प्यूर्टो रिको चैरिटेबल सॉलिसिटेशन रजिस्ट्रेशन: गैर-लाभकारी संगठनों को क्या जानना चाहिए

प्यूर्टो रिको में गैर-लाभकारी फंडरेज़िंग का संबंध संगठन गठन, कर अनुपालन, दाता पारदर्शिता, और कुछ मामलों में, क्षेत्र से बाहर पंजीकरण नियमों से है। जो संगठन प्यूर्टो रिको में या प्यूर्टो रिको से धन जुटाते हैं, उनके लिए मुख्य प्रश्न केवल यह नहीं है कि क्या चैरिटेबल सॉलिसिटेशन रजिस्ट्रेशन मौजूद है, बल्कि यह भी है कि पहली दान राशि स्वीकार करने से पहले कौन-सी अन्य फाइलिंग आवश्यकताएं लागू होती हैं।

क्षेत्रीय स्तर पर, ऐसा प्रतीत होता है कि प्यूर्टो रिको में वर्तमान में कई अमेरिकी राज्यों की तरह अलग से सामान्य चैरिटेबल सॉलिसिटेशन रजिस्ट्रेशन की आवश्यकता नहीं है। लेकिन इसका अर्थ यह नहीं है कि फंडरेज़िंग अनियंत्रित है। संगठनों को फिर भी यह सुनिश्चित करना होता है कि उनकी कानूनी इकाई सही ढंग से गठित हो, उनकी कर स्थिति व्यवस्थित हो, और उनकी सॉलिसिटेशन प्रक्रियाएं लागू संघीय, स्थानीय और दाता-प्रकटीकरण नियमों के अनुरूप हों।

चैरिटेबल सॉलिसिटेशन क्या है?

चैरिटेबल सॉलिसिटेशन वह कोई भी अनुरोध है जिसमें किसी चैरिटेबल उद्देश्य के लिए योगदान या दान मांगा जाता है। इसमें शामिल हो सकता है:

• वेबसाइट पर दान पृष्ठ
• ईमेल अभियान
• सोशल मीडिया फंडरेज़िंग पोस्ट
• डायरेक्ट मेल अपील
• इवेंट स्पॉन्सरशिप अनुरोध
• टेक्स्ट संदेश अभियान
• क्राउडफंडिंग अभियान
• फाउंडेशन या संस्थानों से अनुदान अनुरोध

व्यवहार में, सॉलिसिटेशन नियम महत्वपूर्ण होते हैं क्योंकि वे यह नियंत्रित करते हैं कि कौन दान मांग सकता है, ऐसे अनुरोध कैसे प्रस्तुत किए जाते हैं, और क्या फंडरेज़िंग शुरू होने से पहले किसी संगठन को पंजीकरण या जानकारी का खुलासा करना आवश्यक है।

क्या प्यूर्टो रिको में चैरिटेबल सॉलिसिटेशन रजिस्ट्रेशन आवश्यक है?

कई संगठनों के लिए संक्षिप्त उत्तर यह है कि प्यूर्टो रिको में केवल धन जुटाने के कारण अलग क्षेत्रीय स्तर का चैरिटेबल सॉलिसिटेशन रजिस्ट्रेशन आम तौर पर आवश्यक नहीं प्रतीत होता।

इसके बावजूद, कोई फंडरेज़िंग कार्यक्रम अन्य कानूनी दायित्वों को जन्म दे सकता है। उदाहरण के लिए:

• इकाई को प्यूर्टो रिको डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट के साथ पंजीकृत होना पड़ सकता है।
• संगठन को संघीय कर-छूट मान्यता या उचित कर फाइलिंग की आवश्यकता हो सकती है।
• कुछ सॉलिसिटेशन के लिए विशिष्ट प्रकटीकरण आवश्यक हो सकते हैं।
• प्यूर्टो रिको के बाहर के दाताओं तक पहुंचने वाले फंडरेज़िंग अभियान अन्य राज्यों के चैरिटी कानूनों के अधीन हो सकते हैं।
• भुगतान प्राप्त करने वाले फंडरेज़र या फंडरेज़िंग काउंसल से अतिरिक्त अनुपालन आवश्यकताएं उत्पन्न हो सकती हैं।

व्यावहारिक निष्कर्ष सरल है: अलग चैरिटेबल सॉलिसिटेशन रजिस्ट्रेशन न होना, अनुपालन कार्य के न होने के बराबर नहीं है।

पहले कानूनी इकाई पंजीकृत करें

फंडरेज़िंग शुरू करने से पहले, संगठन का सही ढंग से गठन और कानूनी इकाई के रूप में मान्यता प्राप्त होना चाहिए। प्यूर्टो रिको का डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट लीगल एंटिटीज के रजिस्ट्री का संचालन करता है, जिसमें कई कॉरपोरेशन, फाउंडेशन और अन्य संघ शामिल होते हैं जो प्यूर्टो रिको में व्यवसाय करते हैं।

गैर-लाभकारी संगठनों के लिए यह कदम महत्वपूर्ण है क्योंकि यह संगठन के कानूनी अस्तित्व को स्थापित करने में मदद करता है और बाद के अनुपालन चरणों के लिए आधार प्रदान करता है। संगठन के प्रकार और गठन की तारीख के आधार पर, प्यूर्टो रिको में पंजीकरण आवश्यक या अत्यधिक अनुशंसित हो सकता है।

एक मजबूत गठन रिकॉर्ड में शामिल होना चाहिए:

• इकाई के शासकीय दस्तावेज
• उसका पंजीकृत नाम और गठन संबंधी विवरण
• कोई संशोधन या अपडेट
• जिम्मेदार अधिकारियों या निदेशकों के नाम
• एक वर्तमान व्यावसायिक पता और संपर्क जानकारी

यदि संगठन अभी तक गठित नहीं हुआ है, तो यहीं से शुरुआत करनी चाहिए। फंडरेज़िंग कानूनी गठन के बाद होनी चाहिए, उसके पहले नहीं।

संघीय कर स्थिति और EIN आवश्यकताओं की पुष्टि करें

एक फंडरेज़िंग संगठन को अपनी संघीय स्थिति भी समझनी चाहिए। अधिकांश चैरिटेबल संगठन व्यापक सार्वजनिक समर्थन के लिए सेक्शन 501(c)(3) के तहत मान्यता प्राप्त करने का लक्ष्य रखते हैं, लेकिन यही एकमात्र गैर-लाभकारी वर्गीकरण नहीं है।

कम से कम, संगठन के पास यह होना चाहिए:

• एक Employer Identification Number (EIN)
• सही कर वर्गीकरण
• कोई आवश्यक संघीय छूट फाइलिंग
• वार्षिक रिटर्न और अन्य कर-संबंधी समय सीमाओं का कैलेंडर

यदि योगदान कर-कटौती योग्य होने की अपेक्षा है, तो दाता संचार में उस स्थिति के बारे में सही जानकारी होनी चाहिए। किसी संगठन को कभी यह संकेत नहीं देना चाहिए कि कोई उपहार कटौती योग्य है यदि वह वास्तव में ऐसा नहीं है।

दाता प्रकटीकरण नियमों पर ध्यान दें

जब अलग सॉलिसिटेशन रजिस्ट्रेशन आवश्यक न भी हो, तब भी फंडरेज़िंग संचार स्पष्ट और सत्य होना चाहिए।

सामान्य प्रकटीकरण मुद्दों में शामिल हैं:

• क्या दान कर-कटौती योग्य हैं
• क्या संगठन एक गैर-लाभकारी है या फिस्कल स्पॉन्सर व्यवस्था है
• क्या कोई अभियान किसी विशेष परियोजना, कार्यक्रम या व्यक्ति का समर्थन करता है
• क्या कोई तीसरा पक्ष फंडरेज़िंग सेवाओं के लिए कमीशन या शुल्क प्राप्त कर रहा है
• क्या धन किसी विशेष उद्देश्य के लिए प्रतिबंधित है

यदि संगठन कर-कटौती योग्य योगदान प्राप्त करने के लिए पात्र नहीं है, तो सॉलिसिटेशन सामग्री में एक स्पष्ट प्रकटीकरण शामिल करना पड़ सकता है कि दान संघीय आयकर उद्देश्यों के लिए कटौती योग्य नहीं हैं। यह नई गठित चैरिटीज़ और मिशन-चालित संगठनों द्वारा की जाने वाली सबसे सामान्य गलतियों में से एक है।

भुगतान प्राप्त करने वाले सॉलिसिटर्स और फंडरेज़िंग काउंसल पर ध्यान दें

एक पेशेवर फंडरेज़र का उपयोग पहुंच बढ़ा सकता है, लेकिन यदि अनुबंध और प्रकटीकरण शर्तें कमजोर हों, तो यह कानूनी जोखिम भी पैदा करता है।

किसी तीसरे पक्ष को शामिल करने से पहले, संगठनों को यह पुष्टि करनी चाहिए:

• वास्तव में सॉलिसिटेशन कौन कर रहा है
• क्या फंडरेज़र कमीशन, फ्लैट फीस, या मिश्रित व्यवस्था पर भुगतान प्राप्त कर रहा है
• सार्वजनिक रूप से फंडरेज़र कौन-से दावे कर सकता है
• दाता रसीदों और स्वीकृतियों की जिम्मेदारी किस पक्ष की है
• क्या किसी स्थानीय, संघीय, या क्षेत्र से बाहर की पंजीकरण आवश्यकता है

भुगतान आधारित फंडरेज़िंग व्यवस्थाओं को हमेशा लिखित रूप में दस्तावेजित किया जाना चाहिए। मौखिक समझौते एक स्पष्ट अनुबंध का कमजोर विकल्प हैं, विशेषकर जब दान राशि शामिल हो।

ऑनलाइन फंडरेज़िंग अन्य राज्यों के नियमों को सक्रिय कर सकती है

सबसे बड़ी अनुपालन गलतफहमियों में से एक यह है कि प्यूर्टो रिको-आधारित संगठन को केवल प्यूर्टो रिको के नियमों का पालन करना होता है।

जब संगठन प्यूर्टो रिको से बाहर फंडरेज़िंग शुरू करता है, तब यह सही नहीं रहता।

यदि आपका अभियान उन अमेरिकी राज्यों के दाताओं तक पहुंचता है जिनमें चैरिटेबल सॉलिसिटेशन रजिस्ट्रेशन आवश्यक है, तो वे राज्य सॉलिसिटेशन शुरू होने से पहले पंजीकरण की अपेक्षा कर सकते हैं। यह विशेष रूप से इन मामलों में प्रासंगिक है:

• राष्ट्रीय ईमेल अभियान
• सोशल मीडिया अपील जो हर जगह उपलब्ध हों
• वेबसाइट दान पृष्ठ जो कई क्षेत्रों से दान स्वीकार करते हों
• व्यापक भौगोलिक पहुंच वाले क्राउडफंडिंग अभियान
• आउट-ऑफ-स्टेट दाताओं से जुड़े कार्यक्रम, साझेदारियां, या अभियान

दूसरे शब्दों में, अनुपालन का बोझ आंशिक रूप से फंडरेज़िंग दर्शक पर निर्भर करता है। सार्वजनिक अभियान शुरू करने से पहले संगठन को यह मानचित्रित करना चाहिए कि वह किन स्थानों पर सॉलिसिटेशन कर रहा है।

नगरपालिका और स्थानीय विचार

कुछ संगठन स्थानीय लाइसेंसिंग या कर संबंधी मुद्दों को भी अनदेखा कर देते हैं। गतिविधि के आधार पर, संगठन को निम्न की समीक्षा करनी पड़ सकती है:

• विशेष आयोजनों के लिए नगरपालिका आवश्यकताएं
• यदि फंडरेज़िंग के हिस्से के रूप में वस्तुएं बेची जाती हैं, तो बिक्री या मर्चेंट पंजीकरण
• रैफल्स, नीलामियों, या टिकट वाले आयोजनों के लिए स्थानीय परमिट
• इवेंट स्थलों के लिए किराया या अधिभोग नियम
• सार्वजनिक आयोजनों के लिए बीमा और देयता कवरेज

ये मुद्दे चैरिटेबल सॉलिसिटेशन रजिस्ट्रेशन से अलग हैं, लेकिन अक्सर वही फंडरेज़िंग प्रोजेक्ट का हिस्सा होते हैं।

प्यूर्टो रिको फंडरेज़िंग अनुपालन चेकलिस्ट

फंडरेज़िंग अभियान शुरू करने से पहले इस चेकलिस्ट की समीक्षा करें:

• पुष्टि करें कि गैर-लाभकारी या कानूनी इकाई सही ढंग से गठित है
• जांचें कि क्या इकाई प्यूर्टो रिको Registry of Legal Entities में पंजीकृत है
• संगठन का EIN प्राप्त करें या सत्यापित करें
• लागू होने पर संघीय कर-छूट स्थिति की पुष्टि करें
• सभी दाता-संबंधी भाषा की सटीकता की समीक्षा करें
• सुनिश्चित करें कि कर-कटौती संबंधी कथन सही हैं
• भुगतान प्राप्त करने वाले फंडरेज़रों या सलाहकारों के साथ अनुबंध करें
• ट्रैक करें कि ऑनलाइन सॉलिसिटेशन कहाँ प्राप्त होंगे
• यदि फंडरेज़िंग सीमाओं के पार जाती है, तो अन्य राज्यों के चैरिटेबल सॉलिसिटेशन नियमों की जांच करें
• व्यक्तिगत आयोजनों के लिए स्थानीय परमिट या इवेंट आवश्यकताओं की समीक्षा करें
• दान, स्वीकृतियों और फाइलिंग के लिए रिकॉर्डकीपिंग प्रणाली स्थापित करें

एक अच्छी चेकलिस्ट बाद में रोकथाम योग्य अनुपालन समस्या की संभावना कम करती है।

सामान्य गलतियाँ जिनसे बचना चाहिए

अनुभवी आयोजक भी फंडरेज़िंग जल्दी शुरू होने पर बचने योग्य गलतियाँ कर सकते हैं।

1. यह मान लेना कि गैर-लाभकारी स्थिति अपने आप फंडरेज़िंग की अनुमति देती है

गठन और फंडरेज़िंग अधिकार आपस में जुड़े हैं, लेकिन एक ही चीज़ नहीं हैं। इकाई का सही ढंग से गठित और अनुपालन में होना अभी भी आवश्यक है।

2. दाता भाषा का बहुत अस्पष्ट होना

अभियान पृष्ठों में स्पष्ट होना चाहिए कि संगठन क्या करता है, पैसा कहाँ जाता है, और क्या उपहार कटौती योग्य हैं।

3. अन्य-क्षेत्रीय पंजीकरण नियमों की अनदेखी करना

ऐसा अभियान जो कई राज्यों के दाताओं तक पहुंचता है, उसे कई पंजीकरणों की आवश्यकता हो सकती है।

4. तीसरे पक्ष के फंडरेज़िंग समझौतों का दस्तावेजीकरण न करना

जो भी व्यक्ति दान मांगने के लिए भुगतान प्राप्त करता है, उसे लिखित समझौते से नियंत्रित किया जाना चाहिए।

5. रिकॉर्डकीपिंग को बाद की बात मानना

दान रसीदें, वित्तीय रिपोर्टें, और फाइलिंग कैलेंडर अभियान जितने ही महत्वपूर्ण हैं।

पहले इकाई गठन क्यों आता है

फंडरेज़िंग भ्रम से बचने का सबसे आसान तरीका है कि दान मांगने से पहले एक साफ कानूनी आधार तैयार किया जाए।

इसका अर्थ है कि संगठन के पास होना चाहिए:

• सही इकाई संरचना
• उचित राज्य या क्षेत्रीय पंजीकरण
• एक EIN और कर सेटअप
• मिशन से मेल खाने वाले शासकीय दस्तावेज
• एक व्यावहारिक अनुपालन कैलेंडर

नए संस्थापकों और गैर-लाभकारी संगठनों के लिए, गठन और अनुपालन पर पहले काम करना बाद में समय बचाता है। Zenind संस्थापकों को सही व्यवसाय या गैर-लाभकारी आधार स्थापित करने में मदद करता है ताकि वे कम प्रशासनिक आश्चर्यों के साथ संचालन, शासन और फंडरेज़िंग पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

अंतिम विचार

प्यूर्टो रिको में फंडरेज़िंग अनुपालन एक ही रजिस्ट्रेशन के बारे में कम और पूरी संरचना को सही करने के बारे में अधिक है। कई मामलों में, अलग क्षेत्रीय स्तर का चैरिटेबल सॉलिसिटेशन रजिस्ट्रेशन नहीं होता, लेकिन इससे इकाई पंजीकरण, सटीक दाता प्रकटीकरण, कर अनुपालन, और सीमाओं के पार फंडरेज़िंग दायित्वों की सावधानीपूर्वक समीक्षा की आवश्यकता समाप्त नहीं होती।

यदि आपका संगठन प्यूर्टो रिको में या प्यूर्टो रिको से अन्य दाताओं तक चैरिटेबल अभियान की योजना बना रहा है, तो पहले अनुपालन चेकलिस्ट तैयार करें। सबसे अच्छे फंडरेज़िंग कार्यक्रम वही होते हैं जो रास्ते में नियामकीय समस्याएं पैदा किए बिना बढ़ सकते हैं।