Najatie profesionálneho fundraisera: kontrolný zoznam súladu pre neziskové organizácie

Najatie profesionálneho fundraisera môže rozšíriť dosah neziskovej organizácie, zlepšiť plánovanie kampaní a priniesť špecializované znalosti v oblasti oslovovania darcov. Môže však tiež vytvoriť povinnosti v oblasti súladu, ktoré sa dajú ľahko prehliadnuť. V mnohých štátoch môžu mať nezisková organizácia aj fundraiser povinnosti týkajúce sa registrácie, zverejňovania informácií, zmlúv a výkazníctva ešte pred začiatkom akéhokoľvek oslovenia.

Ak sa vaša organizácia chystá spolupracovať s fundraisingovým konzultantom, fundraisingovým poradcom, najatým pracovníkom pre získavanie darov alebo profesionálnym solicito-rom, najbezpečnejším prístupom je považovať súlad za súčasť procesu náboru, nie za dodatočnú úvahu.

Čo sa považuje za profesionálneho fundraisera?

Pojem profesionálny fundraiser sa často používa široko na označenie jednotlivcov a firiem, ktoré sú platené za podporu charitatívneho fundraisingu. V praxi môže táto rola spadať do viacerých kategórií:

• Profesionálni solicitóri priamo žiadajú o dary v mene charity.
• Fundraisingoví poradcovia radia v oblasti stratégie, plánovania kampane a oslovovania darcov bez priameho oslovovania verejnosti.
• Fundraisingoví konzultanti pomáhajú so stratégiou rozvoja, komunikáciou, plánovaním podujatí alebo návrhom kampane.
• Najatí pracovníci pre získavanie darov môžu úzko spolupracovať s neziskovou organizáciou pri kultivácii darcov a získavaní významných darov.

Tento rozdiel je dôležitý, pretože štátne právo často prísnejšie reguluje priame oslovovanie než poradenskú činnosť v zákulisí. Pred podpísaním zmluvy presne určte, čo bude fundraiser robiť a kto bude prichádzať do kontaktu s darcami.

Prečo je súlad dôležitý pred začiatkom oslovenia

Zákony o charitatívnom oslovovaní sú navrhnuté tak, aby chránili darcov a zabezpečili transparentnosť. Ak nezisková organizácia najme fundraisera bez overenia platných požiadaviek, môže čeliť:

• Zdržaniu kampaní
• Pokutám alebo poplatkom z omeškania
• Zamietnutým podaniam
• Problémom so zmluvami
• Verejným problémom so zverejňovaním informácií
• Poškodeniu reputácie u darcov a regulačných orgánov

V mnohých jurisdikciách nesie zodpovednosť stále nezisková organizácia, aj keď mal papierovanie vybaviť fundraiser. Preto by si každá nezisková organizácia mala zapracovať kontrolný zoznam súladu do svojho fundraisingového procesu.

Krok 1: Presne definujte fundraisingový vzťah

Začnite tým, že určíte, čo bude fundraiser skutočne robiť. Vágna dohoda vytvára riziko nesúladu.

Skôr sa pýtajte tieto otázky:

• Bude fundraiser priamo žiadať o dary?
• Bude mať prístup k darovaným prostriedkom?
• Bude pripravovať materiály na oslovenie?
• Bude radíť ku kampani, ale zostať v zákulisí?
• Bude pôsobiť v jednom štáte alebo vo viacerých štátoch?
• Bude podporovať jednu kampaň alebo prebiehajúci program?

Odpovede ovplyvňujú registráciu, zmluvné znenie, povinnosti zverejňovania a požiadavky na výkazníctvo. Úloha, ktorá na papieri vyzerá ako poradenstvo, môže v praxi stále spúšťať povinnosti soliciaora, ak daná osoba v skutočnosti žiada o dary.

Krok 2: Overte, kde je registrácia povinná

Mnohé štáty vyžadujú, aby sa fundraisingoví odborníci zaregistrovali predtým, než začnú oslovovať alebo radiť pri charitatívnych kampaniach. Požiadavky sa líšia, ale registrácia môže závisieť od:

• typu poskytovanej fundraisingovej služby
• toho, či je fundraiser jednotlivec alebo firma
• toho, či fundraiser spracúva alebo kontroluje príspevky
• toho, či je samotná charita už v danom štáte registrovaná

Nepredpokladajte, že jedna registrácia pokrýva všetky jurisdikcie. Viacštátna kampaň môže vyvolať samostatné podania v každom štáte, kde dochádza k oslovovaniu. Ak fundraiser pôsobí vo viacerých štátoch, záťaž súladu sa môže rýchlo zvýšiť.

Pre neziskové organizácie to znamená, že plánovacia fáza by mala zahŕňať preskúmanie jurisdikcií. Zmapujte, kde sa nachádzajú vaši darcovia, kde budú prebiehať reklamy a kde bude fundraiser pôsobiť.

Krok 3: Zmluvu uzavrite písomne

Vo väčšine štátov sa očakáva písomná zmluva medzi neziskovou organizáciou a profesionálnym fundraisrom. Aj tam, kde zákon nie je úplne explicitný, je písomná zmluva nevyhnutná na zdokumentovanie zodpovedností a ochranu oboch strán.

Dobrá fundraisingová zmluva by mala upravovať:

• presné služby, ktoré sa majú poskytovať
• štáty, v ktorých bude prebiehať oslovovanie
• kto bude podávať požadované registrácie a oznámenia
• či môže fundraiser manipulovať s prostriedkami
• štruktúru odmeny a spôsob výpočtu poplatkov
• podmienky preplácania nákladov
• povinnosti vedenia záznamov
• požadované zverejnenia pri oslovení a potvrdenkách
• práva na ukončenie a podmienky obnovy

Zmluva by mala byť podpísaná pred začiatkom kampane. V mnohých jurisdikciách musí byť samotná zmluva tiež podaná regulačnému orgánu. Ak sa podanie vyžaduje, môže byť potrebné ho odoslať dni alebo týždne pred začiatkom oslovenia.

Krok 4: Podajte oznámenia a registrácie včas

Častou chybou je čakanie, kým sa kampaň už nespustí. V mnohých štátoch je to neskoro.

V závislosti od jurisdikcie môže nezisková organizácia alebo fundraiser potrebovať predložiť:

• registračné formuláre
• oznámenia o oslovovaní
• kópie fundraisingových zmlúv
• informácie o záruke alebo kaucie
• dokumenty o súhlase so zastupovaním
• informácie o poplatkoch
• základné informácie o osobách zapojených do oslovovania

Termíny sa výrazne líšia. Niektoré štáty vyžadujú oznámenie vopred pred prvým komunikačným oslovovaním. Iné chcú každoročné obnovovacie podania. Ak sa vaša kampaň rozprestiera vo viacerých štátoch, vytvorte si kalendár podaní ešte pred tým, ako pôjde von prvý e-mail, telefonát alebo výzva na sociálnych sieťach.

Krok 5: Pochopte rozdiel medzi oslovovaním a poradenstvom

Regulačná záťaž je často najvyššia vtedy, keď profesionálny fundraiser priamo žiada o príspevky. Poradenstvo však môže tiež vyvolať problémy, ak sa vzťah v priebehu času zmení.

Príklady:

• Konzultant, ktorý pripraví strategické memorandum, má zvyčajne iné povinnosti než solicitor, ktorý telefonicky žiada o dary.
• Firmu poskytujúcu fundraisingové poradenstvo možno regulovať miernejšie než solicitora, ktorý prijíma príspevky.
• Najatý pracovník pre získavanie darov, ktorý iba radí, nemusí byť posudzovaný rovnako ako osoba, ktorá aktívne oslovuje darcov.

Preto sa zmluva a skutočne vykonávaná práca musia zhodovať. Ak sa rozsah služieb zmení, okamžite prehodnoťte analýzu súladu.

Krok 6: Sledujte povinnosti finančného výkazníctva

Po skončení kampane práca v oblasti súladu nekončí. Mnohé štáty vyžadujú následné finančné výkazy. Tieto správy môžu obsahovať:

• hrubé príjmy
• výšku darov podľa kategórie
• prostriedky ponechané fundraiserom
• výdavky kampane
• čistý výnos odovzdaný neziskovej organizácii
• dátumy oslovenia a vyúčtovania

Termíny podania sa líšia podľa jurisdikcie. Niektoré štáty používajú pevný ročný termín, zatiaľ čo iné majú termín naviazaný na dátum ukončenia kampane. Ak fundraiser pôsobí vo viacerých štátoch, každý štát môže mať iné časové okno na podanie.

Nezisková organizácia by mala uchovávať aj interné záznamy, ktoré podporujú výkaz. To zahŕňa zmluvy, faktúry, súhrny kampane, bankové záznamy a kópie požadovaných zverejnení.

Krok 7: Starostlivo skontrolujte znenie zverejnení

Fundraisingové materiály často musia zverejniť vzťah medzi neziskovou organizáciou a profesionálnym fundraisrom. V závislosti od štátu sa zverejnenie môže vyžadovať v:

• priamych poštových výzvach
• e-mailových osloveniach
• telefonických skriptoch
• online darcovských stránkach
• materiáloch podujatí
• darovacích potvrdenkách

Zverejnenia by sa mali skontrolovať pred spustením, nie až po sťažnostiach. Zverejnenie, ktoré je technicky prítomné, ale je schované alebo nejasné, môže stále vytvárať riziko. Uistite sa, že fundraiser aj nezisková organizácia sa zhodnú na presnom znení a umiestnení zverejnenia.

Krok 8: Overte záruky a ďalšie požiadavky špecifické pre štát

Niektoré jurisdikcie ukladajú fundraisingovým firmám alebo jednotlivcom dodatočné povinnosti. Tie môžu zahŕňať:

• záruky alebo kauciu
• ustanovenie miestneho zástupcu pre doručovanie písomností
• preverenie bezúhonnosti
• zverejňovanie odmien
• osobitné pravidlá pre telemarketing alebo telefonické oslovovanie
• samostatné licencie pre jednotlivcov aj firmy

Tieto požiadavky nie sú jednotné. Fundraiser, ktorý je v jednom štáte plne v súlade, môže byť v inom štáte stále v nesúlade. Pred rozšírením kampane skontrolujte každý zapojený štát.

Krok 9: Vytvorte interný kontrolný zoznam súladu

Nezisková organizácia by sa nemala spoliehať na pamäť alebo neformálne e-maily pri riadení fundraisingového súladu. Jednoduchý interný kontrolný zoznam môže zabrániť zbytočným chybám.

Váš kontrolný zoznam môže obsahovať:

• potvrdenie roly fundraisera a štátneho rozsahu pôsobenia
• preskúmanie požiadaviek na registráciu v štátoch
• dokončenie a podpis zmluvy
• podanie požadovaných oznámení alebo registrácií
• potvrdenie znenia zverejnení na všetkých osloveniach
• sledovanie dátumov začiatku a konca kampane
• monitorovanie prijatých prostriedkov a výdavkov
• zaznamenanie termínov následných výkazov
• uloženie kópií všetkých podaní a potvrdení

Ak sa na fundraisingu vo vnútri organizácie podieľa viacero ľudí, určite jednu osobu, ktorá bude vlastniť súlad, aby úlohy nezostali bokom.

Bežné chyby, ktorým by sa neziskové organizácie mali vyhnúť

Aj dobre riadené organizácie robia zbytočné chyby v súlade. Medzi najčastejšie patria:

• začatie oslovenia pred dokončením podaní
• používanie všeobecnej zmluvy, ktorá nezodpovedá skutočnej práci
• predpoklad, že jedno štátne podanie platí všade
• zabudnutie zverejniť vzťah s fundraiserom vo verejných materiáloch
• zmeškanie následných výkazov po kampani
• neaktualizovanie registrácií po zmene mena, adresy alebo štruktúry fundraisera
• považovanie konzultanta za oslobodeného od povinností, keď jeho práca zahŕňa priame oslovovanie

Najbezpečnejší prístup je overiť každú kampaň podľa zákonov všetkých zapojených štátov ešte pred začiatkom fundraisingu.

Kde zapadá Zenind

Zenind pomáha firmám aj neziskovým organizáciám riadiť založenie a súlad praktickým a organizovaným spôsobom. Pre neziskové organizácie, ktoré nastavujú prevádzku, udržiavajú štátne podania a budujú proces súladu, je táto štruktúra dôležitá.

Ak sa vaša organizácia pripravuje rozšíriť fundraising, Zenind vám môže pomôcť udržať správu entity usporiadanú, aby ste mali pevný základ súladu pred tým, než pridáte požiadavky charitatívneho oslovovania.

Záverečné myšlienky

Najatie profesionálneho fundraisera môže byť rozumný krok, ale iba vtedy, ak sa súlad rieši s rovnakou starostlivosťou ako stratégia kampane. Presne definujte vzťah, overte požiadavky na registráciu v štátoch, včas podávajte zmluvy a oznámenia a počas kampane sledujte termíny výkazníctva.

Pre neziskové organizácie skutočné riziko nie je v tom, že si najmú profesionálneho fundraisera. Rizikom je najať si ho bez systému, ktorý zvláda právne povinnosti, ktoré s tým prichádzajú. Starostlivé preskúmanie na začiatku môže predísť problémom neskôr a pomôcť vašej organizácii získavať prostriedky s istotou.