Pag-hire ng Propesyonal na Fundraiser: Checklist sa Pagsunod para sa mga Nonprofit

Ang pag-hire ng propesyonal na fundraiser ay makapagpapalawak ng abot ng isang nonprofit, makapagpapahusay ng pagpaplano ng kampanya, at makapagbibigay ng espesyal na kaalaman sa pakikipag-ugnayan sa mga donor. Ngunit maaari rin itong magdala ng mga obligasyon sa pagsunod na madaling mapabayaan. Sa maraming estado, maaaring may mga kinakailangan sa pagpaparehistro, disclosure, kontrata, at pag-uulat ang nonprofit at ang fundraiser bago magsimula ang anumang solicitation.

Kung ang inyong organisasyon ay planong makipagtulungan sa isang fundraising consultant, fundraising counsel, retained gift officer, o professional solicitor, ang pinakamainam na hakbang ay ituring ang pagsunod bilang bahagi ng proseso ng pag-hire, hindi bilang huling isipin lamang.

Ano ang itinuturing na propesyonal na fundraiser?

Ang terminong professional fundraiser ay kadalasang malawak ang gamit upang ilarawan ang mga indibidwal at firm na binabayaran upang suportahan ang charitable fundraising. Sa praktika, maaaring mahulog ang tungkulin sa ilang kategorya:

• Professional solicitors ang direktang humihingi ng donasyon sa ngalan ng isang charity.
• Fundraising counsel ang nagbibigay ng payo sa estratehiya, pagpaplano ng kampanya, at pakikipag-ugnayan sa donor nang hindi direktang humihingi sa publiko.
• Fundraising consultants ang tumutulong sa development strategy, mensahe, pagpaplano ng event, o disenyo ng kampanya.
• Retained gift officers ay maaaring makipagtulungan nang malapit sa isang nonprofit upang suportahan ang paglinang ng donor at major gifts.

Mahalaga ang pagkakaibang ito dahil madalas mas mahigpit na nireregulate ng batas ng estado ang direktang solicitation kaysa sa mga behind-the-scenes na consulting. Bago pumirma ng kontrata, tukuyin nang eksakto kung ano ang gagawin ng fundraiser at kung sino ang direktang makikipag-ugnayan sa mga donor.

Bakit mahalaga ang pagsunod bago magsimula ang solicitation

Ang mga batas sa charitable solicitation ay nilikha upang protektahan ang mga donor at tiyakin ang transparency. Kung mag-hire ang isang nonprofit ng fundraiser nang hindi kinukumpirma ang mga naaangkop na kinakailangan, maaaring harapin ng organisasyon ang:

• Mga delay sa kampanya
• Mga penalty o late fee
• Mga filing na tinanggihan
• Mga isyu sa kontrata
• Mga problema sa public disclosure
• Pinsala sa reputasyon sa mga donor at regulator

Sa maraming hurisdiksiyon, nananatiling responsable ang nonprofit kahit na ang fundraiser ang dapat sana ang nag-asikaso ng mga papeles. Kaya mahalaga para sa bawat nonprofit na isama ang compliance checklist sa kanilang fundraising workflow.

Hakbang 1: Linawin ang relasyon sa fundraising

Magsimula sa pagtukoy kung ano talaga ang gagawin ng fundraiser. Ang malabong kasunduan ay nagdudulot ng panganib sa pagsunod.

Itanong nang maaga ang mga sumusunod:

• Direktang hihingi ba ng donasyon ang fundraiser?
• Magkakaroon ba sila ng access sa mga contribution funds?
• Maghahanda ba sila ng solicitation materials?
• Magbibigay lang ba sila ng payo sa kampanya at mananatili sa likod ng operasyon?
• Magtatrabaho ba sila sa isang estado o sa maraming estado?
• Susuporta ba sila sa iisang kampanya o sa patuloy na programa?

Ang mga sagot ay nakaaapekto sa registration, wika ng kontrata, mga obligasyon sa disclosure, at mga kinakailangan sa pag-uulat. Ang isang tungkuling mukhang consulting sa papel ay maaari pa ring mag-trigger ng solicitor obligations kung sa aktwal ay humihingi na pala ng donasyon ang tao.

Hakbang 2: Kumpirmahin kung saan kinakailangan ang registration

Maraming estado ang nag-aatas sa mga fundraising professional na magparehistro bago sila mag-solicit o magbigay ng payo sa charitable campaign. Nag-iiba-iba ang mga kinakailangan, ngunit maaaring nakaasa ang registration sa:

• Uri ng serbisyong fundraising na ibinibigay
• Kung ang fundraiser ay indibidwal o firm
• Kung hinahawakan o kontrolado ng fundraiser ang mga kontribusyon
• Kung ang charity mismo ay nakarehistro na sa estado

Huwag ipagpalagay na isang registration ay sapat para sa lahat ng hurisdiksiyon. Ang multi-state campaign ay maaaring mag-trigger ng hiwa-hiwalay na filing sa bawat estadong pinanggagalingan ng solicitation. Kung aktibo ang fundraiser sa ilang estado, mabilis na tataas ang compliance burden.

Para sa mga nonprofit, ibig sabihin nito ay dapat may jurisdiction review na kasama sa planning stage. I-map kung nasaan ang inyong mga donor, kung saan ilalagay ang mga advertisement, at kung saan gagalaw ang fundraiser.

Hakbang 3: Ilagay sa nakasulat ang kontrata

Karamihan sa mga estado ay umaasa ng nakasulat na kontrata sa pagitan ng nonprofit at ng propesyonal na fundraiser. Kahit hindi ito tahasang hinihingi ng batas, mahalaga pa rin ang nakasulat na kontrata upang maidokumento ang mga responsibilidad at maprotektahan ang magkabilang panig.

Dapat saklawin ng maayos na fundraising contract ang:

• Eksaktong serbisyong ibibigay
• Mga estadong pagdadausan ng solicitation
• Kung sino ang magfi-file ng kinakailangang registration at notice
• Kung maaaring humawak ng pondo ang fundraiser
• Estruktura ng bayad at pagkalkula ng fee
• Mga tuntunin sa reimbursement ng gastos
• Mga tungkulin sa recordkeeping
• Mga kinakailangang disclosure sa solicitation at resibo
• Mga karapatan sa termination at mga tuntunin sa renewal

Dapat pirmado ang kontrata bago magsimula ang kampanya. Sa maraming hurisdiksiyon, maaaring kailangan ding i-file ang mismong kontrata sa regulatory authority. Kung kinakailangan ang filing, maaaring kailangan itong isumite ilang araw o linggo bago magsimula ang solicitation.

Hakbang 4: I-file ang mga notice at registration sa tamang oras

Karaniwang pagkakamali ang maghintay hanggang nagsimula na ang kampanya. Sa maraming estado, huli na iyon.

Depende sa hurisdiksiyon, maaaring kailanganin ng nonprofit o fundraiser na magsumite ng:

• Mga registration form
• Mga solicitation notice
• Kopya ng fundraising contract
• Impormasyon tungkol sa bond
• Mga consent-to-service document
• Mga disclosure tungkol sa fee
• Background information ng mga indibidwal na kasali sa solicitation

Malaki ang pagkakaiba-iba ng mga deadline. Ang ilang estado ay humihingi ng advance notice bago ang unang solicitation communication. Ang iba naman ay nangangailangan ng taunang renewal filing. Kung ang kampanya ay tatakbo sa maraming estado, gumawa ng filing calendar bago pa mailabas ang unang email, tawag, o social media appeal.

Hakbang 5: Unawain ang pagkakaiba ng solicitation at consulting

Kadalasang pinakamabigat ang regulatory burden kapag ang propesyonal na fundraiser ay direktang humihingi ng kontribusyon. Pero maaari pa ring magkaroon ng isyu ang consulting kung magbabago ang relasyon sa paglipas ng panahon.

Mga halimbawa:

• Ang consultant na gumagawa ng strategy memo ay kadalasang may ibang obligasyon kaysa sa solicitor na tumatawag para humingi ng donasyon.
• Ang fundraising counsel firm ay maaaring may mas kaunting direktang registration obligation kaysa sa solicitor na kumokolekta ng kontribusyon.
• Ang retained gift officer na nagbibigay lamang ng payo ay maaaring hindi ituring na kapareho ng taong aktibong nangangalap ng mga gift.

Dahil dito, kailangang magtugma ang kontrata at ang aktuwal na trabahong ginagawa. Kung mag-evolve ang serbisyo, agad na suriin muli ang compliance analysis.

Hakbang 6: Subaybayan ang mga obligasyon sa financial reporting

Pagkatapos ng kampanya, hindi pa tapos ang compliance work. Maraming estado ang nangangailangan ng post-campaign financial reporting. Maaaring kabilang dito ang:

• Gross receipts
• Halaga ng donasyon ayon sa kategorya
• Pondong naitira ng fundraiser
• Gastos ng kampanya
• Net proceeds na naipasa sa nonprofit
• Mga petsa ng solicitation at settlement

Nag-iiba ang due date ng report depende sa hurisdiksiyon. Ang ilang estado ay may nakatakdang taunang deadline, habang ang iba ay may due date na nakatali sa petsa ng pagtatapos ng kampanya. Kung ang fundraiser ay gumagana sa maraming estado, maaaring iba-iba rin ang reporting window sa bawat isa.

Dapat ding panatilihin ng nonprofit ang internal records na susuporta sa report. Kabilang dito ang mga kontrata, invoice, campaign summary, bank record, at kopya ng mga kinakailangang disclosure.

Hakbang 7: Suriin nang mabuti ang disclosure language

Ang mga fundraising material ay madalas na kailangang mag-disclose ng relasyon sa pagitan ng nonprofit at ng propesyonal na fundraiser. Depende sa estado, maaaring kailangan lumabas ang disclosure sa:

• Direktang mail appeal
• Email solicitation
• Telemarketing script
• Online fundraising page
• Mga materyales sa event
• Mga donation receipt

Dapat suriin ang disclosure bago ilunsad ang kampanya, hindi pagkatapos magkaroon ng reklamo. Ang disclosure na teknikal na naroon ngunit nakatago o hindi malinaw ay maaari pa ring magdulot ng panganib. Siguraduhing magkasundo ang fundraiser at ang nonprofit sa eksaktong wika at placement ng disclosure.

Hakbang 8: I-verify ang bonding at iba pang state-specific na kinakailangan

Ang ilang hurisdiksiyon ay nagpapataw ng dagdag na obligasyon sa fundraising firms o indibidwal. Maaaring kabilang dito ang:

• Surety bond
• Pagtatalaga ng in-state agent para sa service of process
• Criminal background check
• Mga disclosure tungkol sa compensation
• Espesyal na tuntunin para sa telemarketing o phone solicitation
• Hiwa-hiwalay na lisensya para sa indibidwal at firm

Hindi magkakapareho ang mga kinakailangang ito. Ang fundraiser na kumpleto ang pagsunod sa isang estado ay maaari pa ring hindi compliant sa iba. Bago palawakin ang kampanya, suriin ang bawat estadong kasangkot.

Hakbang 9: Bumuo ng internal compliance checklist

Hindi dapat umasa ang nonprofit sa memorya o impormal na email para pamahalaan ang fundraising compliance. Ang simpleng internal checklist ay makatutulong upang maiwasan ang mga pagkakamaling maaaring naiwasan.

Maaaring kabilang sa inyong checklist ang:

• Kumpirmahin ang papel ng fundraiser at ang saklaw ng mga estado
• Suriin ang mga kinakailangan sa state registration
• Tapusin at pirmahan ang kontrata
• I-file ang mga kinakailangang notice o registration
• Kumpirmahin ang disclosure language sa lahat ng solicitation
• Subaybayan ang petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng kampanya
• Bantayan ang pumapasok na pondo at gastusin
• Itakda sa kalendaryo ang mga deadline ng post-campaign reporting
• Itago ang mga kopya ng lahat ng filing at confirmation

Kung maraming tao sa loob ng organisasyon ang humahawak sa fundraising, italaga ang isang tao na siyang magiging may-ari ng compliance upang hindi mapabayaan ang mga gawain.

Mga karaniwang pagkakamaling dapat iwasan ng mga nonprofit

Kahit maayos ang takbo ng organisasyon, may mga compliance error pa ring naiiwasan sana. Kabilang sa mga pinakakaraniwan ang:

• Pagsisimula ng solicitation bago makumpleto ang filings
• Paggamit ng generic na kontrata na hindi tumutugma sa aktuwal na trabaho
• Pag-aakalang ang isang filing sa estado ay sapat na para sa lahat
• Paglimot na i-disclose ang relasyon sa fundraiser sa mga public material
• Pagpalya sa post-campaign reports
• Pagkabigong i-update ang registration kapag nagbago ang pangalan, address, o structure ng fundraiser
• Pagturing sa consultant bilang exempt kahit kasama na sa trabaho nila ang direktang solicitation

Ang pinakaligtas na paraan ay beripikahin ang bawat kampanya laban sa mga batas ng bawat estadong kasali bago magsimula ang fundraising.

Saan pumapasok ang Zenind

Tinutulungan ng Zenind ang mga negosyo at nonprofit na pamahalaan ang formation at compliance gamit ang praktikal at organisadong paraan. Para sa mga nonprofit na nagse-set up ng operasyon, nagpapanatili ng state filings, at bumubuo ng compliance process, mahalaga ang ganitong istruktura.

Kung naghahanda ang inyong organisasyon na palawakin ang fundraising, makatutulong ang Zenind na mapanatiling organisado ang entity maintenance upang magkaroon kayo ng matibay na compliance foundation bago idagdag ang mga kinakailangan sa charitable solicitation.

Pangwakas na pag-iisip

Maaaring maging matalinong hakbang ang pag-hire ng propesyonal na fundraiser, pero lamang kung ang pagsunod ay pinangangalagaan nang kasing-ingat ng campaign strategy. Linawin ang relasyon, kumpirmahin ang mga kinakailangan sa registration ng estado, i-file ang mga kontrata at notice sa tamang oras, at subaybayan ang mga deadline ng pag-uulat sa buong kampanya.

Para sa mga nonprofit, ang tunay na panganib ay hindi ang pag-hire ng propesyonal na fundraiser. Ang panganib ay ang pag-hire nito nang walang sistemang magpapamahala sa mga legal na obligasyon na kaakibat nito. Ang maingat na pagsusuri sa simula ay makaiiwas sa mga problema sa bandang huli at makatutulong sa inyong organisasyon na makalikom ng pondo nang may kumpiyansa.