Πρόσληψη επαγγελματία fundraiser: λίστα ελέγχου συμμόρφωσης για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς

Η πρόσληψη ενός επαγγελματία fundraiser μπορεί να επεκτείνει την εμβέλεια ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού, να βελτιώσει τον σχεδιασμό καμπανιών και να φέρει εξειδικευμένη τεχνογνωσία στην επικοινωνία με δωρητές. Μπορεί επίσης να δημιουργήσει υποχρεώσεις συμμόρφωσης που είναι εύκολο να παραβλεφθούν. Σε πολλές πολιτείες, τόσο ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός όσο και ο fundraiser ενδέχεται να έχουν υποχρεώσεις εγγραφής, γνωστοποίησης, συμβάσεων και αναφορών πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε προσέγγιση για δωρεές.

Αν ο οργανισμός σας σχεδιάζει να συνεργαστεί με σύμβουλο fundraising, νομικό σύμβουλο fundraising, υπεύθυνο συγκέντρωσης δωρεών με σύμβαση ή επαγγελματία solicitioner, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να αντιμετωπίσετε τη συμμόρφωση ως μέρος της διαδικασίας πρόσληψης και όχι ως εκ των υστέρων σκέψη.

Τι θεωρείται επαγγελματίας fundraiser;

Ο όρος επαγγελματίας fundraiser χρησιμοποιείται συχνά ευρέως για να περιγράψει άτομα και εταιρείες που αμείβονται για να υποστηρίζουν τη συγκέντρωση φιλανθρωπικών δωρεών. Στην πράξη, ο ρόλος μπορεί να εμπίπτει σε διάφορες κατηγορίες:

• Professional solicitors που ζητούν άμεσα δωρεές εκ μέρους μιας φιλανθρωπικής οργάνωσης.
• Fundraising counsel που συμβουλεύουν για τη στρατηγική, τον σχεδιασμό καμπανιών και την επικοινωνία με δωρητές χωρίς να προσεγγίζουν άμεσα το κοινό.
• Fundraising consultants που βοηθούν με τη στρατηγική ανάπτυξης, τα μηνύματα, τον σχεδιασμό εκδηλώσεων ή τον σχεδιασμό καμπανιών.
• Retained gift officers που μπορεί να συνεργάζονται στενά με έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό για την υποστήριξη της καλλιέργειας σχέσεων με δωρητές και μεγάλων δωρεών.

Η διάκριση έχει σημασία, επειδή η νομοθεσία των πολιτειών συχνά ρυθμίζει πιο αυστηρά την άμεση προσέγγιση για δωρεές από τη συμβουλευτική εργασία στο παρασκήνιο. Πριν υπογράψετε σύμβαση, προσδιορίστε ακριβώς τι θα κάνει ο fundraiser και ποιος θα έρχεται σε επαφή με τους δωρητές.

Γιατί η συμμόρφωση έχει σημασία πριν ξεκινήσει η προσέγγιση για δωρεές

Οι νόμοι για τη φιλανθρωπική προσέγγιση δωρεών έχουν σχεδιαστεί για να προστατεύουν τους δωρητές και να διασφαλίζουν τη διαφάνεια. Αν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός προσλάβει fundraiser χωρίς να επιβεβαιώσει τις εφαρμοστέες απαιτήσεις, μπορεί να αντιμετωπίσει:

• Καθυστερήσεις στις καμπάνιες
• Πρόστιμα ή τέλη καθυστέρησης
• Απορριφθείσες καταχωρίσεις
• Ζητήματα στη σύμβαση
• Προβλήματα δημόσιας γνωστοποίησης
• Βλάβη στη φήμη έναντι δωρητών και ρυθμιστικών αρχών

Σε πολλές δικαιοδοσίες, ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός παραμένει υπεύθυνος ακόμη κι αν ο fundraiser υποτίθεται ότι θα αναλάμβανε την γραφειοκρατία. Γι’ αυτό κάθε μη κερδοσκοπικός οργανισμός πρέπει να ενσωματώνει μια λίστα ελέγχου συμμόρφωσης στη ροή εργασίας του fundraising.

Βήμα 1: Ορίστε με σαφήνεια τη σχέση fundraising

Ξεκινήστε προσδιορίζοντας τι ακριβώς θα κάνει ο fundraiser. Μια ασαφής συμφωνία δημιουργεί κίνδυνο συμμόρφωσης.

Κάντε έγκαιρα αυτά τα ερωτήματα:

• Θα προσεγγίζει άμεσα ο fundraiser για δωρεές;
• Θα έχει πρόσβαση σε χρήματα από συνεισφορές;
• Θα προετοιμάζει υλικά προσέγγισης;
• Θα συμβουλεύει για την καμπάνια αλλά θα μένει στο παρασκήνιο;
• Θα εργάζεται σε μία πολιτεία ή σε πολλές πολιτείες;
• Θα υποστηρίζει μία μόνο καμπάνια ή ένα συνεχές πρόγραμμα;

Οι απαντήσεις επηρεάζουν την εγγραφή, τη διατύπωση της σύμβασης, τις υποχρεώσεις γνωστοποίησης και τις απαιτήσεις αναφορών. Ένας ρόλος που μοιάζει με συμβουλευτική στην πράξη μπορεί να ενεργοποιεί υποχρεώσεις solicitor αν το άτομο ζητά πραγματικά δωρεές.

Βήμα 2: Επιβεβαιώστε πού απαιτείται εγγραφή

Πολλές πολιτείες απαιτούν από τους επαγγελματίες fundraising να εγγράφονται πριν προσεγγίσουν το κοινό ή συμβουλεύσουν σε φιλανθρωπικές καμπάνιες. Οι απαιτήσεις διαφέρουν, αλλά η εγγραφή μπορεί να εξαρτάται από:

• Το είδος της υπηρεσίας fundraising που παρέχεται
• Το αν ο fundraiser είναι φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία
• Το αν ο fundraiser χειρίζεται ή ελέγχει συνεισφορές
• Το αν η ίδια η φιλανθρωπική οργάνωση είναι ήδη εγγεγραμμένη στην πολιτεία

Μην υποθέτετε ότι μία εγγραφή καλύπτει όλες τις δικαιοδοσίες. Μια πολυπολιτειακή καμπάνια μπορεί να ενεργοποιεί ξεχωριστές καταχωρίσεις σε κάθε πολιτεία όπου γίνεται προσέγγιση. Αν ο fundraiser δραστηριοποιείται σε πολλές πολιτείες, το βάρος συμμόρφωσης μπορεί να αυξηθεί γρήγορα.

Για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, αυτό σημαίνει ότι το στάδιο του σχεδιασμού πρέπει να περιλαμβάνει έλεγχο δικαιοδοσιών. Χαρτογραφήστε πού βρίσκονται οι δωρητές σας, πού θα προβάλλονται οι διαφημίσεις και πού θα δραστηριοποιηθεί ο fundraiser.

Βήμα 3: Βάλτε τη σύμβαση σε γραπτή μορφή

Οι περισσότερες πολιτείες αναμένουν γραπτή σύμβαση μεταξύ του μη κερδοσκοπικού οργανισμού και του επαγγελματία fundraiser. Ακόμη και όταν ο νόμος είναι λιγότερο ρητός, μια γραπτή σύμβαση είναι απαραίτητη για την καταγραφή των ευθυνών και την προστασία και των δύο πλευρών.

Μια καλή σύμβαση fundraising θα πρέπει να καλύπτει:

• Τις ακριβείς υπηρεσίες που θα παρασχεθούν
• Τις πολιτείες όπου θα γίνει η προσέγγιση για δωρεές
• Ποιος θα υποβάλει τις απαιτούμενες εγγραφές και ειδοποιήσεις
• Το αν ο fundraiser επιτρέπεται να χειρίζεται χρήματα
• Τη δομή αμοιβής και τον τρόπο υπολογισμού των αμοιβών
• Τους όρους αποζημίωσης εξόδων
• Τις υποχρεώσεις τήρησης αρχείων
• Τις απαιτούμενες γνωστοποιήσεις στις προσεγγίσεις και στις αποδείξεις
• Τα δικαιώματα καταγγελίας και τους όρους ανανέωσης

Η σύμβαση πρέπει να υπογραφεί πριν ξεκινήσει η καμπάνια. Σε πολλές δικαιοδοσίες, η ίδια η σύμβαση πρέπει επίσης να κατατεθεί στην αρμόδια ρυθμιστική αρχή. Αν απαιτείται κατάθεση, μπορεί να πρέπει να γίνει ημέρες ή και εβδομάδες πριν από την έναρξη της προσέγγισης.

Βήμα 4: Υποβάλετε ειδοποιήσεις και εγγραφές έγκαιρα

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι η αναμονή μέχρι να έχει ήδη ξεκινήσει η καμπάνια. Σε πολλές πολιτείες, αυτό είναι αργά.

Ανάλογα με τη δικαιοδοσία, ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός ή ο fundraiser μπορεί να χρειαστεί να υποβάλει:

• Έντυπα εγγραφής
• Ειδοποιήσεις προσέγγισης για δωρεές
• Αντίγραφα συμβάσεων fundraising
• Πληροφορίες για εγγυητικές επιστολές ή εγγυήσεις
• Έγγραφα συναίνεσης για επίδοση
• Γνωστοποιήσεις αμοιβών
• Ιστορικό υπόβαθρο για τα άτομα που εμπλέκονται στην προσέγγιση

Οι προθεσμίες διαφέρουν σημαντικά. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν προγενέστερη ειδοποίηση πριν από το πρώτο μήνυμα προσέγγισης. Άλλες ζητούν ετήσιες ανανεώσεις. Αν η καμπάνια σας καλύπτει πολλές πολιτείες, δημιουργήστε ημερολόγιο καταθέσεων πριν σταλεί το πρώτο email, γίνει η πρώτη κλήση ή δημοσιευτεί η πρώτη πρόσκληση στα κοινωνικά δίκτυα.

Βήμα 5: Κατανοήστε τη διαφορά ανάμεσα σε προσέγγιση και συμβουλευτική

Το ρυθμιστικό βάρος είναι συχνά μεγαλύτερο όταν ο επαγγελματίας fundraiser ζητά άμεσα συνεισφορές. Όμως η συμβουλευτική μπορεί επίσης να δημιουργήσει ζητήματα αν η σχέση αλλάξει με τον χρόνο.

Παραδείγματα:

• Ένας σύμβουλος που συντάσσει ένα στρατηγικό σημείωμα συνήθως έχει διαφορετικές υποχρεώσεις από έναν solicitor που κάνει κλήσεις για δωρεές.
• Μια εταιρεία fundraising counsel μπορεί να έχει λιγότερες άμεσες υποχρεώσεις εγγραφής από έναν solicitor που συλλέγει συνεισφορές.
• Ένας retained gift officer που μόνο συμβουλεύει μπορεί να μην αντιμετωπίζεται το ίδιο με κάποιον που προσεγγίζει ενεργά για δώρα.

Γι’ αυτό η σύμβαση και η πραγματική εργασία που εκτελείται πρέπει να συμφωνούν. Αν η συμφωνία υπηρεσιών εξελιχθεί, επανεξετάστε αμέσως την ανάλυση συμμόρφωσης.

Βήμα 6: Παρακολουθήστε τις οικονομικές υποχρεώσεις αναφοράς

Μετά το τέλος της καμπάνιας, η συμμόρφωση δεν τελειώνει. Πολλές πολιτείες απαιτούν οικονομικές αναφορές μετά την καμπάνια. Αυτές οι αναφορές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ακαθάριστα έσοδα
• Ποσά δωρεών ανά κατηγορία
• Κεφάλαια που παρακρατήθηκαν από τον fundraiser
• Έξοδα της καμπάνιας
• Καθαρά έσοδα που παραδόθηκαν στον μη κερδοσκοπικό οργανισμό
• Ημερομηνίες προσέγγισης και διακανονισμού

Οι προθεσμίες υποβολής διαφέρουν ανά δικαιοδοσία. Ορισμένες πολιτείες χρησιμοποιούν σταθερή ετήσια προθεσμία, ενώ άλλες έχουν προθεσμία που συνδέεται με την ημερομηνία λήξης της καμπάνιας. Αν ο fundraiser δραστηριοποιείται σε πολλές πολιτείες, κάθε πολιτεία μπορεί να έχει διαφορετικό παράθυρο υποβολής.

Ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός θα πρέπει επίσης να τηρεί εσωτερικά αρχεία που τεκμηριώνουν την αναφορά. Αυτό περιλαμβάνει συμβάσεις, τιμολόγια, περιλήψεις καμπανιών, τραπεζικά αρχεία και αντίγραφα των απαιτούμενων γνωστοποιήσεων.

Βήμα 7: Ελέγξτε προσεκτικά τη διατύπωση των γνωστοποιήσεων

Τα υλικά fundraising συχνά πρέπει να γνωστοποιούν τη σχέση μεταξύ του μη κερδοσκοπικού οργανισμού και του επαγγελματία fundraiser. Ανάλογα με την πολιτεία, η γνωστοποίηση μπορεί να χρειάζεται να εμφανίζεται σε:

• Άμεσο ταχυδρομείο
• Emails προσέγγισης
• Σενάρια τηλεφωνικών πωλήσεων
• Σελίδες online fundraising
• Υλικά εκδηλώσεων
• Αποδείξεις δωρεών

Οι γνωστοποιήσεις πρέπει να ελέγχονται πριν από την έναρξη και όχι αφού εμφανιστούν παράπονα. Μια γνωστοποίηση που υπάρχει τυπικά αλλά είναι κρυμμένη ή ασαφής μπορεί να δημιουργήσει κίνδυνο. Βεβαιωθείτε ότι ο fundraiser και ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός συμφωνούν στο ακριβές κείμενο και στη θέση της γνωστοποίησης.

Βήμα 8: Επαληθεύστε τις εγγυήσεις και άλλες απαιτήσεις ανά πολιτεία

Ορισμένες δικαιοδοσίες επιβάλλουν πρόσθετες υποχρεώσεις σε εταιρείες ή άτομα που ασχολούνται με fundraising. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Εγγυητικές επιστολές
• Ορισμό τοπικού αντιπροσώπου για επίδοση
• Ποινικό έλεγχο ιστορικού
• Γνωστοποιήσεις αποζημίωσης
• Ειδικούς κανόνες για τηλεφωνικές πωλήσεις ή τηλεμάρκετινγκ
• Ξεχωριστή αδειοδότηση για άτομα και εταιρείες

Αυτές οι απαιτήσεις δεν είναι ομοιόμορφες. Ένας fundraiser που είναι πλήρως συμμορφωμένος σε μία πολιτεία μπορεί να μην είναι συμμορφωμένος σε άλλη. Πριν επεκτείνετε μια καμπάνια, ελέγξτε κάθε πολιτεία που εμπλέκεται.

Βήμα 9: Δημιουργήστε εσωτερική λίστα ελέγχου συμμόρφωσης

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός δεν πρέπει να βασίζεται στη μνήμη ή σε ανεπίσημα emails για να διαχειριστεί τη συμμόρφωση του fundraising. Μια απλή εσωτερική λίστα ελέγχου μπορεί να αποτρέψει εύκολα λάθη.

Η λίστα σας μπορεί να περιλαμβάνει:

• Επιβεβαίωση του ρόλου του fundraiser και του γεωγραφικού του αποτυπώματος
• Έλεγχο των απαιτήσεων εγγραφής ανά πολιτεία
• Οριστικοποίηση και υπογραφή της σύμβασης
• Υποβολή των απαιτούμενων ειδοποιήσεων ή εγγραφών
• Επιβεβαίωση της διατύπωσης των γνωστοποιήσεων σε όλες τις προσεγγίσεις
• Παρακολούθηση των ημερομηνιών έναρξης και λήξης της καμπάνιας
• Παρακολούθηση των εισερχόμενων κεφαλαίων και εξόδων
• Καταγραφή των προθεσμιών αναφορών μετά την καμπάνια
• Αποθήκευση αντιγράφων όλων των καταθέσεων και επιβεβαιώσεων

Αν πολλοί άνθρωποι μέσα στον οργανισμό ασχολούνται με το fundraising, ορίστε ένα άτομο ως υπεύθυνο για τη συμμόρφωση ώστε οι εργασίες να μη χαθούν στην πορεία.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί

Ακόμη και καλά οργανωμένοι φορείς κάνουν αποτρέψιμα λάθη συμμόρφωσης. Τα πιο συνηθισμένα περιλαμβάνουν:

• Έναρξη προσέγγισης πριν ολοκληρωθούν οι καταθέσεις
• Χρήση γενικής σύμβασης που δεν ανταποκρίνεται στην πραγματική εργασία
• Υπόθεση ότι μία κατάθεση σε μία πολιτεία ισχύει παντού
• Παράλειψη γνωστοποίησης της σχέσης με τον fundraiser στα δημόσια υλικά
• Μη υποβολή αναφορών μετά την καμπάνια
• Παράλειψη ενημέρωσης των εγγραφών όταν ο fundraiser αλλάζει όνομα, διεύθυνση ή δομή
• Αντιμετώπιση ενός συμβούλου ως απαλλασσόμενου όταν η εργασία του περιλαμβάνει άμεση προσέγγιση για δωρεές

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να ελέγχετε κάθε καμπάνια με βάση τη νομοθεσία όλων των πολιτειών που εμπλέκονται πριν ξεκινήσει το fundraising.

Πού εντάσσεται η Zenind

Η Zenind βοηθά επιχειρήσεις και μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς να διαχειρίζονται τη σύσταση και τη συμμόρφωση με μια πρακτική και οργανωμένη προσέγγιση. Για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που στήνουν τη λειτουργία τους, διατηρούν κρατικές καταθέσεις και δημιουργούν διαδικασία συμμόρφωσης, αυτή η δομή έχει σημασία.

Αν ο οργανισμός σας προετοιμάζεται να επεκτείνει το fundraising, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε οργανωμένη τη διαχείριση της νομικής οντότητας, ώστε να έχετε μια σταθερή βάση συμμόρφωσης πριν προστεθούν οι απαιτήσεις φιλανθρωπικής προσέγγισης δωρεών.

Τελικές σκέψεις

Η πρόσληψη ενός επαγγελματία fundraiser μπορεί να είναι μια έξυπνη κίνηση, αλλά μόνο αν η συμμόρφωση αντιμετωπιστεί με την ίδια προσοχή όπως και η στρατηγική της καμπάνιας. Ορίστε με σαφήνεια τη σχέση, επιβεβαιώστε τις απαιτήσεις εγγραφής ανά πολιτεία, υποβάλετε έγκαιρα τις συμβάσεις και τις ειδοποιήσεις και παρακολουθείτε τις προθεσμίες αναφορών σε όλη τη διάρκεια της καμπάνιας.

Για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, ο πραγματικός κίνδυνος δεν είναι η πρόσληψη επαγγελματία fundraiser. Ο κίνδυνος είναι η πρόσληψή του χωρίς ένα σύστημα για τη διαχείριση των νομικών υποχρεώσεων που τη συνοδεύουν. Μια προσεκτική εξέταση από την αρχή μπορεί να αποτρέψει προβλήματα αργότερα και να βοηθήσει τον οργανισμό σας να συγκεντρώνει κεφάλαια με σιγουριά.