Điều cần có trong Điều lệ công ty: Hướng dẫn thực tiễn cho các công ty tại Hoa Kỳ

Điều lệ công ty là một trong những tài liệu quản trị nội bộ quan trọng nhất mà một công ty cổ phần có thể có. Tài liệu này thiết lập các quy tắc về cách công ty vận hành, cách đưa ra quyết định, và cách giám đốc, cán bộ quản lý, cũng như cổ đông tương tác với nhau.

Với nhiều nhà sáng lập, điều lệ có vẻ chỉ là một thủ tục hình thức. Trên thực tế, đây là khuôn khổ vận hành giúp công ty có tổ chức, bảo vệ thẩm quyền ra quyết định, và giảm nhầm lẫn khi phát sinh vấn đề. Điều lệ được soạn thảo tốt cũng có thể giúp việc mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp dễ hơn, thu hút nhà đầu tư, và chứng minh rằng công ty đang được vận hành đúng cách.

Hướng dẫn này giải thích điều lệ công ty là gì, cần bao gồm những gì, cách thông qua, và các sai lầm phổ biến cần tránh khi soạn thảo.

Điều lệ công ty là gì?

Điều lệ công ty là các quy tắc nội bộ của một công ty cổ phần. Chúng không tạo ra công ty; thay vào đó, chúng điều chỉnh cách công ty hoạt động sau khi thành lập.

Nói chung, điều lệ thường đề cập đến các nội dung như:

• Số lượng và trách nhiệm của giám đốc và cán bộ quản lý
• Cách triệu tập và tiến hành các cuộc họp của hội đồng quản trị và cổ đông
• Thủ tục biểu quyết và yêu cầu về túc số
• Cách phát hành và chuyển nhượng cổ phần
• Cách xử lý xung đột lợi ích
• Cách sửa đổi điều lệ trong tương lai

Khác với hồ sơ thành lập nộp cho tiểu bang, điều lệ thường được lưu trong hồ sơ nội bộ của công ty. Chúng không phải lúc nào cũng được nộp công khai, nhưng vẫn rất quan trọng về mặt pháp lý vì chúng định hướng các hành động của công ty và có thể được viện dẫn khi xảy ra tranh chấp.

Vì sao điều lệ quan trọng

Điều lệ mang lại cấu trúc cho công ty. Nếu không có điều lệ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh ai có thẩm quyền hành động, cuộc họp nên được tổ chức như thế nào, hoặc các quyết định quan trọng phải được phê duyệt ra sao.

Điều lệ vững chắc có thể giúp công ty:

• Làm rõ vai trò lãnh đạo
• Tạo ra quy trình họp nhất quán
• Hỗ trợ tuân thủ luật doanh nghiệp của tiểu bang
• Giảm tranh chấp nội bộ
• Bảo vệ tư cách pháp nhân độc lập của công ty
• Cung cấp lộ trình cho tăng trưởng và thay đổi quản trị

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty dự kiến gọi vốn, phát hành nhiều loại cổ phần, hoặc mở rộng đội ngũ lãnh đạo theo thời gian.

Những nội dung cần có trong điều lệ công ty

Không có một mẫu chuẩn duy nhất phù hợp cho mọi công ty. Nội dung cụ thể nên phù hợp với quy mô công ty, cơ cấu sở hữu, và yêu cầu của luật tiểu bang. Tuy vậy, hầu hết điều lệ đều bao gồm các điều khoản sau.

1. Tên công ty và trụ sở chính

Bắt đầu bằng tên pháp lý của công ty đúng như trong hồ sơ thành lập. Điều lệ cũng nên nêu trụ sở chính hoặc địa chỉ kinh doanh và, nếu cần, địa chỉ đăng ký hoặc địa chỉ nhận thư.

Phần này giúp xác định rõ tài liệu áp dụng cho đúng thực thể pháp lý.

2. Mục đích của công ty

Nhiều công ty đưa vào một điều khoản mục đích nêu hoạt động kinh doanh theo cách đủ rộng để bao quát cả hiện tại lẫn tương lai. Một tuyên bố mục đích rộng giúp công ty linh hoạt hơn nhưng vẫn xác định phạm vi hoạt động chung.

Một số công ty chọn cách diễn đạt rất chung, trong khi những công ty khác mô tả cụ thể hơn gắn với ngành nghề của mình.

3. Cơ cấu cổ phần

Nếu công ty được phép phát hành cổ phần, điều lệ thường mô tả số lượng hoặc các loại cổ phần mà công ty có thể phát hành. Nội dung này có thể bao gồm:

• Cổ phần phổ thông
• Cổ phần ưu đãi
• Quyền biểu quyết
• Quyền nhận cổ tức
• Quyền chuyển đổi
• Hạn chế chuyển nhượng

Điều lệ không thay thế cho hồ sơ nộp tiểu bang để cho phép phát hành cổ phần, nhưng có thể giải thích cách công ty xử lý việc phát hành cổ phần trong nội bộ.

4. Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là trung tâm của quản trị công ty. Điều lệ thường quy định:

• Số lượng giám đốc hoặc cách xác định số lượng
• Tiêu chuẩn đủ điều kiện làm giám đốc, nếu có
• Nhiệm kỳ của giám đốc
• Cách bầu, miễn nhiệm hoặc thay thế giám đốc
• Việc giám đốc có thể tiếp tục phục vụ cho đến khi người kế nhiệm được chọn hay không

Nếu công ty dự kiến mở rộng, điều lệ có thể cho phép linh hoạt bằng cách nêu rằng quy mô hội đồng có thể thay đổi thông qua hành động của cổ đông hoặc hội đồng quản trị.

5. Quyền hạn và nghĩa vụ của giám đốc

Phần này giải thích hội đồng được phép làm gì. Các điều khoản phổ biến bao gồm quyền của hội đồng để:

• Quản lý hoạt động và công việc của công ty
• Phê duyệt các hành động quan trọng của công ty
• Ủy quyền phát hành cổ phần
• Ban hành chính sách và nghị quyết
• Bổ nhiệm cán bộ quản lý
• Thành lập các ủy ban

Việc quy định rõ quyền hạn của hội đồng giúp tránh nhầm lẫn về ai có quyền ra quyết định cuối cùng.

6. Cán bộ quản lý và trách nhiệm của họ

Công ty thường có các cán bộ quản lý như chủ tịch hoặc giám đốc điều hành, thư ký, và thủ quỹ hoặc giám đốc tài chính.
Điều lệ nên xác định:

• Những chức danh nào tồn tại
• Cách bổ nhiệm và miễn nhiệm cán bộ quản lý
• Nhiệm vụ và thẩm quyền của họ
• Một người có thể kiêm nhiệm nhiều chức vụ hay không

Phần này quan trọng vì cán bộ quản lý thường xử lý hoạt động hằng ngày, ký hợp đồng, và lưu giữ hồ sơ.

7. Cuộc họp của giám đốc

Điều lệ công ty nên mô tả cách thức tổ chức họp hội đồng. Tối thiểu, phần này nên bao gồm:

• Họp thường kỳ và họp bất thường
• Ai có thể triệu tập cuộc họp
• Thời hạn thông báo
• Cách thức gửi thông báo
• Địa điểm tổ chức họp, bao gồm họp trực tuyến nếu được phép
• Yêu cầu về túc số
• Quy tắc biểu quyết và hành động bằng văn bản nhất trí

Những quy tắc này giúp các cuộc họp hợp lệ hơn và ghi nhận quyết định đúng cách.

8. Cuộc họp cổ đông

Cuộc họp cổ đông thường được yêu cầu đối với các hành động quan trọng của công ty, bao gồm bầu giám đốc và phê duyệt các thay đổi lớn. Điều lệ nên giải thích:

• Khi nào tổ chức đại hội thường niên
• Cách triệu tập họp đặc biệt
• Ai có thể triệu tập cuộc họp cổ đông
• Yêu cầu thông báo
• Yêu cầu về túc số
• Quy trình biểu quyết
• Quy tắc biểu quyết theo ủy quyền

Nếu công ty chỉ có ít cổ đông, các thủ tục này có thể khá đơn giản. Với công ty lớn hơn, chúng trở nên quan trọng hơn.

9. Quy tắc biểu quyết và túc số

Quy tắc biểu quyết nên nêu rõ cách quyết định được thông qua, chẳng hạn bằng đa số những người có mặt hoặc bằng ngưỡng cao hơn đối với một số hành động nhất định.

Quy tắc về túc số xác định số lượng tối thiểu giám đốc hoặc cổ đông cần có để một cuộc họp hợp lệ. Nếu không đạt túc số, cuộc họp thường không thể đưa ra hành động có tính ràng buộc.

Phần này cũng nên đề cập việc biểu quyết dựa trên số cổ phần, theo số người, hay theo cách khác tùy loại quyết định được đưa ra.

10. Ủy ban

Một số công ty sử dụng ủy ban để phân chia trách nhiệm của hội đồng. Ví dụ phổ biến gồm ủy ban kiểm toán, ủy ban lương thưởng, và ủy ban điều hành.

Nếu cho phép thành lập ủy ban, điều lệ nên giải thích:

• Cách thành lập ủy ban
• Ai bổ nhiệm thành viên ủy ban
• Ủy ban có thẩm quyền gì
• Quyết định của ủy ban có ràng buộc hay không
• Cách họp của ủy ban

Các công ty nhỏ có thể chưa cần ủy ban ngay, nhưng vẫn nên để mở khả năng này cho giai đoạn phát triển sau.

11. Xung đột lợi ích

Điều khoản xung đột lợi ích giúp bảo vệ công ty khi giám đốc hoặc cán bộ quản lý có lợi ích cá nhân trong một giao dịch hoặc quyết định.

Phần này nên yêu cầu công bố các xung đột tiềm ẩn và giải thích cách xử lý người có liên quan. Trong nhiều công ty, người có xung đột có thể phải không tham gia bỏ phiếu hoặc thảo luận.

Quy trình xử lý xung đột rõ ràng có thể giảm rủi ro pháp lý và duy trì niềm tin giữa các bên liên quan.

12. Bồi thường và bảo vệ trách nhiệm

Nhiều điều lệ bao gồm các điều khoản bồi thường để bảo vệ giám đốc và cán bộ quản lý khỏi một số khiếu nại hoặc chi phí phát sinh trong quá trình phục vụ công ty.

Phạm vi bồi thường cụ thể phụ thuộc vào luật tiểu bang và lựa chọn của công ty, nhưng điều lệ thường nêu khi nào công ty sẽ hoàn trả chi phí hoặc hỗ trợ bào chữa cho người được bảo vệ.

Điều khoản này có thể giúp thu hút những người đủ năng lực tham gia làm giám đốc hoặc cán bộ quản lý.

13. Lưu trữ hồ sơ và sổ sách công ty

Công ty nên duy trì hồ sơ đầy đủ, bao gồm biên bản họp, nghị quyết, sổ đăng ký cổ phần, và tài liệu tài chính. Điều lệ có thể quy định nơi lưu giữ hồ sơ và ai chịu trách nhiệm quản lý.

Điều này giúp hỗ trợ việc tuân thủ và làm cho việc chứng minh các hành động của công ty đã được phê duyệt đúng thẩm quyền trở nên dễ dàng hơn.

14. Thủ tục sửa đổi

Doanh nghiệp luôn thay đổi theo thời gian, vì vậy điều lệ nên giải thích cách thức sửa đổi.

Điều khoản sửa đổi nên xác định:

• Ai có thể đề xuất sửa đổi
• Ai có thẩm quyền phê duyệt
• Ngưỡng biểu quyết áp dụng
• Cổ đông, giám đốc, hay cả hai bên có phải phê duyệt thay đổi hay không

Một quy trình sửa đổi rõ ràng giúp công ty cập nhật cơ cấu quản trị mà không phát sinh bất ổn.

15. Các điều khoản khác

Tùy theo nhu cầu của công ty, điều lệ cũng có thể đề cập đến:

• Chữ ký điện tử và thông báo điện tử
• Tham gia họp từ xa
• Lựa chọn năm tài chính
• Việc tin cậy vào cán bộ quản lý và hồ sơ
• Cổ tức và phân phối lợi nhuận
• Thủ tục từ nhiệm
• Cách hiểu và áp dụng điều lệ theo luật tiểu bang liên quan

Những điều khoản này không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng có thể giúp điều lệ đầy đủ và thực tiễn hơn.

Ai soạn điều lệ?

Thông thường, người sáng lập hoặc hội đồng quản trị ban đầu sẽ soạn điều lệ. Trong nhiều công ty, người sáng lập thông qua điều lệ tại cuộc họp tổ chức hoặc hội đồng quản trị phê duyệt ngay sau khi thành lập.

Nếu công ty có nhiều nhà sáng lập, nên cùng nhau xem xét điều lệ trước khi thông qua để mọi người hiểu rõ các quy tắc quản trị ngay từ đầu.

Cách thông qua điều lệ

Điều lệ thường được thông qua trong giai đoạn tổ chức của công ty, thường tại cuộc họp hội đồng quản trị đầu tiên hoặc bằng văn bản nhất trí.

Một quy trình thông qua điển hình có thể bao gồm:

• Soạn thảo điều lệ
• Rà soát để bảo đảm phù hợp với luật tiểu bang
• Phê duyệt bởi người sáng lập hoặc hội đồng quản trị
• Lưu bản điều lệ đã ký trong hồ sơ công ty
• Áp dụng điều lệ một cách nhất quán trong họp hành và ra quyết định

Sau khi đã thông qua, công ty nên sử dụng điều lệ một cách nhất quán. Nếu công ty hành động trái với chính điều lệ của mình, điều đó có thể tạo ra các vấn đề pháp lý và vận hành không cần thiết.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Khi soạn thảo điều lệ, công ty thường mắc phải những lỗi có thể tránh được. Hãy lưu ý các vấn đề sau:

• Dùng ngôn ngữ mơ hồ khiến các quyết định quan trọng không rõ ràng
• Sao chép một mẫu chung mà không điều chỉnh theo doanh nghiệp
• Mâu thuẫn với luật doanh nghiệp của tiểu bang
• Quên quy định về túc số hoặc biểu quyết
• Bỏ sót nhiệm vụ của cán bộ quản lý hoặc quyền hạn của hội đồng
• Không đề cập đến các cuộc họp cổ đông
• Bỏ qua thủ tục sửa đổi
• Không lưu bản điều lệ đã ký trong hồ sơ công ty

Mục tiêu không phải là làm điều lệ quá dài hoặc quá phức tạp. Mục tiêu là làm cho điều lệ có thể áp dụng được, chính xác, và phù hợp với cách công ty thực sự vận hành.

Điều lệ và các tài liệu thành lập khác

Điều lệ công ty chỉ là một phần của bộ hồ sơ thành lập. Chúng kết hợp cùng Điều lệ thành lập, hồ sơ phát hành cổ phần, biên bản họp, và nghị quyết.

Một cách đơn giản để hiểu sự khác biệt là:

• Điều lệ thành lập tạo ra công ty ở cấp tiểu bang
• Điều lệ công ty điều chỉnh hoạt động nội bộ của công ty
• Biên bản họp và nghị quyết ghi lại các quyết định được đưa ra theo điều lệ

Mỗi tài liệu có một mục đích riêng, và khi kết hợp lại, chúng hỗ trợ quản trị doanh nghiệp đúng chuẩn.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Việc thành lập công ty sẽ dễ hơn khi các bước pháp lý và hành chính được sắp xếp ngay từ đầu. Zenind giúp chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ điều hướng quá trình thành lập công ty bằng các công cụ và hỗ trợ được thiết kế để đơn giản hóa quy trình.

Sau khi công ty của bạn được thành lập, việc có điều lệ được soạn thảo tốt có thể giúp bạn giữ cho quyền sở hữu, quản trị và lưu trữ hồ sơ đi đúng hướng. Nền tảng đó giúp việc vận hành trở nên tự tin hơn và tăng trưởng với ít trở ngại hơn.

Kết luận

Điều lệ công ty không chỉ là giấy tờ. Chúng là bộ quy tắc vận hành giúp công ty hoạt động trơn tru, duy trì trật tự nội bộ, và hỗ trợ tuân thủ lâu dài.

Tối thiểu, điều lệ của bạn nên bao gồm tên công ty, mục đích, cơ cấu cổ phần, vai trò của hội đồng và cán bộ quản lý, quy trình họp, quy tắc biểu quyết, xung đột lợi ích, bồi thường, lưu trữ hồ sơ, và thủ tục sửa đổi. Điều lệ tốt nhất là rõ ràng, thực tế, và được điều chỉnh theo nhu cầu thực sự của công ty.

Nếu công ty của bạn mới bắt đầu, hãy dành thời gian soạn điều lệ cẩn thận. Một tài liệu quản trị vững chắc có thể tiết kiệm thời gian, giảm tranh chấp, và giúp việc phát triển trong tương lai dễ quản lý hơn.