Регистрация за набиране на благотворителни средства в Пуерто Рико: Какво трябва да знаят неправителствените организации

Набирането на средства от неправителствени организации в Пуерто Рико е на пресечната точка между учредяване на юридическо лице, данъчно съответствие, прозрачност пред дарителите и в някои случаи правила за регистрация извън територията. За организациите, които събират средства в Пуерто Рико или от Пуерто Рико, ключовият въпрос не е само дали съществува регистрация за благотворително набиране на средства, а и какви други задължения за подаване на документи остават в сила преди да бъде прието първото дарение.

На териториално ниво в момента изглежда, че Пуерто Рико не изисква отделна обща регистрация за благотворително набиране на средства по начина, по който го правят много щати в САЩ. Това обаче не означава, че набирането на средства е нерегулирано. Организациите все пак трябва да се уверят, че юридическото им лице е правилно учредено, данъчният им статус е изряден и практиките им за привличане на дарения са съобразени с приложимите федерални, местни и правила за разкриване пред дарителите.

Какво се счита за благотворително набиране на средства?

Благотворителното набиране на средства е всяко искане за дарения или помощи, направено за благотворителна цел. Това може да включва:

• Страници за дарения в уебсайт
• Имейл кампании
• Публикации в социалните мрежи за набиране на средства
• Призиви по пощата
• Искания за спонсорство на събития
• Кампании чрез текстови съобщения
• Краудфъндинг инициативи
• Искания за грантове към фондации или институции

На практика правилата за набиране на средства са важни, защото уреждат кой може да иска дарения, как са представени тези искания и дали организацията трябва да се регистрира или да разкрива информация преди да започне набирането на средства.

Изисква ли Пуерто Рико регистрация за благотворително набиране на средства?

За много организации краткият отговор е, че Пуерто Рико в момента не налага отделно териториално изискване за регистрация за благотворително набиране на средства само защото организацията събира средства.

Въпреки това програма за набиране на средства все още може да задейства други правни задължения. Например:

• Самото юридическо лице може да трябва да бъде регистрирано в Департамента по държавни въпроси на Пуерто Рико.
• Организацията може да се нуждае от федерално признание като освободена от данъци или от правилните данъчни декларации.
• Някои призиви може да изискват конкретни разкрития.
• Кампании за набиране на средства, достигащи до дарители извън Пуерто Рико, могат да попадат под законите за благотворителност на други щати.
• Платени набирачи на средства или консултанти по набиране на средства могат да създадат допълнителни изисквания за съответствие.

Практическият извод е прост: липсата на отделна регистрация за благотворително набиране на средства не означава липса на работа по съответствието.

Първо регистрирайте юридическото лице

Преди да започне набирането на средства, организацията трябва да бъде правилно учредена и призната като юридическо лице. Регистърът на юридическите лица към Департамента по държавни въпроси на Пуерто Рико администрира този процес и обхваща много корпорации, фондации и други сдружения, които извършват дейност в Пуерто Рико.

За неправителствените организации тази стъпка е важна, защото помага да се установи правното съществуване на организацията и дава основа за последващите стъпки по съответствие. В зависимост от вида на организацията и датата на учредяване, регистрацията в Пуерто Рико може да е задължителна или силно препоръчителна.

Добре подготвеното досие за учредяване трябва да включва:

• Учредителните документи на юридическото лице
• Регистрираното му наименование и данни за учредяване
• Всички изменения или актуализации
• Имена на отговорните служители или директори
• Актуален служебен адрес и информация за контакт

Ако организацията все още не е учредена, оттам трябва да се започне. Набирането на средства трябва да следва правното учредяване, а не обратното.

Потвърдете федералния данъчен статус и изискванията за EIN

Организацията, която набира средства, също трябва да разбира своя федерален статус. Повечето благотворителни организации, които търсят широка обществена подкрепа, се стремят към признание по раздел 501(c)(3), но това не е единствената възможна неправителствена класификация.

Поне организацията трябва да се увери, че има:

• Идентификационен номер на работодател (EIN)
• Правилната данъчна класификация
• Всички необходими федерални документи за освобождаване от данъци
• График за годишни декларации и други данъчни крайни срокове

Ако се очаква даренията да бъдат данъчно приспадаеми, комуникацията с дарителите трябва да бъде точна по отношение на този статус. Организацията никога не трябва да внушава, че дадено дарение е приспадаемо, ако не е.

Следете правилата за разкриване пред дарителите

Дори когато не се изисква отделна регистрация за набиране на средства, комуникацията за набиране на средства трябва да бъде ясна и достоверна.

Чести проблеми при разкриването включват:

• Дали даренията са данъчно приспадаеми
• Дали организацията е неправителствена или работи по схема на фискален спонсор
• Дали кампанията подкрепя конкретен проект, програма или лице
• Дали трета страна получава комисиона или такса за услугите по набиране на средства
• Дали средствата са ограничени за специална цел

Ако организацията няма право да получава дарения, които се приспадат от данъците, материалите за набиране на средства може да изискват видимо разкриване, че даренията не се приспадат за целите на федералния данък върху доходите. Това е една от най-честите грешки при новоучредени благотворителни организации и организации, ориентирани към мисия.

Обърнете внимание на платените набирачи на средства и консултантите по набиране на средства

Използването на професионален набирач на средства може да разшири обхвата, но също така създава правен риск, ако договорните и информационните условия са слаби.

Преди да ангажират трета страна, организациите трябва да потвърдят:

• Кой всъщност прави призива за дарения
• Дали набирачът на средства получава плащане на комисионна, фиксирана такса или по хибридна схема
• Какви твърдения може да прави набирачът на средства пред обществеността
• Коя страна носи отговорност за разписките и потвържденията към дарителите
• Дали е необходима регистрация на местно, федерално ниво или извън територията

Споразуменията за платено набиране на средства винаги трябва да бъдат документирани писмено. Устните договорки са лош заместител на ясен договор, особено когато са замесени дарителски средства.

Онлайн набирането на средства може да задейства правилата на други щати

Една от най-големите заблуди за съответствието е, че организация, базирана в Пуерто Рико, трябва да спазва само правилата на Пуерто Рико.

Това не е вярно, щом организацията започне да набира средства извън територията.

Ако кампанията ви достига до дарители в щати на САЩ, които изискват регистрация за благотворително набиране на средства, тези щати може да очакват регистрация преди започване на призива. Това е особено важно за:

• Национални имейл кампании
• Призиви в социалните мрежи, достъпни навсякъде
• Страници за дарения в уебсайт, които приемат подарения от множество юрисдикции
• Краудфъндинг кампании с широк географски обхват
• Събития, партньорства или кампании с дарители от други щати

С други думи, аудиторията на набирането на средства определя част от тежестта по съответствието. Организацията трябва да определи къде отправя призиви, преди да стартира публична кампания.

Общински и местни съображения

Някои организации също пренебрегват местни лицензионни или данъчни въпроси. В зависимост от дейността организацията може да се наложи да прегледа:

• Общински изисквания за специални събития
• Регистрации за продажби или търговска дейност, ако стоки се продават като част от набирането на средства
• Местни разрешителни за томболи, търгове или събития с билети
• Правила за наемане или ползване на помещения за събития
• Застраховка и отговорност за публични събития

Тези въпроси са отделни от регистрацията за благотворително набиране на средства, но често са част от същия проект за набиране на средства.

Прост контролен списък за съответствие при набиране на средства в Пуерто Рико

Преди да стартирате кампания за набиране на средства, прегледайте този контролен списък:

• Потвърдете, че неправителствената организация или юридическото лице е правилно учредено
• Проверете дали юридическото лице е регистрирано в Регистъра на юридическите лица на Пуерто Рико
• Получете или потвърдете EIN на организацията
• Потвърдете федералния статут на освободена от данъци, ако е приложимо
• Прегледайте всички материали за дарители за точност
• Уверете се, че изявленията за данъчна приспадаемост са верни
• Сключете договори с платени набирачи на средства или консултанти
• Проследявайте къде ще се получават онлайн призивите
• Проверете правилата за благотворително набиране на средства в други щати, ако кампаниите излизат извън територията
• Прегледайте местните изисквания за разрешителни или събития при присъствени кампании
• Създайте система за архивиране на разписки, потвърждения и декларации

Добрият контролен списък намалява риска от предотвратими проблеми със съответствието по-късно.

Чести грешки, които трябва да се избягват

Дори опитни организатори правят избягваеми грешки, когато набирането на средства започне бързо.

1. Да се предполага, че неправителственият статус автоматично разрешава набиране на средства

Учредяването и правото да се набира финансиране са свързани, но не са едно и също. Юридическото лице все още трябва да е правилно организирано и съобразено с изискванията.

2. Използване на твърде неясен език към дарителите

Страниците на кампаниите трябва ясно да обясняват какво прави организацията, за какво ще се използват средствата и дали даренията са приспадаеми.

3. Пренебрегване на изискванията за регистрация в други юрисдикции

Кампания, която достига до дарители в няколко щата, може да изисква множество регистрации.

4. Липса на документиране на договорите с трети страни за набиране на средства

Всеки, който е платен да набира дарения, трябва да бъде обхванат от писмен договор.

5. Да се третира отчетността като нещо второстепенно

Разписките за дарения, финансовите отчети и календарите за подаване на документи са също толкова важни, колкото и самата кампания.

Защо първо идва учредяването на юридическото лице

Най-лесният начин да се избегне объркване при набирането на средства е да се изгради чиста правна основа преди да се поискат дарения.

Това означава организацията да има:

• Подходяща структура на юридическото лице
• Правилна регистрация на щатско или териториално ниво
• EIN и данъчна настройка
• Учредителни документи, съответстващи на мисията
• Практичен календар за съответствие

За нови основатели и неправителствени организации работата по учредяването и съответствието в ранен етап спестява време по-късно. Zenind помага на основателите да изградят правилната бизнес или неправителствена основа, така че да могат да се фокусират върху дейността, управлението и набирането на средства с по-малко административни изненади.

Заключителни мисли

Съответствието при набирането на средства в Пуерто Рико е по-малко въпрос на една единствена регистрация и повече въпрос на това цялата структура да бъде подредена правилно. В много случаи няма отделна териториална регистрация за благотворително набиране на средства, но това не елиминира нуждата от регистрация на юридическото лице, точни разкрития пред дарителите, данъчно съответствие и внимателен преглед на всички задължения за набиране на средства извън територията.

Ако вашата организация планира благотворителна кампания в Пуерто Рико или от Пуерто Рико към дарители другаде, изградете първо контролния списък за съответствие. Най-добрите кампании за набиране на средства са тези, които могат да се разширяват, без да създават регулаторни проблеми по пътя.