Chủ sở hữu LLC có thể tự trả lương như thế nào: Rút vốn chủ sở hữu, bảng lương và các nguyên tắc thuế

Tự trả tiền cho mình từ LLC là một trong những câu hỏi tài chính đầu tiên mà các chủ doanh nghiệp mới thường gặp. Câu trả lời phụ thuộc vào cách LLC của bạn bị đánh thuế, số lượng thành viên của công ty và việc doanh nghiệp có lựa chọn chịu thuế theo mô hình công ty hay không.

Cách thực hiện đúng rất quan trọng. Nếu bạn trả cho mình không đúng cách, bạn có thể tạo ra vấn đề về sổ sách kế toán, rắc rối về thuế và rủi ro tuân thủ không cần thiết. Nếu bạn dùng đúng phương pháp, bạn có thể tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân, giữ mọi thứ ngăn nắp cho mùa khai thuế và xây dựng một hệ thống chi trả hỗ trợ tăng trưởng.

Hướng dẫn này giải thích các cách chính để chủ sở hữu LLC tự nhận tiền, cách mỗi phương thức hoạt động, cần lưu giữ hồ sơ gì và cách chọn cấu trúc chi trả phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

LLC là gì và vì sao quy tắc thanh toán lại quan trọng

LLC, hay công ty trách nhiệm hữu hạn, là một cấu trúc kinh doanh linh hoạt tại Hoa Kỳ, có thể tách hoạt động kinh doanh khỏi tài sản cá nhân của chủ sở hữu khi được duy trì đúng cách. Sự bảo vệ đó là một trong những lý do lớn nhất khiến các doanh nhân chọn LLC.

Nhưng trách nhiệm hữu hạn không tự động phát huy trong thực tế. Chủ sở hữu cần giữ hồ sơ rõ ràng, tránh trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp, và tuân theo phương thức thanh toán phù hợp với phân loại thuế của LLC.

Cách bạn tự trả cho mình là một phần của hệ thống đó. Phương thức thanh toán không chỉ là một lựa chọn kế toán. Nó ảnh hưởng đến:

• Cách ghi nhận thu nhập
• Việc có áp dụng thuế lương hay không
• Cách xử lý thuế tạm tính
• Những hồ sơ bạn cần để tuân thủ
• Mức độ dễ dàng khi theo dõi lợi nhuận và vốn chủ sở hữu

Ba cách chính để chủ sở hữu LLC tự nhận tiền

Có ba phương thức thanh toán phổ biến cho chủ sở hữu LLC:

• Rút vốn chủ sở hữu
• Khoản thanh toán đảm bảo
• Tiền lương qua bảng lương và phân phối lợi nhuận

Phương thức bạn dùng phụ thuộc vào cách LLC của bạn bị đánh thuế.

Rút vốn chủ sở hữu cho LLC một thành viên

Một LLC một thành viên thường được xem là một thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế liên bang, trừ khi nó chọn chịu thuế theo mô hình công ty. Trong thiết lập mặc định phổ biến đó, chủ sở hữu thường tự trả tiền bằng cách rút vốn chủ sở hữu.

Rút vốn chủ sở hữu là việc chuyển tiền từ doanh nghiệp sang chủ sở hữu. Khoản này không được xem là lương hay tiền công. Thay vào đó, chủ doanh nghiệp rút tiền từ lợi nhuận khi cần, trong khi LLC vẫn ghi sổ kế toán chính xác để thể hiện dòng tiền.

Cách rút vốn chủ sở hữu hoạt động

Rút vốn chủ sở hữu thường khá đơn giản:

1. LLC tạo ra doanh thu.
2. Doanh nghiệp thanh toán các chi phí hoạt động.
3. Chủ sở hữu chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân.
4. Khoản rút được ghi trong sổ sách là phân phối cho chủ sở hữu hoặc khoản rút vốn.

Vì khoản rút này không phải là tiền lương, LLC không khấu trừ thuế thu nhập liên bang, An sinh Xã hội hoặc Medicare từ khoản thanh toán theo cách mà một chủ sử dụng lao động thông thường sẽ làm.

Cách xử lý thuế đối với rút vốn chủ sở hữu

Mặc dù khoản rút không bị khấu trừ thuế lương, thu nhập từ LLC vẫn phải chịu thuế đối với chủ sở hữu. Trong nhiều trường hợp, chủ sở hữu khai thu nhập kinh doanh trên tờ khai thuế cá nhân và có thể cần nộp thuế tạm tính hàng quý.

Điều đó có nghĩa là bản thân khoản thanh toán thì đơn giản, nhưng nghĩa vụ thuế vẫn rất thực tế. Chủ sở hữu nên dành một phần tiền trong năm cho thuế thu nhập liên bang và, khi áp dụng, thuế tiểu bang và thuế tự kinh doanh.

Thực hành tốt khi rút vốn chủ sở hữu

Một hệ thống rút vốn chủ sở hữu tốt nên:

• Giữ tài khoản doanh nghiệp và cá nhân tách biệt
• Tuân theo lịch đều đặn nếu có thể
• Để lại đủ tiền mặt trong doanh nghiệp cho chi phí và dự phòng
• Ghi nhận chính xác trong sổ cái

Khoản rút không nên làm cạn tài khoản doanh nghiệp. Nếu LLC cần tiền cho bảng lương, tiền thuê, hàng tồn kho, thuế hoặc marketing, những nghĩa vụ đó phải được ưu tiên trước.

Khoản thanh toán đảm bảo cho LLC nhiều thành viên

LLC nhiều thành viên thường bị đánh thuế như công ty hợp danh trừ khi họ chọn cấu trúc khác. Trong mô hình đó, các thành viên có thể nhận khoản thanh toán đảm bảo hoặc phân phối lợi nhuận dựa trên thỏa thuận hoạt động của LLC.

Khoản thanh toán đảm bảo là khoản tiền trả cho một thành viên vì dịch vụ hoặc việc sử dụng vốn, bất kể LLC có lợi nhuận trong kỳ hay không. Phương thức này thường được dùng khi các thành viên trực tiếp làm việc trong doanh nghiệp và muốn một cơ chế chi trả có thể dự đoán được.

Khoản thanh toán đảm bảo khác gì với khoản rút vốn

Khoản thanh toán đảm bảo không giống với rút vốn chủ sở hữu.

• Khoản rút vốn thường gắn với lợi nhuận và vốn chủ sở hữu
• Khoản thanh toán đảm bảo thường dựa trên thỏa thuận hoạt động
• Khoản thanh toán đảm bảo có thể được thực hiện ngay cả khi lợi nhuận biến động
• Khoản rút vốn thường là phân phối lợi nhuận sau khi trừ chi phí kinh doanh

Vì các khoản thanh toán này có hậu quả thuế, chúng nên được ghi rõ trong thỏa thuận hoạt động và sổ sách của công ty.

Phân phối trong LLC nhiều thành viên

Ngoài các khoản thanh toán đảm bảo, thành viên của LLC nhiều thành viên có thể nhận phân phối lợi nhuận. Đây là các khoản chuyển lợi nhuận cho chủ sở hữu theo tỷ lệ sở hữu hoặc theo công thức đã thỏa thuận khác.

Phân phối không phải lúc nào cũng khớp với số thu nhập được phân bổ cho mục đích thuế. Đó là lý do kế toán LLC cần chính xác. Một thành viên có thể vẫn phải nộp thuế trên phần lợi nhuận được phân bổ dù công ty giữ lại một phần tiền mặt dự phòng hoặc không phân phối đủ toàn bộ số tiền.

Vì sao cấu trúc này cần kế toán cẩn thận

LLC nhiều thành viên có thể trở nên phức tạp rất nhanh nếu các thành viên không ghi rõ cách tiền được chia. Một thỏa thuận hoạt động rõ ràng, báo cáo tài chính định kỳ và tài khoản vốn riêng cho từng thành viên giúp giảm nhầm lẫn và tránh tranh chấp.

Bảng lương cho LLC bị đánh thuế như S Corporation hoặc C Corporation

Một số LLC chọn chịu thuế như công ty. Nếu một LLC bị đánh thuế như S corporation, hoặc trong một số trường hợp như C corporation, chủ sở hữu có thể cần tự trả cho mình thông qua bảng lương.

Đây là một thiết lập khác với rút vốn chủ sở hữu thông thường.

LLC bị đánh thuế như S corporation

Khi một LLC chọn chịu thuế theo S corporation, chủ sở hữu kiêm nhân viên thường phải nhận mức thù lao hợp lý cho công việc họ thực hiện. Khoản thù lao đó thường được trả qua bảng lương, với các loại thuế được khấu trừ như một phiếu lương nhân viên bình thường.

Ngoài ra, chủ sở hữu cũng có thể nhận phân phối từ doanh nghiệp nếu cấu trúc và tài chính của công ty cho phép.

Vì sao mức thù lao hợp lý quan trọng

Mức thù lao hợp lý có nghĩa là mức lương của chủ sở hữu nên phản ánh đúng công việc thực tế đã thực hiện và phù hợp với mức mà một bên thứ ba có thể sẽ trả cho trách nhiệm tương tự.

Nếu mức lương quá thấp, IRS có thể xem xét lại cách sắp xếp này. Nếu quá cao, công ty có thể mất một phần lợi thế thuế vốn là lý do khiến việc chọn mô hình công ty trở nên hấp dẫn ngay từ đầu.

Những điều cơ bản về tuân thủ bảng lương

Nếu áp dụng bảng lương, LLC có thể cần:

• Đăng ký các tài khoản thuế của chủ sử dụng lao động
• Chạy bảng lương theo lịch đều đặn
• Khấu trừ các loại thuế áp dụng
• Nộp các biểu mẫu thuế bảng lương
• Lưu hồ sơ tiền lương và báo cáo bảng lương

Với nhiều chủ sở hữu, đây là lúc nhà cung cấp dịch vụ bảng lương hoặc kế toán trở nên đặc biệt hữu ích.

Bạn nên tự trả cho mình bao nhiêu?

Không có một con số chung nào phù hợp cho mọi LLC. Mức phù hợp phụ thuộc vào:

• Doanh thu doanh nghiệp
• Chi phí hoạt động
• Dự trữ tiền mặt
• Phân loại thuế
• Vai trò của bạn trong doanh nghiệp
• Việc bạn cần thu nhập ổn định hay có thể rút linh hoạt

Cách làm thực tế là xác định trước dòng tiền hàng tháng và hàng năm của doanh nghiệp, sau đó xây dựng kế hoạch chi trả dựa trên thực tế đó.

Bắt đầu từ dòng tiền

Trước khi tự trả cho mình, hãy xem xét:

• Doanh số và doanh thu định kỳ
• Chi phí cố định hàng tháng
• Chi phí vận hành biến đổi
• Nghĩa vụ thuế
• Kế hoạch tái đầu tư
• Quỹ dự phòng khẩn cấp

Nếu doanh nghiệp vẫn đang xây dựng doanh thu, bạn có thể cần rút ít hơn hoặc trì hoãn khoản thanh toán cho chủ sở hữu cho đến khi dòng tiền ổn định.

Giữ lại quỹ dự trữ trong doanh nghiệp

Một LLC khỏe mạnh thường nên giữ đủ tiền mặt cho:

• Tiền thuê và tiện ích
• Phần mềm và dịch vụ đăng ký
• Phí chuyên môn
• Chi phí marketing và bán hàng
• Nghĩa vụ bảng lương
• Thuế và các chi phí bất ngờ

Tự trả cho mình quá mạnh tay có thể làm doanh nghiệp thiếu tiền và buộc bạn phải chi trả chi phí từ tiền cá nhân. Điều đó tạo ra sự nhầm lẫn trong kế toán và làm suy yếu vị thế tài chính của bạn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều chủ sở hữu LLC gặp phải cùng những vấn đề có thể tránh được khi tự trả cho mình.

Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp

Dùng một tài khoản cho mọi thứ sẽ làm kế toán khó hơn và có thể làm suy yếu khả năng bảo vệ trách nhiệm pháp lý. Hãy giữ một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và sử dụng nhất quán.

Xem mọi khoản chuyển tiền như thu nhập

Không phải mọi khoản chuyển từ LLC sang chủ sở hữu đều bị đánh thuế theo cùng một cách. Cách xử lý kế toán phụ thuộc vào cấu trúc. Hãy ghi nhận các khoản chuyển tiền đúng cách để sổ sách luôn chính xác.

Quên thuế tạm tính

Nếu bạn rút vốn hoặc nhận thu nhập chuyển tiếp, bạn có thể cần nộp thuế tạm tính trong năm. Chờ đến mùa khai thuế có thể dẫn đến một hóa đơn thuế mà bạn không chuẩn bị sẵn.

Bỏ qua thỏa thuận hoạt động

Với LLC nhiều thành viên, thỏa thuận hoạt động nên mô tả cách các thành viên được trả tiền, khi nào phân phối diễn ra và lợi nhuận được phân bổ như thế nào. Nếu chưa có, hãy cập nhật.

Thanh toán mà không có dấu vết hồ sơ

Dòng tiền luôn cần được ghi nhận. Hãy dùng phần mềm kế toán, sao kê ngân hàng và hồ sơ nội bộ để thể hiện khoản đã trả, thời điểm trả và lý do trả.

Danh sách kiểm tra hồ sơ cho các khoản thanh toán của chủ sở hữu LLC

Tối thiểu, hãy lưu các hồ sơ sau:

• Sao kê tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Các bút toán sổ cái kế toán
• Hồ sơ rút vốn hoặc phân phối cho chủ sở hữu
• Hồ sơ bảng lương nếu áp dụng
• Thỏa thuận hoạt động
• Báo cáo lãi lỗ
• Báo cáo bảng cân đối kế toán
• Hồ sơ khai thuế và các khoản thuế tạm tính đã nộp

Hồ sơ tốt giúp việc chuẩn bị thuế dễ hơn và giúp bạn hiểu liệu doanh nghiệp có thể hỗ trợ thêm thù lao hay không.

Một khuôn khổ đơn giản để tự trả cho mình

Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy dùng khuôn khổ này.

Bước 1: Xác nhận cấu trúc thuế của bạn

Kiểm tra xem LLC của bạn đang bị đánh thuế như một thực thể bị bỏ qua, công ty hợp danh, S corporation hay C corporation.

Bước 2: Xem xét dòng tiền

Ước tính doanh nghiệp có thể phân phối bao nhiêu tiền một cách an toàn sau khi trừ chi phí và phần dự trữ.

Bước 3: Chọn phương thức thanh toán phù hợp

Dùng rút vốn chủ sở hữu, khoản thanh toán đảm bảo hoặc bảng lương tùy theo cấu trúc thuế của bạn.

Bước 4: Thiết lập lịch thanh toán

Một lịch đều đặn giúp quản lý tiền mặt và kế toán dễ hơn.

Bước 5: Ghi nhận mọi khoản thanh toán

Phân loại khoản thanh toán đúng trong sổ sách và lưu tài liệu hỗ trợ.

Bước 6: Rà soát nghĩa vụ thuế

Đảm bảo thuế tạm tính, thuế bảng lương và mọi yêu cầu của tiểu bang được xử lý đúng hạn.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên môn

Bạn nên cân nhắc trao đổi với chuyên gia thuế hoặc kế toán nếu:

• LLC của bạn có nhiều thành viên
• Bạn đã chọn chịu thuế theo mô hình công ty
• Bạn không chắc bảng lương có bắt buộc hay không
• Thu nhập doanh nghiệp của bạn đang tăng nhanh
• Bạn muốn tối ưu thù lao cho chủ sở hữu và kế hoạch thuế
• Bạn cần hỗ trợ thiết lập sổ sách kế toán rõ ràng ngay từ đầu

Hướng dẫn chuyên môn thường rất đáng giá vì chi phí sửa sai về thuế và kế toán sau này thường cao hơn so với làm đúng ngay từ đầu.

Cách Zenind hỗ trợ các chủ sở hữu LLC mới

Thành lập LLC chỉ là bước đầu tiên. Sau khi thành lập, bạn vẫn cần một cấu trúc cho việc tuân thủ, lưu trữ hồ sơ và vận hành liên tục.

Zenind giúp các doanh nhân tại Hoa Kỳ thành lập và quản lý LLC với các dịch vụ hỗ trợ chủ doanh nghiệp khi họ xây dựng một công ty có tổ chức hơn. Nền tảng đó giúp việc tách bạch tài chính, duy trì hồ sơ và tập trung vào tăng trưởng trở nên dễ dàng hơn.

Nếu bạn đang thành lập một LLC mới hoặc muốn siết chặt cách thiết lập doanh nghiệp, một đối tác thành lập đáng tin cậy có thể tiết kiệm thời gian và giảm bớt ma sát hành chính.

Kết luận

Cách bạn tự trả cho mình từ LLC phụ thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn bị đánh thuế.

• LLC một thành viên thường dùng rút vốn chủ sở hữu
• LLC nhiều thành viên có thể dùng phân phối hoặc khoản thanh toán đảm bảo
• LLC bị đánh thuế như công ty thường dùng bảng lương và, khi phù hợp, phân phối lợi nhuận

Hệ thống thanh toán tốt nhất là hệ thống phù hợp với cấu trúc thuế của bạn, hỗ trợ dòng tiền và giữ cho hồ sơ sạch sẽ. Nếu bạn nhất quán và ghi chép mọi thứ đúng cách, việc tự trả cho mình từ LLC có thể đơn giản và tuân thủ.