Ammattimaisen varainhankkijan palkkaaminen: vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista voittoa tavoittelemattomille organisaatioille

Ammattimaisen varainhankkijan palkkaaminen voi laajentaa voittoa tavoittelemattoman organisaation tavoittavuutta, parantaa kampanjasuunnittelua ja tuoda erityisosaamista lahjoittajaviestintään. Se voi kuitenkin myös synnyttää vaatimustenmukaisuuteen liittyviä velvoitteita, jotka on helppo sivuuttaa. Monissa osavaltioissa sekä voittoa tavoittelemattomalla organisaatiolla että varainhankkijalla voi olla rekisteröinti-, ilmoitus-, sopimus- ja raportointivelvollisuuksia ennen kuin mitään lahjoituspyyntöjä tehdään.

Jos organisaatiosi aikoo työskennellä varainhankintakonsultin, varainhankinta-avustajan, sitoutetun lahjoitusvastaavan tai ammattimaisen varainhankkijan kanssa, turvallisin tapa on käsitellä vaatimustenmukaisuutta osana rekrytointiprosessia, ei jälkikäteen hoidettavana asiana.

Mikä lasketaan ammattimaiseksi varainhankkijaksi?

Termiä ammattimainen varainhankkija käytetään usein laajasti kuvaamaan henkilöitä ja yrityksiä, joille maksetaan avustaessaan hyväntekeväisyysvarainhankintaa. Käytännössä rooli voi jakautua useisiin kategorioihin:

• Ammattimaiset varainhankkijat pyytävät lahjoituksia suoraan hyväntekeväisyysjärjestön puolesta.
• Varainhankinnan neuvonantajat antavat strategia-, kampanjasuunnittelu- ja lahjoittajaviestintäneuvoja pyytämättä itse lahjoituksia yleisöltä.
• Varainhankintakonsultit auttavat kehitysstrategiassa, viestinnässä, tapahtumasuunnittelussa tai kampanjarakenteessa.
• Sitoutetut lahjoitusvastaavat voivat työskennellä tiiviisti voittoa tavoittelemattoman organisaation kanssa lahjoittajasuhteiden kehittämisen ja suurten lahjoitusten tukemiseksi.

Erottelu on tärkeä, koska osavaltioiden lait säätelevät usein suoraa lahjoituspyyntöä tiukemmin kuin taustalla tapahtuvaa konsultointia. Ennen sopimuksen allekirjoittamista määritä tarkasti, mitä varainhankkija tekee ja kuka on yhteydessä lahjoittajiin.

Miksi vaatimustenmukaisuus on tärkeää ennen lahjoituspyyntöjen alkamista

Hyväntekeväisyysvarainhankintaa koskevat lait on laadittu suojaamaan lahjoittajia ja varmistamaan läpinäkyvyys. Jos voittoa tavoittelematon organisaatio palkkaa varainhankkijan varmistamatta sovellettavia vaatimuksia, organisaatio voi joutua kohtaamaan:

• Kampanjoiden viivästymisiä
• Sanktioita tai myöhästymismaksuja
• Hylättyjä ilmoituksia
• Sopimusongelmia
• Julkisiin ilmoituksiin liittyviä ongelmia
• Mainehaittaa lahjoittajien ja viranomaisten silmissä

Monissa lainkäyttöalueissa voittoa tavoittelematon organisaatio on edelleen vastuussa, vaikka varainhankkijan piti hoitaa paperityö. Siksi jokaisen organisaation kannattaa sisällyttää vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista osaksi varainhankinnan työnkulkua.

Vaihe 1: Määritä varainhankintasuhde selkeästi

Aloita selvittämällä, mitä varainhankkija todella tekee. Epämääräinen sopimus lisää vaatimustenmukaisuusriskiä.

Kysy nämä kysymykset varhaisessa vaiheessa:

• Pyytääkö varainhankkija lahjoituksia suoraan?
• Saako hän pääsyn lahjoitusvaroihin?
• Valmistaako hän lahjoituspyyntömateriaaleja?
• Neuvoako hän kampanjaa pysyen taustalla?
• Toimiiko hän yhdessä osavaltiossa vai useissa osavaltioissa?
• Tukevatko hänen tehtävänsä yhtä kampanjaa vai jatkuvaa ohjelmaa?

Vastaukset vaikuttavat rekisteröinteihin, sopimusehtoihin, ilmoitusvelvoitteisiin ja raportointivaatimuksiin. Rooli, joka näyttää neuvonnalta, voi käytännössä silti laukaista varainhankkijaa koskevat velvoitteet, jos henkilö todella pyytää lahjoituksia.

Vaihe 2: Varmista, missä rekisteröinti vaaditaan

Monet osavaltiot edellyttävät, että varainhankinnan ammattilaiset rekisteröityvät ennen kuin he tekevät lahjoituspyyntöjä tai neuvovat hyväntekeväisyyskampanjoissa. Vaatimukset vaihtelevat, mutta rekisteröinti voi riippua esimerkiksi seuraavista seikoista:

• Tarjotun varainhankintapalvelun tyyppi
• Onko varainhankkija henkilö vai yritys
• Käsitteleekö tai hallinnoiko varainhankkija lahjoituksia
• Onko hyväntekeväisyysjärjestö jo rekisteröity osavaltiossa

Älä oleta, että yksi rekisteröinti kattaa kaikki lainkäyttöalueet. Usean osavaltion kampanja voi käynnistää erilliset ilmoitukset jokaisessa osavaltiossa, jossa lahjoituspyyntöjä tehdään. Jos varainhankkija toimii useissa osavaltioissa, vaatimustenmukaisuuden hallinnollinen taakka voi kasvaa nopeasti.

Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille tämä tarkoittaa, että suunnitteluvaiheessa on tehtävä lainkäyttöalueiden kartoitus. Selvitä, missä lahjoittajasi sijaitsevat, missä mainoksia julkaistaan ja missä varainhankkija toimii.

Vaihe 3: Tee sopimus kirjallisesti

Useimmat osavaltiot edellyttävät kirjallista sopimusta voittoa tavoittelemattoman organisaation ja ammattimaisen varainhankkijan välillä. Vaikka laki ei olisi täysin yksiselitteinen, kirjallinen sopimus on olennainen vastuiden dokumentoinnin ja molempien osapuolten suojaamisen kannalta.

Hyvän varainhankintasopimuksen tulisi käsitellä seuraavat asiat:

• Tarjottavat palvelut täsmällisesti
• Osavaltiot, joissa lahjoituspyyntöjä tehdään
• Kumpi osapuoli tekee vaaditut rekisteröinnit ja ilmoitukset
• Saako varainhankkija käsitellä varoja
• Palkkiomalli ja palkkion laskentatapa
• Kulujen korvaamista koskevat ehdot
• Kirjanpito- ja dokumentointivelvoitteet
• Vaaditut ilmoitukset lahjoituspyynnöissä ja kuiteissa
• Irtisanomisoikeudet ja uusimisehdot

Sopimus on allekirjoitettava ennen kampanjan alkamista. Monissa lainkäyttöalueissa sopimus on myös toimitettava viranomaiselle. Jos ilmoitus vaaditaan, se on ehkä toimitettava päiviä tai viikkoja ennen ensimmäistä lahjoituspyyntöä.

Vaihe 4: Toimita ilmoitukset ja rekisteröinnit ajoissa

Yleinen virhe on odottaa siihen asti, kun kampanja on jo käynnissä. Monissa osavaltioissa se on liian myöhäistä.

Lainkäyttöalueesta riippuen voittoa tavoittelemattoman organisaation tai varainhankkijan on ehkä toimitettava:

• Rekisteröintilomakkeet
• Lahjoituspyyntöilmoitukset
• Kopiot varainhankintasopimuksista
• Vakuustiedot
• Suostumus asiakirjojen tiedoksiantoon
• Palkkioihin liittyvät ilmoitukset
• Taustatiedot lahjoituspyyntöihin osallistuvista henkilöistä

Määräajat vaihtelevat suuresti. Jotkin osavaltiot vaativat ennakkoilmoituksen ennen ensimmäistä lahjoituspyyntöä. Toiset haluavat uusimisilmoitukset vuosittain. Jos kampanja kattaa useita osavaltioita, rakenna ilmoitusaikataulu ennen ensimmäistä sähköpostia, puhelua tai sosiaalisen median pyyntöä.

Vaihe 5: Ymmärrä lahjoituspyynnön ja konsultoinnin ero

Sääntelytaakka on usein raskain silloin, kun ammattimainen varainhankkija pyytää lahjoituksia suoraan. Mutta konsultointi voi silti aiheuttaa velvoitteita, jos suhde muuttuu ajan myötä.

Esimerkkejä:

• Konsultilla, joka laatii strategiamuistion, on yleensä erilaiset velvoitteet kuin varainhankkijalla, joka soittaa lahjoituspyyntöjä.
• Varainhankintakonsulttiyrityksellä voi olla vähemmän suoria rekisteröintivelvoitteita kuin varainhankkijalla, joka kerää lahjoituksia.
• Sitoutettu lahjoitusvastaava, joka ainoastaan neuvoo, ei välttämättä ole samassa asemassa kuin henkilö, joka aktiivisesti pyytää lahjoituksia.

Siksi sopimuksen ja tosiasiallisten tehtävien on vastattava toisiaan. Jos palvelusuhde muuttuu, arvioi vaatimustenmukaisuus välittömästi uudelleen.

Vaihe 6: Seuraa taloudellisia raportointivelvoitteita

Kun kampanja päättyy, vaatimustenmukaisuus ei ole ohi. Monet osavaltiot vaativat kampanjan jälkeisiä taloudellisia raportteja. Näihin raportteihin voi sisältyä:

• Bruttotuotot
• Lahjoitussummat eri luokittain
• Varainhankkijalle jääneet varat
• Kampanjakulut
• Voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle toimitettu nettotuotto
• Lahjoituspyyntöjen ja tilittämisen päivämäärät

Raporttien määräajat vaihtelevat lainkäyttöalueittain. Jotkin osavaltiot käyttävät kiinteää vuosittaista määräaikaa, kun taas toisissa määräaika määräytyy kampanjan päättymispäivän mukaan. Jos varainhankkija toimii useissa osavaltioissa, jokaisella osavaltiolla voi olla eri raportointiaika.

Organisaation kannattaa säilyttää myös sisäiset tiedot, joilla raportti voidaan todentaa. Tähän kuuluvat sopimukset, laskut, kampanjayhteenvedot, pankkitiedot ja kopiot vaadituista ilmoituksista.

Vaihe 7: Tarkista ilmoitustekstit huolellisesti

Varainhankintamateriaaleissa on usein ilmoitettava voittoa tavoittelemattoman organisaation ja ammattimaisen varainhankkijan välinen suhde. Osavaltiosta riippuen ilmoitus voidaan vaatia seuraaviin:

• Suoramainoskirjeet
• Sähköpostilahjoituspyynnöt
• Puhelinmyyntikäsikirjoitukset
• Verkossa olevat lahjoitussivut
• Tapahtumamateriaalit
• Lahjoituskuitit

Ilmoitukset on tarkistettava ennen julkaisua, ei vasta valitusten jälkeen. Teknisesti mukana oleva mutta piilotettu tai epäselvä ilmoitus voi silti aiheuttaa riskin. Varmista, että varainhankkija ja organisaatio sopivat täsmällisestä sanamuodosta ja sijainnista.

Vaihe 8: Varmista vakuudet ja muut osavaltiosidonnaiset vaatimukset

Jotkin lainkäyttöalueet asettavat varainhankintayrityksille tai yksityishenkilöille lisävelvoitteita. Näihin voivat kuulua:

• Vakuussitoumukset
• Valtion sisäisen edustajan nimeäminen asiakirjojen tiedoksiantoa varten
• Rikostaustan tarkistukset
• Palkkioiden ilmoittaminen
• Erityissäännöt telemarkkinoinnille tai puhelinlahjoituspyynnöille
• Erillinen lisensointi henkilöille ja yrityksille

Nämä vaatimukset eivät ole yhdenmukaisia. Varainhankkija, joka on täysin vaatimustenmukainen yhdessä osavaltiossa, voi silti olla sääntöjen vastainen toisessa. Ennen kampanjan laajentamista tarkista kaikki mukana olevat osavaltiot.

Vaihe 9: Rakenna sisäinen vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista

Voittoa tavoittelemattoman organisaation ei pitäisi luottaa muistiin tai epävirallisiin sähköposteihin varainhankinnan vaatimustenmukaisuuden hallinnassa. Yksinkertainen sisäinen tarkistuslista voi estää vältettävissä olevat virheet.

Tarkistuslistasi voi sisältää:

• Varmista varainhankkijan rooli ja osavaltiokohtainen toimintakenttä
• Tarkista osavaltioiden rekisteröintivaatimukset
• Viimeistele ja allekirjoita sopimus
• Toimita vaaditut ilmoitukset tai rekisteröinnit
• Varmista ilmoitustekstit kaikissa lahjoituspyynnöissä
• Seuraa kampanjan alku- ja päättymispäiviä
• Valvo saapuvia varoja ja kuluja
• Merkitse ylös kampanjan jälkeiset raportointimääräajat
• Säilytä kopiot kaikista ilmoituksista ja vahvistuksista

Jos organisaatiossa useampi henkilö osallistuu varainhankintaan, nimeä yksi henkilö vastaamaan vaatimustenmukaisuudesta, jotta tehtävät eivät jää hoitamatta.

Yleiset virheet, joita voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden kannattaa välttää

Myös hyvin johdetut organisaatiot tekevät vältettävissä olevia vaatimustenmukaisuusvirheitä. Yleisimpiä ovat:

• Lahjoituspyynnöt aloitetaan ennen kuin ilmoitukset on tehty
• Käytetään yleistä sopimusta, joka ei vastaa tosiasiallista työtä
• Oletetaan, että yksi osavaltioilmoitus riittää kaikkialle
• Unohdetaan ilmoittaa varainhankkijan suhde julkisissa materiaaleissa
• Kampanjan jälkeiset raportit jäävät toimittamatta
• Rekisteröintejä ei päivitetä, kun varainhankkijan nimi, osoite tai rakenne muuttuu
• Konsulttia pidetään vapautettuna velvoitteista, vaikka hänen työnsä sisältää suoraa lahjoituspyyntöä

Turvallisin tapa on tarkistaa jokainen kampanja kaikkien mukana olevien osavaltioiden lakien perusteella ennen varainhankinnan aloittamista.

Miten Zenind sopii tähän

Zenind auttaa yrityksiä ja voittoa tavoittelemattomia organisaatioita hallitsemaan perustamista ja vaatimustenmukaisuutta käytännöllisellä ja jäsennellyllä tavalla. Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, jotka perustavat toimintaansa, ylläpitävät osavaltioilmoituksia ja rakentavat vaatimustenmukaisuusprosessia, tällainen rakenne on tärkeä.

Jos organisaatiosi valmistautuu laajentamaan varainhankintaa, Zenind voi auttaa pitämään yhteisömuodon ylläpidon järjestyksessä, jotta sinulla on vankka vaatimustenmukaisuuden perusta ennen hyväntekeväisyysvarainhankinnan velvoitteiden lisäämistä.

Lopuksi

Ammattimaisen varainhankkijan palkkaaminen voi olla järkevä ratkaisu, mutta vain jos vaatimustenmukaisuuteen suhtaudutaan samalla huolellisuudella kuin kampanjastrategiaan. Määritä suhde selkeästi, varmista osavaltioiden rekisteröintivaatimukset, toimita sopimukset ja ilmoitukset ajoissa ja seuraa raportointimääräaikoja koko kampanjan ajan.

Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille todellinen riski ei ole ammattimaisen varainhankkijan palkkaaminen. Riski on palkata hänet ilman järjestelmää, jolla hallitaan siihen liittyvät oikeudelliset velvoitteet. Huolellinen tarkistus alussa voi ehkäistä ongelmia myöhemmin ja auttaa organisaatiotasi keräämään varoja luottavaisin mielin.