Zatrudnienie profesjonalnego fundraisera: lista kontrolna zgodności dla organizacji non-profit

Zatrudnienie profesjonalnego fundraisera może zwiększyć zasięg organizacji non-profit, usprawnić planowanie kampanii i zapewnić specjalistyczną wiedzę w zakresie dotarcia do darczyńców. Może to jednak również stworzyć obowiązki w zakresie zgodności, które łatwo przeoczyć. W wielu stanach zarówno organizacja non-profit, jak i fundraiser mogą mieć obowiązki dotyczące rejestracji, ujawniania informacji, umów i sprawozdawczości jeszcze przed rozpoczęciem jakiejkolwiek zbiórki.

Jeśli Twoja organizacja planuje współpracę z konsultantem ds. fundraisingu, doradcą fundraisingowym, zatrudnionym oficerem ds. darowizn lub profesjonalnym solicitatorem, najbezpieczniej jest traktować zgodność jako część procesu zatrudniania, a nie jako sprawę poboczną.

Co kwalifikuje się jako profesjonalny fundraiser?

Określenie profesjonalny fundraiser jest często używane szeroko w odniesieniu do osób i firm, które są opłacane za wsparcie zbiórek charytatywnych. W praktyce rola ta może obejmować kilka kategorii:

• Profesjonalni solicitatorzy bezpośrednio proszą o darowizny w imieniu organizacji charytatywnej.
• Doradcy fundraisingowi doradzają w zakresie strategii, planowania kampanii i dotarcia do darczyńców, bez bezpośredniego zwracania się do opinii publicznej z prośbą o darowizny.
• Konsultanci fundraisingowi pomagają w strategii rozwoju, komunikacji, planowaniu wydarzeń lub projektowaniu kampanii.
• Zatrudnieni oficerowie ds. darowizn mogą ściśle współpracować z organizacją non-profit, wspierając budowanie relacji z darczyńcami i pozyskiwanie dużych darowizn.

Różnica ma znaczenie, ponieważ prawo stanowe często reguluje bezpośrednie pozyskiwanie darowizn surowiej niż konsulting prowadzony „za kulisami”. Przed podpisaniem umowy ustal dokładnie, co fundraiser będzie robić i kto będzie kontaktować się z darczyńcami.

Dlaczego zgodność ma znaczenie przed rozpoczęciem zbiórki

Przepisy dotyczące pozyskiwania darowizn charytatywnych mają chronić darczyńców i zapewniać przejrzystość. Jeśli organizacja non-profit zatrudni fundraisera bez potwierdzenia obowiązujących wymogów, może narazić się na:

• Opóźnienia kampanii
• Kary lub opłaty za spóźnienie
• Odrzucone zgłoszenia
• Problemy z umową
• Kłopoty z ujawnianiem informacji publicznych
• Utratę reputacji wśród darczyńców i organów regulacyjnych

W wielu jurysdykcjach organizacja non-profit nadal ponosi odpowiedzialność, nawet jeśli to fundraiser miał zająć się formalnościami. Dlatego każda organizacja non-profit powinna włączyć checklistę zgodności do procesu fundraisingowego.

Krok 1: Jasno określ relację fundraisingową

Na początku ustal, co dokładnie fundraiser będzie robić. Nieprecyzyjna umowa zwiększa ryzyko zgodności.

Zadaj wcześnie następujące pytania:

• Czy fundraiser będzie bezpośrednio prosić o darowizny?
• Czy będzie miał dostęp do środków z darowizn?
• Czy będzie przygotowywać materiały promujące zbiórkę?
• Czy będzie doradzać w kampanii, pozostając w tle?
• Czy będzie działać w jednym stanie, czy w wielu stanach?
• Czy będzie wspierać jedną kampanię, czy program ciągły?

Odpowiedzi wpływają na rejestrację, treść umowy, obowiązki w zakresie ujawniania informacji oraz wymogi sprawozdawcze. Rola, która w praktyce wygląda na konsulting, może mimo to uruchamiać obowiązki właściwe dla solicitatora, jeśli dana osoba faktycznie prosi o darowizny.

Krok 2: Potwierdź, gdzie wymagana jest rejestracja

Wiele stanów wymaga, aby profesjonaliści zajmujący się fundraisingiem zarejestrowali się przed rozpoczęciem pozyskiwania darowizn lub doradzania przy kampaniach charytatywnych. Wymogi różnią się, ale rejestracja może zależeć od:

• Rodzaju świadczonej usługi fundraisingowej
• Tego, czy fundraiser jest osobą fizyczną, czy firmą
• Tego, czy fundraiser obsługuje lub kontroluje darowizny
• Tego, czy sama organizacja charytatywna jest już zarejestrowana w danym stanie

Nie zakładaj, że jedna rejestracja obejmuje wszystkie jurysdykcje. Kampania prowadzona w wielu stanach może wymagać osobnych zgłoszeń w każdym stanie, w którym odbywa się pozyskiwanie darowizn. Jeśli fundraiser działa w kilku stanach, obciążenie związane ze zgodnością może szybko wzrosnąć.

Dla organizacji non-profit oznacza to, że etap planowania powinien obejmować przegląd właściwych jurysdykcji. Zmapuj, gdzie znajdują się Twoi darczyńcy, gdzie będą publikowane reklamy i gdzie będzie działać fundraiser.

Krok 3: Zawrzyj umowę na piśmie

Większość stanów oczekuje pisemnej umowy między organizacją non-profit a profesjonalnym fundraiserem. Nawet tam, gdzie prawo nie jest tak jednoznaczne, pisemna umowa jest niezbędna, aby udokumentować obowiązki i chronić obie strony.

Dobra umowa fundraisingowa powinna obejmować:

• Dokładny zakres świadczonych usług
• Stany, w których będzie prowadzona zbiórka
• Kto złoży wymagane rejestracje i zawiadomienia
• Czy fundraiser może obsługiwać środki pieniężne
• Strukturę wynagrodzenia i sposób obliczania opłat
• Zasady zwrotu kosztów
• Obowiązki w zakresie prowadzenia dokumentacji
• Wymagane ujawnienia w materiałach promocyjnych i potwierdzeniach darowizn
• Prawo do rozwiązania umowy i warunki odnowienia

Umowa powinna zostać podpisana przed rozpoczęciem kampanii. W wielu jurysdykcjach sama umowa musi również zostać złożona w odpowiednim organie regulacyjnym. Jeśli wymagane jest zgłoszenie, może ono być potrzebne na dni lub tygodnie przed rozpoczęciem zbiórki.

Krok 4: Złóż zawiadomienia i rejestracje na czas

Częstym błędem jest czekanie do momentu, gdy kampania już trwa. W wielu stanach jest to po prostu za późno.

W zależności od jurysdykcji organizacja non-profit lub fundraiser mogą być zobowiązani do złożenia:

• Formularzy rejestracyjnych
• Zawiadomień o zbiórce
• Kopii umów fundraisingowych
• Informacji o zabezpieczeniu gwarancyjnym
• Dokumentów zgody na doręczenia
• Ujawnienia informacji o opłatach
• Informacji o osobach zaangażowanych w zbiórkę

Terminy znacząco się różnią. Niektóre stany wymagają wcześniejszego zawiadomienia przed pierwszą komunikacją o zbiórce. Inne oczekują corocznych odnowień. Jeśli kampania obejmuje wiele stanów, przygotuj kalendarz zgłoszeń jeszcze przed wysłaniem pierwszego e-maila, wykonaniem pierwszego telefonu lub opublikowaniem pierwszego apelu w mediach społecznościowych.

Krok 5: Zrozum różnicę między pozyskiwaniem darowizn a doradztwem

Obciążenia regulacyjne są zwykle największe, gdy profesjonalny fundraiser bezpośrednio prosi o darowizny. Jednak doradztwo również może rodzić problemy, jeśli relacja z czasem się zmienia.

Przykłady:

• Konsultant, który przygotowuje notatkę strategiczną, ma zwykle inne obowiązki niż solicitator wykonujący telefony z prośbą o darowizny.
• Firma doradztwa fundraisingowego może mieć mniej bezpośrednich obowiązków rejestracyjnych niż solicitator, który odbiera darowizny.
• Zatrudniony oficer ds. darowizn, który wyłącznie doradza, może być traktowany inaczej niż osoba aktywnie pozyskująca darowizny.

Dlatego umowa i faktycznie wykonywana praca muszą być spójne. Jeśli zakres usług się zmieni, natychmiast ponownie przeanalizuj zgodność.

Krok 6: Monitoruj obowiązki sprawozdawcze finansowe

Po zakończeniu kampanii praca związana ze zgodnością się nie kończy. Wiele stanów wymaga sprawozdawczości finansowej po kampanii. Takie raporty mogą obejmować:

• Przychody brutto
• Kwoty darowizn według kategorii
• Środki zatrzymane przez fundraisera
• Koszty kampanii
• Dochód netto przekazany organizacji non-profit
• Daty prowadzenia zbiórki i rozliczenia

Terminy złożenia raportów zależą od jurysdykcji. Niektóre stany stosują stały termin roczny, inne termin liczony od zakończenia kampanii. Jeśli fundraiser działa w wielu stanach, każdy stan może mieć własne okno sprawozdawcze.

Organizacja non-profit powinna również prowadzić wewnętrzną dokumentację, która potwierdza dane w raporcie. Obejmuje to umowy, faktury, podsumowania kampanii, wyciągi bankowe i kopie wymaganych ujawnień.

Krok 7: Starannie przejrzyj treść ujawnień

Materiały fundraisingowe często muszą ujawniać relację między organizacją non-profit a profesjonalnym fundraiserem. W zależności od stanu ujawnienie może być wymagane w:

• Listach bezpośrednich
• E-mailach z apelem o darowizny
• Skryptach telemarketingowych
• Stronach internetowych do zbierania darowizn
• Materiałach wydarzeniowych
• Potwierdzeniach darowizn

Ujawnienia należy sprawdzić przed uruchomieniem kampanii, a nie dopiero po pojawieniu się skarg. Ujawnienie, które formalnie istnieje, ale jest ukryte lub niejasne, nadal może stwarzać ryzyko. Upewnij się, że fundraiser i organizacja non-profit uzgadniają dokładną treść i umiejscowienie ujawnienia.

Krok 8: Zweryfikuj zabezpieczenia gwarancyjne i inne wymogi stanowe

Niektóre jurysdykcje nakładają dodatkowe obowiązki na firmy lub osoby zajmujące się fundraisingiem. Mogą one obejmować:

• Kaucje gwarancyjne
• Wyznaczenie lokalnego przedstawiciela do doręczeń procesowych
• Sprawdzenia przeszłości kryminalnej
• Ujawnianie zasad wynagrodzenia
• Szczególne zasady telemarketingu lub zbiórek telefonicznych
• Odrębne licencje dla osób fizycznych i firm

Wymogi te nie są jednolite. Fundraiser, który jest w pełni zgodny z przepisami w jednym stanie, może nadal naruszać przepisy w innym. Przed rozszerzeniem kampanii sprawdź każdy stan, który jest w nią zaangażowany.

Krok 9: Zbuduj wewnętrzną checklistę zgodności

Organizacja non-profit nie powinna polegać na pamięci ani nieformalnych e-mailach przy zarządzaniu zgodnością fundraisingową. Prosta wewnętrzna checklista może zapobiec kosztownym błędom.

Twoja checklista może obejmować:

• Potwierdzenie roli fundraisera i zasięgu stanowego
• Przegląd wymogów rejestracyjnych poszczególnych stanów
• Finalizację i podpisanie umowy
• Złożenie wymaganych zawiadomień lub rejestracji
• Potwierdzenie treści ujawnień we wszystkich materiałach promocyjnych
• Monitorowanie dat rozpoczęcia i zakończenia kampanii
• Nadzór nad wpływającymi środkami i wydatkami
• Ustawienie terminów sprawozdawczości po kampanii w kalendarzu
• Zapisanie kopii wszystkich zgłoszeń i potwierdzeń

Jeśli w organizacji fundraising obsługuje kilka osób, wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za zgodność, aby zadania nie ginęły po drodze.

Najczęstsze błędy, których organizacje non-profit powinny unikać

Nawet dobrze zarządzane organizacje popełniają możliwe do uniknięcia błędy w zakresie zgodności. Do najczęstszych należą:

• Rozpoczęcie zbiórki przed zakończeniem formalności
• Użycie ogólnej umowy, która nie odpowiada rzeczywistemu zakresowi pracy
• Zakładanie, że jedno zgłoszenie stanowe obowiązuje wszędzie
• Zapominanie o ujawnieniu relacji z fundraiserem w materiałach publicznych
• Pomijanie sprawozdań po kampanii
• Brak aktualizacji rejestracji po zmianie nazwy, adresu lub struktury fundraisera
• Traktowanie konsultanta jako podmiotu zwolnionego z obowiązków, gdy jego praca obejmuje bezpośrednie pozyskiwanie darowizn

Najbezpieczniej jest zweryfikować każdą kampanię pod kątem przepisów każdego zaangażowanego stanu jeszcze przed rozpoczęciem zbiórki.

Gdzie pasuje Zenind

Zenind pomaga firmom i organizacjom non-profit w zarządzaniu procesem zakładania i zgodności w praktyczny, uporządkowany sposób. Dla organizacji non-profit, które tworzą struktury operacyjne, utrzymują zgłoszenia stanowe i budują proces zgodności, taka organizacja ma znaczenie.

Jeśli Twoja organizacja przygotowuje się do rozszerzenia fundraisingu, Zenind może pomóc utrzymać porządek w obowiązkach związanych z utrzymaniem podmiotu, abyś miał solidne podstawy zgodności przed dodaniem wymogów dotyczących pozyskiwania darowizn charytatywnych.

Podsumowanie

Zatrudnienie profesjonalnego fundraisera może być dobrym ruchem, ale tylko wtedy, gdy zgodność jest traktowana z taką samą starannością jak strategia kampanii. Jasno określ relację, potwierdź stanowe wymogi rejestracyjne, podpisuj i składaj umowy oraz zawiadomienia na czas i monitoruj terminy sprawozdawcze przez całą kampanię.

Dla organizacji non-profit prawdziwe ryzyko nie polega na zatrudnieniu profesjonalnego fundraisera. Ryzyko polega na zatrudnieniu go bez systemu, który zarządza obowiązkami prawnymi wynikającymi z takiej współpracy. Staranna analiza na początku może zapobiec problemom później i pomóc organizacji pozyskiwać środki z większą pewnością.