Εγγραφή για Φιλανθρωπικές Προσφορές στο Πουέρτο Ρίκο: Τι Πρέπει να Γνωρίζουν οι Μη Κερδοσκοπικοί Οργανισμοί

Η συγκέντρωση κεφαλαίων από μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς στο Πουέρτο Ρίκο βρίσκεται στο σημείο τομής μεταξύ σύστασης οντότητας, φορολογικής συμμόρφωσης, διαφάνειας προς τους δωρητές και, σε ορισμένες περιπτώσεις, κανόνων εγγραφής εκτός περιοχής. Για οργανισμούς που συγκεντρώνουν χρήματα εντός ή από το Πουέρτο Ρίκο, το βασικό ερώτημα δεν είναι μόνο αν υπάρχει εγγραφή για φιλανθρωπικές προσφορές, αλλά και ποιες άλλες υποχρεώσεις κατάθεσης ισχύουν πριν γίνει δεκτή η πρώτη δωρεά.

Σε επίπεδο επικράτειας, το Πουέρτο Ρίκο, προς το παρόν, δεν φαίνεται να απαιτεί ξεχωριστή, γενική εγγραφή για φιλανθρωπικές προσφορές με τον ίδιο τρόπο που το απαιτούν πολλές πολιτείες των ΗΠΑ. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι η συγκέντρωση κεφαλαίων είναι ανεξέλεγκτη. Οι οργανισμοί εξακολουθούν να πρέπει να διασφαλίζουν ότι η νομική τους οντότητα έχει συσταθεί σωστά, ότι η φορολογική τους κατάσταση είναι τακτοποιημένη και ότι οι πρακτικές προσέλκυσης δωρεών συμμορφώνονται με τους ισχύοντες ομοσπονδιακούς, τοπικούς και κανόνες γνωστοποίησης προς τους δωρητές.

Τι Θεωρείται Φιλανθρωπική Προσφορά;

Φιλανθρωπική προσφορά είναι κάθε αίτημα για συνεισφορές ή δωρεές που γίνεται για φιλανθρωπικό σκοπό. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Σελίδες δωρεών σε ιστότοπο
• Εκστρατείες μέσω email
• Αναρτήσεις συγκέντρωσης χρημάτων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Αιτήματα μέσω ταχυδρομείου
• Αιτήματα χορηγίας για εκδηλώσεις
• Εκστρατείες μέσω μηνυμάτων κειμένου
• Εκστρατείες crowdfunding
• Αιτήματα επιχορήγησης προς ιδρύματα ή οργανισμούς

Στην πράξη, οι κανόνες προσέλκυσης δωρεών έχουν σημασία επειδή ρυθμίζουν ποιος μπορεί να ζητά δωρεές, τον τρόπο με τον οποίο παρουσιάζονται αυτά τα αιτήματα και το αν ένας οργανισμός πρέπει να εγγραφεί ή να γνωστοποιήσει πληροφορίες πριν ξεκινήσει η συγκέντρωση κεφαλαίων.

Απαιτεί το Πουέρτο Ρίκο Εγγραφή για Φιλανθρωπικές Προσφορές;

Για πολλούς οργανισμούς, η σύντομη απάντηση είναι ότι το Πουέρτο Ρίκο προς το παρόν δεν επιβάλλει ξεχωριστή, σε επίπεδο επικράτειας, απαίτηση εγγραφής για φιλανθρωπικές προσφορές απλώς επειδή ο οργανισμός συγκεντρώνει χρήματα.

Ωστόσο, ένα πρόγραμμα συγκέντρωσης κεφαλαίων μπορεί να ενεργοποιήσει και άλλες νομικές υποχρεώσεις. Για παράδειγμα:

• Η ίδια η οντότητα μπορεί να χρειάζεται εγγραφή στο Υπουργείο Εξωτερικών του Πουέρτο Ρίκο.
• Ο οργανισμός μπορεί να χρειάζεται ομοσπονδιακή αναγνώριση φορολογικής απαλλαγής ή τις κατάλληλες φορολογικές δηλώσεις.
• Ορισμένες προσκλήσεις δωρεών μπορεί να απαιτούν συγκεκριμένες γνωστοποιήσεις.
• Εκστρατείες συγκέντρωσης χρημάτων που φτάνουν σε δωρητές εκτός Πουέρτο Ρίκο μπορεί να υπόκεινται σε νόμους άλλων πολιτειών για φιλανθρωπικούς οργανισμούς.
• Οι αμειβόμενοι συγκεντρωτές κεφαλαίων ή οι σύμβουλοι συγκέντρωσης κεφαλαίων μπορεί να δημιουργήσουν πρόσθετες απαιτήσεις συμμόρφωσης.

Το πρακτικό συμπέρασμα είναι απλό: το ότι δεν απαιτείται ξεχωριστή εγγραφή για φιλανθρωπικές προσφορές δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχει καθόλου συμμόρφωση.

Καταχωρίστε Πρώτα τη Νομική Οντότητα

Πριν ξεκινήσει η συγκέντρωση κεφαλαίων, ο οργανισμός πρέπει να έχει συσταθεί σωστά και να αναγνωρίζεται ως νομική οντότητα. Το Υπουργείο Εξωτερικών του Πουέρτο Ρίκο διαχειρίζεται το Μητρώο Νομικών Οντοτήτων, το οποίο καλύπτει πολλές εταιρείες, ιδρύματα και άλλες ενώσεις που δραστηριοποιούνται στο Πουέρτο Ρίκο.

Για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, αυτό το βήμα έχει σημασία επειδή βοηθά στην κατοχύρωση της νομικής ύπαρξης του οργανισμού και παρέχει βάση για τα επόμενα βήματα συμμόρφωσης. Ανάλογα με τον τύπο και την ημερομηνία σύστασης του οργανισμού, η εγγραφή στο Πουέρτο Ρίκο μπορεί να είναι υποχρεωτική ή ιδιαίτερα συνιστώμενη.

Ένα σωστό αρχείο σύστασης θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Τα καταστατικά έγγραφα της οντότητας
• Την καταχωρισμένη επωνυμία και τα στοιχεία σύστασης
• Τυχόν τροποποιήσεις ή ενημερώσεις
• Τα ονόματα των υπευθύνων στελεχών ή διοικητικών συμβούλων
• Επικαιροποιημένη επαγγελματική διεύθυνση και στοιχεία επικοινωνίας

Αν ο οργανισμός δεν έχει ακόμη συσταθεί, από εκεί πρέπει να ξεκινήσει η διαδικασία. Η συγκέντρωση κεφαλαίων πρέπει να ακολουθεί τη νομική σύσταση, όχι το αντίστροφο.

Επιβεβαιώστε το Ομοσπονδιακό Φορολογικό Καθεστώς και τις Απαιτήσεις EIN

Ένας οργανισμός που συγκεντρώνει κεφάλαια πρέπει επίσης να κατανοεί το ομοσπονδιακό του καθεστώς. Οι περισσότεροι φιλανθρωπικοί οργανισμοί που επιδιώκουν ευρεία δημόσια υποστήριξη στοχεύουν στην αναγνώριση βάσει του άρθρου 501(c)(3), αλλά αυτή δεν είναι η μόνη κατηγορία μη κερδοσκοπικού οργανισμού.

Τουλάχιστον, ο οργανισμός θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι διαθέτει:

• Αριθμό Αναγνώρισης Εργοδότη (EIN)
• Τη σωστή φορολογική ταξινόμηση
• Τυχόν απαιτούμενες ομοσπονδιακές δηλώσεις απαλλαγής
• Ένα ημερολόγιο για ετήσιες δηλώσεις και άλλες φορολογικές προθεσμίες

Αν οι συνεισφορές αναμένεται να εκπίπτουν φορολογικά, η επικοινωνία προς τους δωρητές πρέπει να είναι ακριβής ως προς αυτό το καθεστώς. Ο οργανισμός δεν πρέπει ποτέ να υπονοεί ότι μια δωρεά εκπίπτει από τον φόρο αν δεν ισχύει κάτι τέτοιο.

Δώστε Προσοχή στους Κανόνες Γνωστοποίησης προς τους Δωρητές

Ακόμη και όταν δεν απαιτείται ξεχωριστή εγγραφή για προσέλκυση δωρεών, οι επικοινωνίες συγκέντρωσης κεφαλαίων πρέπει να είναι σαφείς και αληθείς.

Συνήθη ζητήματα γνωστοποίησης περιλαμβάνουν:

• Αν οι δωρεές εκπίπτουν φορολογικά
• Αν ο οργανισμός είναι μη κερδοσκοπικός ή αν πρόκειται για διάταξη χορηγού φορέα
• Αν μια εκστρατεία υποστηρίζει συγκεκριμένο έργο, πρόγραμμα ή άτομο
• Αν τρίτο μέρος λαμβάνει προμήθεια ή αμοιβή για υπηρεσίες συγκέντρωσης κεφαλαίων
• Αν τα κεφάλαια είναι δεσμευμένα για ειδικό σκοπό

Αν ένας οργανισμός δεν είναι επιλέξιμος να δέχεται φορολογικά εκπιπτόμενες συνεισφορές, τα υλικά προσέλκυσης μπορεί να χρειάζονται εμφανή γνωστοποίηση ότι οι δωρεές δεν εκπίπτουν από τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος. Αυτό είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη που κάνουν νεοσύστατες φιλανθρωπικές και αποστολοκεντρικές οργανώσεις.

Δώστε Προσοχή σε Αμειβόμενους Συγκεντρωτές και Συμβούλους Συγκέντρωσης Κεφαλαίων

Η χρήση επαγγελματία συγκεντρωτή κεφαλαίων μπορεί να επεκτείνει την εμβέλεια, αλλά δημιουργεί και νομικό κίνδυνο αν οι όροι της σύμβασης και των γνωστοποιήσεων είναι αδύναμοι.

Πριν από τη συνεργασία με τρίτο μέρος, οι οργανισμοί θα πρέπει να επιβεβαιώσουν:

• Ποιος πραγματοποιεί πραγματικά την προσέλκυση δωρεών
• Αν ο συγκεντρωτής αμείβεται με προμήθεια, πάγια αμοιβή ή μικτό μοντέλο
• Τι δηλώσεις μπορεί να κάνει ο συγκεντρωτής προς το κοινό
• Ποιο μέρος είναι υπεύθυνο για τις αποδείξεις και τις βεβαιώσεις προς τους δωρητές
• Αν απαιτείται οποιαδήποτε τοπική, ομοσπονδιακή ή εκτός επικράτειας εγγραφή

Οι συμφωνίες αμειβόμενης συγκέντρωσης κεφαλαίων πρέπει πάντα να αποτυπώνονται γραπτώς. Οι προφορικές συμφωνίες αποτελούν κακή υποκατάσταση για μια σαφή σύμβαση, ειδικά όταν εμπλέκονται χρήματα δωρητών.

Η Ηλεκτρονική Συγκέντρωση Κεφαλαίων Μπορεί να Ενεργοποιήσει Κανόνες Άλλων Πολιτειών

Μία από τις μεγαλύτερες παρανοήσεις στη συμμόρφωση είναι ότι ένας οργανισμός με έδρα το Πουέρτο Ρίκο χρειάζεται να ακολουθεί μόνο τους κανόνες του Πουέρτο Ρίκο.

Αυτό δεν ισχύει όταν ο οργανισμός αρχίζει να συγκεντρώνει κεφάλαια πέρα από την επικράτεια.

Αν η εκστρατεία σας φτάνει σε δωρητές σε πολιτείες των ΗΠΑ που απαιτούν εγγραφή για φιλανθρωπικές προσφορές, οι πολιτείες αυτές μπορεί να αναμένουν εγγραφή πριν ξεκινήσει η προσέλκυση.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σχετικό για:

• Εθνικές εκστρατείες μέσω email
• Αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που είναι διαθέσιμες παντού
• Σελίδες δωρεών σε ιστότοπο που δέχονται δωρεές από πολλαπλές δικαιοδοσίες
• Εκστρατείες crowdfunding με ευρεία γεωγραφική εμβέλεια
• Εκδηλώσεις, συνεργασίες ή καμπάνιες με δωρητές εκτός πολιτείας

Με άλλα λόγια, το κοινό στο οποίο απευθύνεται η συγκέντρωση κεφαλαίων καθορίζει μέρος του βάρους συμμόρφωσης. Ο οργανισμός πρέπει να χαρτογραφήσει πού πραγματοποιεί προσέλκυση πριν λανσάρει δημόσια μια εκστρατεία.

Δημοτικοί και Τοπικοί Παράγοντες

Ορισμένοι οργανισμοί παραβλέπουν επίσης τοπικές απαιτήσεις αδειοδότησης ή φορολογίας. Ανάλογα με τη δραστηριότητα, ο οργανισμός μπορεί να χρειαστεί να εξετάσει:

• Δημοτικές απαιτήσεις για ειδικές εκδηλώσεις
• Εγγραφές πωλήσεων ή εμπόρου, αν πωλούνται αγαθά στο πλαίσιο της συγκέντρωσης κεφαλαίων
• Τοπικές άδειες για λαχειοφόρους αγορές, δημοπρασίες ή εκδηλώσεις με εισιτήριο
• Κανόνες μίσθωσης ή χωρητικότητας για χώρους εκδηλώσεων
• Ασφαλιστική και αστική ευθύνη για δημόσιες εκδηλώσεις

Αυτά τα ζητήματα είναι ξεχωριστά από την εγγραφή για φιλανθρωπικές προσφορές, αλλά συχνά αποτελούν μέρος του ίδιου έργου συγκέντρωσης κεφαλαίων.

Μια Απλή Λίστα Ελέγχου Συμμόρφωσης για Συγκέντρωση Κεφαλαίων στο Πουέρτο Ρίκο

Πριν ξεκινήσετε μια εκστρατεία συγκέντρωσης κεφαλαίων, εξετάστε αυτή τη λίστα ελέγχου:

• Επιβεβαιώστε ότι ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός ή η νομική οντότητα έχει συσταθεί σωστά
• Ελέγξτε αν η οντότητα είναι εγγεγραμμένη στο Μητρώο Νομικών Οντοτήτων του Πουέρτο Ρίκο
• Αποκτήστε ή επιβεβαιώστε τον EIN του οργανισμού
• Επιβεβαιώστε το ομοσπονδιακό καθεστώς φορολογικής απαλλαγής, αν ισχύει
• Ελέγξτε όλη τη γλώσσα που απευθύνεται στους δωρητές για ακρίβεια
• Βεβαιωθείτε ότι οι δηλώσεις περί φορολογικής έκπτωσης είναι σωστές
• Καταρτίστε γραπτές συμβάσεις για αμειβόμενους συγκεντρωτές ή συμβούλους
• Παρακολουθήστε σε ποιες περιοχές θα λαμβάνονται οι διαδικτυακές προσκλήσεις δωρεών
• Ελέγξτε τους κανόνες άλλων πολιτειών για φιλανθρωπικές προσφορές αν η συγκέντρωση κεφαλαίων διασχίζει σύνορα
• Εξετάστε τυχόν τοπικές άδειες ή απαιτήσεις εκδηλώσεων για δια ζώσης καμπάνιες
• Δημιουργήστε σύστημα τήρησης αρχείων για δωρεές, βεβαιώσεις και υποβολές

Μια καλή λίστα ελέγχου μειώνει την πιθανότητα ενός προβλέψιμου προβλήματος συμμόρφωσης αργότερα.

Συνήθη Λάθη που Πρέπει να Αποφεύγετε

Ακόμη και έμπειροι οργανωτές κάνουν αποφεύξιμα λάθη όταν η συγκέντρωση κεφαλαίων ξεκινά γρήγορα.

1. Υποθέτοντας ότι το καθεστώς μη κερδοσκοπικού οργανισμού επιτρέπει αυτόματα τη συγκέντρωση κεφαλαίων

Η σύσταση και η εξουσία συγκέντρωσης κεφαλαίων σχετίζονται μεταξύ τους, αλλά δεν είναι το ίδιο πράγμα. Η οντότητα πρέπει να είναι σωστά οργανωμένη και συμμορφωμένη.

2. Χρησιμοποιώντας ασαφή γλώσσα προς τους δωρητές

Οι σελίδες των εκστρατειών πρέπει να εξηγούν καθαρά τι κάνει ο οργανισμός, πού πηγαίνουν τα χρήματα και αν οι δωρεές εκπίπτουν από τον φόρο.

3. Αγνοώντας τους κανόνες εγγραφής σε άλλες δικαιοδοσίες

Μια εκστρατεία που φτάνει σε δωρητές σε πολλές πολιτείες μπορεί να απαιτεί πολλαπλές εγγραφές.

4. Παραλείποντας τη γραπτή τεκμηρίωση των συμφωνιών με τρίτους για τη συγκέντρωση κεφαλαίων

Όποιος πληρώνεται για να προσελκύει δωρεές πρέπει να καλύπτεται από γραπτή συμφωνία.

5. Αντιμετωπίζοντας την τήρηση αρχείων ως δευτερεύον ζήτημα

Οι αποδείξεις δωρεών, οι οικονομικές αναφορές και τα ημερολόγια υποβολών είναι εξίσου σημαντικά με την ίδια την εκστρατεία.

Γιατί Προηγείται η Σύσταση της Οντότητας

Ο πιο εύκολος τρόπος να αποφύγετε τη σύγχυση στη συγκέντρωση κεφαλαίων είναι να χτίσετε μια καθαρή νομική βάση πριν ζητήσετε δωρεές.

Αυτό σημαίνει ότι ο οργανισμός θα πρέπει να διαθέτει:

• Τη σωστή δομή οντότητας
• Την κατάλληλη εγγραφή σε πολιτειακό ή εδαφικό επίπεδο
• EIN και φορολογική ρύθμιση
• Καταστατικά έγγραφα που ταιριάζουν με την αποστολή
• Ένα πρακτικό ημερολόγιο συμμόρφωσης

Για νέους ιδρυτές και μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, η έγκαιρη διαχείριση της σύστασης και της συμμόρφωσης εξοικονομεί χρόνο αργότερα. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να δημιουργήσουν τη σωστή επιχειρηματική ή μη κερδοσκοπική βάση, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν στις λειτουργίες, τη διακυβέρνηση και τη συγκέντρωση κεφαλαίων με λιγότερες διοικητικές εκπλήξεις.

Τελικές Σκέψεις

Η συμμόρφωση για τη συγκέντρωση κεφαλαίων στο Πουέρτο Ρίκο αφορά λιγότερο μία μόνο εγγραφή και περισσότερο το να γίνει σωστά ολόκληρη η δομή. Σε πολλές περιπτώσεις, δεν υπάρχει ξεχωριστή εδαφική εγγραφή για φιλανθρωπικές προσφορές, αλλά αυτό δεν εξαλείφει την ανάγκη για εγγραφή της οντότητας, ακριβείς γνωστοποιήσεις προς τους δωρητές, φορολογική συμμόρφωση και προσεκτικό έλεγχο τυχόν υποχρεώσεων συγκέντρωσης κεφαλαίων εκτός επικράτειας.

Αν ο οργανισμός σας σχεδιάζει μια φιλανθρωπική εκστρατεία στο Πουέρτο Ρίκο ή από το Πουέρτο Ρίκο προς δωρητές αλλού, βάλτε πρώτα σε σειρά τη λίστα συμμόρφωσης. Τα καλύτερα προγράμματα συγκέντρωσης κεφαλαίων είναι εκείνα που μπορούν να επεκταθούν χωρίς να δημιουργούν ρυθμιστικά προβλήματα στην πορεία.