Apa yang Perlu Dimasukkan dalam Peraturan Syarikat: Panduan Praktikal untuk Syarikat di AS

Peraturan syarikat ialah salah satu dokumen tadbir urus dalaman yang paling penting bagi sebuah syarikat. Dokumen ini menetapkan peraturan tentang cara syarikat beroperasi, bagaimana keputusan dibuat, dan bagaimana pengarah, pegawai, serta pemegang saham berinteraksi antara satu sama lain.

Bagi ramai pengasas, peraturan syarikat kelihatan seperti formaliti. Namun pada hakikatnya, ia ialah rangka kerja عملی yang membantu syarikat kekal teratur, melindungi kuasa membuat keputusan, dan mengurangkan kekeliruan apabila isu timbul. Peraturan yang digubal dengan baik juga boleh memudahkan pembukaan akaun bank perniagaan, menarik pelabur, dan menunjukkan bahawa syarikat dikendalikan dengan betul.

Panduan ini menerangkan apa itu peraturan syarikat, apa yang perlu dimasukkan, bagaimana ia diluluskan, dan kesilapan biasa yang perlu dielakkan semasa menggubalnya.

Apakah peraturan syarikat?

Peraturan syarikat ialah peraturan dalaman sesebuah syarikat. Ia tidak menubuhkan syarikat itu sendiri; sebaliknya, ia mengawal cara syarikat berfungsi selepas penubuhan.

Secara umum, peraturan ini menangani perkara seperti:

• Bilangan dan tanggungjawab pengarah dan pegawai
• Cara mesyuarat lembaga dan pemegang saham dipanggil dan dijalankan
• Prosedur pengundian dan keperluan kuorum
• Cara saham dikeluarkan dan dipindahkan
• Cara konflik kepentingan dikendalikan
• Cara peraturan syarikat boleh dipinda pada masa hadapan

Tidak seperti dokumen penubuhan yang difailkan dengan negeri, peraturan syarikat biasanya disimpan bersama rekod dalaman syarikat. Ia tidak selalu difailkan secara umum, tetapi tetap penting dari segi undang-undang kerana ia membimbing tindakan korporat dan boleh digunakan dalam pertikaian.

Mengapa peraturan syarikat penting

Peraturan syarikat memberi struktur kepada syarikat. Tanpanya, perniagaan mungkin sukar membuktikan siapa yang mempunyai kuasa untuk bertindak, bagaimana mesyuarat patut dijalankan, atau bagaimana keputusan utama harus diluluskan.

Peraturan yang kukuh boleh membantu syarikat:

• Menjelaskan peranan kepimpinan
• Mewujudkan prosedur mesyuarat yang konsisten
• Menyokong pematuhan dengan undang-undang korporat negeri
• Mengurangkan pertikaian dalaman
• Melindungi identiti undang-undang berasingan syarikat
• Menyediakan pelan hala tuju untuk pertumbuhan dan perubahan tadbir urus

Ini amat penting bagi syarikat yang menjangkakan akan membawa masuk pelabur, mengeluarkan beberapa kelas saham, atau mengembangkan pasukan kepimpinan mereka dari semasa ke semasa.

Apa yang perlu dimasukkan dalam peraturan syarikat

Tiada satu templat universal yang sesuai untuk setiap syarikat. Kandungan yang tepat harus disesuaikan dengan saiz syarikat, struktur pemilikan, dan keperluan undang-undang negeri. Walau bagaimanapun, kebanyakan peraturan syarikat merangkumi peruntukan berikut.

1. Nama syarikat dan pejabat utama

Mulakan dengan nama undang-undang syarikat seperti yang tertera dalam rekod penubuhan. Peraturan syarikat juga harus mengenal pasti pejabat utama atau alamat perniagaan dan, jika berguna, pejabat berdaftar atau alamat surat-menyurat.

Bahagian ini membantu mengikat dokumen dan memastikan ia jelas terpakai kepada entiti undang-undang yang betul.

2. Tujuan syarikat

Ramai syarikat memasukkan klausa tujuan yang menyatakan tujuan perniagaan secara luas supaya merangkumi aktiviti semasa dan akan datang. Pernyataan tujuan yang luas memberi fleksibiliti kepada syarikat sambil masih mentakrifkan skop umum operasinya.

Sesetengah syarikat memilih pernyataan yang sangat umum, manakala yang lain memasukkan penerangan yang lebih khusus berkaitan dengan industri mereka.

3. Struktur saham

Jika syarikat diberi kuasa untuk mengeluarkan saham, peraturan syarikat selalunya menerangkan bilangan atau kelas saham yang boleh dikeluarkan oleh syarikat. Ini boleh termasuk:

• Saham biasa
• Saham keutamaan
• Hak mengundi
• Hak dividen
• Hak penukaran
• Sekatan pemindahan

Peraturan syarikat tidak menggantikan pemfailan negeri yang membenarkan saham, tetapi ia boleh menerangkan cara syarikat mengendalikan terbitan saham secara dalaman.

4. Lembaga pengarah

Lembaga pengarah ialah teras kepada tadbir urus korporat. Peraturan syarikat biasanya menetapkan:

• Bilangan pengarah atau cara bilangan itu ditentukan
• Kelayakan untuk menjadi pengarah, jika ada
• Tempoh jawatan pengarah
• Cara pengarah dipilih, dipecat, atau diganti
• Sama ada pengarah boleh berkhidmat sehingga pengganti dipilih

Jika syarikat dijangka berkembang, peraturan boleh memberi fleksibiliti dengan menyatakan bahawa saiz lembaga boleh berubah melalui tindakan pemegang saham atau lembaga.

5. Kuasa dan tugas pengarah

Bahagian ini menerangkan apa yang dibenarkan untuk dilakukan oleh lembaga. Peruntukan biasa meliputi kuasa lembaga untuk:

• Mengurus perniagaan dan hal ehwal syarikat
• Meluluskan tindakan korporat utama
• Membenarkan penerbitan saham
• Menggubal dasar dan resolusi
• Melantik pegawai
• Menubuhkan jawatankuasa

Pernyataan yang jelas tentang kuasa lembaga membantu mengelakkan kekeliruan tentang siapa yang mempunyai kuasa membuat keputusan akhir.

6. Pegawai dan tanggungjawab mereka

Syarikat biasanya mempunyai pegawai seperti presiden atau ketua pegawai eksekutif, setiausaha, dan bendahari atau ketua pegawai kewangan. Peraturan syarikat harus mengenal pasti:

• Pegawai yang wujud
• Cara pegawai dilantik dan dipecat
• Tugas dan kuasa mereka
• Sama ada seorang individu boleh memegang lebih daripada satu jawatan

Bahagian ini penting kerana pegawai sering mengendalikan operasi harian, menandatangani kontrak, dan menyimpan rekod.

7. Mesyuarat pengarah

Peraturan syarikat harus menerangkan cara mesyuarat lembaga dijalankan. Sekurang-kurangnya, bahagian ini harus merangkumi:

• Mesyuarat tetap dan mesyuarat khas
• Siapa yang boleh memanggil mesyuarat
• Tempoh notis yang diperlukan
• Cara notis boleh dihantar
• Di mana mesyuarat boleh diadakan, termasuk mesyuarat maya jika dibenarkan
• Keperluan kuorum
• Peraturan pengundian dan tindakan melalui persetujuan bertulis sebulat suara

Peraturan ini memudahkan mesyuarat yang sah diadakan dan keputusan didokumenkan dengan betul.

8. Mesyuarat pemegang saham

Mesyuarat pemegang saham sering diperlukan untuk tindakan korporat utama, termasuk memilih pengarah dan meluluskan perubahan penting. Peraturan syarikat harus menjelaskan:

• Bila mesyuarat tahunan diadakan
• Cara mesyuarat khas dipanggil
• Siapa yang boleh memanggil mesyuarat pemegang saham
• Keperluan notis
• Keperluan kuorum
• Prosedur pengundian
• Peraturan undi proksi

Jika syarikat mempunyai bilangan pemegang saham yang kecil, prosedur ini mungkin ringkas. Bagi syarikat yang lebih besar, ia menjadi lebih penting.

9. Peraturan pengundian dan kuorum

Peraturan pengundian harus menyatakan bagaimana keputusan diluluskan, seperti melalui majoriti mereka yang hadir atau melalui ambang yang lebih tinggi untuk tindakan tertentu.

Peraturan kuorum menetapkan bilangan minimum pengarah atau pemegang saham yang diperlukan untuk mesyuarat yang sah. Tanpa kuorum, mesyuarat biasanya tidak boleh mengambil tindakan yang mengikat.

Bahagian ini juga harus menangani sama ada undian berdasarkan saham, individu, atau kaedah lain bergantung pada jenis keputusan yang dibuat.

10. Jawatankuasa

Sesetengah syarikat menggunakan jawatankuasa untuk membahagikan tanggungjawab lembaga. Contoh biasa termasuk jawatankuasa audit, jawatankuasa pampasan, dan jawatankuasa eksekutif.

Jika jawatankuasa dibenarkan, peraturan syarikat harus menerangkan:

• Cara jawatankuasa dibentuk
• Siapa yang melantik ahli jawatankuasa
• Kuasa yang dimiliki jawatankuasa
• Sama ada keputusan jawatankuasa adalah mengikat
• Cara mesyuarat jawatankuasa dijalankan

Syarikat yang lebih kecil mungkin belum memerlukan jawatankuasa, tetapi adalah berguna untuk mengekalkan pilihan ini bagi pertumbuhan masa depan.

11. Konflik kepentingan

Peruntukan konflik kepentingan membantu melindungi syarikat apabila pengarah atau pegawai mempunyai kepentingan peribadi dalam sesuatu transaksi atau keputusan.

Bahagian ini harus mewajibkan pendedahan potensi konflik dan menerangkan bagaimana pihak yang terlibat harus dikendalikan. Dalam banyak syarikat, individu yang berkonflik mungkin perlu menarik diri daripada mengundi atau perbincangan.

Prosedur konflik yang jelas boleh mengurangkan risiko undang-undang dan mengekalkan kepercayaan antara pihak berkepentingan.

12. Pampasan dan perlindungan liabiliti

Ramai peraturan syarikat memasukkan peruntukan pampasan yang melindungi pengarah dan pegawai daripada tuntutan tertentu atau perbelanjaan yang ditanggung semasa berkhidmat untuk syarikat.

Skop pampasan yang tepat bergantung pada undang-undang negeri dan keutamaan syarikat, tetapi peraturan biasanya menyatakan bila syarikat akan membayar balik atau mempertahankan individu yang dilindungi.

Peruntukan ini boleh membantu menarik individu yang berkelayakan untuk berkhidmat sebagai pengarah atau pegawai.

13. Penyimpanan rekod dan buku korporat

Syarikat harus mengekalkan rekod yang betul, termasuk minit mesyuarat, resolusi, daftar saham, dan dokumen kewangan. Peraturan syarikat boleh menetapkan di mana rekod disimpan dan siapa yang bertanggungjawab untuk mengekalkannya.

Ini membantu menyokong pematuhan dan memudahkan pembuktian bahawa tindakan korporat telah diluluskan dengan betul.

14. Prosedur pindaan

Perniagaan berubah dari masa ke masa, jadi peraturan syarikat harus menerangkan cara ia boleh dipinda.

Klausa pindaan harus mengenal pasti:

• Siapa yang boleh mencadangkan pindaan
• Siapa yang mempunyai kuasa untuk meluluskannya
• Tahap undi yang terpakai
• Sama ada pemegang saham, pengarah, atau kedua-duanya perlu meluluskan perubahan

Proses pindaan yang jelas memastikan syarikat boleh mengemas kini struktur tadbir urusnya tanpa ketidakpastian.

15. Peruntukan pelbagai

Bergantung pada keperluan syarikat, peraturan syarikat juga boleh menangani:

• Tandatangan dan notis elektronik
• Penyertaan jarak jauh dalam mesyuarat
• Pemilihan tahun fiskal
• Kebergantungan pada pegawai dan rekod
• Dividen dan pengagihan
• Prosedur peletakan jawatan
• Tafsiran peraturan di bawah undang-undang negeri yang berkenaan

Peruntukan ini tidak selalu diwajibkan, tetapi boleh menjadikan peraturan syarikat lebih lengkap dan praktikal.

Siapa yang menulis peraturan syarikat?

Biasanya, pengasas syarikat atau lembaga pengarah awal menyediakan peraturan syarikat. Dalam banyak syarikat, pengasas meluluskannya pada mesyuarat organisasi atau lembaga meluluskannya tidak lama selepas penubuhan.

Jika syarikat mempunyai beberapa pengasas, adalah bijak untuk menyemak peraturan bersama-sama sebelum diluluskan supaya semua orang memahami peraturan tadbir urus dari awal.

Bagaimana peraturan syarikat diluluskan

Peraturan syarikat biasanya diluluskan semasa fasa organisasi syarikat, selalunya pada mesyuarat lembaga pertama atau melalui persetujuan bertulis.

Proses kelulusan yang tipikal mungkin melibatkan:

• Menggubal peraturan syarikat
• Menyemaknya untuk pematuhan undang-undang negeri
• Meluluskannya oleh pengasas atau lembaga pengarah
• Menyimpan peraturan yang ditandatangani dalam rekod korporat
• Mengikuti peraturan tersebut secara konsisten dalam mesyuarat dan proses membuat keputusan

Setelah diluluskan, syarikat harus menggunakan peraturan itu secara konsisten. Jika syarikat bertindak bertentangan dengan peraturan sendiri, itu boleh mewujudkan masalah undang-undang dan operasi yang boleh dielakkan.

Kesilapan biasa yang perlu dielakkan

Semasa menggubal peraturan syarikat, syarikat sering membuat kesilapan yang boleh dielakkan. Berhati-hatilah dengan isu berikut:

• Menggunakan bahasa yang kabur sehingga keputusan utama menjadi tidak jelas
• Menyalin templat umum tanpa menyesuaikannya dengan perniagaan
• Bercanggah dengan undang-undang korporat negeri
• Lupa menetapkan kuorum atau peraturan pengundian
• Mengabaikan tugas pegawai atau kuasa lembaga
• Tidak menangani mesyuarat pemegang saham
• Mengabaikan prosedur pindaan
• Tidak menyimpan peraturan yang ditandatangani bersama rekod korporat

Matlamatnya bukan untuk menjadikan peraturan terlalu panjang atau rumit. Matlamatnya ialah memastikan ia praktikal, tepat, dan selaras dengan cara syarikat benar-benar beroperasi.

Peraturan syarikat dan dokumen penubuhan lain

Peraturan syarikat hanyalah satu bahagian daripada rekod penubuhan. Ia berfungsi bersama-sama dengan Articles of Incorporation, rekod terbitan saham, minit mesyuarat, dan resolusi.

Cara mudah untuk memahami perbezaannya ialah seperti berikut:

• Articles of Incorporation menubuhkan syarikat di peringkat negeri
• Peraturan syarikat mengawal syarikat secara dalaman
• Minit mesyuarat dan resolusi mendokumenkan keputusan yang dibuat di bawah peraturan syarikat

Setiap dokumen mempunyai tujuan yang berbeza, dan bersama-sama ia menyokong tadbir urus korporat yang betul.

Bagaimana Zenind boleh membantu

Menubuhkan syarikat menjadi lebih mudah apabila langkah undang-undang dan pentadbiran disusun dari awal. Zenind membantu pemilik perniagaan di AS menavigasi penubuhan syarikat dengan alat dan sokongan yang direka untuk memudahkan proses.

Apabila syarikat anda telah ditubuhkan, mempunyai peraturan syarikat yang digubal dengan baik boleh membantu anda memastikan pemilikan, tadbir urus, dan penyimpanan rekod sentiasa teratur. Asas itu memudahkan anda mengendalikan perniagaan dengan yakin dan berkembang dengan kurang geseran.

Kesimpulan

Peraturan syarikat bukan sekadar kertas kerja. Ia ialah peraturan operasi yang membantu syarikat berfungsi dengan lancar, mengekalkan ketertiban dalaman, dan menyokong pematuhan jangka panjang.

Sekurang-kurangnya, peraturan syarikat anda harus merangkumi nama syarikat, tujuan, struktur saham, peranan lembaga dan pegawai, prosedur mesyuarat, peraturan pengundian, konflik kepentingan, pampasan, penyimpanan rekod, dan proses pindaan. Peraturan yang terbaik adalah jelas, praktikal, dan disesuaikan dengan keperluan sebenar syarikat.

Jika syarikat anda baru bermula, luangkan masa untuk menggubal peraturan dengan teliti. Dokumen tadbir urus yang kukuh boleh menjimatkan masa, mengurangkan pertikaian, dan memudahkan pengurusan pertumbuhan pada masa hadapan.