Deduceri fiscale pentru micile afaceri: cheltuieli pe care le poți scădea și cum să le urmărești

Mulți proprietari de mici afaceri lasă bani pe masă pentru că nu sunt siguri ce cheltuieli se califică drept deduceri fiscale. Vestea bună este că multe costuri obișnuite asociate cu administrarea unei afaceri pot fi deductibile dacă sunt obișnuite, necesare și documentate corespunzător.

Asta nu înseamnă că orice achiziție este o deducere. IRS trasează o linie clară între cheltuielile de afaceri și cele personale, iar multe categorii sunt deductibile doar parțial. Cea mai sigură abordare este să înțelegi principalele tipuri de cheltuieli, să păstrezi evidențe clare și să separi, ori de câte ori este posibil, utilizarea de afaceri de cea personală.

Acest ghid explică cele mai comune deduceri pentru micile afaceri, regulile care se aplică de obicei și documentele pe care ar trebui să le păstrezi pentru ca sezonul fiscal să fie mai ușor de gestionat.

Regula de bază pentru deducerile de afaceri

În general, o cheltuială de afaceri trebuie să fie atât obișnuită, cât și necesară.

• Obișnuită înseamnă comună și acceptată în domeniul tău de activitate.
• Necesară înseamnă utilă și potrivită pentru afacerea ta.

Cheltuiala trebuie, de asemenea, să fie legată de activitatea de afaceri, nu de viața personală. Dacă un cost este în parte de afaceri și în parte personal, de obicei este deductibil doar procentul aferent afacerii.

Această distincție contează pentru o gamă largă de cheltuieli, inclusiv internetul, facturile de telefon, vehiculele, deplasările și costurile pentru biroul de acasă.

Cheltuieli comune ale micilor afaceri pe care le poți deduce

1. Spațiul de birou și costurile biroului de acasă

Dacă închiriezi spațiu de birou, lucrezi într-un spațiu de coworking sau îți desfășori activitatea într-o locație separată de afaceri, chiria și costurile asociate spațiului pot fi deductibile.

Pentru proprietarii care lucrează de acasă, deducerea pentru biroul de acasă se poate aplica dacă spațiul este folosit exclusiv și în mod regulat pentru afaceri. În practică, asta înseamnă că o anumită zonă din locuință trebuie folosită doar pentru afaceri și în mod constant.

Posibile deduceri pentru biroul de acasă pot include:

• O parte din chirie, dacă închiriezi locuința
• O parte din dobânda la ipotecă, impozitele pe proprietate, utilitățile și întreținerea, dacă ești proprietar
• Amortizare, în anumite cazuri
• Reparații care afectează zona folosită pentru afaceri

Poți calcula adesea această deducere folosind fie metoda simplificată, fie cheltuielile reale, în funcție de care produce rezultatul mai bun și de evidențele pe care le ai la dispoziție.

O greșeală frecventă este să presupui că orice masă, scaun sau colț de cameră califică. De obicei, nu este suficient. Spațiul trebuie să respecte cerințele de utilizare pentru afaceri și să fie susținut de documente.

2. Consumabile de birou și costuri operaționale zilnice

Achizițiile mici se adună repede. Articolele folosite în desfășurarea afacerii sunt adesea deductibile atunci când sunt direct legate de operațiuni.

Exemple includ:

• Hârtie, pixuri, caiete, dosare și cerneală pentru imprimantă
• Taxe poștale și materiale de expediere
• Plicuri, ambalaje și etichete
• Unelte mici și consumabile
• Costuri de tipărire legate de afaceri
• Abonamente software folosite pentru operarea afacerii

Dacă o achiziție este în parte personală și în parte de afaceri, împarte-o într-un mod rezonabil și deduce doar partea aferentă afacerii.

3. Echipamente, tehnologie și alte achiziții de capital

Achizițiile mai mari au adesea nevoie de un tratament fiscal special. Un computer, o mașină, mobilierul sau alt activ durabil poate să nu fie deductibil integral imediat. În multe cazuri, costul este recuperat în timp prin amortizare sau printr-o altă regulă fiscală, cum ar fi o opțiune de deducere integrală în anul curent, în funcție de activ și de anul fiscal.

Aceasta este una dintre zonele în care proprietarii de afaceri ar trebui să încetinească ritmul și să păstreze evidențe detaliate.

Urmărește:

• Data achiziției
• Costul
• Procentul de utilizare pentru afaceri
• Numerele de serie sau descrierile activelor
• Dacă articolul a fost nou sau folosit
• Dacă a fost pus în funcțiune în anul fiscal respectiv

Achiziția de echipamente pentru afacere poate oferi în continuare un beneficiu fiscal, dar momentul în care iei deducerea contează.

4. Internet, telefon și utilități

Majoritatea micilor afaceri se bazează pe internet, telefon și utilități pentru a funcționa. Aceste cheltuieli pot fi deductibile în măsura în care sunt utilizate pentru afacere.

Exemple includ:

• Serviciu de internet pentru afaceri
• O linie telefonică dedicată afacerii
• Un procent dintr-un abonament telefonic comun
• Electricitate, încălzire sau apă aferente unui spațiu de afaceri eligibil

Dacă folosești un telefon personal sau un abonament de internet atât pentru afaceri, cât și pentru uz personal, păstrează o metodă rezonabilă de alocare a părții de afaceri.

5. Călătorii și transport

Deplasările de afaceri pot fi deductibile atunci când călătoria are în principal scop de afaceri și te duce în afara domiciliului fiscal obișnuit. Acest lucru poate include transportul, cazarea și alte costuri necesare ale deplasării.

Cheltuieli legate de călătorii care pot fi deductibile includ:

• Bilete de avion sau alt transport pe distanțe lungi
• Cazare
• Taxiuri, servicii de rideshare sau transport local în timpul deplasării
• Parcare și taxe de drum
• Mese de afaceri în timpul călătoriei, în limitele impuse de IRS

Utilizarea vehiculului este o chestiune separată. Dacă conduci pentru afaceri, este posibil să deduci kilometrajul sau costurile reale ale vehiculului, în funcție de evidențele păstrate și de metoda folosită. Naveta de la domiciliu la un loc de muncă obișnuit nu este, de regulă, deductibilă.

Pentru deducerea unui vehicul, jurnalele de kilometri și detaliile deplasărilor contează. Cu cât evidențele sunt mai consecvente, cu atât este mai ușor să susții deducerea.

6. Mese de afaceri

Mesele pot fi deductibile în anumite situații de afaceri, dar sunt de obicei limitate. În multe cazuri, doar 50% din costul mesei este deductibil.

Exemple tipice includ:

• Mese în timpul călătoriilor de afaceri
• Mese cu clienți sau potențiali clienți într-un context autentic de afaceri
• Mese în timpul întâlnirilor de afaceri, dacă cheltuiala se califică conform regulilor IRS

Cheltuielile de divertisment, în general, nu sunt deductibile în același mod în care pot fi mesele, deci este important să le separi.

Păstrează bonul, data, suma, scopul de afaceri și persoanele implicate.

7. Marketing și publicitate

Banii cheltuiți pentru promovarea companiei sunt adesea deductibili. Această categorie este largă și poate include atât marketing tradițional, cât și digital.

Exemple includ:

• Design și mentenanță pentru site-ul web
• Domenii și costuri de găzduire
• Design de logo și identitate vizuală
• Carti de vizită și broșuri
• Reclame plătite
• Instrumente de email marketing
• Promovare pe rețele sociale
• Servicii de copywriting și design grafic

Pentru multe mici afaceri, marketingul este una dintre cele mai clare și mai importante categorii de deduceri, deoarece susține direct generarea de venit.

8. Servicii profesionale

Asistența profesională poate fi deductibilă atunci când sprijină funcționarea afacerii.

Exemple de onorarii plătite către:

• Contabili
• Contabili autorizați pentru evidențe financiare
• Avocați
• Specialiști fiscali
• Consultanți
• Furnizori de salarizare

Dacă plătești un profesionist pentru a te ajuta să respecți cerințele de afaceri sau fiscale, acele onorarii pot intra în evidențele tale de cheltuieli deductibile.

9. Asigurări

Multe prime de asigurare pentru afaceri sunt deductibile dacă protejează afacerea sau bunurile afacerii.

Exemple pot include:

• Asigurare de răspundere civilă generală
• Asigurare de răspundere profesională
• Asigurare pentru accidente de muncă
• Asigurare de proprietate pentru activele afacerii
• Asigurare auto pentru vehicule utilizate în afaceri

Persoanele care lucrează pe cont propriu pot, de asemenea, să se califice pentru o deducere a asigurării de sănătate în anumite condiții, dar regulile sunt specifice și depind de modul de organizare a afacerii și de existența unei acoperiri printr-un alt plan de la angajator.

10. Salarii ale angajaților și plăți către contractori

Dacă ai angajați, salariile sunt, în general, cheltuieli de afaceri deductibile. Asta poate include salariu, plată orară, comisioane, bonusuri și unele beneficii pentru angajați, în funcție de plan și de regulile aplicabile.

Plățile către contractori sunt, de asemenea, deductibile atunci când reprezintă cheltuieli obișnuite și necesare pentru afacere. Reține însă că plățile către contractori necesită clasificare și raportare corectă.

Evidențele ar trebui să includă:

• Numele lucrătorului
• Suma plătită
• Serviciul prestat
• Datele prestării serviciului
• Formularele fiscale emise, atunci când sunt necesare

11. Chirie, dobândă și comisioane bancare

Dacă închiriezi o locație de afaceri, chiria este adesea o deducere simplă.

Alte costuri financiare care pot fi deductibile includ:

• Dobânda la un împrumut de afaceri, atunci când datoria este legată de utilizarea în afaceri
• Comisioane de procesare a plăților
• Taxe lunare de administrare bancară
• Taxe de descoperit de cont legate de contul de afaceri

Un cont bancar separat pentru afacere face ca această categorie să fie mult mai ușor de urmărit.

12. Educație și formare

Cursurile, workshopurile, seminarele, cărțile și instruirea pot fi deductibile dacă mențin sau îmbunătățesc abilitățile folosite în afacerea ta curentă.

Asta nu include automat educația care te pregătește pentru o meserie sau afacere nouă. Scopul formării contează.

Exemple care se pot califica:

• Conferințe din industrie
• Cursuri de reînnoire a certificărilor tehnice
• Instruire privind software-ul pentru serviciile tale actuale
• Cărți și materiale de referință legate de afacerea ta

13. Contribuții la planuri de pensii

Proprietarii de afaceri care lucrează pe cont propriu pot deduce contribuții către anumite planuri de pensii, în limitele regulilor planului și ale veniturilor eligibile.

Aceste contribuții pot fi un instrument valoros de planificare fiscală, deoarece te ajută să economisești pentru viitor și, în același timp, pot reduce venitul impozabil.

Detaliile diferă în funcție de tipul de plan, așa că merită să verifici regulile înainte de a contribui.

Cheltuieli care sunt adesea limitate sau înțelese greșit

Unele categorii sunt tratate ca deduceri în conversațiile obișnuite, dar regulile fiscale sunt mai restrictive.

Utilizare mixtă, personală și de afaceri

Dacă ceva servește atât scopurilor personale, cât și celor de afaceri, de obicei este deductibil doar procentul aferent afacerii. Acest lucru este frecvent pentru:

• Telefoane mobile
• Abonamente de internet
• Vehicule
• Utilități ale locuinței
• Echipamente informatice folosite atât pentru muncă, cât și pentru activități personale

Costuri plătite în avans

Unele cheltuieli plătite anticipat nu pot fi deduse imediat. În funcție de articol și de regulile contabile aplicabile, deducerea poate trebui repartizată pe mai mult de un an.

Costuri de pornire

Costurile suportate înainte ca afacerea să înceapă efectiv activitatea pot fi tratate diferit de cheltuielile operaționale obișnuite. Unele costuri de pornire pot fi amortizate, nu deduse integral imediat.

Cadouri de afaceri

Cadourile de afaceri sunt, de obicei, limitate. Un mic cadou de mulțumire se poate califica, dar deducerea nu este nelimitată.

Ce nu este, de obicei, o deducere de afaceri

Este util să știi unde este limita înainte să vină sezonul fiscal.

De obicei nu sunt deductibile ca cheltuieli de afaceri:

• Îmbrăcăminte personală care poate fi purtată și în afara muncii
• Costuri de navetă de la domiciliu la un loc de muncă obișnuit
• Mese și divertisment personale
• Cheltuieli de întreținere a familiei
• Cheltuieli de sănătate și gospodărie pur personale

Unele dintre aceste elemente pot avea alt tratament fiscal, dar în general nu sunt deduceri de afaceri doar pentru că deții o companie.

Evidența documentelor: partea care protejează deducerea

O deducere este la fel de bună ca documentele care o susțin. IRS se așteaptă ca proprietarii de afaceri să documenteze cu atenție veniturile și cheltuielile.

Păstrează cel puțin:

• Bonuri și facturi
• Extrase de cont bancar și de card
• Jurnale de kilometri
• Contracte și acorduri de prestări servicii
• Facturi de utilități
• State de plată
• Copii ale formularelor fiscale și ale depunerilor

Un sistem simplu de contabilitate este mai bun decât să te bazezi pe memorie. Clasifică cheltuielile pe măsură ce apar, nu la sfârșitul anului.

Obiceiuri practice de evidență includ:

• Folosirea unui cont bancar dedicat afacerii
• Separarea cheltuielilor de afaceri de cele personale
• Salvarea bonurilor digitale în foldere organizate
• Înregistrarea kilometrilor de afaceri în ziua în care conduci
• Verificarea conturilor lunar, nu anual

De ce formarea entității și conformitatea ajută la organizarea fiscală

Modul în care îți structurezi afacerea influențează modul în care urmărești cheltuielile, depui declarațiile fiscale și menții separarea dintre finanțele afacerii și cele personale.

Înființarea unui LLC sau a unei corporații și menținerea acesteia în stare bună de funcționare pot face mai ușoară construirea unui sistem financiar clar încă de la început. Zenind ajută antreprenorii să își înființeze și să își administreze afacerile prin servicii de formare și conformitate, ceea ce poate face evidența documentelor și organizarea fiscală mai puțin haotice pe măsură ce afacerea crește.

O afacere bine structurată este mai ușor de administrat, mai ușor de documentat și mai ușor de susținut dacă apar vreodată întrebări fiscale.

Concluzie

Deducerile fiscale pentru micile afaceri pot reduce semnificativ venitul impozabil, dar numai dacă înțelegi regulile și urmărești cheltuielile cu atenție. Cele mai mari oportunități vin de obicei din categorii cotidiene precum consumabilele de birou, software-ul, marketingul, călătoriile, asigurările, serviciile profesionale și costurile eligibile ale biroului de acasă.

Cheia este să nu ghicești. Separă cheltuielile de afaceri de cele personale, păstrează evidențe organizate și analizează cu atenție fiecare categorie de deducere. Această disciplină te ajută să revendici deducerile la care ai dreptul, fără să creezi probleme fiscale care ar fi putut fi evitate mai târziu.