Small Business Tax Write-Offs: Δαπάνες που μπορείτε να εκπέσετε και πώς να τις παρακολουθείτε

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων συχνά αφήνουν χρήματα στο τραπέζι επειδή δεν είναι βέβαιοι ποιες δαπάνες πληρούν τις προϋποθέσεις για φορολογική έκπτωση. Τα καλά νέα είναι ότι πολλά καθημερινά έξοδα που σχετίζονται με τη λειτουργία μιας επιχείρησης μπορεί να εκπίπτουν φορολογικά, εφόσον είναι συνήθη, αναγκαία και τεκμηριωμένα σωστά.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε αγορά είναι εκπιπτόμενη δαπάνη. Η IRS χαράσσει σαφή γραμμή ανάμεσα στις επιχειρηματικές και τις προσωπικές δαπάνες, και πολλές κατηγορίες εκπίπτουν μόνο εν μέρει. Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να κατανοήσετε τους βασικούς τύπους εξόδων, να κρατάτε καθαρά αρχεία και να διαχωρίζετε όπου είναι δυνατόν τη χρήση της επιχείρησης από την προσωπική χρήση.

Αυτός ο οδηγός παρουσιάζει τις πιο συνηθισμένες φορολογικές εκπτώσεις για μικρές επιχειρήσεις, τους κανόνες που συνήθως ισχύουν και τα αρχεία που πρέπει να διατηρείτε ώστε η φορολογική περίοδος να είναι πιο εύκολη στη διαχείριση.

Ο βασικός κανόνας για τις επιχειρηματικές εκπτώσεις

Γενικά, μια επιχειρηματική δαπάνη πρέπει να είναι και συνήθης και αναγκαία.

• Συνήθης σημαίνει κοινή και αποδεκτή στον κλάδο σας.
• Αναγκαία σημαίνει χρήσιμη και κατάλληλη για την επιχείρησή σας.

Η δαπάνη πρέπει επίσης να συνδέεται με την επιχειρηματική σας δραστηριότητα και όχι με την προσωπική σας ζωή. Αν ένα κόστος είναι εν μέρει επιχειρηματικό και εν μέρει προσωπικό, συνήθως εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό μέρος.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία για ένα ευρύ φάσμα δαπανών, όπως η πρόσβαση στο internet, οι λογαριασμοί τηλεφώνου, τα οχήματα, τα ταξίδια και τα έξοδα γραφείου στο σπίτι.

Συνήθη έξοδα μικρής επιχείρησης που μπορεί να εκπίπτουν

1. Χώρος γραφείου και έξοδα γραφείου στο σπίτι

Αν νοικιάζετε επαγγελματικό χώρο, εργάζεστε σε κοινόχρηστο χώρο ή λειτουργείτε από ξεχωριστή επαγγελματική τοποθεσία, το ενοίκιο και τα σχετικά έξοδα κατοχής μπορεί να εκπίπτουν.

Για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που εργάζονται από το σπίτι, μπορεί να ισχύει η έκπτωση για γραφείο στο σπίτι, εφόσον ο χώρος χρησιμοποιείται αποκλειστικά και σε τακτική βάση για την επιχείρηση. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι μια συγκεκριμένη περιοχή του σπιτιού πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο για την επιχείρηση και με σταθερό τρόπο.

Πιθανές εκπτώσεις για γραφείο στο σπίτι μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ένα μέρος του ενοικίου, αν νοικιάζετε το σπίτι σας
• Ένα μέρος των τόκων στεγαστικού δανείου, των φόρων ακινήτων, των λογαριασμών κοινής ωφέλειας και της συντήρησης, αν είστε ιδιοκτήτης
• Αποσβέσεις, σε ορισμένες περιπτώσεις
• Επισκευές που επηρεάζουν την περιοχή επιχειρηματικής χρήσης

Συχνά μπορείτε να υπολογίσετε αυτή την έκπτωση είτε με την απλοποιημένη μέθοδο είτε με τα πραγματικά έξοδα, ανάλογα με το ποια αποδίδει καλύτερα και ποια αρχεία έχετε διαθέσιμα.

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να θεωρείται ότι οποιοδήποτε τραπέζι, καρέκλα ή γωνία ενός δωματίου πληροί τις προϋποθέσεις. Συνήθως δεν ισχύει αυτό. Ο χώρος πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις επιχειρηματικής χρήσης και να υποστηρίζεται από αρχεία.

2. Είδη γραφείου και καθημερινά λειτουργικά έξοδα

Οι μικρές αγορές αθροίζονται γρήγορα. Τα αντικείμενα που χρησιμοποιούνται κατά την άσκηση της επιχείρησης εκπίπτουν συχνά όταν σχετίζονται άμεσα με τη λειτουργία.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Χαρτί, στυλό, σημειωματάρια, φακέλους και μελάνι εκτυπωτή
• Ταχυδρομικά τέλη και υλικά αποστολής
• Φακέλους, συσκευασίες και ετικέτες
• Μικρά εργαλεία και αναλώσιμα είδη
• Κόστη εκτύπωσης που σχετίζονται με την επιχείρηση
• Συνδρομές λογισμικού που χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία της επιχείρησης

Αν μια αγορά είναι εν μέρει προσωπική και εν μέρει επιχειρηματική, κατανείμετέ την λογικά και εκπέστε μόνο το επιχειρηματικό μέρος.

3. Εξοπλισμός, τεχνολογία και άλλες κεφαλαιουχικές αγορές

Μεγαλύτερες αγορές συχνά χρειάζονται ειδική φορολογική αντιμετώπιση. Ένας υπολογιστής, μηχανήματα, έπιπλα ή άλλο διαρκές περιουσιακό στοιχείο μπορεί να μην εκπίπτει ολόκληρο άμεσα. Σε πολλές περιπτώσεις, το κόστος ανακτάται σταδιακά μέσω αποσβέσεων ή άλλου φορολογικού κανόνα, όπως μια επιλογή άμεσης δαπάνης για το τρέχον έτος, ανάλογα με το περιουσιακό στοιχείο και το φορολογικό έτος.

Αυτός είναι ένας από τους τομείς όπου οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί και να κρατούν λεπτομερή αρχεία.

Καταγράφετε:

• Ημερομηνία αγοράς
• Κόστος
• Ποσοστό επιχειρηματικής χρήσης
• Σειριακούς αριθμούς ή περιγραφή παγίου
• Αν το αντικείμενο ήταν καινούργιο ή μεταχειρισμένο
• Αν τέθηκε σε λειτουργία μέσα στο φορολογικό έτος

Η αγορά εξοπλισμού για την επιχείρηση μπορεί να προσφέρει φορολογικό όφελος, αλλά ο χρόνος της έκπτωσης έχει σημασία.

4. Internet, τηλέφωνο και κοινόχρηστα

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις βασίζονται στο internet, στην τηλεφωνική σύνδεση και στα κοινόχρηστα για να λειτουργήσουν. Αυτά τα έξοδα μπορεί να εκπίπτουν στο βαθμό που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Επαγγελματική σύνδεση internet
• Μια αποκλειστική επαγγελματική τηλεφωνική γραμμή
• Ένα ποσοστό ενός κοινόχρηστου προγράμματος κινητής τηλεφωνίας
• Ηλεκτρικό ρεύμα, θέρμανση ή νερό που συνδέονται με έναν επιλέξιμο επαγγελματικό χώρο

Αν χρησιμοποιείτε προσωπικό τηλέφωνο ή πρόγραμμα internet τόσο για προσωπική όσο και για επιχειρηματική χρήση, τηρείτε μια λογική μέθοδο κατανομής του επιχειρηματικού μέρους.

5. Ταξίδια και μετακινήσεις

Τα επαγγελματικά ταξίδια μπορεί να εκπίπτουν όταν το ταξίδι γίνεται κυρίως για επιχειρηματικούς λόγους και μακριά από τη συνήθη φορολογική σας έδρα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μεταφορά, διαμονή και άλλα αναγκαία έξοδα ταξιδιού.

Συνήθη εκπιπτόμενα έξοδα που σχετίζονται με ταξίδι μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Αεροπορικά εισιτήρια ή άλλη μεταφορά μεγάλων αποστάσεων
• Διαμονή
• Ταξί, rideshare ή τοπικές μετακινήσεις κατά τη διάρκεια του ταξιδιού
• Στάθμευση και διόδια
• Επαγγελματικά γεύματα κατά τη διάρκεια του ταξιδιού, σύμφωνα με τα όρια της IRS

Η χρήση οχήματος είναι ξεχωριστό ζήτημα. Αν οδηγείτε για την επιχείρηση, μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε τα χιλιόμετρα ή τα πραγματικά έξοδα του οχήματος, ανάλογα με την τήρηση αρχείων και τη μέθοδο που χρησιμοποιείται. Η μετακίνηση από το σπίτι σε έναν σταθερό χώρο εργασίας συνήθως δεν εκπίπτει.

Για την έκπτωση οχήματος, τα αρχεία διαδρομών και οι λεπτομέρειες των μετακινήσεων έχουν μεγάλη σημασία. Όσο πιο συνεπή είναι τα αρχεία σας, τόσο πιο εύκολη είναι η τεκμηρίωση της έκπτωσης.

6. Επαγγελματικά γεύματα

Τα γεύματα μπορούν να εκπίπτουν σε ορισμένες επαγγελματικές περιπτώσεις, αλλά συνήθως υπόκεινται σε περιορισμούς. Σε πολλές περιπτώσεις, μόνο το 50% του κόστους του γεύματος εκπίπτει.

Τυπικά παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Γεύματα κατά τη διάρκεια επαγγελματικού ταξιδιού
• Γεύματα με πελάτες ή υποψήφιους πελάτες σε πραγματικό επιχειρηματικό πλαίσιο
• Γεύματα κατά τη διάρκεια επαγγελματικών συναντήσεων, εφόσον το κόστος πληροί τους κανόνες της IRS

Τα έξοδα ψυχαγωγίας γενικά δεν εκπίπτουν με τον τρόπο που μπορεί να εκπίπτουν τα γεύματα, οπότε είναι σημαντικό να τα ξεχωρίζετε.

Κρατήστε την απόδειξη, την ημερομηνία, το ποσό, τον επιχειρηματικό σκοπό και τα πρόσωπα που συμμετείχαν.

7. Μάρκετινγκ και διαφήμιση

Τα χρήματα που δαπανώνται για την προώθηση της εταιρείας σας συχνά εκπίπτουν. Αυτή η κατηγορία είναι ευρεία και μπορεί να περιλαμβάνει τόσο παραδοσιακό όσο και ψηφιακό μάρκετινγκ.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Σχεδιασμό και συντήρηση ιστοσελίδας
• Όνομα domain και χρεώσεις φιλοξενίας
• Σχεδιασμό λογοτύπου και εταιρικής ταυτότητας
• Επαγγελματικές κάρτες και φυλλάδια
• Διαφημίσεις επί πληρωμή
• Εργαλεία email marketing
• Προώθηση σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Υπηρεσίες copywriting και γραφιστικής

Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, το μάρκετινγκ είναι μία από τις πιο σαφείς και σημαντικές κατηγορίες εκπτώσεων, επειδή στηρίζει άμεσα τη δημιουργία εσόδων.

8. Επαγγελματικές υπηρεσίες

Η επαγγελματική βοήθεια μπορεί να εκπίπτει όταν υποστηρίζει τη λειτουργία της επιχείρησής σας.

Παραδείγματα αμοιβών που καταβάλλονται σε:

• Λογιστές
• Βιβλιογράφους
• Δικηγόρους
• Φοροτεχνικούς
• Συμβούλους
• Παρόχους μισθοδοσίας

Αν πληρώνετε έναν επαγγελματία για να σας βοηθήσει να συμμορφωθείτε με επιχειρηματικές ή φορολογικές απαιτήσεις, αυτές οι αμοιβές μπορεί να ανήκουν στα εκπιπτόμενα έξοδά σας.

9. Ασφάλιση

Πολλά ασφάλιστρα επαγγελματικής ασφάλισης εκπίπτουν αν προστατεύουν την επιχείρηση ή την επαγγελματική περιουσία.

Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Γενική αστική ευθύνη
• Επαγγελματική αστική ευθύνη
• Ασφάλιση εργατικού ατυχήματος
• Ασφάλιση περιουσίας για επαγγελματικά περιουσιακά στοιχεία
• Ασφάλιση οχήματος για οχήματα με επιχειρηματική χρήση

Οι αυτοαπασχολούμενοι μπορεί επίσης να δικαιούνται έκπτωση για ασφάλιστρα υγείας υπό ορισμένες προϋποθέσεις, αλλά οι κανόνες είναι συγκεκριμένοι και εξαρτώνται από τη μορφή της επιχείρησης και από το αν υπάρχει διαθέσιμη κάλυψη μέσω άλλου εργοδότη.

10. Μισθοί εργαζομένων και πληρωμές σε συνεργάτες

Αν έχετε εργαζομένους, οι μισθοί είναι γενικά εκπιπτόμενα επιχειρηματικά έξοδα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μισθό, ωρομίσθιο, προμήθειες, μπόνους και ορισμένα παροχικά οφέλη, ανάλογα με το πρόγραμμα και τους κανόνες που ισχύουν.

Οι πληρωμές σε συνεργάτες ή εργολάβους εκπίπτουν επίσης όταν αποτελούν συνήθη και αναγκαία επιχειρηματική δαπάνη. Να θυμάστε ότι οι πληρωμές σε συνεργάτες απαιτούν σωστή ταξινόμηση και αναφορά.

Τα αρχεία πρέπει να περιλαμβάνουν:

• Όνομα εργαζομένου ή συνεργάτη
• Ποσό πληρωμής
• Υπηρεσία που παρασχέθηκε
• Ημερομηνίες παροχής υπηρεσίας
• Φορολογικά έντυπα που εκδόθηκαν, όπου απαιτείται

11. Ενοίκιο, τόκοι και τραπεζικές χρεώσεις

Αν νοικιάζετε επαγγελματικό χώρο, το ενοίκιο είναι συχνά μια απλή έκπτωση.

Άλλα δυνητικά εκπιπτόμενα χρηματοοικονομικά έξοδα περιλαμβάνουν:

• Τόκους επαγγελματικού δανείου, όταν το χρέος συνδέεται με επιχειρηματική χρήση
• Χρεώσεις επεξεργασίας πληρωμών
• Μηνιαίες χρεώσεις τραπεζικών υπηρεσιών
• Χρεώσεις υπερανάληψης που σχετίζονται με τον επαγγελματικό λογαριασμό

Ένας ξεχωριστός επαγγελματικός τραπεζικός λογαριασμός κάνει πολύ πιο εύκολη την παρακολούθηση αυτής της κατηγορίας.

12. Εκπαίδευση και κατάρτιση

Μαθήματα, σεμινάρια, εργαστήρια, βιβλία και εκπαίδευση μπορεί να εκπίπτουν αν διατηρούν ή βελτιώνουν τις δεξιότητες που χρησιμοποιείτε στην τρέχουσα επιχείρησή σας.

Αυτό δεν περιλαμβάνει αυτόματα την εκπαίδευση που σας προετοιμάζει για νέο επάγγελμα ή νέα επιχείρηση. Ο σκοπός της κατάρτισης έχει σημασία.

Παραδείγματα που μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις:

• Συνέδρια του κλάδου
• Μαθήματα ανανέωσης τεχνικής πιστοποίησης
• Εκπαιδευτικό λογισμικό για τις τρέχουσες υπηρεσίες σας
• Βιβλία και υλικό αναφοράς σχετικό με την επιχείρησή σας

13. Εισφορές σε συνταξιοδοτικό πρόγραμμα

Οι αυτοαπασχολούμενοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορεί να μπορούν να εκπέσουν εισφορές σε ορισμένα συνταξιοδοτικά προγράμματα, ανάλογα με τους κανόνες του προγράμματος και τα όρια αποδοχών.

Αυτές οι εισφορές μπορεί να αποτελέσουν πολύτιμο εργαλείο φορολογικού σχεδιασμού, επειδή σας βοηθούν να αποταμιεύετε για το μέλλον ενώ ενδέχεται να μειώνουν το φορολογητέο εισόδημα.

Οι λεπτομέρειες διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο του προγράμματος, οπότε αξίζει να ελέγξετε τους κανόνες πριν συνεισφέρετε.

Δαπάνες που συχνά έχουν περιορισμούς ή παρεξηγούνται

Ορισμένες κατηγορίες αντιμετωπίζονται ως φορολογικές εκπτώσεις στη συνηθισμένη συζήτηση, αλλά οι φορολογικοί κανόνες είναι στενότεροι.

Μικτή προσωπική και επιχειρηματική χρήση

Αν κάτι εξυπηρετεί τόσο προσωπική όσο και επιχειρηματική χρήση, συνήθως εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό μέρος. Αυτό είναι συνηθισμένο για:

• Κινητά τηλέφωνα
• Προγράμματα internet
• Οχήματα
• Κοινόχρηστα κατοικίας
• Εξοπλισμό υπολογιστή που χρησιμοποιείται και για εργασία και για προσωπικές δραστηριότητες

Προπληρωμένα έξοδα

Ορισμένες δαπάνες που πληρώνονται εκ των προτέρων δεν μπορούν πάντα να εκπέσουν άμεσα. Ανάλογα με το αντικείμενο και τους λογιστικούς κανόνες που ισχύουν, η έκπτωση ίσως χρειαστεί να κατανεμηθεί σε περισσότερα από ένα έτη.

Έξοδα έναρξης

Τα έξοδα που πραγματοποιούνται πριν ξεκινήσει η λειτουργία της επιχείρησης μπορεί να αντιμετωπίζονται διαφορετικά από τα συνήθη λειτουργικά έξοδα. Ορισμένα έξοδα έναρξης μπορεί να αποσβένονται αντί να εκπίπτουν ολόκληρα άμεσα.

Επαγγελματικά δώρα

Τα επαγγελματικά δώρα συνήθως έχουν περιορισμούς. Ένα μικρό ευχαριστήριο δώρο μπορεί να πληροί τις προϋποθέσεις, αλλά η έκπτωση δεν είναι απεριόριστη.

Τι συνήθως δεν αποτελεί επιχειρηματική έκπτωση

Είναι χρήσιμο να γνωρίζετε πού βρίσκεται το όριο πριν φτάσει η φορολογική περίοδος.

Συνήθως δεν εκπίπτουν ως επιχειρηματικά έξοδα:

• Προσωπικά ρούχα που μπορούν να φορεθούν και εκτός εργασίας
• Έξοδα μετακίνησης από το σπίτι σε έναν σταθερό χώρο εργασίας
• Προσωπικά γεύματα και διασκέδαση
• Οικογενειακά έξοδα διαβίωσης
• Καθαρά προσωπικά έξοδα υγείας και νοικοκυριού

Ορισμένα από αυτά μπορεί να έχουν άλλη φορολογική αντιμετώπιση, αλλά γενικά δεν αποτελούν επιχειρηματικές εκπτώσεις απλώς επειδή έχετε εταιρεία.

Τήρηση αρχείων: το κομμάτι που προστατεύει την έκπτωση

Μια έκπτωση αξίζει μόνο όσο και τα αρχεία που τη στηρίζουν. Η IRS αναμένει από τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να τεκμηριώνουν προσεκτικά τα έσοδα και τα έξοδά τους.

Τουλάχιστον, κρατήστε:

• Αποδείξεις και τιμολόγια
• Τραπεζικά και πιστωτικά statements
• Ημερολόγια χιλιομέτρων
• Συμβάσεις και συμφωνητικά παροχής υπηρεσιών
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας
• Μισθοδοτικά αρχεία
• Αντίγραφα φορολογικών εντύπων και δηλώσεων

Ένα απλό σύστημα λογιστικής παρακολούθησης είναι καλύτερο από το να βασίζεστε στη μνήμη σας. Κατηγοριοποιείτε τα έξοδα καθώς προκύπτουν, όχι στο τέλος του έτους.

Πρακτικές συνήθειες τήρησης αρχείων περιλαμβάνουν:

• Χρήση ξεχωριστού επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού
• Διαχωρισμό επιχειρηματικών και προσωπικών δαπανών
• Αποθήκευση ψηφιακών αποδείξεων σε οργανωμένους φακέλους
• Καταγραφή των επιχειρηματικών χιλιομέτρων την ίδια ημέρα που οδηγείτε
• Έλεγχο των λογαριασμών κάθε μήνα αντί για μία φορά τον χρόνο

Γιατί η σύσταση εταιρικής οντότητας και η συμμόρφωση βοηθούν στην οργάνωση των φόρων

Ο τρόπος με τον οποίο δομείτε την επιχείρησή σας επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθείτε τα έξοδα, υποβάλλετε φορολογικές δηλώσεις και διατηρείτε τον διαχωρισμό μεταξύ επιχειρηματικών και προσωπικών οικονομικών.

Η σύσταση μιας LLC ή μιας εταιρείας και η διατήρησή της σε καλή κατάσταση μπορεί να κάνει ευκολότερη τη δημιουργία ενός καθαρού οικονομικού συστήματος από την πρώτη μέρα. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ιδρύουν και να διαχειρίζονται τις επιχειρήσεις τους με υποστήριξη σύστασης και συμμόρφωσης, κάτι που μπορεί να κάνει την τήρηση αρχείων και την οργάνωση των φόρων λιγότερο χαοτική όσο η επιχείρηση μεγαλώνει.

Μια καλά δομημένη επιχείρηση είναι ευκολότερη στη διαχείριση, ευκολότερη στην τεκμηρίωση και ευκολότερη στην υπεράσπιση αν προκύψουν ποτέ φορολογικά ερωτήματα.

Τελικό συμπέρασμα

Οι φορολογικές εκπτώσεις για μικρές επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν σημαντικά το φορολογητέο εισόδημα, αλλά μόνο αν κατανοείτε τους κανόνες και παρακολουθείτε προσεκτικά τα έξοδα. Οι μεγαλύτερες ευκαιρίες συνήθως προέρχονται από καθημερινές κατηγορίες όπως τα είδη γραφείου, το λογισμικό, το μάρκετινγκ, τα ταξίδια, η ασφάλιση, οι επαγγελματικές υπηρεσίες και τα επιλέξιμα έξοδα γραφείου στο σπίτι.

Το κλειδί είναι να μην κάνετε υποθέσεις. Διαχωρίστε τις επιχειρηματικές από τις προσωπικές δαπάνες, κρατήστε οργανωμένα αρχεία και εξετάστε κάθε κατηγορία έκπτωσης με προσοχή. Αυτή η πειθαρχία σάς βοηθά να διεκδικήσετε τις εκπτώσεις που δικαιούστε χωρίς να δημιουργήσετε περιττά φορολογικά προβλήματα αργότερα.