إعفاءات الضرائب للشركات الصغيرة: المصروفات التي يمكنك خصمها وكيفية تتبعها

غالبًا ما يترك أصحاب الشركات الصغيرة المال على الطاولة لأنهم لا يكونون متأكدين من المصروفات التي تؤهل كخصومات ضريبية. والخبر الجيد هو أن كثيرًا من التكاليف اليومية المرتبطة بإدارة الأعمال قد تكون قابلة للخصم إذا كانت عادية وضرورية ومُوثّقة بشكل صحيح.

هذا لا يعني أن كل عملية شراء يمكن اعتبارها خصمًا. فمصلحة الضرائب الأمريكية تضع خطًا واضحًا بين الإنفاق التجاري والإنفاق الشخصي، وكثير من الفئات لا تكون قابلة للخصم إلا جزئيًا. وأفضل نهج هو فهم أنواع المصروفات الرئيسية، والاحتفاظ بسجلات مرتبة، وفصل الاستخدام التجاري عن الشخصي كلما أمكن.

يرشدك هذا الدليل إلى أكثر إعفاءات الشركات الصغيرة شيوعًا، والقواعد التي تنطبق عادةً، والسجلات التي ينبغي الاحتفاظ بها حتى تصبح فترة الضرائب أسهل في التعامل.

القاعدة الأساسية للخصومات التجارية

بشكل عام، يجب أن يكون مصروف العمل عاديًا وضروريًا.

• عادي يعني شائعًا ومقبولًا في مجال عملك.
• ضروري يعني مفيدًا ومناسبًا لنشاطك التجاري.

كما يجب أن يكون المصروف مرتبطًا بالنشاط التجاري نفسه، لا بالحياة الشخصية. وإذا كانت التكلفة جزءًا منها تجاري وجزءًا منها شخصي، فعادةً لا يمكن خصم إلا الجزء التجاري.

ويؤثر هذا التمييز في نطاق واسع من المصروفات، بما في ذلك خدمة الإنترنت وفواتير الهاتف والمركبات والسفر وتكاليف المكتب المنزلي.

المصروفات الشائعة في الشركات الصغيرة التي قد تتمكن من خصمها

1. مساحة المكتب وتكاليف المكتب المنزلي

إذا كنت تستأجر مكتبًا، أو تعمل في مساحة عمل مشتركة، أو تدير نشاطك من موقع تجاري منفصل، فقد يكون الإيجار وتكاليف الإشغال المرتبطة به قابلة للخصم.

أما أصحاب الأعمال الذين يعملون من المنزل، فقد ينطبق عليهم خصم المكتب المنزلي إذا كانت المساحة تُستخدم حصريًا وبشكل منتظم للعمل. عمليًا، يعني ذلك أن منطقة محددة من المنزل يجب أن تُستخدم للعمل فقط وعلى أساس مستمر.

وقد تشمل خصومات المكتب المنزلي المحتملة ما يلي:

• جزءًا من الإيجار، إذا كنت تستأجر منزلك
• جزءًا من فوائد الرهن العقاري، وضرائب العقار، والمرافق، والصيانة، إذا كنت تملك منزلك
• الاستهلاك في بعض الحالات
• الإصلاحات التي تؤثر في منطقة الاستخدام التجاري

يمكنك غالبًا احتساب هذا الخصم باستخدام الطريقة المبسطة أو المصروفات الفعلية، بحسب ما ينتج عنه نتيجة أفضل وبحسب السجلات المتاحة لديك.

ومن الأخطاء الشائعة افتراض أن أي طاولة أو كرسي أو زاوية من الغرفة تؤهل. وهذا عادةً غير صحيح. يجب أن تستوفي المساحة متطلبات الاستخدام التجاري وأن تكون مدعومة بالسجلات.

2. اللوازم المكتبية وتكاليف التشغيل اليومية

المشتريات الصغيرة تتراكم بسرعة. وغالبًا ما تكون العناصر المستخدمة في سياق العمل قابلة للخصم عندما تكون مرتبطة مباشرة بالعمليات.

ومن الأمثلة:

• الورق والأقلام والدفاتر والملفات وحبر الطابعة
• البريد ومواد الشحن
• الأظرف ومواد التغليف والملصقات
• الأدوات الصغيرة واللوازم الاستهلاكية
• تكاليف الطباعة المرتبطة بالعمل
• الاشتراكات في البرامج المستخدمة لتشغيل النشاط التجاري

إذا كانت عملية الشراء شخصية وجزءًا منها تجاري، فقسّمها بطريقة معقولة ولا تخصم إلا الجزء التجاري.

3. المعدات والتقنية والمشتريات الرأسمالية الأخرى

غالبًا ما تحتاج المشتريات الأكبر إلى معاملة ضريبية خاصة. فقد لا يمكن خصم جهاز كمبيوتر أو آلة أو أثاث أو أصل متين آخر دفعة واحدة. وفي كثير من الحالات، يتم استرداد التكلفة على مدى الوقت من خلال الاستهلاك أو قاعدة ضريبية أخرى مثل اختيار خصم فوري في السنة الحالية، وذلك بحسب الأصل والسنة الضريبية.

وهذه من المجالات التي ينبغي لأصحاب الأعمال فيها التمهل والاحتفاظ بسجلات مفصلة.

تتبع:

• تاريخ الشراء
• التكلفة
• نسبة الاستخدام التجاري
• الأرقام التسلسلية أو وصف الأصل
• ما إذا كان العنصر جديدًا أم مستخدمًا
• ما إذا كان قد وُضع في الخدمة خلال السنة الضريبية

قد يظل شراء المعدات مفيدًا ضريبيًا، لكن توقيت ذلك الخصم مهم.

4. الإنترنت والهاتف والمرافق

تعتمد معظم الشركات الصغيرة على الإنترنت والهاتف والمرافق في التشغيل. وقد تكون هذه المصروفات قابلة للخصم بقدر استخدامها في النشاط التجاري.

ومن الأمثلة:

• خدمة الإنترنت الخاصة بالأعمال
• خط هاتف مخصص للعمل
• نسبة من باقة هاتف مشتركة
• الكهرباء أو التدفئة أو المياه المرتبطة بمساحة تجارية مؤهلة

إذا كنت تستخدم هاتفًا شخصيًا أو باقة إنترنت شخصية للعمل وللاستخدام الشخصي معًا، فاحرص على وجود طريقة معقولة لتوزيع الحصة التجارية.

5. السفر والتنقل

يمكن أن يكون السفر التجاري قابلًا للخصم عندما تكون الرحلة لأغراض تجارية بشكل أساسي وبعيدًا عن موطنك الضريبي المعتاد. وقد يشمل ذلك النقل والإقامة وتكاليف السفر الأخرى اللازمة.

ومن المصروفات المرتبطة بالسفر التي قد تكون قابلة للخصم:

• تذاكر الطيران أو وسائل النقل الطويلة المسافة الأخرى
• الإقامة
• سيارات الأجرة أو خدمات النقل التشاركي أو النقل المحلي أثناء الرحلة
• مواقف السيارات ورسوم الطرق
• وجبات العمل أثناء السفر، وفق حدود مصلحة الضرائب الأمريكية

أما استخدام المركبة فهو مسألة منفصلة. فإذا كنت تقود لأغراض العمل، فقد تتمكن من خصم الأميال أو التكاليف الفعلية للمركبة، بحسب سجلاتك والطريقة المستخدمة. أما التنقل من المنزل إلى مقر عمل دائم فعادةً لا يكون قابلاً للخصم.

ولخصم المركبة، تُعد سجلات الأميال وتفاصيل الرحلات أمرًا مهمًا. وكلما كانت سجلاتك أكثر اتساقًا، كان من الأسهل دعم الخصم.

6. وجبات العمل

قد تكون الوجبات قابلة للخصم في بعض الحالات التجارية، لكنها غالبًا محدودة. وفي كثير من الحالات، لا يمكن خصم سوى 50% من تكلفة الوجبة.

ومن الأمثلة المعتادة:

• الوجبات أثناء السفر للعمل
• الوجبات مع العملاء أو العملاء المحتملين في سياق تجاري حقيقي
• الوجبات أثناء الاجتماعات التجارية، إذا كانت التكلفة مؤهلة وفق قواعد مصلحة الضرائب الأمريكية

وعادةً لا تكون مصروفات الترفيه قابلة للخصم بالطريقة التي قد تكون بها الوجبات، لذلك من المهم الفصل بينهما.

احتفظ بالإيصال والتاريخ والمبلغ والغرض التجاري والأشخاص المشاركين.

7. التسويق والإعلان

غالبًا ما تكون الأموال المنفقة على الترويج لشركتك قابلة للخصم. وهذه الفئة واسعة ويمكن أن تشمل التسويق التقليدي والرقمي.

ومن الأمثلة:

• تصميم الموقع الإلكتروني وصيانته
• أسماء النطاق والاستضافة
• تصميم الشعار والهوية البصرية
• بطاقات الأعمال والكتيبات
• الإعلانات المدفوعة
• أدوات التسويق عبر البريد الإلكتروني
• الترويج عبر وسائل التواصل الاجتماعي
• خدمات كتابة المحتوى والتصميم الجرافيكي

بالنسبة إلى كثير من الشركات الصغيرة، يُعد التسويق من أوضح فئات الخصم وأهمها لأنه يدعم توليد الإيرادات بشكل مباشر.

8. الخدمات المهنية

يمكن أن تكون المساعدة المهنية قابلة للخصم عندما تدعم تشغيل نشاطك التجاري.

ومن الأمثلة على الرسوم المدفوعة إلى:

• المحاسبين
• مسك الدفاتر
• المحامين
• متخصصي الضرائب
• المستشارين
• مقدمي خدمات الرواتب

إذا دفعت لمتخصص لمساعدتك في الامتثال لمتطلبات الأعمال أو الضرائب، فقد تنتمي تلك الرسوم إلى سجلات المصروفات القابلة للخصم.

9. التأمين

كثير من أقساط التأمين التجاري تكون قابلة للخصم إذا كانت تحمي النشاط التجاري أو أصوله.

ومن الأمثلة:

• تأمين المسؤولية العامة
• تأمين المسؤولية المهنية
• تأمين تعويض العمال
• تأمين الممتلكات الخاصة بالأصول التجارية
• تأمين المركبات المستخدمة في العمل

وقد يكون أصحاب الأعمال الحرة مؤهلين أيضًا لخصم التأمين الصحي في ظروف معينة، لكن القواعد محددة وتعتمد على هيكل النشاط التجاري وعلى ما إذا كانت التغطية متاحة عبر خطة عمل أخرى.

10. أجور الموظفين والمدفوعات للمقاولين

إذا كان لديك موظفون، فإن الأجور تكون عمومًا مصروفات تجارية قابلة للخصم. وقد يشمل ذلك الرواتب والأجور بالساعة والعمولات والمكافآت وبعض مزايا الموظفين، بحسب الخطة والقواعد المطبقة.

كما تكون المدفوعات للمقاولين قابلة للخصم عندما تكون مصروفات تجارية عادية وضرورية. لكن تذكّر أن مدفوعات المقاولين تتطلب تصنيفًا وإبلاغًا صحيحين.

يجب أن تتضمن السجلات:

• اسم العامل
• مبلغ الدفع
• الخدمة المقدمة
• تواريخ تقديم الخدمة
• النماذج الضريبية الصادرة، عند الحاجة

11. الإيجار والفوائد والرسوم البنكية

إذا كنت تستأجر موقعًا تجاريًا، فغالبًا ما يكون الإيجار خصمًا مباشرًا وواضحًا.

ومن التكاليف المالية الأخرى التي قد تكون قابلة للخصم:

• فوائد القروض التجارية، عندما يكون الدين مرتبطًا باستخدام تجاري
• رسوم معالجة المدفوعات التجارية
• الرسوم الشهرية للخدمة البنكية
• رسوم السحب على المكشوف المرتبطة بالحساب التجاري

وجود حساب بنكي تجاري منفصل يجعل تتبع هذه الفئة أسهل بكثير.

12. التعليم والتدريب

قد تكون الدورات وورش العمل والندوات والكتب والتدريب قابلة للخصم إذا كانت تحافظ على المهارات المستخدمة في نشاطك التجاري الحالي أو تحسنها.

ولا يعني هذا تلقائيًا أن التعليم الذي يؤهلك لمهنة أو نشاط جديد سيكون قابلًا للخصم. فالغرض من التدريب مهم.

ومن الأمثلة التي قد تكون مؤهلة:

• المؤتمرات المتخصصة في المجال
• دورات تجديد الشهادات الفنية
• برامج التدريب الخاصة بالبرامج المستخدمة في خدماتك الحالية
• الكتب والمواد المرجعية المرتبطة بنشاطك التجاري

13. مساهمات خطط التقاعد

قد يتمكن أصحاب الأعمال الحرة من خصم المساهمات في بعض خطط التقاعد، وذلك وفقًا لقواعد الخطة وحدود التعويض.

يمكن أن تكون هذه المساهمات أداة قيمة للتخطيط الضريبي لأنها تساعدك على الادخار للمستقبل مع إمكانية خفض الدخل الخاضع للضريبة.

وتختلف التفاصيل بحسب نوع الخطة، لذلك يجدر مراجعة القواعد قبل المساهمة.

المصروفات التي تكون غالبًا محدودة أو مفهومة بشكل خاطئ

بعض الفئات تُعامل على أنها إعفاءات ضريبية في الحديث اليومي، لكن القواعد الضريبية بشأنها أضيق.

الاستخدام المختلط الشخصي والتجاري

إذا كان الشيء يخدم غرضًا شخصيًا وتجاريًا معًا، فعادةً لا يكون قابلاً للخصم إلا بقدر الاستخدام التجاري. وهذا شائع في:

• الهواتف المحمولة
• باقات الإنترنت
• المركبات
• المرافق المنزلية
• المعدات الحاسوبية المستخدمة للعمل وللاستخدام الشخصي

التكاليف المدفوعة مقدمًا

بعض المصروفات المدفوعة مقدمًا لا يمكن خصمها فورًا دائمًا. فبحسب البند والقواعد المحاسبية المطبقة، قد يلزم توزيع الخصم على أكثر من سنة واحدة.

تكاليف التأسيس

قد تُعامل المصروفات التي يتم تكبدها قبل بدء تشغيل النشاط التجاري بطريقة مختلفة عن مصروفات التشغيل العادية. وبعض تكاليف التأسيس قد تُستهلك على مدى الزمن بدلًا من خصمها دفعة واحدة.

الهدايا التجارية

الهدايا التجارية تكون عادةً محدودة. فقد تكون الهدية الصغيرة للتقدير مؤهلة، لكن الخصم ليس غير محدود.

ما الذي لا يُعد عادةً خصمًا تجاريًا

من المفيد معرفة الحد الفاصل قبل موسم الضرائب.

وعادةً ما لا يكون قابلاً للخصم كنفقة تجارية:

• الملابس الشخصية التي يمكن ارتداؤها خارج العمل
• تكاليف التنقل من المنزل إلى مقر عمل دائم
• الوجبات الشخصية والترفيه
• مصروفات المعيشة الأسرية
• المصروفات الصحية والمنزلية الشخصية البحتة

قد يكون لبعض هذه البنود معاملة ضريبية أخرى، لكنها لا تُعد عادةً خصومات تجارية لمجرد أنك تملك شركة.

حفظ السجلات: الجزء الذي يحمي الخصم

الخصم لا يكون قويًا إلا بقدر قوة السجلات التي تدعمه. وتتوقع مصلحة الضرائب الأمريكية من أصحاب الأعمال توثيق الإيرادات والمصروفات بعناية.

احتفظ على الأقل بما يلي:

• الإيصالات والفواتير
• كشوف الحساب البنكي وبطاقات الائتمان
• سجلات الأميال
• العقود واتفاقيات الخدمة
• فواتير المرافق
• سجلات الرواتب
• نسخ من النماذج الضريبية والإقرارات

نظام محاسبة بسيط أفضل من الاعتماد على الذاكرة. صنّف المصروفات أثناء حدوثها، لا في نهاية السنة.

وتشمل عادات حفظ السجلات المفيدة:

• استخدام حساب بنكي تجاري مخصص
• فصل الإنفاق التجاري عن الشخصي
• حفظ الإيصالات الرقمية في مجلدات منظمة
• تسجيل أميال العمل في اليوم نفسه
• مراجعة الحسابات شهريًا بدلًا من سنويًا

لماذا يساعد تأسيس الكيان والامتثال في تنظيم الضرائب

يؤثر هيكل نشاطك التجاري في طريقة تتبع المصروفات وتقديم الإقرارات والحفاظ على الفصل بين الشؤون التجارية والشخصية.

إن تأسيس شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة مساهمة والحفاظ عليها بحالة امتثال جيدة يمكن أن يسهل بناء نظام مالي مرتب من اليوم الأول. تساعد Zenind رواد الأعمال على تأسيس أعمالهم وإدارتها من خلال خدمات التأسيس والامتثال، مما قد يجعل حفظ السجلات والتنظيم الضريبي أقل فوضى مع نمو النشاط.

النشاط التجاري المنظم جيدًا أسهل في الإدارة، وأسهل في التوثيق، وأسهل في الدفاع عنه إذا ظهرت أسئلة ضريبية لاحقًا.

الخلاصة

يمكن لإعفاءات الضرائب للشركات الصغيرة أن تخفض الدخل الخاضع للضريبة بشكل ملحوظ، لكن ذلك يعتمد على فهم القواعد وتتبع المصروفات بعناية. وغالبًا ما تأتي أكبر الفرص من الفئات اليومية مثل اللوازم المكتبية والبرامج والتسويق والسفر والتأمين والخدمات المهنية وتكاليف المكتب المنزلي المؤهلة.

المفتاح هو عدم التخمين. افصل بين الإنفاق التجاري والشخصي، واحتفظ بسجلات منظمة، وراجع كل فئة من فئات الخصم بعناية. هذا الانضباط يساعدك على المطالبة بالخصومات التي تستحقها من دون خلق مشكلات ضريبية يمكن تجنبها لاحقًا.