Enregistrement des sollicitations de bienfaisance à Porto Rico : ce que les organismes sans but lucratif doivent savoir

La collecte de fonds par des organismes sans but lucratif à Porto Rico se situe à la croisée de la constitution de l’entité, de la conformité fiscale, de la transparence envers les donateurs et, dans certains cas, des règles d’enregistrement hors territoire. Pour les organisations qui recueillent des fonds à Porto Rico ou depuis Porto Rico, la question clé n’est pas seulement de savoir s’il existe un enregistrement des sollicitations de bienfaisance, mais aussi quelles autres obligations de dépôt s’appliquent avant d’accepter le premier don.

Au niveau du territoire, Porto Rico ne semble pas exiger actuellement un enregistrement distinct et général des sollicitations de bienfaisance comme le font de nombreux États américains. Cela ne signifie pas que la collecte de fonds n’est pas réglementée. Les organisations doivent tout de même s’assurer que leur entité juridique est correctement constituée, que leur statut fiscal est en règle et que leurs pratiques de sollicitation respectent les règles fédérales, locales et de divulgation aux donateurs applicables.

Qu’est-ce qu’une sollicitation de bienfaisance?

Une sollicitation de bienfaisance est toute demande de contributions ou de dons faite dans un but charitable. Cela peut inclure :

• Des pages de dons sur un site Web
• Des campagnes par courriel
• Des publications de financement sur les réseaux sociaux
• Des appels par publipostage
• Des demandes de commandite pour des événements
• Des campagnes par texto
• Des collectes de fonds par sociofinancement
• Des demandes de subventions à des fondations ou à des institutions

En pratique, les règles de sollicitation comptent parce qu’elles déterminent qui peut demander des dons, comment ces demandes sont présentées et si une organisation doit s’enregistrer ou divulguer certaines informations avant de commencer à recueillir des fonds.

Porto Rico exige-t-il un enregistrement des sollicitations de bienfaisance?

Pour de nombreuses organisations, la réponse courte est que Porto Rico n’impose actuellement pas d’exigence distincte d’enregistrement des sollicitations de bienfaisance au niveau du territoire simplement parce qu’une organisation recueille des fonds.

Cela dit, un programme de collecte de fonds peut tout de même déclencher d’autres obligations légales. Par exemple :

• L’entité elle-même peut devoir être enregistrée auprès du Département d’État de Porto Rico.
• L’organisation peut avoir besoin d’une reconnaissance fédérale d’exonération fiscale ou de déclarations fiscales appropriées.
• Certaines sollicitations peuvent exiger des divulgations particulières.
• Les campagnes de financement visant des donateurs à l’extérieur de Porto Rico peuvent être soumises aux lois d’autres États sur les organismes de bienfaisance.
• Les collecteurs de fonds rémunérés ou les conseillers en collecte de fonds peuvent créer des exigences de conformité supplémentaires.

La conclusion pratique est simple : l’absence d’un enregistrement distinct des sollicitations de bienfaisance ne signifie pas l’absence de travail de conformité.

Enregistrer d’abord l’entité juridique

Avant de commencer à recueillir des fonds, l’organisation doit être correctement constituée et reconnue comme entité juridique. Le Département d’État de Porto Rico administre le Registre des entités juridiques, qui couvre de nombreuses sociétés, fondations et autres associations qui exercent des activités à Porto Rico.

Pour les organismes sans but lucratif, cette étape est importante parce qu’elle aide à établir l’existence juridique de l’organisation et fournit une base pour les étapes de conformité ultérieures. Selon le type d’organisation et la date de constitution, l’enregistrement à Porto Rico peut être exigé ou fortement recommandé.

Un dossier de constitution solide devrait comprendre :

• Les documents constitutifs de l’entité
• Son nom enregistré et les renseignements de constitution
• Toute modification ou mise à jour
• Les noms des dirigeants ou administrateurs responsables
• Une adresse d’affaires et des coordonnées à jour

Si l’organisation n’a pas encore été constituée, c’est par là qu’il faut commencer. La collecte de fonds devrait suivre la constitution légale, et non l’inverse.

Confirmer le statut fiscal fédéral et les exigences liées au NIF/numéro d’identification d’employeur

Une organisation de collecte de fonds doit aussi comprendre son statut fédéral. La plupart des organismes de bienfaisance qui recherchent un soutien public étendu visent une reconnaissance en vertu de la section 501(c)(3), mais ce n’est pas la seule catégorie d’organisme sans but lucratif.

Au minimum, l’organisation devrait s’assurer qu’elle possède :

• Un numéro d’identification d’employeur (EIN)
• La bonne classification fiscale
• Tous les dépôts fédéraux d’exonération requis
• Un calendrier pour les déclarations annuelles et autres échéances fiscales

Si les contributions doivent être déductibles d’impôt, les communications aux donateurs doivent être exactes à ce sujet. Une organisation ne devrait jamais laisser entendre qu’un don est déductible s’il ne l’est pas.

Porter attention aux règles de divulgation aux donateurs

Même lorsqu’un enregistrement distinct de sollicitation n’est pas requis, les communications de collecte de fonds doivent quand même être claires et véridiques.

Les problèmes de divulgation courants comprennent :

• Si les dons sont déductibles d’impôt
• Si l’organisation est un organisme sans but lucratif ou une structure de commandite fiscale
• Si une campagne soutient un projet, un programme ou une personne en particulier
• Si un tiers reçoit une commission ou des honoraires pour les services de collecte de fonds
• Si les fonds sont restreints à une fin particulière

Si une organisation n’est pas admissible à recevoir des contributions déductibles d’impôt, les documents de sollicitation peuvent devoir comporter une divulgation visible indiquant que les dons ne sont pas déductibles aux fins de l’impôt fédéral sur le revenu. C’est l’une des erreurs les plus fréquentes chez les organismes nouvellement constitués et les organisations à mission.

Faire attention aux solliciteurs rémunérés et aux conseillers en collecte de fonds

Le recours à un collecteur de fonds professionnel peut élargir la portée, mais cela crée aussi un risque juridique si les modalités du contrat et des divulgations sont faibles.

Avant de faire appel à un tiers, les organisations devraient confirmer :

• Qui fait réellement la sollicitation
• Si le collecteur est rémunéré à la commission, par honoraires fixes ou selon une formule hybride
• Quelles représentations le collecteur peut faire au public
• Quelle partie est responsable des reçus et des accusés de réception des donateurs
• Si un enregistrement local, fédéral ou hors territoire est requis

Les ententes de collecte de fonds rémunérée devraient toujours être consignées par écrit. Les accords verbaux sont un mauvais substitut à un contrat clair, surtout lorsqu’il est question de dons.

La collecte de fonds en ligne peut déclencher les règles d’autres États

L’une des plus grandes idées fausses en matière de conformité est qu’une organisation établie à Porto Rico n’a qu’à suivre les règles de Porto Rico.

Ce n’est pas vrai dès que l’organisation commence à solliciter des fonds au-delà du territoire.

Si votre campagne rejoint des donateurs dans des États américains qui exigent un enregistrement des sollicitations de bienfaisance, ces États peuvent s’attendre à ce que l’enregistrement soit fait avant le début de la sollicitation. C’est particulièrement pertinent pour :

• Les campagnes de courriels nationales
• Les appels sur les réseaux sociaux accessibles partout
• Les pages de dons sur un site Web qui acceptent des dons de plusieurs juridictions
• Les campagnes de sociofinancement avec une large portée géographique
• Les événements, partenariats ou campagnes impliquant des donateurs hors de l’État

Autrement dit, l’auditoire de la collecte de fonds détermine une partie de la charge de conformité. L’organisation devrait cartographier les lieux de sollicitation avant de lancer une campagne publique.

Considérations municipales et locales

Certaines organisations négligent aussi les questions de permis ou de taxes locales. Selon l’activité, l’organisation peut devoir examiner :

• Les exigences municipales pour les événements spéciaux
• Les enregistrements de vente ou de marchand lorsqu’il y a vente de biens dans le cadre de la collecte de fonds
• Les permis locaux pour les tirages, encans ou événements avec billets
• Les règles de location ou d’occupation pour les lieux d’événements
• L’assurance et la couverture de responsabilité pour les événements publics

Ces questions sont distinctes de l’enregistrement des sollicitations de bienfaisance, mais elles font souvent partie du même projet de collecte de fonds.

Liste de vérification simple pour la conformité de collecte de fonds à Porto Rico

Avant de lancer une campagne de collecte de fonds, passez en revue cette liste :

• Confirmer que l’organisme sans but lucratif ou l’entité juridique est correctement constituée
• Vérifier si l’entité est inscrite au Registre des entités juridiques de Porto Rico
• Obtenir ou vérifier le numéro EIN de l’organisation
• Confirmer le statut d’exonération fiscale fédérale, le cas échéant
• Réviser tout le langage destiné aux donateurs pour en vérifier l’exactitude
• S’assurer que les mentions de déductibilité fiscale sont exactes
• Mettre en place des contrats pour les collecteurs de fonds rémunérés ou les consultants
• Suivre les endroits où les sollicitations en ligne seront reçues
• Vérifier les règles de sollicitation de bienfaisance des autres États si la collecte de fonds franchit les frontières
• Examiner les exigences locales de permis ou d’événements pour les campagnes en personne
• Mettre en place un système de tenue de dossiers pour les dons, les accusés de réception et les dépôts

Une bonne liste de vérification réduit le risque d’un problème de conformité évitable plus tard.

Erreurs courantes à éviter

Même les organisateurs expérimentés commettent des erreurs évitables lorsque la collecte de fonds commence rapidement.

1. Supposer que le statut d’organisme sans but lucratif permet automatiquement de recueillir des fonds

La constitution et l’autorisation de solliciter des fonds sont liées, mais elles ne sont pas la même chose. L’entité doit tout de même être correctement organisée et conforme.

2. Utiliser un langage trop vague pour les donateurs

Les pages de campagne devraient expliquer clairement ce que fait l’organisation, où va l’argent et si les dons sont déductibles.

3. Ignorer les règles d’enregistrement d’autres juridictions

Une campagne qui rejoint des donateurs dans plusieurs États peut nécessiter plusieurs enregistrements.

4. Oublier de documenter les ententes de collecte de fonds avec des tiers

Toute personne payée pour solliciter des dons devrait être encadrée par une entente écrite.

5. Considérer la tenue de dossiers comme une réflexion après coup

Les reçus de dons, les rapports financiers et les calendriers de dépôt sont tout aussi importants que la campagne elle-même.

Pourquoi la constitution de l’entité vient en premier

La façon la plus simple d’éviter la confusion liée à la collecte de fonds est de bâtir une base juridique solide avant de demander des dons.

Cela signifie que l’organisation devrait avoir :

• La bonne structure d’entité
• Un enregistrement territorial ou étatique approprié
• Un EIN et une configuration fiscale
• Des documents de gouvernance qui correspondent à la mission
• Un calendrier de conformité pratique

Pour les nouveaux fondateurs et les organismes sans but lucratif, traiter tôt les questions de constitution et de conformité permet de gagner du temps plus tard. Zenind aide les fondateurs à établir la bonne base pour leur entreprise ou leur organisme sans but lucratif afin qu’ils puissent se concentrer sur les opérations, la gouvernance et la collecte de fonds avec moins de surprises administratives.

Réflexions finales

La conformité à la collecte de fonds à Porto Rico concerne moins un seul enregistrement que la mise en place de toute la structure correctement. Dans de nombreux cas, il n’existe pas d’enregistrement territorial distinct des sollicitations de bienfaisance, mais cela n’élimine pas le besoin d’enregistrement de l’entité, de divulgations exactes aux donateurs, de conformité fiscale et d’un examen attentif de toute obligation de collecte de fonds hors territoire.

Si votre organisation prévoit une campagne de bienfaisance à Porto Rico ou depuis Porto Rico vers des donateurs ailleurs, commencez par établir la liste de conformité. Les meilleurs programmes de collecte de fonds sont ceux qui peuvent prendre de l’ampleur sans créer de problèmes réglementaires en cours de route.