Puerto Rico-i jótékonysági adománygyűjtési regisztráció: Amit a nonprofit szervezeteknek tudniuk kell

A Puerto Rico-i nonprofit adománygyűjtés a szervezetalapítás, az adózási megfelelés, az adományozói átláthatóság és bizonyos esetekben a területen kívüli regisztrációs szabályok metszéspontjában helyezkedik el. Azoknak a szervezeteknek, amelyek Puerto Ricóban vagy Puerto Ricóból gyűjtenek támogatást, a fő kérdés nemcsak az, hogy létezik-e jótékonysági adománygyűjtési regisztráció, hanem az is, hogy milyen egyéb bejelentési kötelezettségek vonatkoznak rájuk az első adomány elfogadása előtt.

Területi szinten úgy tűnik, hogy Puerto Rico jelenleg nem ír elő külön, általános jótékonysági adománygyűjtési regisztrációt olyan módon, mint sok amerikai állam. Ez azonban nem jelenti azt, hogy az adománygyűjtés szabályozatlan lenne. A szervezeteknek továbbra is gondoskodniuk kell arról, hogy jogi entitásuk megfelelően létrejött legyen, adózási státuszuk rendezett legyen, és adománygyűjtési gyakorlataik megfeleljenek az alkalmazandó szövetségi, helyi és adományozói tájékoztatási szabályoknak.

Mi számít jótékonysági adománygyűjtésnek?

A jótékonysági adománygyűjtés minden olyan felhívás, amely jótékonysági célra kér adományt vagy támogatást. Ide tartozhat például:

• Adományozási oldalak a weboldalon
• E-mail kampányok
• Közösségimédia-adománygyűjtő bejegyzések
• Közvetlen postai megkeresések
• Rendezvényszponzorációs felkérések
• Szöveges üzenetes kampányok
• Crowdfunding akciók
• Alapítványoknak vagy intézményeknek szóló támogatási kérelmek

A gyakorlatban az adománygyűjtési szabályok azért fontosak, mert meghatározzák, ki kérhet adományt, hogyan kell ezeket a felhívásokat megfogalmazni, és hogy egy szervezetnek kell-e regisztrálnia vagy tájékoztatást adnia az adománygyűjtés megkezdése előtt.

Kíván-e Puerto Rico jótékonysági adománygyűjtési regisztrációt?

Sok szervezet esetében a rövid válasz az, hogy Puerto Rico jelenleg nem ír elő külön területi szintű jótékonysági adománygyűjtési regisztrációt pusztán azért, mert egy szervezet támogatást gyűjt.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy az adománygyűjtési programnak ne lennének egyéb jogi kötelezettségei. Például:

• Magát az entitást lehet, hogy be kell jegyezni a Puerto Rico-i Külügyminisztériumnál.
• Előfordulhat, hogy a szervezetnek szövetségi adómentes elismerésre vagy megfelelő adóbevallásokra van szüksége.
• Bizonyos felhívásokhoz speciális tájékoztatás szükséges lehet.
• Az olyan kampányok, amelyek Puerto Ricón kívüli adományozókat is elérnek, más államok jótékonysági törvényei alá is tartozhatnak.
• A fizetett adománygyűjtők vagy adománygyűjtési tanácsadók további megfelelési kötelezettségeket eredményezhetnek.

A gyakorlati tanulság egyszerű: az, hogy nincs külön jótékonysági adománygyűjtési regisztráció, nem jelenti azt, hogy nincs megfelelési teendő.

Először a jogi entitást kell regisztrálni

Mielőtt az adománygyűjtés megkezdődne, a szervezetnek megfelelően létrehozott és elismert jogi entitásnak kell lennie. Puerto Rico Külügyminisztériuma kezeli a Jogi Entitások Nyilvántartását, amely számos, Puerto Ricóban működő társaságot, alapítványt és egyéb egyesületet lefed.

A nonprofit szervezeteknél ez a lépés azért fontos, mert segít megteremteni a szervezet jogi létezését, és alapot ad a későbbi megfelelési lépésekhez. A szervezet típusától és alapítási időpontjától függően a Puerto Ricó-i regisztráció kötelező vagy legalább erősen ajánlott lehet.

Egy rendezett alapítási nyilvántartásnak tartalmaznia kell:

• Az entitás alapdokumentumait
• A bejegyzett nevét és alapítási adatait
• Minden módosítást vagy frissítést
• A felelős tisztségviselők vagy igazgatók nevét
• Egy aktuális üzleti címet és elérhetőséget

Ha a szervezet még nincs létrehozva, akkor itt kell kezdeni. Az adománygyűjtésnek a jogi alapítás után kell következnie, nem fordítva.

Erősítse meg a szövetségi adózási státuszt és az EIN-követelményeket

Az adománygyűjtő szervezetnek a szövetségi státuszát is értenie kell. A széleskörű közösségi támogatást kereső jótékonysági szervezetek többsége a 501(c)(3) szakasz szerinti elismerésre törekszik, de ez nem az egyetlen nonprofit besorolás.

Legalább az alábbiakról meg kell győződni:

• Van Employer Identification Number (EIN)
• Megfelelő az adózási besorolás
• Elkészültek a szükséges szövetségi mentességi bejelentések
• Van ütemterv az éves bevallásokhoz és más adózási határidőkhöz

Ha az adományok adólevonhatónak számítanak, az adományozói kommunikációnak pontosnak kell lennie ezzel kapcsolatban. Egy szervezet soha ne sugallja, hogy egy adomány levonható, ha az valójában nem az.

Figyeljen az adományozói tájékoztatási szabályokra

Még ha külön adománygyűjtési regisztráció nem is szükséges, az adománygyűjtési kommunikációnak továbbra is világosnak és igaznak kell lennie.

Gyakori tájékoztatási kérdések:

• Az adományok adólevonhatók-e
• A szervezet nonprofit-e, vagy egy fiskális szponzori konstrukcióról van szó
• A kampány egy konkrét projekthez, programhoz vagy személyhez kapcsolódik-e
• Egy harmadik fél jutalékot vagy díjat kap-e az adománygyűjtési szolgáltatásokért
• A források egy különleges célra vannak-e korlátozva

Ha egy szervezet nem jogosult adólevonható adományok fogadására, az adománygyűjtési anyagokban jól látható tájékoztatásra lehet szükség arról, hogy az adományok nem vonhatók le a szövetségi jövedelemadóból. Ez az egyik leggyakoribb hiba az újonnan létrehozott jótékonysági és küldetésvezérelt szervezeteknél.

Fordítson figyelmet a fizetett adománygyűjtőkre és adománygyűjtési tanácsadókra

Egy professzionális adománygyűjtő bevonása növelheti az elérést, de jogi kockázatot is teremt, ha a szerződés és a tájékoztatási feltételek gyengék.

Mielőtt harmadik felet alkalmazna, a szervezeteknek meg kell erősíteniük:

• Ki végzi ténylegesen a felhívást
• A fundraiser jutalékos, fix díjas vagy vegyes díjazásban részesül-e
• Milyen nyilatkozatokat tehet a fundraiser a nyilvánosság felé
• Melyik fél felel az adományozói nyugtákért és visszaigazolásokért
• Szükséges-e helyi, szövetségi vagy területen kívüli regisztráció

A fizetett adománygyűjtési megállapodásokat mindig írásba kell foglalni. A szóbeli megállapodások gyenge helyettesítői egy világos szerződésnek, különösen akkor, ha adományozói pénzről van szó.

Az online adománygyűjtés más államok szabályait is kiválthatja

Az egyik legnagyobb megfelelési tévhit az, hogy egy Puerto Ricó-i szervezetnek kizárólag Puerto Rico szabályait kell követnie.

Ez nem igaz, amint a szervezet Puerto Ricón túli adománygyűjtésbe kezd.

Ha a kampány olyan amerikai államok adományozóit éri el, amelyek megkövetelik a jótékonysági adománygyűjtési regisztrációt, ezek az államok elvárhatják a regisztrációt még az adománygyűjtés megkezdése előtt. Ez különösen fontos az alábbi esetekben:

• Országos e-mail kampányok
• Olyan közösségimédia-felhívások, amelyek bárhol elérhetők
• Olyan weboldali adományozási oldalak, amelyek több joghatóságból is fogadnak adományt
• Széles földrajzi eléréssel rendelkező crowdfunding kampányok
• Olyan rendezvények, partnerségek vagy kampányok, amelyek külföldi állambeli adományozókat is érintenek

Más szóval, az adománygyűjtési közönség részben meghatározza a megfelelési terhet. A szervezetnek még a nyilvános kampány elindítása előtt fel kell mérnie, hol gyűjt támogatást.

Önkormányzati és helyi szempontok

Néhány szervezet a helyi engedélyezési vagy adózási kérdéseket is figyelmen kívül hagyja. A tevékenységtől függően szükség lehet az alábbiak áttekintésére:

• Az önkormányzati követelmények különleges eseményekre
• Értékesítési vagy kereskedői regisztrációk, ha az adománygyűjtés részeként termékeket is értékesítenek
• Helyi engedélyek sorsolásokhoz, árverésekhez vagy belépőjegyes eseményekhez
• Bérleti vagy használati szabályok az eseményhelyszínekre
• Biztosítási és felelősségbiztosítási fedezet nyilvános rendezvényekhez

Ezek a kérdések különállnak a jótékonysági adománygyűjtési regisztrációtól, de gyakran ugyanannak az adománygyűjtési projektnek a részét képezik.

Egyszerű Puerto Rico-i adománygyűjtési megfelelési ellenőrzőlista

Mielőtt adománygyűjtési kampányt indítana, tekintse át ezt az ellenőrzőlistát:

• Erősítse meg, hogy a nonprofit vagy jogi entitás megfelelően létrejött
• Ellenőrizze, hogy az entitás szerepel-e a Puerto Rico-i Jogi Entitások Nyilvántartásában
• Szerezze be vagy ellenőrizze a szervezet EIN-jét
• Erősítse meg a szövetségi adómentes státuszt, ha az alkalmazható
• Vizsgálja felül az összes adományozói szöveget pontosság szempontjából
• Győződjön meg róla, hogy az adólevonhatóságra vonatkozó állítások helyesek
• Írjon szerződést a fizetett adománygyűjtőkkel vagy tanácsadókkal
• Kövesse nyomon, hogy hol érkezhetnek online felhívások
• Ellenőrizze más államok jótékonysági adománygyűjtési szabályait, ha a kampány határokon átnyúlik
• Nézze át a helyi engedélyezési vagy eseménykövetelményeket a személyes kampányokhoz
• Állítson fel nyilvántartási rendszert az adományokra, visszaigazolásokra és bejelentésekre

Egy jó ellenőrzőlista csökkenti annak esélyét, hogy később megelőzhető megfelelési probléma merüljön fel.

Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni

Még a tapasztalt szervezők is követnek el elkerülhető hibákat, amikor az adománygyűjtés gyorsan elindul.

1. Feltételezni, hogy a nonprofit státusz automatikusan feljogosít az adománygyűjtésre

Az alapítás és az adománygyűjtési jogosultság összefügg, de nem ugyanaz. Az entitásnak továbbra is megfelelően létrejöttnek és megfelelőnek kell lennie.

2. Túl homályos adományozói nyelvezet használata

A kampányoldalaknak világosan el kell magyarázniuk, mit csinál a szervezet, mire megy a pénz, és hogy az adományok levonhatók-e.

3. Más joghatóságok regisztrációs szabályainak figyelmen kívül hagyása

Egy olyan kampány, amely több állam adományozóit is eléri, több regisztrációt is igényelhet.

4. A harmadik fél adománygyűjtési megállapodásainak elmulasztott dokumentálása

Mindenkinek, akit az adományok megszerzéséért fizetnek, írásos megállapodásnak kell alávetve lennie.

5. A nyilvántartás vezetésének utólagos feladatként kezelése

Az adományozói nyugták, pénzügyi jelentések és bejelentési naptárak ugyanolyan fontosak, mint maga a kampány.

Miért az entitásalapítás az első lépés

Az adománygyűjtési bizonytalanságok elkerülésének legegyszerűbb módja az, ha a szervezet tiszta jogi alapot épít, mielőtt adományt kérne.

Ez azt jelenti, hogy a szervezetnek rendelkeznie kell:

• A megfelelő entitásstruktúrával
• A megfelelő állami vagy területi regisztrációval
• EIN-nel és adózási beállítással
• A küldetéshez igazodó alapdokumentumokkal
• Egy gyakorlati megfelelési naptárral

Új alapítók és nonprofit szervezetek számára az alapítás és a megfelelés korai rendezése időt takarít meg később. A Zenind segít az alapítóknak a megfelelő üzleti vagy nonprofit alap felépítésében, hogy kevesebb adminisztratív meglepetés mellett koncentrálhassanak a működésre, a kormányzásra és az adománygyűjtésre.

Záró gondolatok

A Puerto Rico-i adománygyűjtési megfelelés kevésbé egyetlen regisztrációról, inkább az egész struktúra megfelelő kialakításáról szól. Sok esetben nincs külön területi szintű jótékonysági adománygyűjtési regisztráció, de ez nem szünteti meg az entitásregisztráció, a pontos adományozói tájékoztatás, az adózási megfelelés és az esetleges területen kívüli adománygyűjtési kötelezettségek gondos áttekintésének szükségességét.

Ha a szervezete Puerto Ricóban vagy Puerto Ricóból más adományozók felé tervez jótékonysági kampányt, először a megfelelési ellenőrzőlistát építse fel. A legjobb adománygyűjtési programok azok, amelyek képesek növekedni anélkül, hogy szabályozási problémákat okoznának az út során.