Cá cược từ thiện tại South Carolina: Tuân thủ quy định bingo và raffle cho các tổ chức phi lợi nhuận

Cá cược từ thiện có thể là một công cụ gây quỹ hữu ích, nhưng South Carolina xem đây là một hoạt động được quản lý chặt chẽ chứ không phải một sự kiện mang tính tự phát. Tiểu bang phân biệt rõ giữa bingo và raffle của tổ chức phi lợi nhuận, và mỗi hoạt động đều có các quy định riêng về cấp phép, đăng ký, báo cáo và vận hành.

Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, câu hỏi tuân thủ bắt đầu trước khi bán tấm vé đầu tiên. Tổ chức phải được thành lập đúng cách, được công nhận là một tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện và đã đăng ký với cơ quan nhà nước phù hợp. Từ đó, các quy định sẽ phụ thuộc vào việc kế hoạch gây quỹ có bao gồm bingo, raffle hay cả hai.

Điều gì được xem là cá cược từ thiện ở South Carolina?

Tại South Carolina, các hoạt động cá cược từ thiện phổ biến nhất là:

• Bingo, được quản lý bởi South Carolina Department of Revenue.
• Raffle của tổ chức phi lợi nhuận, được quản lý bởi Division of Public Charities thuộc Secretary of State của South Carolina.

Đây là hai chế độ pháp lý riêng biệt. Một tổ chức phi lợi nhuận muốn tổ chức bingo phải đáp ứng các quy định cấp phép bingo. Một tổ chức phi lợi nhuận muốn tổ chức raffle phải đáp ứng các quy định đăng ký raffle. Một số tổ chức có thể thực hiện cả hai, nhưng mỗi hoạt động phải được xử lý theo đúng cơ quan quản lý và đúng hồ sơ nộp.

Ai có thể tổ chức cá cược từ thiện?

South Carolina chỉ cho phép các tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện được tổ chức cá cược từ thiện. Đối với bingo, tổ chức phải là một tổ chức phi lợi nhuận đã đăng ký với Secretary of State, có trạng thái miễn thuế IRS phù hợp và đã có hoạt động từ thiện ít nhất hai năm trước khi nộp đơn.

Đối với raffle, tổ chức phải là một tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện theo luật raffle của tiểu bang và, trừ khi thuộc diện miễn trừ, phải đăng ký với Division of Public Charities thuộc Secretary of State.

Kết luận thực tế rất đơn giản: cá cược từ thiện bắt đầu từ việc chuẩn bị sẵn sàng về mặt pháp nhân. Nếu tổ chức chưa được thành lập, đăng ký và lưu trữ hồ sơ đúng cách, thì chưa nên chuyển sang hoạt động cá cược.

Quy định bingo tại South Carolina

South Carolina cho phép các tổ chức từ thiện phi lợi nhuận vận hành các trò bingo nếu họ được Department of Revenue cấp phép. Tiểu bang cũng công nhận một số hạng giấy phép bingo, trong đó Class B và Class C là phổ biến nhất.

Các hạng giấy phép phổ biến

• Class B là hình thức được cấp phép phổ biến nhất cho các tổ chức phi lợi nhuận. Hạng này có phí cấp phép, cho phép chơi tối đa năm ngày mỗi tuần, yêu cầu có promoter và có mức chi trả tối đa cho mỗi phiên cao hơn Class C.
• Class C cũng khá phổ biến. Hạng này không có phí cấp phép, có thể chơi tối đa bảy ngày mỗi tuần, không yêu cầu promoter và bị giới hạn mức chi trả thấp hơn cho mỗi trò cùng với số lượng trò jackpot hạn chế.
• Class C hard cards là một biến thể đặc biệt của Class C với các yêu cầu nghiêm ngặt hơn. Tổ chức phải do tình nguyện viên vận hành, sở hữu thiết bị, sở hữu tòa nhà hoặc thuê trực tiếp từ chủ sở hữu, và chỉ sử dụng tiền thu được cho các chi phí được phép và mục đích từ thiện.
• Ngoài ra còn có các loại giấy phép khác dành cho hoạt động bingo giới hạn, tạm thời hoặc chuyên biệt, bao gồm cả play tại hội chợ.

Tiểu bang cũng yêu cầu hoạt động bingo phải nằm trong phạm vi của giấy phép. Bên được cấp phép phải niêm yết giấy phép áp dụng tại địa điểm tổ chức bingo, và tổ chức không được xem bingo như một nguồn doanh thu đa mục đích mà thiếu các kiểm soát cần thiết.

Kiểm soát tài chính rất quan trọng

South Carolina yêu cầu hoạt động bingo của tổ chức phi lợi nhuận phải được tách biệt khỏi tài chính chung của tổ chức. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là:

• Duy trì một tài khoản bingo riêng biệt, tách khỏi các tài khoản khác.
• Nộp tiền thu từ bingo vào tài khoản chậm nhất vào cuối ngày làm việc kế tiếp sau mỗi ngày tổ chức bingo.
• Thanh toán các chi phí liên quan đến bingo từ tài khoản bingo.
• Lưu giữ hồ sơ rõ ràng cho thấy tiền thu được được thu, giữ và sử dụng như thế nào.

Các quy tắc này nhằm tạo ra một dấu vết kiểm toán rõ ràng. Chúng cũng giúp giảm rủi ro việc quỹ từ thiện bị trộn lẫn với tiền của tổ chức cho các mục đích không liên quan.

Báo cáo và hoàn tiền

Các đơn vị bingo đã được cấp phép phải nộp Bingo Financial Report hàng quý, ngay cả khi không tổ chức trò chơi nào trong quý đó. South Carolina cũng có hệ thống hoàn tiền hàng tháng cho hoạt động bingo của tổ chức phi lợi nhuận, với các quy tắc thời gian đặc biệt áp dụng cho một số hoạt động hard card.

Những nghĩa vụ nộp hồ sơ đó không phải là tùy chọn. Một tổ chức phi lợi nhuận tổ chức bingo nên xây dựng hệ thống kế toán sao cho có thể chuẩn bị báo cáo đúng hạn mỗi quý, thay vì phải ghép lại hồ sơ vào phút chót.

Promoter và nhà cung cấp

Một số hoạt động bingo sử dụng promoter để hỗ trợ quản lý trò chơi. Tại South Carolina, một promoter có thể ký hợp đồng với tối đa năm tổ chức phi lợi nhuận, nhưng promoter và tổ chức phi lợi nhuận có thể cùng chịu trách nhiệm đối với các khoản thuế và tiền phạt liên quan đến trò chơi.

Promoter cũng phải đáp ứng các yêu cầu cấp phép của tiểu bang. Họ cần được đăng ký là professional solicitor với Secretary of State, đáp ứng yêu cầu về lịch sử cư trú của tiểu bang, duy trì bảo lãnh và gia hạn giấy phép hằng năm.

Điều này khiến việc thẩm định trở nên thiết yếu. Một tổ chức phi lợi nhuận không bao giờ nên coi promoter chỉ là một nhà cung cấp thông thường. Ở South Carolina, quan hệ với promoter là một quan hệ tuân thủ được quản lý chặt chẽ.

Quy định raffle tại South Carolina

Raffle được điều chỉnh bởi Nonprofit Raffles for Charitable Purposes Act. Chỉ các tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện mới được phép tổ chức raffle.

Trừ khi tổ chức đủ điều kiện được miễn trừ, tổ chức phải đăng ký với Division of Public Charities thuộc Secretary of State và nộp mẫu đăng ký raffle hằng năm cùng báo cáo tài chính raffle hằng năm.

Raffle được miễn trừ và không được miễn trừ

South Carolina phân biệt giữa raffle được miễn trừ và raffle không được miễn trừ.

Raffle được miễn trừ thường bao gồm:

• Raffle với giải thưởng hiện vật được quyên tặng, có giá trị từ 950 đô la trở xuống cho toàn bộ sự kiện.
• Raffle kiểu fifty-fifty với tổng doanh thu từ 950 đô la trở xuống.

Đối với raffle fifty-fifty được miễn trừ, người tham gia chỉ giới hạn ở thành viên của tổ chức phi lợi nhuận và khách của họ.

Raffle không được miễn trừ rộng hơn, nhưng đi kèm với yêu cầu báo cáo và giới hạn vận hành chặt chẽ hơn. Ví dụ:

• Một tổ chức phi lợi nhuận chỉ được tổ chức tối đa bốn raffle không được miễn trừ mỗi năm.
• Mỗi giải thưởng riêng lẻ phải có giá trị từ 80.000 đô la trở xuống.
• Tổng giá trị giải thưởng được trao tại một sự kiện raffle không được vượt quá 300.000 đô la.

Nếu một tổ chức vừa tổ chức raffle được miễn trừ vừa tổ chức raffle không được miễn trừ, thì chỉ các raffle không được miễn trừ mới phải được đưa vào báo cáo tài chính raffle hằng năm.

Đăng ký và báo cáo

Đối với hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận, quy trình tuân thủ raffle bao gồm:

• Nộp mẫu đăng ký raffle hằng năm.
• Nộp báo cáo tài chính raffle hằng năm.
• Giữ bằng chứng cho thấy tổ chức vẫn đủ điều kiện tổ chức raffle.
• Lưu giữ hồ sơ chứng minh tiền thu từ raffle đã được sử dụng cho mục đích từ thiện.

South Carolina cũng yêu cầu nộp hồ sơ đúng hạn. Nếu tổ chức phi lợi nhuận bỏ sót tài liệu bắt buộc hoặc nộp muộn, tiểu bang có thể áp dụng tiền phạt hành chính và truy cứu hình sự trong các trường hợp nghiêm trọng.

Hạn chế về quảng cáo và vận hành

South Carolina cũng điều chỉnh cách quảng cáo và vận hành raffle. Quảng cáo raffle phải nêu rõ tổ chức phi lợi nhuận tài trợ sự kiện và mục đích từ thiện của số tiền thu được. Luật cũng đặt giới hạn đối với việc sử dụng tên của tổ chức phi lợi nhuận và cấm các thỏa thuận thực chất là giao toàn bộ hoạt động raffle cho người khác.

Nói cách khác, một tổ chức phi lợi nhuận không thể chỉ cho phép bên khác mượn thương hiệu của mình rồi để người khác đứng sau vận hành sự kiện. Tổ chức phải là nhà tài trợ và đơn vị vận hành từ thiện thực sự trong khuôn khổ pháp lý.

Danh sách kiểm tra tuân thủ thực tế cho các tổ chức phi lợi nhuận

Trước khi triển khai chương trình cá cược từ thiện tại South Carolina, một tổ chức phi lợi nhuận nên đi qua danh sách kiểm tra đơn giản sau:

1. Xác nhận tổ chức đã được thành lập đúng cách và đủ điều kiện là tổ chức phi lợi nhuận.
2. Kiểm tra tình trạng đăng ký thiện nguyện cấp tiểu bang của tổ chức.
3. Xác định hoạt động sẽ là bingo, raffle hay cả hai.
4. Xác định đúng lộ trình cấp phép hoặc đăng ký cho hoạt động đó.
5. Thiết lập tài khoản ngân hàng và sổ sách kế toán riêng cho tiền thu từ hoạt động cá cược.
6. Xây dựng lịch nộp hồ sơ cho các báo cáo hằng năm, hằng quý hoặc định kỳ khác.
7. Rà soát toàn bộ hợp đồng với nhà cung cấp và promoter trước khi ký.
8. Lưu giữ bản sao giấy phép, đăng ký, báo cáo và hồ sơ hỗ trợ tại một nơi.

Danh sách này có vẻ cơ bản, nhưng nó giúp ngăn chặn những lỗi tuân thủ phổ biến nhất: quên nộp hồ sơ, tách bạch quỹ kém và vận hành dựa trên giả định sai về những gì tiểu bang thực sự cho phép.

Zenind phù hợp ở đâu

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn vẫn đang trong giai đoạn thành lập, Zenind có thể giúp bạn tổ chức phần pháp nhân trước khi chuyển sang giai đoạn tuân thủ cá cược. Điều đó rất quan trọng vì các quy định về cá cược từ thiện thường giả định rằng tổ chức đã tồn tại, có cấu trúc pháp lý phù hợp và có thể duy trì hồ sơ minh bạch ngay từ ngày đầu.

Zenind là dịch vụ thành lập công ty tại Hoa Kỳ, nên trường hợp sử dụng mạnh nhất là thiết lập cấu trúc phi lợi nhuận, giữ cho quy trình nộp hồ sơ được tổ chức và đảm bảo tổ chức sẵn sàng cho các bước tuân thủ cấp tiểu bang tiếp theo.

Kết luận

Cá cược từ thiện có thể hỗ trợ sứ mệnh của một tổ chức phi lợi nhuận, nhưng chỉ khi tổ chức xem tuân thủ là một phần của kế hoạch gây quỹ. Tại South Carolina, các hoạt động bingo và raffle đều được quản lý chặt chẽ, và quy định khác nhau tùy theo loại trò chơi.

Cách an toàn nhất là xác nhận điều kiện đủ trước, nộp hồ sơ với đúng cơ quan, tách biệt quỹ và duy trì hồ sơ chính xác ngay từ đầu. Với một tổ chức phi lợi nhuận muốn gây quỹ một cách có trách nhiệm, kỷ luật đó không phải là tùy chọn. Đó là nền tảng của một chương trình cá cược từ thiện bền vững.

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và không cấu thành tư vấn pháp lý.