Een professionele fondsenwerver inhuren: compliance-checklist voor non-profitorganisaties

Het inhuren van een professionele fondsenwerver kan het bereik van een non-profitorganisatie vergroten, de campagneplanning verbeteren en gespecialiseerde expertise voor donateurwerving bieden. Tegelijkertijd kan dit nalevingsverplichtingen met zich meebrengen die gemakkelijk over het hoofd worden gezien. In veel staten kunnen zowel de non-profitorganisatie als de fondsenwerver registratie-, informatieverstrekkings-, contract- en rapportageverplichtingen hebben voordat enige wervingsactie begint.

Als uw organisatie van plan is samen te werken met een fundraising consultant, fundraising counsel, retained gift officer of professionele solicitor, is de veiligste aanpak om compliance te behandelen als onderdeel van het aannameproces, niet als een bijzaak.

Wat telt als een professionele fondsenwerver?

De term professionele fondsenwerver wordt vaak breed gebruikt voor personen en bedrijven die betaald worden om charitatieve fondsenwerving te ondersteunen. In de praktijk kan de rol in verschillende categorieën vallen:

• Professionele solicitors vragen rechtstreeks om donaties namens een goed doel.
• Fundraising counsel adviseren over strategie, campagneplanning en donateursbenadering zonder het publiek rechtstreeks te benaderen.
• Fundraising consultants helpen met ontwikkelstrategie, boodschapvorming, evenementenplanning of campagneontwerp.
• Retained gift officers kunnen nauw samenwerken met een non-profitorganisatie om donateurscultivering en grote giften te ondersteunen.

Het onderscheid is belangrijk, omdat staatsrecht directe werving vaak strenger reguleert dan advieswerk achter de schermen. Voordat u een contract ondertekent, moet u precies vaststellen wat de fondsenwerver gaat doen en wie contact heeft met donateurs.

Waarom compliance belangrijk is voordat de werving begint

Wetten voor charitatieve werving zijn bedoeld om donateurs te beschermen en transparantie te waarborgen. Als een non-profitorganisatie een fondsenwerver inhuurt zonder de toepasselijke vereisten te controleren, kan de organisatie te maken krijgen met:

• Vertragingen in campagnes
• Boetes of kosten wegens te late indiening
• Afgewezen dossiers
• Contractproblemen
• Problemen met openbare informatieverschaffing
• Reputatieschade bij donateurs en toezichthouders

In veel rechtsgebieden blijft de non-profitorganisatie verantwoordelijk, zelfs als de fondsenwerver geacht werd het papierwerk te verzorgen. Daarom zou elke non-profitorganisatie compliance moeten opnemen in de workflow voor fondsenwerving.

Stap 1: Definieer de relatie met de fondsenwerver duidelijk

Begin met vaststellen wat de fondsenwerver daadwerkelijk gaat doen. Een vage overeenkomst creëert nalevingsrisico.

Stel vroeg de volgende vragen:

• Zal de fondsenwerver rechtstreeks donaties werven?
• Krijgt die toegang tot ingezamelde gelden?
• Zal die wervingsmateriaal opstellen?
• Zal die over de campagne adviseren maar op de achtergrond blijven?
• Zal die in één staat of in meerdere staten werken?
• Zal die één campagne ondersteunen of een doorlopend programma?

De antwoorden zijn van invloed op registratie, contracttaal, informatieverplichtingen en rapportagevereisten. Een rol die in de praktijk op consultancy lijkt, kan nog steeds verplichtingen als solicitor activeren als de persoon feitelijk om donaties vraagt.

Stap 2: Bevestig waar registratie vereist is

Veel staten vereisen dat fondsenwervingsprofessionals zich registreren voordat zij charitatieve campagnes werven of adviseren. De vereisten verschillen, maar registratie kan afhankelijk zijn van:

• Het type fondsenwervingsdienst dat wordt geleverd
• Of de fondsenwerver een individu of een bedrijf is
• Of de fondsenwerver bijdragen beheert of controleert
• Of de liefdadigheidsorganisatie zelf al in de staat geregistreerd is

Ga er niet van uit dat één registratie alle rechtsgebieden dekt. Een campagne in meerdere staten kan afzonderlijke indieningen in elke staat vereisen waar werving plaatsvindt. Als de fondsenwerver in meerdere staten actief is, kan de compliance-last snel toenemen.

Voor non-profitorganisaties betekent dit dat de planningsfase een juridische screening per rechtsgebied moet omvatten. Breng in kaart waar uw donateurs zich bevinden, waar advertenties worden geplaatst en waar de fondsenwerver actief zal zijn.

Stap 3: Leg het contract schriftelijk vast

De meeste staten verwachten een schriftelijk contract tussen de non-profitorganisatie en de professionele fondsenwerver. Zelfs waar de wet minder expliciet is, is een schriftelijk contract essentieel om verantwoordelijkheden vast te leggen en beide partijen te beschermen.

Een goed fondsenwervingscontract moet het volgende behandelen:

• De exacte diensten die worden geleverd
• De staten waar werving zal plaatsvinden
• Wie de vereiste registraties en kennisgevingen indient
• Of de fondsenwerver geld mag verwerken
• Vergoedingsstructuur en berekening van kosten
• Vergoeding van onkosten
• Verplichtingen voor administratie en archivering
• Vereiste informatieverstrekking in wervingsmaterialen en ontvangstbewijzen
• Beëindigingsrechten en verlengingsvoorwaarden

Het contract moet worden ondertekend voordat de campagne begint. In veel rechtsgebieden moet het contract zelf ook bij de toezichthouder worden ingediend. Als een indiening vereist is, kan die dagen of weken vóór de start van de werving moeten gebeuren.

Stap 4: Dien kennisgevingen en registraties op tijd in

Een veelgemaakte fout is wachten tot de campagne al loopt. In veel staten is dat te laat.

Afhankelijk van het rechtsgebied moeten de non-profitorganisatie of de fondsenwerver mogelijk het volgende indienen:

• Registratieformulieren
• Kennisgevingen van werving
• Kopieën van fondsenwervingscontracten
• Borgstellingsinformatie
• Instemmingsdocumenten voor betekening van stukken
• Vergoedingsinformatie
• Achtergrondinformatie over betrokken personen bij de werving

Termijnen verschillen sterk. Sommige staten vereisen voorafgaande kennisgeving vóór de eerste wervingsuiting. Andere vragen jaarlijkse verlengingsindieningen. Als uw campagne meerdere staten omvat, stel dan een indieningskalender op vóór het eerste e-mailbericht, telefoongesprek of bericht op sociale media wordt verzonden.

Stap 5: Begrijp het verschil tussen werving en consultancy

De regulatoire last is vaak het grootst wanneer de professionele fondsenwerver rechtstreeks om bijdragen vraagt. Maar consultancy kan ook problemen opleveren als de relatie in de loop van de tijd verandert.

Voorbeelden:

• Een consultant die een strategienotitie opstelt, heeft meestal andere verplichtingen dan een solicitor die donorbelletjes pleegt.
• Een fundraising counsel-bedrijf kan minder directe registratieverplichtingen hebben dan een solicitor die bijdragen int.
• Een retained gift officer die alleen adviseert, kan anders worden behandeld dan iemand die actief giften werft.

Daarom moeten het contract en het werk dat daadwerkelijk wordt uitgevoerd met elkaar overeenkomen. Als de dienstverlening verandert, beoordeel de compliance dan onmiddellijk opnieuw.

Stap 6: Houd financiële rapportageverplichtingen bij

Na afloop van de campagne is het compliancewerk nog niet voorbij. Veel staten vereisen financiële rapportages na de campagne. Deze rapporten kunnen het volgende bevatten:

• Bruto ontvangsten
• Donatiebedragen per categorie
• Door de fondsenwerver ingehouden gelden
• Campagnekosten
• Netto-opbrengsten die aan de non-profitorganisatie zijn overgedragen
• Data van werving en afwikkeling

Deadlines voor rapportage verschillen per rechtsgebied. Sommige staten hanteren een vaste jaarlijkse deadline, terwijl andere een deadline gebruiken die is gekoppeld aan het einde van de campagne. Als de fondsenwerver in meerdere staten actief is, kan elke staat een andere rapportageperiode hebben.

De non-profitorganisatie moet ook interne dossiers bewaren die de rapportage ondersteunen. Denk aan contracten, facturen, campagnesamenvattingen, bankafschriften en kopieën van vereiste mededelingen.

Stap 7: Controleer de informatieverstrekking zorgvuldig

Fondsenwervingsmateriaal moet vaak de relatie tussen de non-profitorganisatie en de professionele fondsenwerver vermelden. Afhankelijk van de staat kan die informatieverstrekking vereist zijn in:

• Directmail-acties
• E-mailwervingen
• Telemarketing-scripts
• Online fondsenwervingspagina's
• Evenementmateriaal
• Donatiebewijzen

De informatieverstrekking moet vóór de lancering worden beoordeeld, niet nadat klachten zijn ingediend. Een mededeling die technisch aanwezig is maar onduidelijk of slecht zichtbaar, kan nog steeds risico opleveren. Zorg ervoor dat de fondsenwerver en de non-profitorganisatie het eens zijn over de exacte formulering en plaatsing van de mededeling.

Stap 8: Controleer borgstelling en andere staatsspecifieke vereisten

Sommige rechtsgebieden leggen aanvullende verplichtingen op aan fondsenwervingsbedrijven of personen. Denk aan:

• Bankgaranties
• Benoeming van een in-state agent voor betekening van stukken
• Strafrechtelijke antecedentenonderzoeken
• Vergoedingsinformatie
• Speciale regels voor telemarketing of telefonische werving
• Aparte vergunningen voor individuen en bedrijven

Deze vereisten zijn niet uniform. Een fondsenwerver die in de ene staat volledig compliant is, kan in een andere staat nog steeds niet aan de regels voldoen. Controleer vóór uitbreiding van een campagne elk betrokken rechtsgebied.

Stap 9: Bouw een interne compliance-checklist op

Een non-profitorganisatie moet niet op geheugen of informele e-mails vertrouwen om fondsenwervingscompliance te beheren. Een eenvoudige interne checklist kan vermijdbare fouten voorkomen.

Uw checklist kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:

• Bevestig de rol van de fondsenwerver en de statelijke reikwijdte
• Controleer de registratievereisten per staat
• Rond het contract af en laat het ondertekenen
• Dien vereiste kennisgevingen of registraties in
• Bevestig de informatieverstrekking in alle wervingsmaterialen
• Volg start- en einddata van de campagne
• Monitor binnenkomende gelden en uitgaven
• Zet deadlines voor rapportage na de campagne in de kalender
• Bewaar kopieën van alle indieningen en bevestigingen

Als meerdere mensen binnen de organisatie met fondsenwerving te maken hebben, wijs dan één persoon aan die verantwoordelijk is voor compliance, zodat taken niet tussen wal en schip vallen.

Veelgemaakte fouten die non-profitorganisaties moeten vermijden

Zelfs goed georganiseerde organisaties maken vermijdbare compliancefouten. De meest voorkomende zijn:

• Werving starten voordat de indieningen compleet zijn
• Een algemeen contract gebruiken dat niet aansluit op het werk in de praktijk
• Aannemen dat één staatsindiening overal geldt
• Vergeten de relatie met de fondsenwerver openbaar te vermelden in materiaal
• Rapportages na de campagne missen
• Registraties niet bijwerken nadat de fondsenwerver van naam, adres of structuur verandert
• Een consultant als vrijgesteld behandelen terwijl diens werk directe werving omvat

De veiligste aanpak is elke campagne te toetsen aan de regels van elke betrokken staat voordat de fondsenwerving begint.

Waar Zenind past

Zenind helpt bedrijven en non-profitorganisaties met oprichting en compliance via een praktische, gestructureerde aanpak. Voor non-profitorganisaties die hun activiteiten opzetten, staatsdossiers onderhouden en een complianceproces opbouwen, is die structuur belangrijk.

Als uw organisatie zich voorbereidt om fondsenwerving uit te breiden, kan Zenind helpen om het onderhoud van de entiteit overzichtelijk te houden, zodat u een solide compliancebasis hebt voordat u daar de vereisten voor charitatieve werving aan toevoegt.

Slotgedachten

Het inhuren van een professionele fondsenwerver kan een slimme zet zijn, maar alleen als compliance even zorgvuldig wordt behandeld als de campagne-strategie. Definieer de relatie duidelijk, bevestig de registratievereisten per staat, dien contracten en kennisgevingen op tijd in en bewaak de rapportagedeadlines gedurende de campagne.

Voor non-profitorganisaties is het echte risico niet het inhuren van een professionele fondsenwerver. Het risico is het inhuren van een fondsenwerver zonder een systeem om de juridische verplichtingen die daarbij horen te beheren. Een zorgvuldige controle aan het begin kan problemen later voorkomen en uw organisatie helpen met vertrouwen geld in te zamelen.