Najmutí profesionálního fundraisera: kontrolní seznam souladu pro neziskové organizace

Najmutí profesionálního fundraisera může rozšířit dosah neziskové organizace, zlepšit plánování kampaní a přinést specializované zkušenosti s oslovováním dárců. Zároveň však může vytvořit povinnosti v oblasti souladu s předpisy, které se snadno přehlédnou. V mnoha státech mohou mít registrační, oznamovací, smluvní i vykazovací povinnosti jak nezisková organizace, tak fundraiser, a to ještě před zahájením jakéhokoli oslovování.

Pokud vaše organizace plánuje spolupráci s fundraisingovým konzultantem, fundraisingovým poradcem, smluvním pracovníkem pro získávání darů nebo profesionálním oslovovatelem dárců, je nejbezpečnější považovat soulad s předpisy za součást procesu najímání, nikoli za dodatečnou záležitost.

Co se považuje za profesionálního fundraisera?

Pojem profesionální fundraiser se často používá široce pro osoby a firmy, které jsou placeny za podporu charitativního fundraisingu. V praxi může tato role spadat do několika kategorií:

• Profesionální oslovovatelé dárců přímo žádají o dary jménem charity.
• Fundraisingoví poradci poskytují rady ke strategii, plánování kampaní a oslovení dárců, aniž by přímo oslovovali veřejnost.
• Fundraisingoví konzultanti pomáhají se strategií rozvoje, sdělením, plánováním akcí nebo návrhem kampaní.
• Smluvní pracovníci pro získávání darů mohou úzce spolupracovat s neziskovou organizací na rozvoji vztahů s dárci a získávání významných darů.

Rozlišení je důležité, protože státní právo často přísněji reguluje přímé oslovování než činnost v zákulisí. Před podpisem smlouvy přesně určete, co bude fundraiser dělat a kdo bude komunikovat s dárci.

Proč je soulad důležitý ještě před zahájením oslovování

Pravidla pro charitativní oslovování slouží k ochraně dárců a k zajištění transparentnosti. Pokud nezisková organizace najme fundraisera, aniž by ověřila příslušné požadavky, může čelit:

• Zpoždění kampaní
• Pokutám nebo poplatkům z prodlení
• Zamítnutým podáním
• Problémům se smlouvami
• Potížím s veřejným zveřejňováním informací
• Poškození pověsti u dárců i regulátorů

V mnoha jurisdikcích odpovídá za splnění požadavků stále nezisková organizace, i když mělo veškeré papírování vyřídit externí zprostředkování. Proto by si každá nezisková organizace měla zakomponovat kontrolní seznam souladu do svého fundraisingového procesu.

Krok 1: Jasně definujte vztah pro fundraising

Začněte tím, že určíte, co bude fundraiser skutečně dělat. Nejasná dohoda vytváří riziko nesouladu.

Položte si tyto otázky včas:

• Bude fundraiser přímo oslovovat dárce?
• Bude mít přístup k darovaným prostředkům?
• Bude připravovat materiály pro oslovování?
• Bude radit ohledně kampaně, ale zůstane v zákulisí?
• Bude pracovat v jednom státě, nebo napříč více státy?
• Bude podporovat jednu kampaň, nebo průběžný program?

Odpovědi ovlivňují registraci, znění smluv, oznamovací povinnosti i požadavky na vykazování. Role, která na papíře vypadá jako konzultace, může ve skutečnosti stále vyvolat povinnosti oslovovatele, pokud daná osoba ve skutečnosti žádá o dary.

Krok 2: Ověřte, kde je registrace vyžadována

Mnoho států vyžaduje, aby se fundraisingoví profesionálové zaregistrovali před tím, než začnou oslovovat dárce nebo radit v charitativních kampaních. Požadavky se liší, ale registrace může záviset na:

• typu poskytované fundraisingové služby
• tom, zda jde o jednotlivce nebo firmu
• tom, zda fundraiser zachází s příspěvky nebo je kontroluje
• tom, zda je charita už ve státě registrována

Nepředpokládejte, že jedna registrace pokrývá všechny jurisdikce. Více státních kampaní může vyžadovat samostatná podání v každém státě, kde dochází k oslovování. Pokud fundraiser působí ve více státech, může se administrativní zátěž rychle zvýšit.

Pro neziskové organizace to znamená, že plánování musí zahrnovat kontrolu jurisdikcí. Zmapujte, kde se nacházejí vaši dárci, kde poběží reklama a kde bude fundraiser působit.

Krok 3: Uzavřete smlouvu písemně

Ve většině států se očekává písemná smlouva mezi neziskovou organizací a profesionálním fundraiserem. I tam, kde zákon není tak explicitní, je písemná smlouva zásadní pro zdokumentování odpovědností a ochranu obou stran.

Dobrá fundraisingová smlouva by měla řešit:

• přesný rozsah poskytovaných služeb
• státy, ve kterých bude probíhat oslovování
• kdo podá požadované registrace a oznámení
• zda může fundraiser nakládat s prostředky
• strukturu odměny a výpočet poplatků
• pravidla pro proplácení nákladů
• povinnosti vedení záznamů
• požadovaná zveřejnění v oslovovacích materiálech a potvrzeních
• práva na ukončení a podmínky obnovení

Smlouva by měla být podepsána před zahájením kampaně. V mnoha jurisdikcích je třeba samotnou smlouvu také podat regulačnímu orgánu. Pokud je podání vyžadováno, může být nutné jej odeslat dny nebo týdny před zahájením oslovování.

Krok 4: Podejte oznámení a registrace včas

Častou chybou je čekat, až kampaň už běží. V mnoha státech je to pozdě.

V závislosti na jurisdikci může nezisková organizace nebo fundraiser potřebovat podat:

• registrační formuláře
• oznámení o oslovování
• kopie fundraisingových smluv
• informace o zajištění nebo jistotě
• dokumenty s ustanovením o souhlasu se zastupováním
• informace o poplatcích
• podklady o osobách zapojených do oslovování

Termíny se výrazně liší. Některé státy vyžadují předběžné oznámení před prvním kontaktem k oslovování. Jiné chtějí každoroční obnovení podání. Pokud kampaň probíhá ve více státech, připravte si kalendář podání ještě před tím, než odešlete první e-mail, uskutečníte první hovor nebo spustíte první výzvu na sociálních sítích.

Krok 5: Pochopte rozdíl mezi oslovováním a poradenstvím

Regulační zátěž bývá nejvyšší tehdy, když profesionální fundraiser přímo žádá o příspěvky. I poradenství však může vyvolat otázky, pokud se vztah v průběhu času změní.

Příklady:

• Konzultant, který připraví strategický dokument, má obvykle jiné povinnosti než oslovovatel, který volá potenciálním dárcům.
• Firma poskytující fundraisingové poradenství může mít méně přímých registračních povinností než oslovovatel, který vybírá příspěvky.
• Smluvní pracovník pro získávání darů, který pouze radí, nemusí být posuzován stejně jako osoba, která aktivně oslovuje dárce.

Proto musí smlouva odpovídat skutečně vykonávané práci. Pokud se rozsah služby změní, okamžitě znovu posuďte soulad s předpisy.

Krok 6: Sledujte povinnosti finančního vykazování

Po skončení kampaně práce s compliance nekončí. Mnoho států vyžaduje následné finanční výkazy po kampani. Tyto výkazy mohou zahrnovat:

• hrubé příjmy
• částky darů podle kategorií
• prostředky zadržené fundraiserem
• náklady kampaně
• čistý výnos předaný neziskové organizaci
• data oslovování a vyúčtování

Termíny podání se podle jurisdikce liší. Některé státy používají pevný roční termín, zatímco jiné mají datum splatnosti navázané na konec kampaně. Pokud fundraiser působí ve více státech, může mít každý stát jiné vykazovací období.

Nezisková organizace by si měla také vést interní záznamy, které budou podání podporovat. Patří sem smlouvy, faktury, souhrny kampaní, bankovní záznamy a kopie požadovaných zveřejnění.

Krok 7: Pečlivě zkontrolujte znění zveřejnění

Fundraisingové materiály často musí zveřejňovat vztah mezi neziskovou organizací a profesionálním fundraiserem. V závislosti na státu se toto zveřejnění může vyžadovat v:

• přímé poště
• e-mailových výzvách
• telemarketingových skriptech
• online dárcovských stránkách
• materiálech k akcím
• potvrzeních o daru

Zveřejnění by měla být zkontrolována před spuštěním, ne až po stížnostech. Zveřejnění, které sice formálně existuje, ale je skryté nebo nejasné, může stále vytvářet riziko. Ujistěte se, že fundraiser i nezisková organizace souhlasí s přesným zněním a umístěním zveřejnění.

Krok 8: Ověřte požadavky na zajištění a další státní specifika

Některé jurisdikce ukládají fundraisingovým firmám nebo jednotlivcům dodatečné povinnosti. Ty mohou zahrnovat:

• jistotu ve formě záruky nebo ručení
• jmenování místního zástupce pro doručování písemností
• kontrolu trestní minulosti
• zveřejňování odměn
• zvláštní pravidla pro telemarketing nebo telefonické oslovování
• samostatné licence pro jednotlivce i firmy

Tyto požadavky nejsou jednotné. Fundraiser, který je plně v souladu v jednom státě, může být v jiném stále mimo soulad. Před rozšířením kampaně ověřte každý z dotčených států.

Krok 9: Vytvořte interní kontrolní seznam souladu

Nezisková organizace by neměla spoléhat na paměť nebo neformální e-maily při řízení fundraisingového souladu. Jednoduchý interní kontrolní seznam může zabránit zbytečným chybám.

Váš seznam může obsahovat:

• potvrzení role fundraisera a jeho působnosti podle států
• kontrolu státních registračních požadavků
• dokončení a podpis smlouvy
• podání požadovaných oznámení nebo registrací
• potvrzení znění zveřejnění ve všech oslovovacích materiálech
• sledování data začátku a konce kampaně
• monitorování příchozích prostředků a nákladů
• naplánování lhůt pro následné vykazování po kampani
• uložení kopií všech podání a potvrzení

Pokud fundraising uvnitř organizace řeší více lidí, určete jednu odpovědnou osobu, aby se úkoly neztrácely.

Časté chyby, kterým by se měly neziskové organizace vyhnout

I dobře řízené organizace dělají zbytečné chyby v oblasti souladu. Mezi nejčastější patří:

• zahájení oslovování před dokončením podání
• použití obecné smlouvy, která neodpovídá skutečné práci
• předpoklad, že jedno podání platí ve všech státech
• zapomenutí na zveřejnění vztahu s fundraiserem ve veřejných materiálech
• opomenutí následných zpráv po kampani
• neaktualizování registrací poté, co fundraiser změní název, adresu nebo právní formu
• považování konzultanta za osvobozeného, i když jeho práce zahrnuje přímé oslovování

Nejbezpečnější postup je ověřit každou kampaň podle zákonů všech států, kterých se týká, ještě před zahájením fundraisingu.

Jak do toho zapadá Zenind

Zenind pomáhá podnikům i neziskovým organizacím řídit zakládání a soulad s předpisy praktickým a organizovaným způsobem. Pro neziskové organizace, které zakládají provoz, udržují státní podání a budují proces souladu, je tato struktura důležitá.

Pokud se vaše organizace připravuje na rozšíření fundraisingu, Zenind vám může pomoci udržet správu entity organizovanou, abyste měli pevný základ souladu ještě před přidáním požadavků na charitativní oslovování.

Závěrečné myšlenky

Najmutí profesionálního fundraisera může být chytrý krok, ale pouze pokud se compliance řeší se stejnou péčí jako strategie kampaně. Jasně vymezte vztah, ověřte státní registrační požadavky, včas podejte smlouvy a oznámení a sledujte termíny vykazování po celou dobu kampaně.

Pro neziskové organizace není skutečným rizikem samotné najmutí profesionálního fundraisera. Rizikem je najmout ho bez systému, který zvládne právní povinnosti s tím spojené. Pečlivá kontrola na začátku může předejít problémům později a pomoci vaší organizaci získávat prostředky s jistotou.