Cách viết tuyên bố về đa dạng và hòa nhập cho doanh nghiệp nhỏ

Một tuyên bố về đa dạng và hòa nhập không chỉ mô tả giá trị của doanh nghiệp. Với một doanh nghiệp nhỏ, nó có thể định hình cách bạn tuyển dụng, phục vụ khách hàng, lựa chọn nhà cung cấp và xây dựng một môi trường làm việc phản ánh đúng những người mà bạn muốn phục vụ.

Khi được viết tốt, tuyên bố này ngắn gọn, cụ thể và có thể áp dụng được. Nó cho nhân viên, ứng viên, khách hàng và đối tác biết doanh nghiệp của bạn đại diện cho điều gì và các giá trị đó thể hiện như thế nào trong hoạt động hằng ngày. Đồng thời, nó cũng cung cấp một điểm tham chiếu thực tế khi công ty phát triển.

Đối với người sáng lập, điều này đặc biệt quan trọng ngay từ đầu. Những quyết định bạn đưa ra trong giai đoạn thành lập và vận hành ban đầu thường trở thành thói quen mà doanh nghiệp duy trì trong nhiều năm. Zenind giúp các doanh nhân xây dựng nền tảng doanh nghiệp vững chắc, và điều đó bao gồm việc suy nghĩ có chủ đích về văn hóa và các tiêu chuẩn bạn muốn đặt ra ngay từ ngày đầu.

Tuyên bố về đa dạng và hòa nhập là gì

Tuyên bố về đa dạng và hòa nhập là một cam kết bằng văn bản nhằm tạo ra một môi trường kinh doanh nơi mọi người được tôn trọng, được chào đón và được đối xử công bằng. Thông thường, tuyên bố này giải thích:

• Những nền tảng, góc nhìn và trải nghiệm mà doanh nghiệp của bạn trân trọng
• Cách bạn kỳ vọng nhân viên và lãnh đạo đối xử với nhau
• Cách sự hòa nhập thể hiện trong tuyển dụng, giao tiếp, dịch vụ khách hàng và quan hệ đối tác
• Những hành động doanh nghiệp sẽ thực hiện để hỗ trợ các giá trị đó

Đây không chỉ là một khẩu hiệu. Một tuyên bố hữu ích phải kết nối nguyên tắc với thực tiễn. Nó nên giúp định hướng các quyết định, chứ không phải nằm yên trên trang web mà không được sử dụng.

Vì sao doanh nghiệp nhỏ cần có tuyên bố này

Chủ doanh nghiệp nhỏ đôi khi cho rằng một tuyên bố chính thức chỉ cần thiết đối với các công ty lớn. Trên thực tế, các đội nhóm nhỏ thường hưởng lợi nhiều hơn vì văn hóa được hình thành nhanh và thói quen lan rộng nhanh chóng.

Một tuyên bố rõ ràng có thể giúp bạn:

• Thiết lập kỳ vọng về hành vi tôn trọng
• Cho ứng viên thấy doanh nghiệp của bạn coi trọng văn hóa nơi làm việc
• Xây dựng niềm tin với khách hàng quan tâm đến doanh nghiệp theo định hướng giá trị
• Tạo khuôn khổ cho tuyển dụng, hội nhập nhân viên và lựa chọn nhà cung cấp
• Duy trì sự nhất quán khi công ty mở rộng

Nó cũng có thể giúp giảm sự mơ hồ. Khi giá trị được ghi lại bằng văn bản, các nhà lãnh đạo có một điểm tham chiếu để đưa ra quyết định, thay vì xử lý từng trường hợp riêng lẻ mà không có một tiêu chuẩn thống nhất.

Nên đưa gì vào tuyên bố của bạn

Những tuyên bố mạnh mẽ nhất là ngắn gọn, trực tiếp và gắn với thực tiễn kinh doanh thực tế. Hãy cân nhắc bao gồm các yếu tố sau:

1. Cam kết cốt lõi của bạn

Bắt đầu bằng một tuyên bố rõ ràng về ý định. Ví dụ, hãy nói rằng doanh nghiệp của bạn cam kết công bằng, tôn trọng và hòa nhập đối với nhân viên, khách hàng và đối tác.

2. Những con người và trải nghiệm bạn muốn chào đón

Hãy cụ thể về ý nghĩa của sự hòa nhập trong doanh nghiệp của bạn. Điều đó có thể bao gồm chủng tộc, dân tộc, bản dạng giới, xu hướng tính dục, độ tuổi, khuyết tật, tôn giáo, quốc tịch, tình trạng cựu quân nhân, bối cảnh kinh tế xã hội hoặc những trải nghiệm khác phù hợp với đội ngũ và đối tượng của bạn.

3. Cách cam kết đó thể hiện trong công việc hằng ngày

Giải thích cách bạn sẽ đưa tuyên bố vào thực tế. Điều này có thể bao gồm tuyển dụng bao trùm, giao tiếp dễ tiếp cận, dịch vụ khách hàng tôn trọng và quan hệ nhà cung cấp có cân nhắc.

4. Trách nhiệm giải trình

Một tuyên bố có giá trị hơn khi có người chịu trách nhiệm duy trì nó. Bạn có thể nêu rằng ban lãnh đạo sẽ xem xét chính sách, thu thập phản hồi và điều chỉnh thực hành theo thời gian.

5. Quy trình rà soát

Văn hóa doanh nghiệp thay đổi. Tuyên bố của bạn nên được xem xét định kỳ để bảo đảm nó vẫn phù hợp với mục tiêu, cơ cấu đội ngũ và hoạt động của bạn.

Cách viết từng bước

1. Xác định mục đích

Trước khi viết, hãy tự hỏi bạn muốn tuyên bố này đạt được điều gì. Bạn muốn nó hướng dẫn việc tuyển dụng? Truyền tải giá trị công ty trên trang web? Hỗ trợ một sáng kiến xây dựng văn hóa nội bộ rộng hơn? Một mục đích rõ ràng sẽ giúp ngôn ngữ tập trung hơn.

2. Giữ giọng điệu chân thực

Hãy dùng giọng văn phù hợp với công ty của bạn. Một công ty dịch vụ chuyên nghiệp mang tính chính thức có thể thích phong cách thẳng thắn. Một thương hiệu hướng đến người tiêu dùng có thể chọn giọng điệu ấm áp và gần gũi hơn. Điều quan trọng là phải nghe chân thật.

Tránh ngôn ngữ giống như sao chép từ doanh nghiệp khác hoặc bị lấp đầy bởi thuật ngữ sáo rỗng. Người đọc nên hiểu ý bạn ngay từ lần đọc đầu tiên.

3. Dùng ngôn ngữ đơn giản

Hãy viết để rõ ràng. Những câu ngắn thường hiệu quả hơn cách diễn đạt cầu kỳ. Một tuyên bố tốt phải dễ đọc, dễ nhớ và dễ áp dụng vào thực tế.

4. Kết nối giá trị với hành vi

Đây là điểm mà nhiều tuyên bố thất bại. Đừng chỉ nói rằng công ty của bạn coi trọng sự hòa nhập. Hãy giải thích điều đó có nghĩa là gì trong thực tế.

Ví dụ:

• Tuyển dụng bao trùm nghĩa là viết mô tả công việc tập trung vào kỹ năng và trách nhiệm
• Giao tiếp tôn trọng nghĩa là dùng ngôn ngữ không loại trừ hay rập khuôn về người khác
• Dịch vụ khách hàng nghĩa là nỗ lực hợp lý để phục vụ người từ nhiều nền tảng và khả năng khác nhau
• Lựa chọn nhà cung cấp nghĩa là cân nhắc các đối tác kinh doanh đa dạng khi phù hợp

5. Làm cho tuyên bố thực tế

Một tuyên bố tốt nên có tham vọng, nhưng cũng phải là điều doanh nghiệp của bạn thực sự có thể hỗ trợ. Tránh những lời hứa bạn không thể duy trì. Rõ ràng và đáng tin cậy tốt hơn mơ hồ và phóng đại.

6. Rà soát tính nhất quán

Tuyên bố của bạn nên phù hợp với chính sách công ty, sổ tay nhân viên, quy trình tuyển dụng và trải nghiệm khách hàng. Nếu tuyên bố nói rằng sự hòa nhập là quan trọng, thì cách làm việc của bạn cũng nên phản ánh điều đó.

Mẫu tuyên bố về đa dạng và hòa nhập

Bạn có thể điều chỉnh một mẫu như sau cho doanh nghiệp nhỏ:

Chúng tôi cam kết tạo ra một môi trường làm việc và trải nghiệm khách hàng nơi mọi người được đối xử tôn trọng và có cơ hội công bằng. Chúng tôi trân trọng các nền tảng, góc nhìn và trải nghiệm đa dạng vì chúng giúp chúng tôi xây dựng một doanh nghiệp mạnh hơn và thấu đáo hơn. Chúng tôi hướng tới việc phản ánh những giá trị đó trong tuyển dụng, giao tiếp, dịch vụ khách hàng và quan hệ đối tác. Chúng tôi kỳ vọng đội ngũ của mình góp phần tạo nên một môi trường chào đón, chuyên nghiệp và hòa nhập.

Hãy xem đây là điểm khởi đầu, không phải bản cuối cùng. Phiên bản tốt nhất cho công ty của bạn nên phản ánh ngành nghề, quy mô, tệp khách hàng và phong cách vận hành của bạn.

Cách đưa tuyên bố vào thực tế

Một tuyên bố về đa dạng và hòa nhập chỉ có ý nghĩa nếu doanh nghiệp thực sự thực hiện. Dưới đây là những cách thực tế để biến nó thành hành động.

Tuyển dụng và hội nhập nhân viên

Viết mô tả công việc tập trung vào kỹ năng và trách nhiệm cần thiết. Đào tạo người phỏng vấn sử dụng cùng một bộ câu hỏi. Đưa tuyên bố vào quá trình hội nhập để nhân viên mới hiểu kỳ vọng của bạn ngay từ đầu.

Văn hóa nội bộ

Thiết lập các chuẩn mực cho giao tiếp tôn trọng. Nêu rõ nhân viên có thể phản ánh vấn đề như thế nào. Cung cấp cho quản lý một quy trình nhất quán để xử lý các vấn đề liên quan đến thiên kiến, sự loại trừ hoặc đối xử không công bằng.

Trải nghiệm khách hàng

Kiểm tra xem dịch vụ khách hàng, ngôn ngữ trên website và tài liệu hỗ trợ của bạn có thân thiện và dễ tiếp cận hay không. Những chi tiết nhỏ rất quan trọng: giao tiếp rõ ràng, phản hồi nhanh và đối xử tôn trọng sẽ xây dựng niềm tin.

Quan hệ với nhà cung cấp và đối tác

Hãy xem các giá trị của bạn ảnh hưởng thế nào đến những doanh nghiệp bạn hợp tác. Khi phù hợp, hãy tìm các đối tác có thực hành phù hợp với mục tiêu của bạn và góp phần xây dựng một hệ sinh thái kinh doanh hòa nhập hơn.

Rà soát liên tục

Thiết lập lịch định kỳ để xem lại tuyên bố và các chính sách liên quan. Khi doanh nghiệp của bạn thay đổi, ngôn ngữ và thực hành cũng có thể cần điều chỉnh.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Quá chung chung

Một tuyên bố chỉ nói rằng công ty của bạn coi trọng sự đa dạng sẽ không cho người đọc biết nhiều. Càng cụ thể, nó càng hữu ích.

Đưa ra những cam kết không thể hỗ trợ

Nếu doanh nghiệp của bạn không thể giải thích cách một lời hứa sẽ được thực hiện, hãy sửa lại. Tính đáng tin cậy rất quan trọng.

Sao chép ngôn ngữ mà không điều chỉnh

Mượn cấu trúc là điều bình thường. Nhưng sao chép nguyên văn một tuyên bố mà không điều chỉnh cho phù hợp với công ty thường dẫn đến lối viết mơ hồ và thiếu cá tính.

Xem đây là việc làm một lần

Một tuyên bố nên là một phần của hệ thống rộng hơn bao gồm tuyển dụng, đào tạo và rà soát.

Vì sao điều này nên có trong bộ công cụ của người sáng lập

Các nhà sáng lập ở giai đoạn đầu thường tập trung vào hồ sơ thành lập, thiết lập thuế và vận hành. Những điều đó rất cần thiết, nhưng văn hóa cũng là một phần của hạ tầng. Cách bạn xác định giá trị công ty ngay từ bây giờ có thể ảnh hưởng đến cách bạn tuyển dụng, giao tiếp và phát triển sau này.

Nếu bạn đang thành lập một công ty mới, đây là thời điểm phù hợp để suy nghĩ về những tiêu chuẩn bạn muốn xây dựng. Một tuyên bố rõ ràng về đa dạng và hòa nhập giúp biến những tiêu chuẩn đó thành điều có thể nhìn thấy và áp dụng được.

Danh sách kiểm tra cuối cùng

Trước khi công bố tuyên bố, hãy bảo đảm rằng nó:

• Ngắn gọn đủ để đọc nhanh
• Dùng ngôn ngữ rõ ràng, trực tiếp
• Giải thích sự hòa nhập có nghĩa là gì đối với doanh nghiệp của bạn
• Mô tả cách các giá trị đó sẽ được áp dụng
• Phù hợp với văn hóa và hoạt động của công ty
• Có thể được xem xét và cập nhật theo thời gian

Một tuyên bố về đa dạng và hòa nhập được suy nghĩ kỹ không phải để nghe thật trau chuốt. Mục đích của nó là thiết lập kỳ vọng, hỗ trợ ra quyết định tốt hơn và xây dựng một văn hóa doanh nghiệp có thể phát triển với sự chính trực.