تسجيل طلبات التبرع الخيرية في بورتوريكو: ما الذي تحتاجه المنظمات غير الربحية معرفته

تقع عمليات جمع التبرعات للمنظمات غير الربحية في بورتوريكو عند تقاطع تأسيس الكيان، والامتثال الضريبي، وشفافية المانحين، وفي بعض الحالات، قواعد التسجيل خارج الإقليم. بالنسبة للمنظمات التي تجمع الأموال داخل بورتوريكو أو منها، فإن السؤال الرئيسي ليس فقط ما إذا كان تسجيل طلبات التبرع الخيرية موجودًا، بل أيضًا ما هي التزامات الإيداع الأخرى التي تظل مطبقة قبل قبول أول تبرع.

على مستوى الإقليم، لا يبدو أن بورتوريكو تشترط حاليًا تسجيلًا منفصلًا عامًا لطلبات التبرع الخيرية بالطريقة نفسها التي تفرضها العديد من الولايات الأمريكية. لكن هذا لا يعني أن جمع التبرعات غير خاضع للتنظيم. لا يزال يتعين على المنظمات التأكد من أن كيانها القانوني قد تم تأسيسه بصورة سليمة، وأن وضعها الضريبي منظم، وأن ممارساتها في طلب التبرعات متوافقة مع القواعد الفيدرالية والمحلية وقواعد الإفصاح للمانحين.

ما الذي يُعد طلبًا للتبرع الخيري؟

طلب التبرع الخيري هو أي طلب للحصول على مساهمات أو هبات لأغراض خيرية. ويمكن أن يشمل ذلك:

• صفحات التبرع على موقع إلكتروني
• حملات البريد الإلكتروني
• منشورات جمع التبرعات على وسائل التواصل الاجتماعي
• دعوات التبرع عبر البريد المباشر
• طلبات رعاية الفعاليات
• حملات الرسائل النصية
• حملات التمويل الجماعي
• طلبات المنح إلى المؤسسات أو الجهات الداعمة

عمليًا، تهم قواعد طلب التبرعات لأنها تنظم من يحق له طلب التبرعات، وكيف تُعرض هذه الطلبات، وما إذا كان يجب على المنظمة التسجيل أو الإفصاح عن معلومات معينة قبل البدء بجمع التبرعات.

هل تتطلب بورتوريكو تسجيل طلبات التبرع الخيرية؟

بالنسبة إلى كثير من المنظمات، الإجابة المختصرة هي أن بورتوريكو لا تفرض حاليًا متطلبًا منفصلًا على مستوى الإقليم لتسجيل طلبات التبرع الخيرية لمجرد أن الجهة تجمع الأموال.

ومع ذلك، قد يؤدي برنامج جمع التبرعات إلى التزامات قانونية أخرى. على سبيل المثال:

• قد يحتاج الكيان نفسه إلى التسجيل لدى إدارة الدولة في بورتوريكو.
• قد تحتاج المنظمة إلى اعتراف ضريبي فيدرالي بوضعها المعفى من الضرائب أو إلى تقديم الإقرارات الضريبية المناسبة.
• قد تتطلب بعض طلبات التبرع إفصاحات محددة.
• قد تخضع حملات جمع التبرعات التي تصل إلى مانحين خارج بورتوريكو لقوانين الجمعيات الخيرية في ولايات أخرى.
• قد ينشئ استخدام جامعي التبرعات المدفوعين أو مستشاري جمع التبرعات متطلبات امتثال إضافية.

الخلاصة العملية بسيطة: عدم وجود تسجيل منفصل لطلبات التبرع الخيرية لا يعني عدم وجود عمل امتثال.

سجّل الكيان القانوني أولًا

قبل بدء جمع التبرعات، يجب أن تكون المنظمة مؤسسة ومُعترفًا بها ككيان قانوني بصورة سليمة. تدير إدارة الدولة في بورتوريكو سجل الكيانات القانونية، الذي يشمل كثيرًا من الشركات والمؤسسات والجمعيات الأخرى التي تمارس أعمالًا في بورتوريكو.

بالنسبة إلى المنظمات غير الربحية، تكتسب هذه الخطوة أهمية لأنها تساعد على إثبات الوجود القانوني للمنظمة وتوفر أساسًا لخطوات الامتثال اللاحقة. وبحسب نوع المنظمة وتاريخ تأسيسها، قد يكون التسجيل في بورتوريكو مطلوبًا أو موصى به بشدة.

يجب أن يتضمن سجل التأسيس القوي ما يلي:

• الوثائق الحاكمة للكيان
• الاسم المسجل وتفاصيل التأسيس
• أي تعديلات أو تحديثات
• أسماء المسؤولين أو المديرين
• عنوان عمل ومعلومات اتصال محدثة

إذا لم تُؤسس المنظمة بعد، فهذه هي نقطة البداية. يجب أن يأتي جمع التبرعات بعد التأسيس القانوني، لا قبله.

تأكد من الوضع الضريبي الفيدرالي ومتطلبات رقم تعريف صاحب العمل

تحتاج المنظمة التي تجمع التبرعات أيضًا إلى فهم وضعها الفيدرالي. تسعى معظم المنظمات الخيرية التي تريد دعمًا عامًا واسعًا إلى الاعتراف بها بموجب القسم 501(c)(3)، لكن هذا ليس التصنيف غير الربحي الوحيد.

كحد أدنى، يجب أن تتأكد المنظمة من أن لديها:

• رقم تعريف صاحب العمل (EIN)
• التصنيف الضريبي الصحيح
• أي طلبات إعفاء فيدرالية مطلوبة
• جدول زمني للإقرارات السنوية وغيرها من المواعيد النهائية المتعلقة بالضرائب

إذا كان من المتوقع أن تكون المساهمات قابلة للخصم الضريبي، فيجب أن تكون رسائل المانحين دقيقة بشأن هذه الحالة. لا يجوز أبدًا الإيحاء بأن الهدية قابلة للخصم إذا لم تكن كذلك.

انتبه لقواعد الإفصاح للمانحين

حتى عندما لا يكون التسجيل المنفصل لطلب التبرع مطلوبًا، يجب أن تكون اتصالات جمع التبرعات واضحة وصادقة.

تشمل مسائل الإفصاح الشائعة ما يلي:

• ما إذا كانت التبرعات قابلة للخصم الضريبي
• ما إذا كانت المنظمة غير ربحية أم ترتيب رعاية مالية
• ما إذا كانت الحملة تدعم مشروعًا أو برنامجًا أو فردًا محددًا
• ما إذا كان طرف ثالث يتلقى عمولة أو رسومًا مقابل خدمات جمع التبرعات
• ما إذا كانت الأموال مقيدة لغرض خاص

إذا لم تكن المنظمة مؤهلة لتلقي مساهمات قابلة للخصم الضريبي، فقد تحتاج مواد الطلب إلى إفصاح واضح يفيد بأن التبرعات غير قابلة للخصم لأغراض ضريبة الدخل الفيدرالية. وهذا من أكثر الأخطاء شيوعًا التي ترتكبها الجمعيات المنشأة حديثًا والمنظمات الموجهة برسالة اجتماعية.

انتبه إلى جامعي التبرعات المدفوعين ومستشاري جمع التبرعات

يمكن أن يؤدي استخدام جامع تبرعات محترف إلى توسيع نطاق الوصول، لكنه يضيف أيضًا مخاطر قانونية إذا كانت شروط العقد والإفصاح ضعيفة.

قبل التعاقد مع طرف ثالث، يجب على المنظمات التأكد من:

• من الذي يقوم فعليًا بطلب التبرعات
• ما إذا كان جامع التبرعات يتقاضى أجرًا على أساس العمولة أو الرسوم الثابتة أو ترتيبًا هجينًا
• ما هي التصريحات التي يجوز لجامع التبرعات تقديمها للجمهور
• أي طرف مسؤول عن إيصالات المانحين وتأكيداتهم
• ما إذا كان يلزم أي تسجيل محلي أو فيدرالي أو خارج الإقليم

يجب توثيق ترتيبات جمع التبرعات المدفوعة دائمًا كتابةً. الاتفاقات الشفهية ليست بديلًا مناسبًا عن عقد واضح، خصوصًا عندما تكون أموال المانحين على المحك.

قد تؤدي حملات جمع التبرعات عبر الإنترنت إلى قواعد ولايات أخرى

من أكبر المفاهيم الخاطئة المتعلقة بالامتثال أن المنظمة الموجودة في بورتوريكو تحتاج فقط إلى اتباع قواعد بورتوريكو.

هذا غير صحيح بمجرد أن تبدأ المنظمة بجمع التبرعات خارج الإقليم.

إذا وصلت حملتك إلى مانحين في ولايات أمريكية تتطلب تسجيل طلبات التبرع الخيرية، فقد تتوقع تلك الولايات إتمام التسجيل قبل بدء الطلب. وهذا مهم بشكل خاص في الحالات التالية:

• حملات البريد الإلكتروني الوطنية
• دعوات التبرع على وسائل التواصل الاجتماعي المتاحة للجميع
• صفحات التبرع على المواقع الإلكترونية التي تقبل الهبات من ولايات قضائية متعددة
• حملات التمويل الجماعي ذات النطاق الجغرافي الواسع
• الفعاليات أو الشراكات أو الحملات التي تشمل مانحين من خارج الولاية

بعبارة أخرى، يحدد جمهور جمع التبرعات جزءًا من عبء الامتثال. ينبغي للمنظمة أن تحدد أماكن طلب التبرعات قبل إطلاق حملة عامة.

الاعتبارات البلدية والمحلية

تغفل بعض المنظمات أيضًا عن مسائل التراخيص المحلية أو الضرائب المحلية. وبحسب النشاط، قد تحتاج المنظمة إلى مراجعة ما يلي:

• المتطلبات البلدية للفعاليات الخاصة
• تسجيلات المبيعات أو التاجر إذا كانت السلع تُباع ضمن حملة جمع التبرعات
• التصاريح المحلية للسحوبات أو المزادات أو الفعاليات التي تتطلب تذاكر
• قواعد الإيجار أو شغل المكان للفعاليات
• التأمين وتغطية المسؤولية للفعاليات العامة

هذه المسائل منفصلة عن تسجيل طلبات التبرع الخيرية، لكنها غالبًا ما تكون جزءًا من المشروع نفسه لجمع التبرعات.

قائمة تحقق مبسطة للامتثال في جمع التبرعات في بورتوريكو

قبل إطلاق حملة لجمع التبرعات، راجع قائمة التحقق التالية:

• التأكد من أن المنظمة غير الربحية أو الكيان القانوني مؤسس بصورة سليمة
• التحقق مما إذا كان الكيان مسجلًا في سجل الكيانات القانونية في بورتوريكو
• الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) أو التحقق منه
• تأكيد الوضع الضريبي المعفى من الضرائب، إن وجد
• مراجعة جميع الصياغات الموجهة إلى المانحين للتأكد من دقتها
• التأكد من صحة العبارات المتعلقة بقابلية التبرعات للخصم الضريبي
• إبرام العقود مع جامعي التبرعات المدفوعين أو المستشارين
• تتبع الأماكن التي ستصل إليها طلبات التبرع عبر الإنترنت
• مراجعة قواعد طلبات التبرع الخيرية في الولايات الأخرى إذا تجاوزت الحملة الحدود
• مراجعة متطلبات التصاريح المحلية أو الفعاليات للحملات الحضورية
• إعداد نظام لحفظ السجلات الخاصة بالتبرعات والإيصالات والإيداعات

تقلل قائمة تحقق جيدة من احتمال حدوث مشكلة امتثال يمكن تجنبها لاحقًا.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها

حتى المنظمون ذوو الخبرة يرتكبون أخطاء يمكن تجنبها عندما يبدأ جمع التبرعات بسرعة.

1. افتراض أن صفة المنظمة غير الربحية تسمح تلقائيًا بجمع التبرعات

التأسيس وسلطة جمع التبرعات مرتبطان، لكنهما ليسا الشيء نفسه. يجب أن يكون الكيان أيضًا مؤسسًا ومتوافقًا مع المتطلبات.

2. استخدام لغة غامضة جدًا مع المانحين

يجب أن تشرح صفحات الحملة بوضوح ما تفعله المنظمة، وأين تذهب الأموال، وما إذا كانت الهبات قابلة للخصم.

3. تجاهل قواعد التسجيل في الولايات الأخرى

قد تحتاج الحملة التي تصل إلى مانحين في عدة ولايات إلى عدة تسجيلات.

4. عدم توثيق اتفاقيات جمع التبرعات مع الأطراف الثالثة

يجب أن يخضع أي شخص يتقاضى أجرًا مقابل طلب التبرعات لاتفاقية مكتوبة.

5. التعامل مع حفظ السجلات كأنه أمر ثانوي

إيصالات التبرعات والتقارير المالية وجداول الإيداع لا تقل أهمية عن الحملة نفسها.

لماذا يأتي تأسيس الكيان أولًا؟

أسهل طريقة لتجنب ارتباك جمع التبرعات هي بناء أساس قانوني سليم قبل طلب التبرعات.

وهذا يعني أن تكون لدى المنظمة:

• هيكل الكيان المناسب
• التسجيل الصحيح لدى الولاية أو الإقليم
• رقم تعريف صاحب العمل وإعدادات الضرائب
• وثائق حاكمة تتوافق مع الرسالة
• جدول امتثال عملي

بالنسبة إلى المؤسسين الجدد والمنظمات غير الربحية، فإن معالجة التأسيس والامتثال مبكرًا توفر الوقت لاحقًا. تساعد Zenind المؤسسين على إنشاء الأساس المناسب للأعمال أو المنظمات غير الربحية حتى يتمكنوا من التركيز على العمليات والحوكمة وجمع التبرعات مع مفاجآت إدارية أقل.

أفكار ختامية

تمتثل حملات جمع التبرعات في بورتوريكو أقل إلى تسجيل واحد بعينه وأكثر إلى إعداد البنية بأكملها بالشكل الصحيح. في كثير من الحالات، لا يوجد تسجيل منفصل على مستوى الإقليم لطلبات التبرع الخيرية، لكن ذلك لا يلغي الحاجة إلى تسجيل الكيان، والإفصاحات الدقيقة للمانحين، والامتثال الضريبي، والمراجعة الدقيقة لأي التزامات لجمع التبرعات خارج الإقليم.

إذا كانت منظمتك تخطط لحملة خيرية في بورتوريكو أو من بورتوريكو إلى مانحين في أماكن أخرى، فابدأ أولًا بإعداد قائمة الامتثال. أفضل برامج جمع التبرعات هي تلك التي تستطيع التوسع من دون خلق مشكلات تنظيمية على الطريق.