Puerto Ricon hyväntekeväisyysvarainhankinnan ilmoittautuminen: mitä voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden on tiedettävä

Puerto Ricon voittoa tavoittelematon varainhankinta sijoittuu toiminnan perustamisen, veronmukaisuuden, lahjoittajien avoimuuden ja joissakin tapauksissa myös alueen ulkopuolisten ilmoittautumissääntöjen rajapintaan. Organisaatioille, jotka keräävät varoja Puerto Ricossa tai Puerto Ricosta käsin, keskeinen kysymys ei ole vain se, onko hyväntekeväisyysvarainhankinnan ilmoittautumista olemassa, vaan myös se, mitä muita velvoitteita on täytettävä ennen ensimmäisen lahjoituksen vastaanottamista.

Alueellisella tasolla Puerto Rico ei tällä hetkellä näytä edellyttävän erillistä yleistä hyväntekeväisyysvarainhankinnan ilmoittautumista samalla tavalla kuin monet Yhdysvaltain osavaltiot. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että varainhankinta olisi sääntelemätöntä. Organisaatioiden on edelleen varmistettava, että niiden oikeushenkilö on asianmukaisesti perustettu, verostatuksen asiat ovat kunnossa ja että varainhankinnan menettelyt täyttävät sovellettavat liittovaltion, paikalliset ja lahjoittajille annettavat tiedonantovaatimukset.

Mikä katsotaan hyväntekeväisyysvarainhankinnaksi?

Hyväntekeväisyysvarainhankinta on mikä tahansa lahjoitusten tai avustusten pyytäminen hyväntekeväiseen tarkoitukseen. Se voi sisältää esimerkiksi:

• Lahjoitussivut verkkosivustolla
• Sähköpostikampanjat
• Varainhankintaviestit sosiaalisessa mediassa
• Suoramainoskirjeet
• Tapahtumasponsorointipyynnöt
• Tekstiviestikampanjat
• Joukkorahoituskampanjat
• Avustushakemukset säätiöille tai instituutioille

Käytännössä varainhankintasäännöt ovat tärkeitä, koska ne määrittävät, kuka saa pyytää lahjoituksia, miten pyyntöjä esitetään ja onko organisaation rekisteröidyttävä tai annettava tietoja ennen varainhankinnan aloittamista.

Edellyttääkö Puerto Rico hyväntekeväisyysvarainhankinnan ilmoittautumista?

Monille organisaatioille lyhyt vastaus on, että Puerto Rico ei tällä hetkellä aseta erillistä alueellista hyväntekeväisyysvarainhankinnan ilmoittautumisvaatimusta pelkästään siksi, että organisaatio kerää varoja.

Tästä huolimatta varainhankintaohjelma voi silti laukaista muita oikeudellisia velvoitteita. Esimerkiksi:

• Itse oikeushenkilön on ehkä oltava rekisteröity Puerto Ricon valtionrekisterissä.
• Organisaatiolla voi olla tarve liittovaltion verovapaan aseman tunnustamiseen tai asianmukaisiin veroilmoituksiin.
• Tietyissä varainhankintapyynnöissä voidaan edellyttää erityisiä tiedonantoja.
• Varainhankintakampanjat, jotka tavoittavat lahjoittajia Puerto Ricon ulkopuolella, voivat kuulua muiden osavaltioiden hyväntekeväisyyslakien piiriin.
• Palkatut varainhankkijat tai varainhankintakonsultit voivat tuoda mukanaan lisävaatimuksia.

Käytännön johtopäätös on yksinkertainen: se, ettei erillistä hyväntekeväisyysvarainhankinnan ilmoittautumista tarvita, ei tarkoita, ettei muita vaatimuksia olisi.

Rekisteröi oikeushenkilö ensin

Ennen varainhankinnan aloittamista organisaation tulisi olla asianmukaisesti perustettu ja tunnustettu oikeushenkilö. Puerto Ricon Department of State ylläpitää Registry of Legal Entities -rekisteriä, joka kattaa monia yhtiöitä, säätiöitä ja muita yhdistyksiä, jotka harjoittavat toimintaa Puerto Ricossa.

Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille tämä vaihe on tärkeä, koska se auttaa osoittamaan organisaation oikeudellisen olemassaolon ja luo perustan myöhemmille vaatimustenmukaisuustoimille. Organisaatiotyypistä ja perustamispäivästä riippuen rekisteröinti Puerto Ricossa voi olla pakollista tai vahvasti suositeltavaa.

Hyvä perustamisdokumentaatio sisältää:

• Oikeushenkilön hallintoasiakirjat
• Rekisteröidyn nimen ja perustamistiedot
• Mahdolliset muutokset tai päivitykset
• Vastuuhenkilöiden tai hallituksen jäsenten nimet
• Ajantasaisen liiketoimintaosoitteen ja yhteystiedot

Jos organisaatiota ei ole vielä perustettu, tästä on aloitettava. Varainhankinnan tulisi seurata oikeudellista perustamista, ei päinvastoin.

Varmista liittovaltion verostatus ja EIN-vaatimukset

Varainhankintaa tekevän organisaation on myös ymmärrettävä liittovaltion asemansa. Useimmat laajaa yleisön tukea hakevat hyväntekeväisyysorganisaatiot tavoittelevat 501(c)(3)-statusta, mutta se ei ole ainoa voittoa tavoittelemattoman organisaation luokka.

Vähintään organisaation on varmistettava, että sillä on:

• Työnantajan tunnistenumero (EIN)
• Oikea veroluokitus
• Kaikki vaaditut liittovaltion vapautushakemukset
• Kalenteri vuosiilmoituksille ja muille veroihin liittyville määräajoille

Jos lahjoitusten odotetaan olevan verovähennyskelpoisia, lahjoittajaviestinnän on oltava täsmällistä tämän aseman suhteen. Organisaation ei pidä koskaan antaa ymmärtää, että lahjoitus on vähennyskelpoinen, jos se ei sitä ole.

Kiinnitä huomiota lahjoittajille annettaviin tiedonantoihin

Vaikka erillistä ilmoittautumista varainhankintaan ei vaadittaisi, varainhankintaviestinnän on silti oltava selkeää ja totuudenmukaista.

Yleisiä tiedonantokysymyksiä ovat muun muassa:

• Ovatko lahjoitukset verovähennyskelpoisia
• Onko organisaatio voittoa tavoittelematon yhteisö vai fiskaalisen sponsoroinnin järjestely
• Tukevatko kampanjan varat tiettyä hanketta, ohjelmaa tai henkilöä
• Saako kolmas osapuoli palkkion tai maksun varainhankintapalveluista
• Onko varat sidottu erityiseen tarkoitukseen

Jos organisaatio ei ole oikeutettu vastaanottamaan verovähennyskelpoisia lahjoituksia, varainhankintamateriaaleissa saatetaan tarvita näkyvä ilmoitus siitä, että lahjoituksia ei voi vähentää liittovaltion tuloverotuksessa. Tämä on yksi yleisimmistä virheistä uusien hyväntekeväisyysorganisaatioiden ja missiolähtöisten yhteisöjen keskuudessa.

Huomioi palkatut varainhankkijat ja varainhankintakonsultit

Ammattimaisen varainhankkijan käyttö voi laajentaa tavoittavuutta, mutta se tuo myös oikeudellista riskiä, jos sopimus ja tiedonantoehdot ovat puutteelliset.

Ennen kolmannen osapuolen palkkaamista organisaatioiden tulisi varmistaa:

• Kuka tosiasiassa tekee varainhankintapyynnön
• Maksetaanko varainhankkijalle provisio-, kiinteä- vai yhdistelmämaksu
• Mitä väitteitä varainhankkija saa esittää yleisölle
• Kumpi osapuoli vastaa lahjoituskuiteista ja vahvistuksista
• Edellytetäänkö paikallista, liittovaltion tai alueen ulkopuolista rekisteröintiä

Palkatut varainhankintasopimukset on aina laadittava kirjallisesti. Suulliset sopimukset eivät korvaa selkeää sopimusta, etenkin kun kyse on lahjoittajien rahoista.

Verkkovarainhankinta voi laukaista muiden osavaltioiden sääntöjä

Yksi suurimmista vaatimustenmukaisuuden väärinkäsityksistä on ajatus, että Puerto Ricossa toimivan organisaation tarvitsee noudattaa vain Puerto Ricon sääntöjä.

Tämä ei pidä paikkaansa, kun organisaatio alkaa kerätä varoja alueen ulkopuolella.

Jos kampanjasi tavoittaa lahjoittajia Yhdysvaltain osavaltioissa, joissa hyväntekeväisyysvarainhankinta on rekisteröitävä, nämä osavaltiot voivat edellyttää rekisteröitymistä ennen varainhankinnan aloittamista. Tämä koskee erityisesti:

• Kansallisia sähköpostikampanjoita
• Sosiaalisen median vetoomuksia, jotka ovat kaikkien nähtävillä
• Verkkosivujen lahjoitussivuja, joilta vastaanotetaan lahjoituksia useista lainkäyttöalueista
• Joukkorahoituskampanjoita, joilla on laaja maantieteellinen tavoittavuus
• Tapahtumia, kumppanuuksia tai kampanjoita, joihin osallistuu lahjoittajia osavaltion ulkopuolelta

Toisin sanoen varainhankinnan yleisö määrittää osan vaatimustenmukaisuuden taakkaa. Organisaation tulisi kartoittaa, missä se pyytää lahjoituksia, ennen kuin se käynnistää julkisen kampanjan.

Kunnalliset ja paikalliset näkökohdat

Jotkin organisaatiot unohtavat myös paikalliset lupa- tai verokysymykset. Toiminnasta riippuen organisaation on ehkä tarkistettava:

• Kunnalliset vaatimukset erityistapahtumille
• Myynti- tai kaupparekisteröinnit, jos varainhankinnan yhteydessä myydään tavaroita
• Paikalliset luvat arpajaisiin, huutokauppoihin tai lipullisiin tapahtumiin
• Tila- tai käyttöoikeussäännöt tapahtumapaikoille
• Vakuutus- ja vastuusuoja julkisille tapahtumille

Nämä kysymykset ovat erillisiä hyväntekeväisyysvarainhankinnan ilmoittautumisesta, mutta ne kuuluvat usein samaan varainhankintahankkeeseen.

Yksinkertainen Puerto Ricon varainhankinnan vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista

Ennen varainhankintakampanjan käynnistämistä tarkista tämä lista:

• Varmista, että voittoa tavoittelematon organisaatio tai oikeushenkilö on asianmukaisesti perustettu
• Tarkista, onko oikeushenkilö rekisteröity Puerto Ricon Registry of Legal Entities -rekisteriin
• Hanki tai varmista organisaation EIN-tunnus
• Varmista liittovaltion verovapaa asema, jos sovellettavissa
• Tarkista kaikki lahjoittajille suunnattu kieli oikeellisuuden varalta
• Varmista, että verovähennyskelpoisuutta koskevat väitteet ovat oikein
• Tee kirjalliset sopimukset palkattujen varainhankkijoiden tai konsulttien kanssa
• Seuraa, missä verkkovarainhankinnan lahjoitukset vastaanotetaan
• Tarkista muiden osavaltioiden hyväntekeväisyysvarainhankintasäännöt, jos varainhankinta ylittää rajat
• Tarkista paikalliset lupa- tai tapahtumavaatimukset lähikampanjoissa
• Ota käyttöön kirjanpitojärjestelmä lahjoituksille, vahvistuksille ja ilmoituksille

Hyvä tarkistuslista vähentää ennalta ehkäistävissä olevan vaatimustenmukaisuusongelman riskiä myöhemmin.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Jopa kokeneet toimijat tekevät vältettävissä olevia virheitä, kun varainhankinta käynnistyy nopeasti.

1. Olettamus, että voittoa tavoittelematon status oikeuttaa automaattisesti varainhankintaan

Perustaminen ja varainhankintavaltuus liittyvät toisiinsa, mutta ne eivät ole sama asia. Oikeushenkilön on silti oltava asianmukaisesti perustettu ja vaatimustenmukainen.

2. Liian epämääräisen lahjoittajakielen käyttäminen

Kampanjasivujen tulisi kertoa selkeästi, mitä organisaatio tekee, mihin rahat menevät ja ovatko lahjoitukset vähennyskelpoisia.

3. Muiden lainkäyttöalueiden rekisteröintisääntöjen sivuuttaminen

Kampanja, joka tavoittaa lahjoittajia useissa osavaltioissa, voi edellyttää useita rekisteröintejä.

4. Kolmannen osapuolen varainhankintasopimusten dokumentoinnin laiminlyönti

Jokaisen lahjoituksia pyytävän palkatun toimijan toimintaa tulee ohjata kirjallinen sopimus.

5. Kirjanpidon pitämistä jälkiajatuksena

Lahjoituskuittaukset, talousraportit ja määräaikakalenterit ovat yhtä tärkeitä kuin itse kampanja.

Miksi perustaminen tulee ensin

Helpoin tapa välttää varainhankinnan epäselvyydet on rakentaa selkeä oikeudellinen perusta ennen lahjoitusten pyytämistä.

Se tarkoittaa, että organisaatiolla tulisi olla:

• Oikea oikeushenkilörakenne
• Asianmukainen osavaltion tai alueen rekisteröinti
• EIN ja verotusjärjestelyt
• Hallintoasiakirjat, jotka vastaavat tehtävää
• Käytännöllinen vaatimustenmukaisuuden aikataulu

Uusille perustajille ja voittoa tavoittelemattomille organisaatioille perustamisen ja vaatimustenmukaisuuden hoitaminen ajoissa säästää aikaa myöhemmin. Zenind auttaa perustajia luomaan oikean liiketoiminta- tai voittoa tavoittelemattoman perustan, jotta he voivat keskittyä toimintaan, hallintoon ja varainhankintaan ilman tarpeettomia hallinnollisia yllätyksiä.

Lopuksi

Puerto Ricon varainhankinnan vaatimustenmukaisuus ei useimmiten ole yhtä ainoaa ilmoittautumista, vaan koko rakenteen saattamista kuntoon. Monissa tapauksissa erillistä alueellista hyväntekeväisyysvarainhankinnan ilmoittautumista ei ole, mutta tämä ei poista tarvetta oikeushenkilön rekisteröinnille, tarkalle lahjoittajaviestinnälle, veronmukaisuudelle ja mahdollisten alueen ulkopuolisten varainhankintavelvoitteiden huolelliselle tarkistamiselle.

Jos organisaatiosi suunnittelee hyväntekeväisyyskampanjaa Puerto Ricossa tai Puerto Ricosta käsin lahjoittajille muualla, rakenna ensin vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista. Parhaat varainhankintaohjelmat ovat niitä, jotka voivat kasvaa ilman, että ne aiheuttavat sääntelyongelmia matkan varrella.