Înregistrarea solicitărilor caritabile în Puerto Rico: ce trebuie să știe organizațiile nonprofit

Strângerea de fonduri pentru organizațiile nonprofit din Puerto Rico se află la intersecția dintre constituirea entității, conformitatea fiscală, transparența față de donatori și, în unele cazuri, regulile de înregistrare în afara teritoriului. Pentru organizațiile care strâng fonduri în Puerto Rico sau din Puerto Rico, întrebarea-cheie nu este doar dacă există o înregistrare separată pentru solicitările caritabile, ci și ce alte obligații de declarare se aplică înainte de a accepta prima donație.

La nivel de teritoriu, Puerto Rico nu pare în prezent să impună o înregistrare separată, generală, pentru solicitările caritabile, așa cum fac multe state din SUA. Totuși, asta nu înseamnă că strângerea de fonduri este nereglementată. Organizațiile trebuie în continuare să se asigure că entitatea lor juridică este organizată corespunzător, că statutul fiscal este în ordine și că practicile de solicitare respectă regulile federale, locale și de dezvăluire către donatori aplicabile.

Ce înseamnă solicitare caritabilă?

Solicitarea caritabilă este orice cerere de contribuții sau donații făcută în scop caritabil. Aceasta poate include:

• Pagini de donații pe un site web
• Campanii prin e-mail
• Postări de strângere de fonduri pe rețelele sociale
• Solicitări prin corespondență directă
• Cereri de sponsorizare pentru evenimente
• Campanii prin mesaje text
• Campanii de crowdfunding
• Solicitări de granturi către fundații sau instituții

În practică, regulile privind solicitarea contează deoarece stabilesc cine poate cere donații, cum sunt prezentate aceste cereri și dacă o organizație trebuie să se înregistreze sau să dezvăluie anumite informații înainte de începerea strângerii de fonduri.

Puerto Rico cere înregistrarea solicitărilor caritabile?

Pentru multe organizații, răspunsul scurt este că Puerto Rico nu impune în prezent o cerință separată, la nivel de teritoriu, pentru înregistrarea solicitărilor caritabile doar pentru faptul că organizația strânge fonduri.

Totuși, un program de strângere de fonduri poate declanșa și alte obligații legale. De exemplu:

• Entitatea în sine poate trebui să fie înregistrată la Departamentul de Stat din Puerto Rico.
• Organizația poate avea nevoie de recunoaștere fiscală federală sau de depunerea corectă a declarațiilor fiscale.
• Anumite solicitări pot necesita dezvăluiri specifice.
• Campaniile care ajung la donatori din afara Puerto Rico pot fi supuse legilor privind organizațiile caritabile din alte state.
• Strângătorii de fonduri plătiți sau consultanții în fundraising pot crea cerințe suplimentare de conformitate.

Concluzia practică este simplă: faptul că nu există o înregistrare separată pentru solicitările caritabile nu înseamnă că nu există muncă de conformitate.

Înregistrați mai întâi entitatea juridică

Înainte de a începe strângerea de fonduri, organizația ar trebui să fie constituită și recunoscută în mod corespunzător ca entitate juridică. Registrul Entităților Juridice administrat de Departamentul de Stat din Puerto Rico acoperă multe corporații, fundații și alte asociații care desfășoară activitate în Puerto Rico.

Pentru organizațiile nonprofit, acest pas este important deoarece ajută la stabilirea existenței juridice a organizației și oferă baza pentru pașii ulterioari de conformitate. În funcție de tipul organizației și de data constituirii, înregistrarea în Puerto Rico poate fi obligatorie sau puternic recomandată.

Un dosar de constituire solid ar trebui să includă:

• Actele constitutive ale entității
• Denumirea înregistrată și detaliile de constituire
• Orice amendamente sau actualizări
• Numele directorilor sau funcționarilor responsabili
• O adresă comercială și date de contact actuale

Dacă organizația nu a fost încă înființată, acesta este locul de unde trebuie început. Strângerea de fonduri ar trebui să urmeze constituirii legale, nu invers.

Confirmați statutul fiscal federal și cerințele privind EIN

O organizație care strânge fonduri trebuie, de asemenea, să înțeleagă statutul său federal. Cele mai multe organizații caritabile care caută sprijin public larg urmăresc recunoașterea conform secțiunii 501(c)(3), dar aceasta nu este singura clasificare nonprofit.

Cel puțin, organizația ar trebui să se asigure că are:

• Un număr de identificare a angajatorului (EIN)
• Clasificarea fiscală corectă
• Orice formulare federală de scutire necesare
• Un calendar pentru declarațiile anuale și alte termene fiscale

Dacă se așteaptă ca donațiile să fie deductibile fiscal, comunicările către donatori trebuie să fie corecte în privința acestui statut. O organizație nu ar trebui niciodată să sugereze că o donație este deductibilă dacă nu este.

Atenție la regulile de dezvăluire către donatori

Chiar și atunci când nu este necesară o înregistrare separată pentru solicitare, comunicările de fundraising trebuie să fie clare și adevărate.

Problemele frecvente de dezvăluire includ:

• Dacă donațiile sunt deductibile fiscal
• Dacă organizația este nonprofit sau funcționează printr-un aranjament de tip fiscal sponsor
• Dacă o campanie sprijină un anumit proiect, program sau persoană
• Dacă o terță parte primește un comision sau o taxă pentru serviciile de fundraising
• Dacă fondurile sunt restricționate pentru un scop special

Dacă o organizație nu este eligibilă să primească contribuții deductibile fiscal, materialele de solicitare pot necesita o dezvăluire vizibilă care să precizeze că donațiile nu sunt deductibile pentru impozitul federal pe venit. Aceasta este una dintre cele mai frecvente greșeli făcute de organizațiile nou înființate și de grupurile orientate spre o misiune.

Acordați atenție strângătorilor de fonduri plătiți și consultanților în fundraising

Utilizarea unui fundraiser profesionist poate extinde acoperirea, dar creează și riscuri juridice dacă termenii contractului și ai dezvăluirilor sunt slabi.

Înainte de a angaja o terță parte, organizațiile ar trebui să confirme:

• Cine face efectiv solicitarea
• Dacă fundraiserul este plătit prin comision, taxă fixă sau o structură hibridă
• Ce declarații poate face fundraiserul publicului
• Ce parte este responsabilă pentru chitanțe și confirmări către donatori
• Dacă este necesară vreo înregistrare locală, federală sau în afara teritoriului

Aranjamentele de fundraising plătit ar trebui întotdeauna documentate în scris. Acordurile verbale sunt un substitut slab pentru un contract clar, mai ales atunci când sunt implicați bani de la donatori.

Strângerea de fonduri online poate declanșa regulile altor state

Una dintre cele mai mari concepții greșite legate de conformitate este că o organizație din Puerto Rico trebuie să respecte doar regulile din Puerto Rico.

Acest lucru nu este adevărat odată ce organizația începe să strângă fonduri dincolo de teritoriu.

Dacă campania ajunge la donatori din statele americane care solicită înregistrarea pentru solicitări caritabile, acele state pot cere înregistrarea înainte de începerea solicitării. Acest lucru este deosebit de relevant pentru:

• Campanii naționale prin e-mail
• Apeluri pe rețelele sociale care sunt accesibile oriunde
• Pagini de donații pe site-uri web care acceptă contribuții din mai multe jurisdicții
• Campanii de crowdfunding cu acoperire geografică largă
• Evenimente, parteneriate sau campanii care implică donatori din afara statului

Cu alte cuvinte, audiența căreia i se adresează fundraisingul determină o parte din povara de conformitate. Organizația ar trebui să stabilească unde solicită fonduri înainte de lansarea unei campanii publice.

Considerații municipale și locale

Unele organizații omit, de asemenea, aspectele locale de licențiere sau fiscale. În funcție de activitate, organizația poate avea nevoie să analizeze:

• Cerințele municipale pentru evenimente speciale
• Înregistrările privind vânzările sau comercianții, dacă se vând bunuri ca parte a strângerii de fonduri
• Autorizațiile locale pentru tombole, licitații sau evenimente cu bilet
• Regulile de închiriere sau ocupare pentru locațiile de evenimente
• Asigurarea și acoperirea răspunderii pentru evenimentele publice

Aceste aspecte sunt separate de înregistrarea solicitărilor caritabile, dar fac adesea parte din același proiect de fundraising.

O listă simplă de verificare pentru conformitatea la fundraising în Puerto Rico

Înainte de lansarea unei campanii de strângere de fonduri, analizați această listă de verificare:

• Confirmați că organizația nonprofit sau entitatea juridică este constituită corespunzător
• Verificați dacă entitatea este înregistrată în Registrul Entităților Juridice din Puerto Rico
• Obțineți sau verificați EIN-ul organizației
• Confirmați statutul de scutire fiscală federală, dacă este aplicabil
• Revizuiți toate textele adresate donatorilor pentru acuratețe
• Asigurați-vă că declarațiile privind deductibilitatea fiscală sunt corecte
• Încheiați contracte cu fundraiseri sau consultanți plătiți
• Urmăriți unde vor fi primite solicitările online
• Verificați regulile de solicitare caritabilă din alte state dacă fundraisingul trece granițele
• Analizați cerințele locale de autorizare sau de eveniment pentru campaniile în persoană
• Stabiliți un sistem de evidență pentru donații, confirmări și depuneri

O listă de verificare bună reduce riscul unei probleme de conformitate care ar putea fi evitată.

Greșeli frecvente de evitat

Chiar și organizatorii cu experiență fac greșeli evitabile atunci când fundraisingul începe rapid.

1. Presupunerea că statutul nonprofit permite automat strângerea de fonduri

Constituirea și autoritatea de a strânge fonduri sunt legate, dar nu sunt același lucru. Entitatea trebuie să fie în continuare organizată corespunzător și conformă.

2. Folosirea unui limbaj prea vag pentru donatori

Paginile de campanie ar trebui să explice clar ce face organizația, unde merg banii și dacă donațiile sunt deductibile.

3. Ignorarea regulilor de înregistrare din alte jurisdicții

O campanie care ajunge la donatori din mai multe state poate necesita mai multe înregistrări.

4. Neconsemnarea acordurilor cu terți pentru fundraising

Oricine este plătit pentru a solicita donații ar trebui să fie acoperit de un acord scris.

5. Tratarea evidenței ca pe un aspect secundar

Chitanțele pentru donații, rapoartele financiare și calendarele de depunere sunt la fel de importante ca însăși campania.

De ce constituirea entității vine prima

Cea mai simplă modalitate de a evita confuzia în fundraising este să construiți o bază juridică solidă înainte de a cere donații.

Asta înseamnă că organizația ar trebui să aibă:

• Structura de entitate potrivită
• Înregistrarea corectă la nivel de stat sau teritoriu
• Un EIN și configurarea fiscală adecvată
• Documente de guvernanță care se aliniază cu misiunea
• Un calendar practic de conformitate

Pentru fondatorii și organizațiile nonprofit noi, parcurgerea din timp a etapelor de constituire și conformitate economisește timp mai târziu. Zenind îi ajută pe fondatori să stabilească baza potrivită pentru afacerea sau organizația lor nonprofit, astfel încât să se poată concentra pe operațiuni, guvernanță și fundraising, cu mai puține surprize administrative.

Gânduri finale

Conformitatea pentru fundraising în Puerto Rico ține mai puțin de o singură înregistrare și mai mult de configurarea corectă a întregii structuri. În multe cazuri, nu există o înregistrare separată, la nivel de teritoriu, pentru solicitările caritabile, dar acest lucru nu elimină nevoia de înregistrare a entității, de dezvăluiri corecte către donatori, de conformitate fiscală și de analiză atentă a oricăror obligații de fundraising în afara teritoriului.

Dacă organizația dvs. plănuiește o campanie caritabilă în Puerto Rico sau din Puerto Rico către donatori din alte locuri, construiți mai întâi lista de verificare pentru conformitate. Cele mai bune programe de fundraising sunt cele care pot crește fără a crea probleme de reglementare pe parcurs.