Potongan Pajak untuk Usaha Kecil: Biaya yang Dapat Dikurangkan dan Cara Mencatatnya

Banyak pemilik usaha kecil kehilangan peluang penghematan karena tidak yakin biaya mana yang memenuhi syarat sebagai pengurang pajak. Kabar baiknya, banyak biaya operasional sehari-hari yang terkait dengan menjalankan bisnis dapat dikurangkan jika sifatnya wajar, diperlukan, dan didokumentasikan dengan benar.

Namun, itu tidak berarti setiap pembelian bisa dijadikan potongan. IRS membuat batas yang jelas antara pengeluaran bisnis dan pengeluaran pribadi, dan banyak kategori hanya dapat dikurangkan sebagian. Pendekatan paling aman adalah memahami jenis biaya utama, menjaga pencatatan yang rapi, dan memisahkan penggunaan bisnis dari penggunaan pribadi sebisa mungkin.

Panduan ini membahas potongan usaha kecil yang paling umum, aturan yang biasanya berlaku, dan catatan yang sebaiknya Anda simpan agar musim pajak lebih mudah dikelola.

Aturan Dasar untuk Pengurang Pajak Bisnis

Secara umum, biaya bisnis harus bersifat wajar dan diperlukan.

• Wajar berarti umum dan lazim dalam bidang pekerjaan Anda.
• Diperlukan berarti membantu dan sesuai untuk bisnis Anda.

Biaya tersebut juga harus مرتبط dengan aktivitas bisnis, bukan kehidupan pribadi Anda. Jika suatu biaya digunakan sebagian untuk bisnis dan sebagian untuk pribadi, biasanya hanya bagian bisnis yang dapat dikurangkan.

Perbedaan ini penting untuk berbagai jenis biaya, termasuk layanan internet, tagihan telepon, kendaraan, perjalanan, dan biaya kantor rumah.

Biaya Usaha Kecil yang Umumnya Dapat Dikurangkan

1. Ruang Kantor dan Biaya Kantor Rumah

Jika Anda menyewa ruang kantor, bekerja di ruang bersama, atau beroperasi dari lokasi bisnis terpisah, sewa dan biaya hunian terkait mungkin dapat dikurangkan.

Bagi pemilik usaha yang bekerja dari rumah, potongan kantor rumah dapat berlaku jika ruang tersebut digunakan secara eksklusif dan teratur untuk bisnis. Dalam praktiknya, itu berarti area tertentu di rumah harus digunakan hanya untuk bisnis dan dipakai secara konsisten.

Kemungkinan potongan kantor rumah dapat mencakup:

• Sebagian sewa, jika Anda menyewa rumah
• Sebagian bunga hipotek, pajak properti, utilitas, dan pemeliharaan, jika Anda memiliki rumah sendiri
• Penyusutan, dalam beberapa kasus
• Perbaikan yang memengaruhi area yang digunakan untuk bisnis

Anda biasanya dapat menghitung potongan ini dengan metode sederhana atau berdasarkan biaya aktual, tergantung mana yang menghasilkan hasil lebih baik dan catatan yang Anda miliki.

Kesalahan umum adalah menganggap meja, kursi, atau sudut ruangan apa pun memenuhi syarat. Biasanya tidak demikian. Ruang tersebut harus memenuhi persyaratan penggunaan bisnis dan didukung oleh catatan.

2. Perlengkapan Kantor dan Biaya Operasional Sehari-hari

Pembelian kecil cepat menumpuk. Barang yang digunakan dalam kegiatan bisnis sering kali dapat dikurangkan jika terkait langsung dengan operasional.

Contohnya meliputi:

• Kertas, pulpen, buku catatan, map, dan tinta printer
• Ongkos kirim dan bahan pengiriman
• Amplop, kemasan, dan label
• Peralatan kecil dan bahan habis pakai
• Biaya cetak yang terkait bisnis
• Langganan perangkat lunak yang digunakan untuk menjalankan bisnis

Jika pembelian digunakan sebagian untuk pribadi dan sebagian untuk bisnis, bagi secara wajar dan kurangkan hanya bagian bisnis.

3. Peralatan, Teknologi, dan Pembelian Modal Lainnya

Pembelian yang lebih besar sering kali memerlukan perlakuan pajak khusus. Komputer, mesin, furnitur, atau aset tahan lama lainnya mungkin tidak dapat dikurangkan sekaligus. Dalam banyak kasus, biaya tersebut dipulihkan seiring waktu melalui penyusutan atau aturan pajak lain seperti pemilihan pembebanan di tahun berjalan, tergantung pada aset dan tahun pajaknya.

Ini adalah salah satu area di mana pemilik usaha sebaiknya lebih teliti dan menyimpan catatan rinci.

Catat:

• Tanggal pembelian
• Biaya
• Persentase penggunaan bisnis
• Nomor seri atau deskripsi aset
• Apakah barang baru atau bekas
• Apakah barang tersebut mulai digunakan dalam tahun pajak tersebut

Membeli peralatan untuk bisnis tetap bisa memberi manfaat pajak, tetapi waktu pengakuan potongan itu sangat penting.

4. Internet, Telepon, dan Utilitas

Sebagian besar usaha kecil mengandalkan akses internet, layanan telepon, dan utilitas untuk beroperasi. Biaya ini dapat dikurangkan sejauh digunakan untuk bisnis.

Contohnya meliputi:

• Layanan internet bisnis
• Jalur telepon khusus untuk bisnis
• Persentase dari paket telepon bersama
• Listrik, pemanas, atau air yang terkait dengan ruang bisnis yang memenuhi syarat

Jika Anda menggunakan paket telepon atau internet pribadi untuk bisnis dan pribadi, gunakan metode yang wajar untuk membagi bagian bisnisnya.

5. Perjalanan dan Transportasi

Perjalanan bisnis dapat dikurangkan ketika perjalanan tersebut terutama untuk keperluan bisnis dan dilakukan di luar rumah pajak reguler Anda. Itu dapat mencakup transportasi, penginapan, dan biaya perjalanan lain yang diperlukan.

Biaya perjalanan yang sering dapat dikurangkan meliputi:

• Tiket pesawat atau transportasi jarak jauh lainnya
• Penginapan
• Taksi, rideshare, atau transportasi lokal selama perjalanan
• Parkir dan tol
• Makan bisnis selama perjalanan, sesuai batas IRS

Penggunaan kendaraan adalah isu terpisah. Jika Anda mengemudi untuk bisnis, Anda mungkin dapat mengurangkan jarak tempuh atau biaya kendaraan aktual, tergantung pada pencatatan dan metode yang digunakan. Perjalanan pulang pergi dari rumah ke tempat kerja tetap biasanya tidak dapat dikurangkan.

Untuk potongan kendaraan, catatan jarak tempuh dan detail perjalanan sangat penting. Semakin konsisten catatan Anda, semakin mudah mendukung potongan tersebut.

6. Makan untuk Keperluan Bisnis

Makanan dapat dikurangkan dalam situasi bisnis tertentu, tetapi biasanya terbatas. Dalam banyak kasus, hanya 50% dari biaya makan yang dapat dikurangkan.

Contoh umum meliputi:

• Makan saat bepergian untuk bisnis
• Makan bersama klien atau calon klien dalam konteks bisnis yang nyata
• Makan selama rapat bisnis, jika biayanya memenuhi aturan IRS

Biaya hiburan umumnya tidak dapat dikurangkan seperti halnya makanan, jadi penting untuk memisahkan keduanya.

Simpan struk, tanggal, jumlah, tujuan bisnis, dan nama orang yang terlibat.

7. Pemasaran dan Iklan

Dana yang digunakan untuk mempromosikan perusahaan Anda sering kali dapat dikurangkan. Kategori ini luas dan dapat mencakup pemasaran tradisional maupun digital.

Contohnya meliputi:

• Desain dan pemeliharaan situs web
• Nama domain dan biaya hosting
• Desain logo dan merek
• Kartu nama dan brosur
• Iklan berbayar
• Alat pemasaran email
• Promosi media sosial
• Layanan penulisan dan desain grafis

Bagi banyak usaha kecil, pemasaran adalah salah satu kategori potongan yang paling jelas dan penting karena secara langsung mendukung perolehan pendapatan.

8. Jasa Profesional

Bantuan profesional dapat dikurangkan ketika mendukung operasional bisnis Anda.

Contohnya meliputi biaya yang dibayarkan kepada:

• Akuntan
• Pembukuan
• Pengacara
• Profesional pajak
• Konsultan
• Penyedia payroll

Jika Anda membayar profesional untuk membantu kepatuhan bisnis atau pajak, biaya tersebut dapat dimasukkan ke dalam catatan pengeluaran yang dapat dikurangkan.

9. Asuransi

Banyak premi asuransi bisnis dapat dikurangkan jika melindungi bisnis atau aset bisnis.

Contohnya dapat mencakup:

• Asuransi tanggung gugat umum
• Asuransi tanggung gugat profesional
• Asuransi kompensasi pekerja
• Asuransi properti untuk aset bisnis
• Asuransi kendaraan untuk kendaraan yang digunakan bisnis

Individu wiraswasta juga dapat memenuhi syarat untuk potongan asuransi kesehatan dalam kondisi tertentu, tetapi aturannya spesifik dan bergantung pada struktur bisnis serta apakah pertanggungan tersedia melalui paket majikan lain.

10. Gaji Karyawan dan Pembayaran kepada Kontraktor

Jika Anda memiliki karyawan, gaji mereka umumnya merupakan biaya bisnis yang dapat dikurangkan. Itu bisa mencakup gaji tetap, upah per jam, komisi, bonus, dan beberapa tunjangan karyawan, tergantung pada program dan aturan yang berlaku.

Pembayaran kepada kontraktor juga dapat dikurangkan jika merupakan biaya bisnis yang wajar dan diperlukan. Perlu diingat bahwa pembayaran kepada kontraktor memerlukan klasifikasi dan pelaporan yang tepat.

Catatan harus mencakup:

• Nama pekerja
• Jumlah pembayaran
• Layanan yang diberikan
• Tanggal layanan
• Formulir pajak yang diterbitkan, jika diwajibkan

11. Sewa, Bunga, dan Biaya Bank

Jika Anda menyewa lokasi bisnis, sewa sering kali menjadi potongan yang sederhana.

Biaya keuangan lain yang berpotensi dapat dikurangkan meliputi:

• Bunga pinjaman bisnis, jika utang tersebut terkait dengan penggunaan bisnis
• Biaya pemrosesan merchant
• Biaya layanan bank bulanan
• Biaya overdraft yang terkait dengan akun bisnis

Rekening bank bisnis terpisah membuat kategori ini jauh lebih mudah dilacak.

12. Pendidikan dan Pelatihan

Kursus, lokakarya, seminar, buku, dan pelatihan dapat dikurangkan jika menjaga atau meningkatkan keterampilan yang digunakan dalam bisnis Anda saat ini.

Ini tidak otomatis mencakup pendidikan yang mempersiapkan Anda untuk profesi atau bisnis baru. Tujuan pelatihannya sangat penting.

Contoh yang mungkin memenuhi syarat:

• Konferensi industri
• Kursus pembaruan sertifikasi teknis
• Perangkat lunak pelatihan untuk layanan yang Anda tawarkan saat ini
• Buku dan materi referensi yang terkait dengan bisnis Anda

13. Kontribusi Program Pensiun

Pemilik usaha wiraswasta mungkin dapat mengurangkan kontribusi ke program pensiun tertentu, tergantung pada aturan program dan batas kompensasi.

Kontribusi ini bisa menjadi alat perencanaan pajak yang bernilai karena membantu Anda menabung untuk masa depan sambil berpotensi menurunkan penghasilan kena pajak.

Rinciannya berbeda-beda menurut jenis program, jadi ada baiknya meninjau aturannya sebelum berkontribusi.

Biaya yang Sering Terbatas atau Disalahpahami

Beberapa kategori sering disebut sebagai potongan, tetapi aturan pajaknya lebih sempit.

Penggunaan Campuran Pribadi dan Bisnis

Jika sesuatu digunakan untuk pribadi dan bisnis, biasanya hanya bagian bisnis yang dapat dikurangkan. Ini umum untuk:

• Ponsel
• Paket internet
• Kendaraan
• Utilitas rumah
• Peralatan komputer yang digunakan untuk kerja dan pribadi

Biaya Dibayar di Muka

Beberapa biaya yang dibayar di muka tidak selalu dapat dikurangkan segera. Tergantung pada item dan aturan akuntansi yang berlaku, potongannya mungkin harus dibagi ke lebih dari satu tahun.

Biaya Startup

Biaya yang dikeluarkan sebelum bisnis Anda mulai beroperasi dapat diperlakukan berbeda dari biaya operasional normal. Beberapa biaya startup mungkin harus diamortisasi, bukan langsung dikurangkan sekaligus.

Hadiah Bisnis

Hadiah bisnis biasanya dibatasi. Hadiah kecil sebagai ucapan terima kasih mungkin memenuhi syarat, tetapi potongannya tidak tak terbatas.

Yang Biasanya Bukan Potongan Pajak Bisnis

Penting untuk mengetahui batasnya sebelum musim pajak tiba.

Biasanya tidak dapat dikurangkan sebagai biaya bisnis:

• Pakaian pribadi yang masih bisa dipakai di luar kerja
• Biaya perjalanan harian dari rumah ke tempat kerja tetap
• Makanan dan hiburan pribadi
• Biaya hidup keluarga
• Biaya kesehatan dan rumah tangga yang murni pribadi

Beberapa item ini mungkin memiliki perlakuan pajak lain, tetapi umumnya bukan pengurang bisnis hanya karena Anda memiliki perusahaan.

Pencatatan: Bagian yang Melindungi Potongan

Sebuah potongan hanya sekuat catatan yang mendasarinya. IRS mengharapkan pemilik bisnis mendokumentasikan pendapatan dan pengeluaran dengan cermat.

Minimal, simpan:

• Struk dan faktur
• Rekening koran bank dan kartu kredit
• Catatan jarak tempuh
• Kontrak dan perjanjian layanan
• Tagihan utilitas
• Catatan payroll
• Salinan formulir pajak dan laporan yang diajukan

Sistem pembukuan sederhana lebih baik daripada mengandalkan ingatan. Kategorikan pengeluaran saat terjadi, bukan di akhir tahun.

Kebiasaan pencatatan yang praktis meliputi:

• Menggunakan rekening bank bisnis khusus
• Memisahkan pengeluaran bisnis dan pribadi
• Menyimpan struk digital dalam folder yang terorganisir
• Mencatat jarak tempuh bisnis pada hari Anda berkendara
• Meninjau akun setiap bulan, bukan hanya setiap tahun

Mengapa Pembentukan Entitas dan Kepatuhan Membantu Organisasi Pajak

Cara Anda membentuk bisnis memengaruhi bagaimana Anda mencatat pengeluaran, mengajukan pajak, dan menjaga pemisahan antara keuangan bisnis dan pribadi.

Mendirikan LLC atau korporasi dan menjaganya tetap patuh dapat memudahkan Anda membangun sistem keuangan yang rapi sejak awal. Zenind membantu para pengusaha membentuk dan mengelola bisnis mereka dengan dukungan pembentukan dan kepatuhan, yang dapat membuat pencatatan dan pengorganisasian pajak menjadi tidak terlalu rumit saat bisnis berkembang.

Bisnis yang terstruktur dengan baik lebih mudah dijalankan, lebih mudah didokumentasikan, dan lebih mudah dipertahankan jika suatu saat muncul pertanyaan pajak.

Inti Kesimpulan

Potongan pajak untuk usaha kecil dapat secara berarti menurunkan penghasilan kena pajak, tetapi hanya jika Anda memahami aturannya dan mencatat pengeluaran dengan cermat. Peluang terbesar biasanya berasal dari kategori sehari-hari seperti perlengkapan kantor, perangkat lunak, pemasaran, perjalanan, asuransi, jasa profesional, dan biaya kantor rumah yang memenuhi syarat.

Kuncinya adalah jangan menebak. Pisahkan pengeluaran bisnis dari pribadi, simpan catatan yang teratur, dan tinjau setiap kategori potongan dengan teliti. Disiplin seperti ini membantu Anda mengklaim potongan yang memang berhak Anda dapatkan tanpa menimbulkan masalah pajak yang bisa dihindari di kemudian hari.