Cách yêu cầu Thư Xác nhận EIN của IRS (147C) vào năm 2026

Nếu bạn cần xác nhận mã số thuế doanh nghiệp với IRS, tài liệu bạn thường cần là Thư Xác nhận EIN, thường được gọi là Letter 147C. Tài liệu này được dùng để xác minh rằng EIN đã được cấp cho doanh nghiệp của bạn và để xác nhận tên doanh nghiệp cùng EIN trong hồ sơ của IRS.

Thư này thường được ngân hàng, đơn vị xử lý thanh toán, nhà cung cấp dịch vụ tính lương, nhà cung cấp, cơ quan tiểu bang và các tổ chức khác yêu cầu khi họ cần xác nhận chính thức về danh tính doanh nghiệp của bạn. Nếu thông báo EIN gốc của bạn đã bị mất, thất lạc hoặc chưa bao giờ được lưu lại, 147C là giấy xác nhận thay thế do IRS cung cấp mà bạn có thể yêu cầu.

Letter 147C là gì

Letter 147C là thư xác nhận của IRS dùng để xác minh rằng một EIN đã được cấp trước đó cho một pháp nhân kinh doanh. Đây không phải là EIN mới và cũng không phải là thay đổi về tình trạng thuế của bạn. Thay vào đó, đây là tài liệu xác nhận hồ sơ.

Bạn có thể cần tài liệu này khi:

• Ngân hàng yêu cầu bằng chứng về EIN của bạn
• Đơn vị xử lý thanh toán cần đối chiếu tên pháp lý của doanh nghiệp với mã số thuế
• Bạn không tìm thấy thông báo EIN gốc
• Một hồ sơ của IRS cần được xác nhận cho bên cho vay, sàn giao dịch hoặc mẫu biểu của chính phủ
• Một bên thứ ba cần xác minh thông tin công ty trước khi mở hoặc duy trì tài khoản

Khi nào nên yêu cầu 147C

Hãy yêu cầu 147C nếu bạn đã có EIN nhưng cần xác nhận bằng văn bản từ IRS. Tài liệu này đặc biệt hữu ích khi:

• Bạn đã làm mất thông báo EIN gốc
• Hồ sơ doanh nghiệp của bạn chưa đầy đủ
• Nhà cung cấp hoặc ngân hàng không chấp nhận tài liệu nội bộ hoặc ảnh chụp màn hình
• Bạn cần IRS xác nhận chính xác tên doanh nghiệp và EIN đang lưu trong hồ sơ

Nếu bạn chưa có EIN, trước tiên bạn nên đăng ký EIN. Nếu bạn đang thành lập một công ty mới, điều đó thường có nghĩa là phải hoàn tất việc thành lập pháp nhân với tiểu bang trước khi xin EIN.

Cách yêu cầu Letter 147C

IRS cho biết có hai cách để xác nhận EIN: yêu cầu bản sao kê pháp nhân hoặc gọi đến Đường dây Thuế Doanh nghiệp và Chuyên biệt của IRS để yêu cầu Letter 147C.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin doanh nghiệp

Trước khi gọi, hãy đảm bảo bạn có sẵn các thông tin mà IRS có thể yêu cầu:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• EIN của doanh nghiệp, nếu bạn biết
• Địa chỉ doanh nghiệp
• Thông tin của bên chịu trách nhiệm
• Vai trò của bạn trong công ty
• Thông tin thành lập hoặc hồ sơ pháp nhân, nếu có

Hãy để sẵn tài liệu LLC, corporation hoặc hồ sơ thành lập để phòng trường hợp đại diện IRS hỏi câu hỏi xác minh.

Bước 2: Gọi đến Đường dây Thuế Doanh nghiệp và Chuyên biệt của IRS

Gọi 800-829-4933 từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, 7 a.m. to 7 p.m. local time.

Khi nghe menu tự động, hãy làm theo hướng dẫn cho hỗ trợ EIN hoặc thuế doanh nghiệp. Nếu bạn đã biết EIN nhưng cần xác nhận bằng văn bản, hãy nói với đại diện IRS rằng bạn cần Letter 147C, EIN Previously Assigned.

Bước 3: Xác minh danh tính và quyền đại diện doanh nghiệp

IRS sẽ đặt câu hỏi để xác nhận rằng bạn có thẩm quyền nhận thông tin. Hãy sẵn sàng xác minh danh tính và mối liên hệ của bạn với doanh nghiệp.

Nếu bạn gọi thay cho doanh nghiệp, hãy chắc chắn rằng bạn được phép nhận thông tin. IRS có thể không cung cấp cùng một thông tin cho mọi bên thứ ba nếu không có thẩm quyền phù hợp.

Bước 4: Hỏi cách thư sẽ được gửi

Sau khi xác minh, hãy hỏi đại diện IRS cách 147C sẽ được gửi. Tùy trường hợp, IRS có thể gửi thư qua bưu điện hoặc fax.

Nếu bạn cần thư gấp, hãy hỏi về phương thức nhận nhanh nhất trong cuộc gọi.

Làm gì nếu bạn không biết EIN

Nếu bạn đã làm thất lạc EIN, trước tiên hãy kiểm tra:

• Thông báo gốc từ IRS
• Hồ sơ ngân hàng doanh nghiệp
• Tờ khai thuế doanh nghiệp trước đây
• Hồ sơ cấp phép của tiểu bang hoặc địa phương
• Tài liệu nội bộ về thành lập doanh nghiệp

Nếu bạn vẫn không tìm thấy, hãy gọi Đường dây Thuế Doanh nghiệp và Chuyên biệt của IRS theo số 800-829-4933. IRS có thể xác minh danh tính và cung cấp EIN qua điện thoại nếu bạn có thẩm quyền nhận thông tin.

Letter 147C so với thông báo EIN gốc

Nhiều chủ doanh nghiệp nhầm lẫn Letter 147C với thông báo cấp EIN ban đầu. Hai tài liệu này không giống nhau.

• Thông báo EIN gốc xác nhận mã số khi nó được cấp lần đầu
• Letter 147C xác nhận rằng EIN đã được cấp trước đó và hiện đang có trong hồ sơ của IRS

Nếu bạn làm mất thông báo gốc, 147C là tài liệu mà hầu hết các tổ chức sẽ chấp nhận như một bản xác nhận thay thế.

Những lý do phổ biến doanh nghiệp cần 147C

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Ngân hàng thường yêu cầu xác nhận EIN chính thức trước khi mở hoặc cập nhật tài khoản doanh nghiệp. 147C có thể giúp đáp ứng yêu cầu đó.

Thiết lập hệ thống tính lương

Các nhà cung cấp dịch vụ payroll thường cần đối chiếu tên pháp lý của doanh nghiệp với EIN trước khi xử lý hồ sơ thuế lương cho nhân viên.

Thiết lập tài khoản merchant hoặc đơn vị xử lý thanh toán

Một số đơn vị xử lý thanh toán yêu cầu xác minh mã số thuế trước khi kích hoạt tài khoản hoặc tăng hạn mức tài khoản.

Cập nhật hồ sơ doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp của bạn đã đổi ngân hàng, chuyển văn phòng hoặc tổ chức lại hồ sơ nội bộ, 147C sẽ giúp thông tin thuế của bạn nhất quán hơn.

Zenind hỗ trợ quá trình này như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ một cách hiệu quả và giữ cho hồ sơ thành lập được tổ chức rõ ràng. Điều đó rất quan trọng vì quy trình EIN và 147C sẽ thuận lợi hơn nhiều khi tên pháp nhân, thông tin bên chịu trách nhiệm và hồ sơ thành lập của bạn dễ tìm.

Nếu bạn đang khởi động một LLC hoặc corporation mới, hãy lưu các tài liệu này cùng nhau ngay từ đầu:

• Hồ sơ phê duyệt thành lập
• Operating agreement hoặc bylaws
• Thông báo xác nhận EIN
• Thư từ IRS như Letter 147C

Việc lưu trữ hồ sơ tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian sau này khi ngân hàng, bên cho vay, đơn vị xử lý thanh toán hoặc nhà cung cấp yêu cầu bằng chứng về danh tính doanh nghiệp của bạn.

Thực hành tốt để lưu giữ hồ sơ EIN

Để tránh chậm trễ vào lần tiếp theo khi ai đó yêu cầu bằng chứng về mã số thuế doanh nghiệp, hãy lưu một bản an toàn của:

• Thông báo xác nhận EIN
• Letter 147C, nếu đã được cấp
• Hồ sơ thành lập
• Thông báo và thư từ từ IRS
• Hồ sơ về quyền sở hữu và bên chịu trách nhiệm

Hãy lưu các tài liệu này ở nơi dùng chung nhưng vẫn bảo mật để những thành viên phù hợp trong nhóm có thể truy cập khi cần.

Câu hỏi thường gặp

Letter 147C có giống EIN mới không?

Không. Letter 147C chỉ xác nhận rằng EIN đã được cấp trước đó. Nó không tạo ra mã số mới.

Tôi có thể lấy bản sao của thông báo EIN gốc không?

Nếu không có thông báo gốc, IRS sẽ dùng Letter 147C để xác nhận EIN thay vì cấp lại bản sao thông báo gốc.

Người khác có thể yêu cầu thay tôi không?

Chỉ người có thẩm quyền phù hợp để nhận thông tin thuế doanh nghiệp mới nên thực hiện yêu cầu này. IRS có thể yêu cầu xác minh trước khi cung cấp thư.

Letter 147C có mất phí không?

IRS không thu phí cho việc xác nhận EIN. Bạn yêu cầu trực tiếp từ IRS.

Kết luận

Nếu doanh nghiệp của bạn cần bằng chứng về EIN, Letter 147C là tài liệu của IRS cần yêu cầu. Quy trình này khá đơn giản khi bạn đã chuẩn bị sẵn thông tin doanh nghiệp và gọi Đường dây Thuế Doanh nghiệp và Chuyên biệt của IRS theo số 800-829-4933 trong giờ làm việc.

Đối với những người sáng lập đang thành lập công ty mới tại Hoa Kỳ, cách tốt nhất để tránh phải tìm giấy tờ vào phút chót là giữ hồ sơ thành lập, xác nhận EIN và thư từ IRS được sắp xếp ngay từ đầu. Điều đó giúp việc mở tài khoản ngân hàng, thiết lập payroll và chuẩn bị thuế nhanh hơn và gọn hơn.