Rejestracja zbiórek charytatywnych w Puerto Rico: co organizacje non profit powinny wiedzieć

Pozyskiwanie funduszy przez organizacje non profit w Puerto Rico znajduje się na styku tworzenia podmiotu, zgodności podatkowej, przejrzystości wobec darczyńców oraz w niektórych przypadkach zasad rejestracji poza terytorium. Dla organizacji zbierających środki w Puerto Rico lub z Puerto Rico kluczowe pytanie brzmi nie tylko, czy istnieje obowiązek rejestracji zbiórek charytatywnych, ale także jakie inne obowiązki sprawozdawcze obowiązują jeszcze przed przyjęciem pierwszej darowizny.

Na poziomie terytorialnym Puerto Rico obecnie nie wydaje się wymagać odrębnej ogólnej rejestracji zbiórek charytatywnych w taki sposób, jak ma to miejsce w wielu stanach USA. Nie oznacza to jednak, że fundraising jest nieuregulowany. Organizacje nadal muszą upewnić się, że ich podmiot prawny jest właściwie utworzony, ich status podatkowy jest uporządkowany, a praktyki pozyskiwania środków są zgodne z obowiązującymi zasadami federalnymi, lokalnymi i dotyczącymi ujawniania informacji darczyńcom.

Co jest zbiórką charytatywną?

Zbiórka charytatywna to każde wezwanie do przekazania darowizny lub innego wsparcia na cel dobroczynny. Może to obejmować:

• Strony darowizn na stronie internetowej
• Kampanie e-mailowe
• Posty fundraisingowe w mediach społecznościowych
• Apele wysyłane pocztą tradycyjną
• Prośby o sponsoring wydarzeń
• Kampanie SMS
• Zbiórki crowdfundingowe
• Wnioski o granty kierowane do fundacji lub instytucji

W praktyce zasady dotyczące zbiórek mają znaczenie, ponieważ określają, kto może prosić o darowizny, w jaki sposób takie prośby mają być przedstawiane oraz czy organizacja musi się zarejestrować lub ujawnić określone informacje przed rozpoczęciem zbierania środków.

Czy Puerto Rico wymaga rejestracji zbiórek charytatywnych?

Dla wielu organizacji krótka odpowiedź brzmi: Puerto Rico obecnie nie nakłada odrębnego, terytorialnego obowiązku rejestracji zbiórek charytatywnych wyłącznie dlatego, że organizacja pozyskuje środki.

To powiedziawszy, program fundraisingowy może nadal uruchamiać inne obowiązki prawne. Na przykład:

• Sam podmiot może wymagać rejestracji w Departamencie Stanu Puerto Rico.
• Organizacja może potrzebować federalnego uznania statusu zwolnionego z podatku lub prawidłowych rozliczeń podatkowych.
• Niektóre formy pozyskiwania środków mogą wymagać określonych ujawnień.
• Kampanie fundraisingowe docierające do darczyńców poza Puerto Rico mogą podlegać przepisom innych stanów dotyczącym organizacji charytatywnych.
• Płatni fundraiserzy lub doradcy fundraisingowi mogą powodować dodatkowe obowiązki zgodności.

Praktyczny wniosek jest prosty: brak odrębnej rejestracji zbiórek charytatywnych nie oznacza braku pracy związanej ze zgodnością.

Najpierw zarejestruj podmiot prawny

Zanim rozpocznie się zbieranie środków, organizacja powinna być prawidłowo utworzona i uznana za podmiot prawny. Departament Stanu Puerto Rico prowadzi Rejestr Podmiotów Prawnych, który obejmuje wiele korporacji, fundacji i innych stowarzyszeń prowadzących działalność w Puerto Rico.

W przypadku organizacji non profit ten krok ma znaczenie, ponieważ pomaga potwierdzić istnienie prawne organizacji i stanowi podstawę do dalszych działań zgodności. W zależności od rodzaju podmiotu i daty jego utworzenia, rejestracja w Puerto Rico może być wymagana lub zdecydowanie zalecana.

Dobra dokumentacja organizacyjna powinna obejmować:

• Dokumenty założycielskie podmiotu
• Zarejestrowaną nazwę i dane dotyczące utworzenia
• Wszelkie zmiany lub aktualizacje
• Imiona i nazwiska odpowiedzialnych członków zarządu lub dyrektorów
• Aktualny adres działalności i dane kontaktowe

Jeśli organizacja nie została jeszcze utworzona, to od tego należy zacząć. Fundraising powinien następować po legalnym utworzeniu podmiotu, a nie odwrotnie.

Potwierdź federalny status podatkowy i wymagania dotyczące EIN

Organizacja zbierająca środki musi także rozumieć swój federalny status. Większość organizacji charytatywnych dążących do szerokiego wsparcia publicznego zabiega o uznanie na podstawie sekcji 501(c)(3), ale nie jest to jedyna klasyfikacja organizacji non profit.

Przynajmniej organizacja powinna upewnić się, że posiada:

• Numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN)
• Prawidłową klasyfikację podatkową
• Wszelkie wymagane federalne zgłoszenia dotyczące zwolnienia z podatku
• Harmonogram rocznych deklaracji i innych terminów podatkowych

Jeśli darowizny mają być odliczalne od podatku, komunikacja z darczyńcami powinna dokładnie odzwierciedlać ten status. Organizacja nigdy nie powinna sugerować, że dar jest odliczalny, jeśli tak nie jest.

Zwróć uwagę na zasady ujawniania informacji darczyńcom

Nawet gdy nie jest wymagana odrębna rejestracja zbiórek, komunikacja fundraisingowa nadal musi być jasna i zgodna z prawdą.

Typowe kwestie związane z ujawnianiem informacji obejmują:

• Czy darowizny podlegają odliczeniu od podatku
• Czy organizacja jest organizacją non profit, czy też działa w modelu sponsoringu fiskalnego
• Czy kampania wspiera konkretny projekt, program lub osobę
• Czy strona trzecia otrzymuje prowizję lub wynagrodzenie za usługi fundraisingowe
• Czy środki są zastrzeżone na określony cel

Jeśli organizacja nie kwalifikuje się do przyjmowania darowizn odliczalnych od podatku, materiały fundraisingowe mogą wymagać wyraźnego ujawnienia, że darowizny nie podlegają odliczeniu w federalnym podatku dochodowym. To jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez nowo utworzone organizacje charytatywne i inicjatywy o charakterze społecznym.

Zwróć uwagę na płatnych fundraiserów i doradców fundraisingowych

Korzystanie z usług profesjonalnego fundraisera może zwiększyć zasięg, ale także tworzy ryzyko prawne, jeśli umowa i warunki ujawniania informacji są słabo przygotowane.

Przed zaangażowaniem strony trzeciej organizacje powinny potwierdzić:

• Kto faktycznie prowadzi zbiórkę
• Czy fundraiser jest wynagradzany prowizyjnie, ryczałtowo czy w modelu mieszanym
• Jakie oświadczenia fundraiser może składać publicznie
• Która strona odpowiada za potwierdzenia i podziękowania dla darczyńców
• Czy wymagane są jakieś lokalne, federalne lub poza-terytorialne rejestracje

Umowy dotyczące płatnego fundraisingu powinny zawsze mieć formę pisemną. Ustne ustalenia są słabym zamiennikiem jasnej umowy, zwłaszcza gdy w grę wchodzą środki darczyńców.

Fundraising online może uruchamiać przepisy innych stanów

Jednym z największych błędnych przekonań dotyczących zgodności jest założenie, że organizacja z Puerto Rico musi przestrzegać wyłącznie przepisów Puerto Rico.

To nieprawda, gdy organizacja zaczyna pozyskiwać środki poza terytorium.

Jeśli kampania dociera do darczyńców w stanach USA, które wymagają rejestracji zbiórek charytatywnych, te stany mogą oczekiwać rejestracji jeszcze przed rozpoczęciem kampanii. Jest to szczególnie istotne w przypadku:

• Ogólnokrajowych kampanii e-mailowych
• Aksji w mediach społecznościowych dostępnych wszędzie
• Stron darowizn przyjmujących wpłaty z wielu jurysdykcji
• Kampanii crowdfundingowych o szerokim zasięgu geograficznym
• Wydarzeń, partnerstw lub kampanii obejmujących darczyńców spoza stanu

Innymi słowy, odbiorcy fundraisingu w pewnym stopniu determinują zakres obowiązków zgodności. Organizacja powinna ustalić, gdzie prowadzi pozyskiwanie środków, zanim uruchomi publiczną kampanię.

Kwestie lokalne i miejskie

Niektóre organizacje pomijają także lokalne obowiązki licencyjne lub podatkowe. W zależności od rodzaju działalności organizacja może potrzebować przeanalizować:

• Wymogi miejskie dotyczące wydarzeń specjalnych
• Rejestracje sprzedaży lub handlowe, jeśli w ramach fundraisingu sprzedawane są towary
• Lokalne zezwolenia na loterie, aukcje lub wydarzenia biletowane
• Zasady wynajmu lub użytkowania obiektów dla miejsc organizacji wydarzeń
• Ubezpieczenie i odpowiedzialność cywilną przy wydarzeniach publicznych

Te kwestie są odrębne od rejestracji zbiórek charytatywnych, ale często stanowią część tego samego projektu fundraisingowego.

Prosta lista kontrolna zgodności fundraisingu w Puerto Rico

Przed uruchomieniem kampanii fundraisingowej przejrzyj tę listę kontrolną:

• Potwierdź, że organizacja non profit lub podmiot prawny został prawidłowo utworzony
• Sprawdź, czy podmiot jest zarejestrowany w Rejestrze Podmiotów Prawnych Puerto Rico
• Uzyskaj lub zweryfikuj numer EIN organizacji
• Potwierdź federalny status zwolnienia z podatku, jeśli ma zastosowanie
• Sprawdź wszystkie komunikaty skierowane do darczyńców pod kątem zgodności z prawdą
• Upewnij się, że oświadczenia o odliczalności podatkowej są prawidłowe
• Zawieraj umowy z płatnymi fundraiserami lub konsultantami
• Monitoruj, gdzie będą otrzymywane darowizny online
• Sprawdź przepisy innych stanów dotyczące zbiórek charytatywnych, jeśli fundraising wykracza poza granice terytorium
• Przeanalizuj lokalne wymogi dotyczące pozwoleń lub wydarzeń w przypadku kampanii stacjonarnych
• Ustaw system ewidencji darowizn, potwierdzeń i zgłoszeń

Dobra lista kontrolna zmniejsza ryzyko późniejszych problemów z łatwymi do uniknięcia błędami.

Najczęstsze błędy do uniknięcia

Nawet doświadczeni organizatorzy popełniają błędy, których można uniknąć, gdy fundraising zaczyna się szybko.

1. Zakładanie, że status non profit automatycznie uprawnia do zbierania środków

Utworzenie podmiotu i uprawnienie do prowadzenia fundraisingu są ze sobą powiązane, ale nie są tym samym. Podmiot nadal musi być prawidłowo zorganizowany i zgodny z przepisami.

2. Używanie zbyt niejasnego języka wobec darczyńców

Strony kampanii powinny jasno wyjaśniać, czym zajmuje się organizacja, na co przeznaczane są środki i czy darowizny podlegają odliczeniu.

3. Ignorowanie zasad rejestracji w innych jurysdykcjach

Kampania docierająca do darczyńców w wielu stanach może wymagać wielu rejestracji.

4. Brak dokumentacji umów z osobami trzecimi prowadzącymi fundraising

Każda osoba opłacana za pozyskiwanie darowizn powinna działać na podstawie pisemnej umowy.

5. Traktowanie ewidencji jako sprawy drugorzędnej

Potwierdzenia darowizn, raporty finansowe i kalendarze zgłoszeń są równie ważne jak sama kampania.

Dlaczego najpierw tworzy się podmiot

Najprostszym sposobem uniknięcia nieporozumień związanych z fundraisingiem jest zbudowanie solidnych podstaw prawnych zanim zacznie się prosić o darowizny.

To oznacza, że organizacja powinna mieć:

• Odpowiednią strukturę podmiotu
• Prawidłową rejestrację stanową lub terytorialną
• Numer EIN i konfigurację podatkową
• Dokumenty założycielskie zgodne z misją
• Praktyczny kalendarz zgodności

Dla nowych założycieli i organizacji non profit wcześniejsze uporządkowanie kwestii tworzenia podmiotu i zgodności oszczędza czas później. Zenind pomaga założycielom budować właściwą podstawę biznesową lub nonprofitową, aby mogli skupić się na działalności, ładu korporacyjnym i fundraisingu z mniejszą liczbą administracyjnych niespodzianek.

Podsumowanie

Zgodność fundraisingu w Puerto Rico mniej dotyczy jednej konkretnej rejestracji, a bardziej prawidłowego ułożenia całej struktury. W wielu przypadkach nie istnieje odrębna terytorialna rejestracja zbiórek charytatywnych, ale nie eliminuje to potrzeby rejestracji podmiotu, dokładnych ujawnień dla darczyńców, zgodności podatkowej oraz starannej analizy obowiązków związanych z pozyskiwaniem środków poza terytorium.

Jeśli Twoja organizacja planuje kampanię charytatywną w Puerto Rico lub z Puerto Rico do darczyńców w innych miejscach, najpierw zbuduj checklistę zgodności. Najlepsze programy fundraisingowe to te, które mogą się rozwijać bez tworzenia problemów regulacyjnych po drodze.