Khấu trừ thuế cho các khoản quyên góp từ thiện: Hướng dẫn thực tế cho cá nhân và chủ doanh nghiệp

Việc quyên góp từ thiện không chỉ giúp ủng hộ một mục tiêu bạn quan tâm. Trong nhiều trường hợp, nó còn có thể tạo ra khoản khấu trừ thuế nếu bạn tuân thủ cẩn thận các quy định của IRS.

Đối với cá nhân, các quy tắc thường xoay quanh bốn câu hỏi:

• Bạn đã quyên góp cho một tổ chức đủ điều kiện chưa?
• Bạn quyên góp tiền mặt, tài sản hay thứ gì khác?
• Bạn đã lưu giữ đúng hồ sơ chưa?
• Tổng giá trị các khoản quyên góp của bạn có nằm trong giới hạn khấu trừ không?

Đối với chủ doanh nghiệp, các câu hỏi này vẫn quan trọng, nhưng sổ sách kế toán rõ ràng cũng rất cần thiết. Nếu bạn điều hành một LLC, corporation hoặc doanh nghiệp tư nhân, việc tách riêng các khoản quyên góp cá nhân khỏi chi phí kinh doanh sẽ giúp việc khai thuế dễ hơn nhiều và giảm các sai sót có thể tránh được.

Hướng dẫn này giải thích cách hoạt động của khoản khấu trừ cho quyên góp từ thiện, khoản nào được tính, khoản nào không, và cách ghi chép đúng cho các khoản quyên góp của bạn.

Điều gì được xem là khoản đóng góp từ thiện?

Đóng góp từ thiện là việc tự nguyện chuyển tiền hoặc tài sản cho một tổ chức đủ điều kiện mà không nhận lại thứ gì có giá trị tương đương.

Các tổ chức đủ điều kiện thường bao gồm:

• Nhà thờ, giáo đường Do Thái, đền thờ, nhà thờ Hồi giáo và các tổ chức tôn giáo khác
• Cơ quan chính phủ liên bang, tiểu bang và địa phương, khi khoản quyên góp phục vụ mục đích công cộng
• Trường học và bệnh viện phi lợi nhuận đủ điều kiện
• Nhiều tổ chức từ thiện công và quỹ tư nhân
• Một số tổ chức cựu chiến binh và các nhóm được miễn thuế khác được IRS công nhận

Cách an toàn nhất để xác nhận đủ điều kiện là kiểm tra tổ chức trong công cụ IRS Tax Exempt Organization Search trước khi bạn quyên góp.

Những khoản bạn thường có thể khấu trừ

IRS thường cho phép khấu trừ đối với:

• Quyên góp tiền mặt
• Thanh toán bằng séc và thanh toán điện tử
• Quyên góp bằng thẻ tín dụng
• Quyên góp tài sản, chẳng hạn như quần áo, đồ gia dụng, cổ phiếu hoặc tài sản khác
• Một số chi phí tự chi trả mà bạn phát sinh khi làm tình nguyện cho một tổ chức đủ điều kiện

Nếu bạn quyên góp tài sản thay vì tiền mặt, khoản khấu trừ thường được tính dựa trên giá trị thị trường hợp lý tại thời điểm quyên góp, tùy theo các quy tắc đặc biệt đối với một số loại tài sản.

Những khoản bạn không thể khấu trừ

Không phải mọi hành động hào phóng đều tạo ra khoản khấu trừ từ thiện. Một số ví dụ phổ biến về khoản không được khấu trừ gồm:

• Quà tặng cho từng cá nhân cụ thể
• Quyên góp cho các tổ chức không đủ điều kiện
• Giá trị thời gian hoặc dịch vụ của bạn
• Chi phí cá nhân, ngay cả khi phát sinh trong lúc hỗ trợ một tổ chức từ thiện
• Các khoản thanh toán mà bạn nhận lại lợi ích đáng kể
• Một số khoản hội phí và phí thành viên chủ yếu mang lại lợi ích cá nhân

Một nguyên tắc đơn giản là: nếu khoản thanh toán thực chất là một giao dịch mua hàng hoặc chi phí cá nhân, thì thường không được xem là khoản khấu trừ từ thiện.

Quyên góp tiền mặt so với quyên góp tài sản

Khoản quyên góp tiền mặt là dễ ghi chép nhất. Sao kê ngân hàng, hồ sơ thẻ tín dụng, séc đã thanh toán và thư xác nhận bằng văn bản thường là đủ khi đi kèm giấy tờ phù hợp.

Quyên góp tài sản đòi hỏi cẩn thận hơn. Giá trị bạn có thể khấu trừ phụ thuộc vào món đồ, tình trạng của nó, cách tổ chức từ thiện sẽ sử dụng, và việc đó là hàng gia dụng thông thường hay một tài sản phức tạp hơn.

Ví dụ:

• Quần áo đã qua sử dụng nhẹ quyên góp cho cửa hàng từ thiện có thể được khấu trừ theo giá trị thị trường hợp lý
• Cổ phiếu quyên góp có thể áp dụng quy tắc định giá khác
• Các món đồ giá trị cao có thể cần thẩm định và thêm các biểu mẫu của IRS

Khi không chắc chắn, hãy xử lý các khoản quyên góp không phải tiền mặt một cách thận trọng và lưu giữ hồ sơ chi tiết.

Bạn có thể khấu trừ bao nhiêu?

Khoản khấu trừ từ thiện không phải là không giới hạn. Theo quy định hiện hành của IRS, khoản khấu trừ của bạn nhìn chung bị giới hạn theo một tỷ lệ nhất định của thu nhập gộp đã điều chỉnh, và các giới hạn khác nhau có thể áp dụng tùy theo loại đóng góp và loại tổ chức.

Với nhiều người nộp thuế, mức trần chung là 60% thu nhập gộp đã điều chỉnh đối với đóng góp bằng tiền mặt, trong khi các khoản quyên góp khác có thể chịu giới hạn 20%, 30% hoặc 50%.

Nếu các khoản quyên góp của bạn vượt quá giới hạn trong năm, bạn có thể được phép chuyển phần vượt sang năm thuế sau, tùy theo quy tắc của IRS.

Vì giới hạn phụ thuộc vào chính xác loại và cơ cấu các khoản quyên góp, nên việc theo dõi từng khoản riêng biệt sẽ hữu ích hơn nhiều so với việc gộp tất cả thành một con số hằng năm.

Thường phải kê khai theo dạng itemized

Trong hầu hết các trường hợp, bạn chỉ có thể yêu cầu khấu trừ đóng góp từ thiện nếu bạn kê khai khấu trừ theo dạng itemized trên Schedule A của Form 1040.

Điều đó có nghĩa là khoản khấu trừ này chỉ có giá trị nếu tổng các khoản khấu trừ itemized của bạn lớn hơn standard deduction trong năm. Nếu bình thường bạn dùng standard deduction, việc quyên góp từ thiện vẫn có ý nghĩa với cá nhân bạn, nhưng có thể không làm giảm hóa đơn thuế liên bang trừ khi bạn kê khai itemized.

Quy tắc lưu hồ sơ rất quan trọng

IRS rất nghiêm ngặt về chứng từ xác nhận, đặc biệt khi khoản quyên góp lớn hơn.

Đối với tiền mặt hoặc các khoản quyên góp bằng tiền khác, hãy giữ hồ sơ bằng văn bản cho từng khoản đóng góp. Điều đó có thể là sao kê ngân hàng, hồ sơ khấu trừ qua lương hoặc bằng chứng thanh toán tương tự.

Với bất kỳ khoản đóng góp đơn lẻ nào từ 250 USD trở lên, bạn cần một thư xác nhận bằng văn bản từ tổ chức từ thiện tại thời điểm phù hợp. Nói đơn giản, thư xác nhận đó phải được nhận trước khi bạn nộp tờ khai hoặc trước hạn nộp tờ khai, bao gồm cả gia hạn nếu có, tùy thời điểm nào đến trước.

Nếu bạn thực hiện nhiều khoản quyên góp từ 250 USD trở lên, mỗi khoản đều phải có chứng từ phù hợp. Một bản sao kê hằng năm có thể chấp nhận nếu nó liệt kê từng khoản đóng góp và ngày đóng góp.

Với các khoản quyên góp không phải tiền mặt, yêu cầu chứng minh thường chi tiết hơn. Tùy theo món đồ và giá trị, bạn có thể cần:

• Biên nhận từ tổ chức
• Mô tả về tài sản đã quyên góp
• Phương pháp định giá hoặc thẩm định
• Mẫu IRS Form 8283 cho một số khoản quyên góp không phải tiền mặt

Khoản quyên góp càng có giá trị, việc ghi chép trước, trong và sau khi chuyển giao càng quan trọng.

Các tình huống đặc biệt làm giảm hoặc làm phức tạp khoản khấu trừ

Một số khoản quyên góp chỉ được khấu trừ một phần, và một số có thể làm giảm số tiền được khấu trừ.

Hãy lưu ý các trường hợp sau:

• Tín dụng thuế cấp tiểu bang hoặc địa phương nhận được để đổi lấy khoản quyên góp có thể làm giảm số tiền được khấu trừ
• Trong một số trường hợp, khấu trừ thuế tiểu bang hoặc địa phương có thể ảnh hưởng đến khoản khấu trừ từ thiện
• Mua hàng tại đấu giá từ thiện chỉ được khấu trừ phần tiền trả cao hơn giá trị thị trường hợp lý
• Phí hội viên chỉ được khấu trừ phần vượt quá giá trị lợi ích bạn nhận được
• Quyên góp xe có thể có thêm quy tắc báo cáo

Nếu bạn nhận lại bất kỳ thứ gì có giá trị để đổi lấy khoản quyên góp, hãy tách phần từ thiện ra khỏi phần lợi ích bạn nhận được.

Chủ doanh nghiệp nên xử lý việc quyên góp từ thiện như thế nào

Nếu bạn sở hữu doanh nghiệp, hãy giữ rõ ràng sự khác biệt sau:

• Quà tặng từ thiện cá nhân không giống với chi phí kinh doanh
• Một khoản tài trợ tiếp thị của doanh nghiệp có thể hoàn toàn không phải là khoản quyên góp từ thiện
• Khoản quyên góp do doanh nghiệp thực hiện nên được ghi nhận qua sổ sách của doanh nghiệp, không trộn lẫn với chi tiêu cá nhân

Sự tách bạch này rất quan trọng đối với chủ LLC, cổ đông S corporation, partnership và doanh nghiệp tư nhân. Sổ sách rõ ràng giúp xác định dễ hơn liệu một khoản thanh toán là từ thiện, quảng bá hay đơn giản là chi tiêu cá nhân.

Một hệ thống lưu hồ sơ đơn giản nên ghi lại:

• Ngày quyên góp
• Tên tổ chức
• Số tiền hoặc mô tả tài sản
• Giá trị thị trường hợp lý nếu tài sản được quyên góp
• Thư xác nhận hoặc biên nhận
• Bất kỳ lợi ích nào nhận được để đổi lại

Nếu công ty của bạn quyên góp thường xuyên, hãy rà soát hồ sơ trước cuối năm thay vì đợi đến mùa khai thuế.

Quy trình đơn giản để yêu cầu khấu trừ

Hãy dùng quy trình này để giảm sai sót:

1. Xác nhận người nhận là một tổ chức đủ điều kiện.
2. Lưu bằng chứng thanh toán hoặc chuyển giao tài sản.
3. Nhận thư xác nhận bằng văn bản cho các khoản quyên góp từ 250 USD trở lên.
4. Theo dõi giá trị thị trường hợp lý cho tài sản được quyên góp.
5. Kiểm tra xem bất kỳ lợi ích, tín dụng hay vé nào có làm giảm số tiền được khấu trừ không.
6. Cộng tổng các khoản quyên góp từ thiện và so sánh với giới hạn của IRS.
7. Kê khai itemized trên Schedule A nếu bạn muốn yêu cầu khoản khấu trừ.

Nếu khoản quyên góp là bất thường, có giá trị lớn hoặc không phải tiền mặt, hãy xem hướng dẫn của IRS trước khi nộp.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Các lỗi thường gặp khá dễ phòng tránh:

• Quyên góp cho một nhóm không đủ điều kiện theo IRS
• Quên giữ biên nhận hoặc thư xác nhận
• Yêu cầu khấu trừ toàn bộ giá vé sự kiện trong khi một phần là tiền vào cửa hoặc bữa ăn
• Ghi giá trị cao hơn thực tế cho các món đồ đã quyên góp
• Trộn lẫn chi tiêu kinh doanh với quà tặng từ thiện cá nhân
• Cho rằng thời gian làm tình nguyện có thể được khấu trừ

Phần lớn các cuộc kiểm tra hoặc vấn đề khi khai liên quan đến quyên góp từ thiện đều xuất phát từ thiếu hồ sơ hoặc khai giá trị quá cao.

Kết luận chính

Khấu trừ thuế cho các khoản quyên góp từ thiện có thể khá đơn giản khi bạn tổ chức hồ sơ tốt và hiểu các quy định của IRS.

Các điểm chính rất đơn giản: quyên góp cho một tổ chức đủ điều kiện, ghi nhận mọi khoản đóng góp, tách phần từ thiện khỏi bất kỳ lợi ích nào bạn nhận được, và kê khai itemized nếu bạn muốn yêu cầu khoản khấu trừ. Đối với chủ doanh nghiệp, việc ghi chép kỷ luật đặc biệt quan trọng vì chi tiêu cá nhân và chi tiêu kinh doanh có thể dễ bị lẫn lộn.

Khi sổ sách của bạn rõ ràng, việc quyên góp từ thiện sẽ dễ theo dõi hơn, dễ báo cáo hơn và dễ bảo vệ hơn nếu IRS đặt câu hỏi.