. Қаражат жинаушы мен коммерциялық емес ұйым ашып көрсету мәтіні мен оның орналасуы жөнінде нақты келісуі керек.

8-қадам: Кепілдік және басқа штатқа тән талаптарды растаңыз

Кейбір юрисдикциялар қаражат жинау фирмаларына немесе жеке тұлғаларға қосымша міндеттемелер жүктейді. Бұған мыналар кіруі мүмкін:

• Кепілдік облигациялар
• Штат ішіндегі сот құжаттарын қабылдайтын өкіл тағайындау
• Қылмыстық тексеріс
• Сыйақыны ашып көрсету
• Телемаркетинг немесе телефон арқылы үндеу жөніндегі арнайы ережелер
• Жеке тұлғалар мен фирмаларға арналған бөлек лицензиялар

Бұл талаптар бірдей емес. Бір штатта толық сәйкес келетін қаражат жинаушы басқа штатта әлі де талапқа сай болмауы мүмкін. Науқанды кеңейтпес бұрын, қатысатын әрбір штатты тексеріңіз.

9-қадам: Ішкі сәйкестік чек-парағын жасаңыз

Коммерциялық емес ұйым қаражат жинау сәйкестігін есте сақтауға немесе бейресми хаттарға сенбеуі керек. Қарапайым ішкі чек-парақ көптеген қателіктің алдын алады.

Чек-параққа мыналар кіруі мүмкін:

• Қаражат жинаушының рөлі мен штаттық ауқымын растау
• Штаттық тіркеу талаптарын тексеру
• Шартты түпкілікті рәсімдеп, қол қою
• Қажетті хабарламалар мен тіркеулерді беру
• Барлық үндеулердегі ашып көрсету мәтінін растау
• Науқанның басталу және аяқталу күндерін қадағалау
• Түскен қаражат пен шығындарды бақылау
• Науқаннан кейінгі есеп беру мерзімдерін күнтізбеге енгізу
• Барлық тапсырулар мен растамалардың көшірмелерін сақтау

Егер ұйым ішінде бірнеше адам қаражат жинаумен айналысса, міндеттер ұмытылып қалмас үшін сәйкестікке жауапты бір адамды тағайындаңыз.

Коммерциялық емес ұйымдар жиі жіберетін қателер

Тіпті жақсы жұмыс істейтін ұйымдар да болдырмауға болатын сәйкестік қателерін жібереді. Ең жиі кездесетіндері:

• Тапсырулар аяқталмай тұрып үндеуді бастау
• Нақты жұмысқа сәйкес келмейтін әмбебап шартты қолдану
• Бір штаттағы тапсырудың барлық жерде жарамды деп ойлау
• Қаражат жинаушы қатынасын қоғамдық материалдарда ашып көрсетуді ұмыту
• Науқаннан кейінгі есептерді өткізіп алу
• Қаражат жинаушының атауы, мекенжайы немесе құрылымы өзгерген кезде тіркеулерді жаңартпау
• Тікелей үндеу бар болса да, кеңесшіні босатылған деп қарастыру

Ең қауіпсіз тәсіл - кез келген науқанды бастамас бұрын қатысатын әр штаттың заңдары бойынша тексеру жүргізу.

Zenind бұл жерде қалай көмектеседі

Zenind бизнестер мен коммерциялық емес ұйымдарға компания құру мен сәйкестікті практикалық әрі жүйелі тәсілмен басқаруға көмектеседі. Қызметін жолға қойып жатқан, штаттық тапсыруларды жүргізіп жатқан және сәйкестік процесін құрып жатқан коммерциялық емес ұйымдар үшін мұндай тәртіп өте маңызды.

Егер ұйымыңыз қаражат жинауды кеңейтуді жоспарлап отырса, Zenind ұйымдық қызметтерді реттеуге көмектесе алады, осылайша қайырымдылықты тартуға қойылатын талаптарды қосар алдында сізде берік сәйкестік негізі болады.

Қорытынды

Кәсіби қаражат жинаушыны жалдау дұрыс шешім болуы мүмкін, бірақ тек сәйкестік науқан стратегиясымен бірдей мұқият басқарылған жағдайда ғана. Қатынасты нақты анықтаңыз, штаттық тіркеу талаптарын растаңыз, шарттар мен хабарламаларды уақытында беріңіз және науқан бойы есеп беру мерзімдерін бақылап отырыңыз.

Коммерциялық емес ұйымдар үшін нақты қауіп - кәсіби қаражат жинаушыны жалдау емес. Қауіп - онымен бірге келетін құқықтық міндеттемелерді басқаруға арналған жүйесіз жалдау. Бастапқыдағы мұқият тексеріс кейінгі мәселелердің алдын алып, ұйымыңызға сенімді түрде қаражат жинауға көмектеседі.