การจดทะเบียนขอรับบริจาคเพื่อการกุศลในเปอร์โตริโก: สิ่งที่องค์กรไม่แสวงหากำไรควรรู้

การระดมทุนขององค์กรไม่แสวงหากำไรในเปอร์โตริโกอยู่ตรงจุดตัดของการจัดตั้งนิติบุคคล การปฏิบัติตามภาษี ความโปร่งใสต่อผู้บริจาค และในบางกรณีคือกฎการจดทะเบียนนอกเขตพื้นที่ สำหรับองค์กรที่ระดมเงินในหรือจากเปอร์โตริโก คำถามสำคัญไม่ใช่แค่ว่ามีการจดทะเบียนขอรับบริจาคเพื่อการกุศลหรือไม่ แต่ยังรวมถึงข้อผูกพันในการยื่นเอกสารอื่นใดที่ยังคงมีอยู่ก่อนที่จะรับเงินบริจาคแรก

ในระดับดินแดน เปอร์โตริโกในปัจจุบันดูเหมือนจะไม่ได้กำหนดให้ต้องมีการจดทะเบียนขอรับบริจาคเพื่อการกุศลแยกต่างหากในลักษณะเดียวกับที่หลายรัฐในสหรัฐฯ กำหนด ซึ่งไม่ได้หมายความว่าการระดมทุนจะไม่มีการกำกับดูแล องค์กรยังคงต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่านิติบุคคลของตนจัดตั้งอย่างถูกต้อง สถานะทางภาษีเป็นไปตามข้อกำหนด และแนวทางการขอรับบริจาคสอดคล้องกับกฎของรัฐบาลกลาง กฎหมายท้องถิ่น และกฎการเปิดเผยข้อมูลต่อผู้บริจาคที่เกี่ยวข้อง

อะไรนับว่าเป็นการขอรับบริจาคเพื่อการกุศล?

การขอรับบริจาคเพื่อการกุศลคือการร้องขอเงินบริจาคหรือของขวัญที่ทำขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ด้านการกุศล ซึ่งอาจรวมถึง:

• หน้ารับบริจาคบนเว็บไซต์
• แคมเปญอีเมล
• โพสต์ระดมทุนบนโซเชียลมีเดีย
• จดหมายขอรับบริจาคโดยตรง
• คำขอสปอนเซอร์สำหรับงานอีเวนต์
• แคมเปญส่งข้อความทางโทรศัพท์
• แคมเปญคราวด์ฟันดิง
• การขอทุนจากมูลนิธิหรือสถาบันต่าง ๆ

ในทางปฏิบัติ กฎเกี่ยวกับการขอรับบริจาคมีความสำคัญเพราะกำหนดว่าใครสามารถขอรับบริจาคได้ คำขอนั้นต้องนำเสนออย่างไร และองค์กรจำเป็นต้องจดทะเบียนหรือเปิดเผยข้อมูลก่อนเริ่มระดมทุนหรือไม่

เปอร์โตริโกกำหนดให้ต้องจดทะเบียนขอรับบริจาคเพื่อการกุศลหรือไม่?

สำหรับหลายองค์กร คำตอบสั้น ๆ คือ เปอร์โตริโกในปัจจุบันไม่ได้กำหนดให้มีการจดทะเบียนขอรับบริจาคเพื่อการกุศลในระดับดินแดนแยกต่างหาก เพียงเพราะองค์กรกำลังระดมทุน

อย่างไรก็ตาม โครงการระดมทุนยังคงอาจก่อให้เกิดข้อผูกพันทางกฎหมายอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น:

• ตัวนิติบุคคลอาจต้องจดทะเบียนกับกรมรัฐมนตรีของเปอร์โตริโก
• องค์กรอาจต้องมีการรับรองยกเว้นภาษีของรัฐบาลกลางหรือการยื่นภาษีที่ถูกต้อง
• การขอรับบริจาคบางประเภทอาจต้องมีการเปิดเผยข้อมูลเฉพาะ
• แคมเปญระดมทุนที่เข้าถึงผู้บริจาคนอกเปอร์โตริโกอาจอยู่ภายใต้กฎหมายการกุศลของรัฐอื่น
• ผู้ระดมทุนแบบมีค่าตอบแทนหรือที่ปรึกษาด้านการระดมทุนอาจก่อให้เกิดข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามเพิ่มเติม

ข้อสรุปเชิงปฏิบัติคือ ไม่มีการจดทะเบียนขอรับบริจาคเพื่อการกุศลแยกต่างหากไม่ได้แปลว่าไม่มีงานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

จดทะเบียนนิติบุคคลให้เรียบร้อยก่อน

ก่อนเริ่มระดมทุน องค์กรควรจัดตั้งและได้รับการรับรองเป็นนิติบุคคลอย่างถูกต้อง กรมรัฐมนตรีของเปอร์โตริโกดูแล Registry of Legal Entities ซึ่งครอบคลุมบริษัท มูลนิธิ และสมาคมอื่น ๆ หลายประเภทที่ดำเนินธุรกิจในเปอร์โตริโก

สำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร ขั้นตอนนี้มีความสำคัญ เพราะช่วยยืนยันการมีอยู่ตามกฎหมายขององค์กร และเป็นพื้นฐานสำหรับขั้นตอนการปฏิบัติตามในภายหลัง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจและวันที่จัดตั้ง อาจจำเป็นต้องจดทะเบียนในเปอร์โตริโก หรืออย่างน้อยก็เป็นสิ่งที่ควรทำอย่างยิ่ง

บันทึกการจัดตั้งที่ดีควรมี:

• เอกสารกำกับดูแลของนิติบุคคล
• ชื่อที่จดทะเบียนและรายละเอียดการจัดตั้ง
• การแก้ไขหรือปรับปรุงใด ๆ
• ชื่อของเจ้าหน้าที่หรือกรรมการที่รับผิดชอบ
• ที่อยู่ธุรกิจและข้อมูลติดต่อที่เป็นปัจจุบัน

หากองค์กรยังไม่ได้จัดตั้ง ขั้นตอนนี้คือจุดเริ่มต้น การระดมทุนควรเกิดขึ้นหลังจากการจัดตั้งตามกฎหมาย ไม่ใช่ก่อน

ตรวจสอบสถานะภาษีของรัฐบาลกลางและข้อกำหนด EIN

องค์กรที่ระดมทุนยังต้องเข้าใจสถานะทางภาษีของตนในระดับรัฐบาลกลาง องค์กรการกุศลส่วนใหญ่มักต้องการการรับรองภายใต้หมวด 501(c)(3) เพื่อให้ได้รับการสนับสนุนจากสาธารณะในวงกว้าง แต่ก็ไม่ใช่การจำแนกประเภทองค์กรไม่แสวงหากำไรเพียงแบบเดียว

อย่างน้อยที่สุด องค์กรควรแน่ใจว่ามี:

• หมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN)
• การจัดประเภทภาษีที่ถูกต้อง
• การยื่นคำขอยกเว้นภาษีของรัฐบาลกลางที่จำเป็น
• ปฏิทินสำหรับการยื่นแบบประจำปีและกำหนดเวลาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับภาษี

หากคาดว่าการบริจาคจะสามารถหักลดหย่อนภาษีได้ การสื่อสารกับผู้บริจาคต้องระบุสถานะดังกล่าวอย่างถูกต้อง องค์กรไม่ควรบอกเป็นนัยว่าเงินบริจาคสามารถนำไปหักลดหย่อนได้ หากไม่เป็นเช่นนั้น

ระวังกฎการเปิดเผยข้อมูลต่อผู้บริจาค

แม้ว่าจะไม่ต้องจดทะเบียนขอรับบริจาคแยกต่างหาก แต่การสื่อสารเพื่อระดมทุนก็ยังต้องชัดเจนและเป็นความจริง

ประเด็นการเปิดเผยข้อมูลที่พบบ่อย ได้แก่:

• เงินบริจาคสามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้หรือไม่
• องค์กรเป็นองค์กรไม่แสวงหากำไรหรือเป็นโครงสร้างแบบ fiscal sponsor
• แคมเปญสนับสนุนโครงการ โปรแกรม หรือบุคคลใดโดยเฉพาะหรือไม่
• มีบุคคลที่สามได้รับค่าคอมมิชชันหรือค่าธรรมเนียมจากบริการระดมทุนหรือไม่
• เงินถูกจำกัดการใช้เพื่อวัตถุประสงค์พิเศษหรือไม่

หากองค์กรไม่มีสิทธิ์รับเงินบริจาคที่หักลดหย่อนภาษีได้ เอกสารเชิญชวนอาจจำเป็นต้องมีข้อความเปิดเผยอย่างชัดเจนว่าเงินบริจาคไม่สามารถหักลดหย่อนภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางได้ นี่เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดขององค์กรการกุศลที่เพิ่งจัดตั้งใหม่และองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยภารกิจ

ใส่ใจกับผู้ระดมทุนแบบมีค่าตอบแทนและที่ปรึกษาด้านการระดมทุน

การใช้ผู้ระดมทุนมืออาชีพสามารถขยายการเข้าถึงได้ แต่ก็เพิ่มความเสี่ยงทางกฎหมายหากสัญญาและเงื่อนไขการเปิดเผยข้อมูลไม่ชัดเจน

ก่อนว่าจ้างบุคคลภายนอก องค์กรควรยืนยัน:

• ใครเป็นผู้ขอรับบริจาคจริง
• ผู้ระดมทุนได้รับค่าตอบแทนแบบคอมมิชชัน แบบเหมาจ่าย หรือแบบผสม
• ผู้ระดมทุนสามารถกล่าวอ้างต่อสาธารณะได้แค่ไหน
• ฝ่ายใดรับผิดชอบการออกใบเสร็จและหนังสือขอบคุณผู้บริจาค
• จำเป็นต้องมีการจดทะเบียนในระดับท้องถิ่น รัฐบาลกลาง หรือเขตอื่นหรือไม่

ข้อตกลงการระดมทุนแบบมีค่าตอบแทนควรจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอ ข้อตกลงปากเปล่าเป็นตัวแทนที่ไม่ดีเมื่อเทียบกับสัญญาที่ชัดเจน โดยเฉพาะเมื่อเกี่ยวข้องกับเงินบริจาค

การระดมทุนออนไลน์อาจกระตุ้นกฎของรัฐอื่น

หนึ่งในความเข้าใจผิดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ใหญ่ที่สุดคือ การที่องค์กรในเปอร์โตริโกต้องปฏิบัติตามกฎของเปอร์โตริโกเท่านั้น

นั่นไม่เป็นความจริงเมื่อองค์กรเริ่มระดมทุนนอกเหนือจากดินแดน

หากแคมเปญของคุณเข้าถึงผู้บริจาคในรัฐของสหรัฐฯ ที่กำหนดให้ต้องจดทะเบียนขอรับบริจาคเพื่อการกุศล รัฐเหล่านั้นอาจคาดหวังให้จดทะเบียนก่อนเริ่มขอรับบริจาค เรื่องนี้สำคัญเป็นพิเศษสำหรับ:

• แคมเปญอีเมลระดับประเทศ
• คำเชิญชวนบนโซเชียลมีเดียที่เข้าถึงได้ทุกที่
• หน้าบริจาคบนเว็บไซต์ที่รับเงินบริจาคจากหลายเขตอำนาจ
• แคมเปญคราวด์ฟันดิงที่มีการเข้าถึงทางภูมิศาสตร์กว้าง
• งานกิจกรรม ความร่วมมือ หรือแคมเปญที่มีผู้บริจาคนอกเขต

กล่าวอีกอย่างคือ กลุ่มเป้าหมายของการระดมทุนเป็นตัวกำหนดภาระด้านการปฏิบัติตามบางส่วน องค์กรควรวางแผนว่าได้รับการขอรับบริจาคจากที่ใดบ้างก่อนเปิดแคมเปญสาธารณะ

ประเด็นระดับเทศบาลและท้องถิ่น

บางองค์กรยังมองข้ามเรื่องใบอนุญาตหรือภาษีท้องถิ่นด้วย ขึ้นอยู่กับลักษณะกิจกรรม องค์กรอาจต้องตรวจสอบ:

• ข้อกำหนดของเทศบาลสำหรับงานพิเศษ
• การจดทะเบียนการขายหรือการค้า หากมีการขายสินค้าเป็นส่วนหนึ่งของการระดมทุน
• ใบอนุญาตท้องถิ่นสำหรับการจับฉลาก การประมูล หรือกิจกรรมที่จำหน่ายบัตร
• กฎการเช่าหรือการใช้อาคารสำหรับสถานที่จัดงาน
• ประกันภัยและความรับผิดสำหรับกิจกรรมสาธารณะ

ประเด็นเหล่านี้แยกจากการจดทะเบียนขอรับบริจาคเพื่อการกุศล แต่บ่อยครั้งก็เป็นส่วนหนึ่งของโครงการระดมทุนเดียวกัน

เช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการระดมทุนในเปอร์โตริโกแบบง่าย

ก่อนเปิดแคมเปญระดมทุน ให้ตรวจสอบเช็กลิสต์นี้:

• ยืนยันว่าองค์กรไม่แสวงหากำไรหรือนิติบุคคลได้รับการจัดตั้งอย่างถูกต้อง
• ตรวจสอบว่านิติบุคคลได้จดทะเบียนใน Registry of Legal Entities ของเปอร์โตริโกหรือไม่
• ขอหรือยืนยันหมายเลข EIN ขององค์กร
• ยืนยันสถานะยกเว้นภาษีของรัฐบาลกลาง หากมี
• ตรวจทานถ้อยคำทั้งหมดที่สื่อสารกับผู้บริจาคให้ถูกต้อง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความเกี่ยวกับการหักลดหย่อนภาษีถูกต้อง
• จัดทำสัญญาสำหรับผู้ระดมทุนหรือที่ปรึกษาที่ได้รับค่าจ้าง
• ติดตามว่าแคมเปญออนไลน์จะมีผู้รับบริจาคจากที่ใดบ้าง
• ตรวจสอบกฎการขอรับบริจาคของรัฐอื่น หากการระดมทุนข้ามเขตแดน
• ตรวจสอบข้อกำหนดใบอนุญาตหรือกิจกรรมท้องถิ่นสำหรับแคมเปญแบบพบปะต่อหน้า
• ตั้งระบบบันทึกสำหรับเงินบริจาค ใบตอบรับ และการยื่นเอกสาร

เช็กลิสต์ที่ดีช่วยลดโอกาสที่จะเกิดปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ป้องกันได้ในภายหลัง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยง

แม้แต่ผู้จัดงานที่มีประสบการณ์ก็ยังทำข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้เมื่อการระดมทุนเริ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว

1. คิดว่าสถานะไม่แสวงหากำไรอนุญาตให้ระดมทุนได้โดยอัตโนมัติ

การจัดตั้งองค์กรและอำนาจในการระดมทุนมีความเกี่ยวข้องกัน แต่ไม่ใช่สิ่งเดียวกัน องค์กรยังคงต้องจัดตั้งและปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างถูกต้อง

2. ใช้ถ้อยคำกับผู้บริจาคที่คลุมเครือเกินไป

หน้าแคมเปญควรอธิบายอย่างชัดเจนว่าองค์กรทำอะไร เงินจะถูกใช้ไปที่ใด และเงินบริจาคสามารถหักลดหย่อนได้หรือไม่

3. มองข้ามกฎการจดทะเบียนของเขตอำนาจอื่น

แคมเปญที่เข้าถึงผู้บริจาคในหลายรัฐอาจต้องมีการจดทะเบียนหลายแห่ง

4. ไม่จัดทำเอกสารข้อตกลงกับผู้ระดมทุนภายนอก

ใครก็ตามที่ได้รับค่าจ้างให้ขอรับบริจาคควรอยู่ภายใต้สัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร

5. มองว่าการเก็บบันทึกเป็นเรื่องรอง

ใบเสร็จการบริจาค รายงานทางการเงิน และปฏิทินการยื่นเอกสารมีความสำคัญไม่แพ้ตัวแคมเปญ

เหตุผลที่การจัดตั้งนิติบุคคลต้องมาก่อน

วิธีที่ง่ายที่สุดในการหลีกเลี่ยงความสับสนด้านการระดมทุนคือการสร้างรากฐานทางกฎหมายที่ชัดเจนก่อนขอรับเงินบริจาค

นั่นหมายถึงองค์กรควรมี:

• โครงสร้างนิติบุคคลที่ถูกต้อง
• การจดทะเบียนระดับรัฐหรือดินแดนที่เหมาะสม
• EIN และการตั้งค่าภาษีที่เรียบร้อย
• เอกสารกำกับดูแลที่สอดคล้องกับพันธกิจ
• ปฏิทินการปฏิบัติตามที่ใช้งานได้จริง

สำหรับผู้ก่อตั้งใหม่และองค์กรไม่แสวงหากำไร การดำเนินการจัดตั้งและการปฏิบัติตามข้อกำหนดตั้งแต่เนิ่น ๆ ช่วยประหยัดเวลาในภายหลัง Zenind ช่วยผู้ก่อตั้งสร้างรากฐานทางธุรกิจหรือองค์กรไม่แสวงหากำไรที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงาน ธรรมาภิบาล และการระดมทุนได้โดยมีเรื่องงานเอกสารน้อยลง

ความคิดส่งท้าย

การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการระดมทุนในเปอร์โตริโกไม่ได้เกี่ยวกับการจดทะเบียนเพียงรายการเดียว แต่เป็นเรื่องของการจัดโครงสร้างทั้งหมดให้ถูกต้อง ในหลายกรณีอาจไม่มีการจดทะเบียนขอรับบริจาคเพื่อการกุศลในระดับดินแดนโดยเฉพาะ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะไม่ต้องมีการจดทะเบียนนิติบุคคล การเปิดเผยข้อมูลผู้บริจาคที่ถูกต้อง การปฏิบัติตามภาษี และการตรวจสอบข้อผูกพันด้านการระดมทุนที่ข้ามเขตอำนาจ

หากองค์กรของคุณกำลังวางแผนแคมเปญการกุศลในเปอร์โตริโก หรือจากเปอร์โตริโกไปยังผู้บริจาคที่อื่น ให้เริ่มจากการสร้างเช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดก่อน โปรแกรมระดมทุนที่ดีที่สุดคือโปรแกรมที่ขยายตัวได้โดยไม่สร้างปัญหาด้านกฎระเบียบระหว่างทาง