Khấu trừ thuế cho doanh nghiệp nhỏ: Những khoản chi có thể trừ và cách theo dõi

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường bỏ lỡ số tiền đáng lẽ có thể tiết kiệm được vì không chắc những khoản chi nào đủ điều kiện khấu trừ thuế. Tin tốt là nhiều chi phí hằng ngày gắn với việc vận hành doanh nghiệp có thể được khấu trừ nếu chúng là các khoản chi thông thường, cần thiết và được ghi chép đầy đủ.

Điều đó không có nghĩa là mọi giao dịch mua đều là khoản khấu trừ. IRS phân định rõ giữa chi tiêu cho doanh nghiệp và chi tiêu cá nhân, và nhiều nhóm chi phí chỉ được khấu trừ một phần. Cách an toàn nhất là hiểu các loại chi phí chính, lưu trữ hồ sơ gọn gàng và tách biệt việc sử dụng cho doanh nghiệp với việc sử dụng cá nhân khi có thể.

Bài viết này sẽ đi qua những khoản khấu trừ phổ biến nhất của doanh nghiệp nhỏ, các quy tắc thường áp dụng và những hồ sơ bạn nên lưu để mùa thuế dễ quản lý hơn.

Quy tắc cơ bản đối với khoản khấu trừ doanh nghiệp

Nói chung, một khoản chi kinh doanh phải vừa mang tính thông thường vừa cần thiết.

• Thông thường nghĩa là phổ biến và được chấp nhận trong lĩnh vực của bạn.
• Cần thiết nghĩa là hữu ích và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Khoản chi đó cũng phải gắn với hoạt động kinh doanh, chứ không phải đời sống cá nhân. Nếu một chi phí vừa phục vụ doanh nghiệp vừa phục vụ cá nhân, thường chỉ phần dành cho doanh nghiệp mới được khấu trừ.

Sự phân biệt này rất quan trọng với nhiều khoản chi như dịch vụ internet, hóa đơn điện thoại, xe cộ, công tác và chi phí văn phòng tại nhà.

Những khoản chi doanh nghiệp nhỏ phổ biến có thể được khấu trừ

1. Không gian văn phòng và chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn thuê văn phòng, làm việc tại không gian coworking hoặc vận hành từ một địa điểm kinh doanh riêng, tiền thuê và các chi phí liên quan đến chỗ ở làm việc có thể được khấu trừ.

Đối với chủ doanh nghiệp làm việc tại nhà, khoản khấu trừ văn phòng tại nhà có thể áp dụng nếu không gian đó được dùng thường xuyên và riêng cho hoạt động kinh doanh. Trên thực tế, điều này có nghĩa là một khu vực cụ thể trong nhà phải chỉ dùng cho doanh nghiệp và được sử dụng ổn định.

Các khoản có thể được khấu trừ cho văn phòng tại nhà gồm:

• Một phần tiền thuê nhà, nếu bạn thuê nhà
• Một phần lãi vay thế chấp, thuế bất động sản, tiện ích và bảo trì, nếu bạn sở hữu nhà
• Khấu hao, trong một số trường hợp
• Chi phí sửa chữa ảnh hưởng đến khu vực dùng cho doanh nghiệp

Bạn thường có thể tính khoản khấu trừ này bằng phương pháp đơn giản hóa hoặc theo chi phí thực tế, tùy phương pháp nào cho kết quả tốt hơn và tùy hồ sơ bạn có sẵn.

Một sai lầm phổ biến là cho rằng bất kỳ cái bàn, cái ghế hay một góc phòng nào cũng đủ điều kiện. Thường thì không phải vậy. Không gian đó cần đáp ứng yêu cầu sử dụng cho kinh doanh và phải có hồ sơ chứng minh.

2. Vật dụng văn phòng và chi phí vận hành hằng ngày

Những khoản mua nhỏ có thể cộng dồn rất nhanh. Các vật dụng dùng trong quá trình kinh doanh thường được khấu trừ khi chúng liên quan trực tiếp đến hoạt động.

Ví dụ gồm:

• Giấy, bút, sổ tay, bìa kẹp và mực in
• Phí bưu chính và vật liệu vận chuyển
• Phong bì, bao bì và nhãn
• Dụng cụ nhỏ và vật tư tiêu hao
• Chi phí in ấn liên quan đến kinh doanh
• Các gói đăng ký phần mềm dùng để vận hành doanh nghiệp

Nếu một khoản mua vừa dùng cho mục đích cá nhân vừa dùng cho doanh nghiệp, hãy phân bổ một cách hợp lý và chỉ khấu trừ phần dành cho doanh nghiệp.

3. Thiết bị, công nghệ và các khoản mua tài sản cố định khác

Những khoản mua lớn thường cần cách xử lý thuế đặc biệt. Một máy tính, máy móc, nội thất hoặc tài sản bền khác có thể không được khấu trừ ngay toàn bộ trong một lần. Trong nhiều trường hợp, chi phí sẽ được ghi nhận dần thông qua khấu hao hoặc một quy tắc thuế khác như lựa chọn ghi nhận chi phí trong năm hiện tại, tùy theo tài sản và năm tính thuế.

Đây là một trong những lĩnh vực mà chủ doanh nghiệp nên chậm lại và lưu hồ sơ thật chi tiết.

Hãy theo dõi:

• Ngày mua
• Chi phí
• Tỷ lệ sử dụng cho doanh nghiệp
• Số sê-ri hoặc mô tả tài sản
• Tài sản là mới hay đã qua sử dụng
• Tài sản đã được đưa vào sử dụng trong năm tính thuế hay chưa

Mua thiết bị cho doanh nghiệp vẫn có thể mang lại lợi ích thuế, nhưng thời điểm ghi nhận khoản khấu trừ đó rất quan trọng.

4. Internet, điện thoại và tiện ích

Hầu hết doanh nghiệp nhỏ đều cần internet, điện thoại và tiện ích để hoạt động. Những khoản này có thể được khấu trừ trong phạm vi chúng được dùng cho doanh nghiệp.

Ví dụ gồm:

• Dịch vụ internet cho doanh nghiệp
• Một đường dây điện thoại dành riêng cho doanh nghiệp
• Một phần của gói điện thoại dùng chung
• Điện, sưởi hoặc nước gắn với một không gian kinh doanh đủ điều kiện

Nếu bạn dùng gói điện thoại hoặc internet cá nhân cho cả doanh nghiệp lẫn mục đích riêng, hãy có một phương pháp hợp lý để phân bổ phần dùng cho doanh nghiệp.

5. Đi công tác và di chuyển

Chi phí đi công tác có thể được khấu trừ khi chuyến đi chủ yếu phục vụ cho công việc và diễn ra xa nơi cư trú thuế thường xuyên của bạn. Điều đó có thể bao gồm phương tiện di chuyển, chỗ ở và các chi phí cần thiết khác cho chuyến đi.

Các khoản chi liên quan đến đi lại có thể được khấu trừ bao gồm:

• Vé máy bay hoặc phương tiện vận chuyển đường dài khác
• Chỗ ở
• Taxi, xe công nghệ hoặc phương tiện di chuyển địa phương trong chuyến đi
• Phí đỗ xe và phí cầu đường
• Bữa ăn trong chuyến công tác, tùy giới hạn của IRS

Việc dùng xe cho doanh nghiệp là một vấn đề riêng. Nếu bạn lái xe phục vụ công việc, bạn có thể khấu trừ theo số dặm hoặc theo chi phí xe thực tế, tùy hồ sơ bạn lưu và phương pháp được sử dụng. Việc đi từ nhà đến nơi làm việc cố định thường không được khấu trừ.

Đối với khoản khấu trừ xe, nhật ký số dặm và chi tiết chuyến đi rất quan trọng. Hồ sơ càng nhất quán thì càng dễ chứng minh khoản khấu trừ.

6. Bữa ăn cho doanh nghiệp

Trong một số tình huống kinh doanh, bữa ăn có thể được khấu trừ, nhưng thường bị giới hạn. Trong nhiều trường hợp, chỉ 50% chi phí bữa ăn được khấu trừ.

Ví dụ điển hình gồm:

• Bữa ăn trong lúc đi công tác
• Bữa ăn với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng trong bối cảnh kinh doanh thực sự
• Bữa ăn trong các cuộc họp kinh doanh, nếu chi phí đáp ứng quy định của IRS

Chi phí giải trí nhìn chung không được khấu trừ như bữa ăn, vì vậy cần tách bạch hai khoản này.

Hãy giữ hóa đơn, ngày tháng, số tiền, mục đích kinh doanh và những người có mặt.

7. Marketing và quảng cáo

Khoản chi để quảng bá công ty thường được khấu trừ. Nhóm này rất rộng và có thể bao gồm cả marketing truyền thống lẫn kỹ thuật số.

Ví dụ gồm:

• Thiết kế và bảo trì website
• Tên miền và phí hosting
• Thiết kế logo và bộ nhận diện thương hiệu
• Danh thiếp và brochure
• Quảng cáo trả phí
• Công cụ email marketing
• Quảng bá trên mạng xã hội
• Dịch vụ viết nội dung và thiết kế đồ họa

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, marketing là một trong những nhóm khấu trừ rõ ràng và quan trọng nhất vì nó hỗ trợ trực tiếp cho việc tạo doanh thu.

8. Dịch vụ chuyên môn

Chi phí thuê chuyên gia có thể được khấu trừ khi nó hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ gồm các khoản phí trả cho:

• Kế toán viên
• Nhân viên ghi sổ kế toán
• Luật sư
• Chuyên gia thuế
• Chuyên gia tư vấn
• Nhà cung cấp dịch vụ tính lương

Nếu bạn trả tiền cho một chuyên gia để giúp tuân thủ các yêu cầu về doanh nghiệp hoặc thuế, khoản phí đó có thể được đưa vào hồ sơ chi phí khấu trừ.

9. Bảo hiểm

Nhiều khoản phí bảo hiểm doanh nghiệp được khấu trừ nếu chúng bảo vệ doanh nghiệp hoặc tài sản doanh nghiệp.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm tài sản cho tài sản doanh nghiệp
• Bảo hiểm xe cho phương tiện dùng cho doanh nghiệp

Người tự kinh doanh cũng có thể đủ điều kiện để khấu trừ bảo hiểm y tế trong một số trường hợp nhất định, nhưng quy tắc rất cụ thể và phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp cũng như việc bạn có thể tham gia một chương trình bảo hiểm thông qua nơi làm việc khác hay không.

10. Tiền lương nhân viên và khoản thanh toán cho nhà thầu

Nếu bạn có nhân viên, tiền lương thường là chi phí kinh doanh được khấu trừ. Điều đó có thể bao gồm lương cố định, lương theo giờ, hoa hồng, tiền thưởng và một số phúc lợi cho nhân viên, tùy chương trình và quy tắc áp dụng.

Các khoản thanh toán cho nhà thầu cũng được khấu trừ khi đó là chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết. Tuy nhiên, các khoản này đòi hỏi phân loại và khai báo đúng.

Hồ sơ nên bao gồm:

• Tên người lao động
• Số tiền thanh toán
• Dịch vụ đã cung cấp
• Ngày thực hiện dịch vụ
• Các mẫu thuế đã phát hành, khi cần

11. Tiền thuê, lãi vay và phí ngân hàng

Nếu bạn thuê một địa điểm kinh doanh, tiền thuê thường là khoản khấu trừ khá rõ ràng.

Các chi phí tài chính khác có thể được khấu trừ gồm:

• Lãi vay kinh doanh, khi khoản nợ gắn với việc sử dụng cho doanh nghiệp
• Phí xử lý thanh toán của bên trung gian
• Phí dịch vụ tài khoản ngân hàng hằng tháng
• Phí thấu chi liên quan đến tài khoản doanh nghiệp

Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng sẽ giúp việc theo dõi nhóm chi phí này dễ hơn nhiều.

12. Giáo dục và đào tạo

Các khóa học, hội thảo, buổi đào tạo, sách và tài liệu học tập có thể được khấu trừ nếu chúng duy trì hoặc nâng cao kỹ năng dùng trong doanh nghiệp hiện tại của bạn.

Điều này không tự động bao gồm các chương trình học chuẩn bị cho một nghề hoặc lĩnh vực kinh doanh mới. Mục đích của khóa đào tạo rất quan trọng.

Ví dụ có thể đủ điều kiện:

• Hội nghị ngành nghề
• Khóa học gia hạn chứng chỉ kỹ thuật
• Phần mềm đào tạo cho các dịch vụ hiện tại của bạn
• Sách và tài liệu tham khảo liên quan đến doanh nghiệp

13. Đóng góp vào kế hoạch hưu trí

Chủ doanh nghiệp tự kinh doanh có thể được khấu trừ khoản đóng góp vào một số kế hoạch hưu trí nhất định, tùy theo quy tắc của kế hoạch và giới hạn thu nhập đủ điều kiện.

Những khoản đóng góp này có thể là một công cụ lập kế hoạch thuế rất hữu ích vì chúng giúp bạn tiết kiệm cho tương lai đồng thời có khả năng giảm thu nhập chịu thuế.

Chi tiết thay đổi theo từng loại kế hoạch, vì vậy bạn nên xem kỹ quy định trước khi đóng góp.

Những khoản chi thường bị giới hạn hoặc bị hiểu lầm

Một số nhóm chi phí thường được gọi là khấu trừ trong giao tiếp hằng ngày, nhưng quy tắc thuế lại hẹp hơn.

Mục đích sử dụng vừa cá nhân vừa kinh doanh

Nếu một khoản chi phục vụ cả mục đích cá nhân và kinh doanh, thường chỉ phần dành cho doanh nghiệp mới được khấu trừ. Điều này thường gặp với:

• Điện thoại di động
• Gói internet
• Xe cộ
• Tiện ích trong nhà
• Thiết bị máy tính dùng cho cả công việc lẫn việc riêng

Chi phí trả trước

Một số khoản chi trả trước không phải lúc nào cũng được khấu trừ ngay. Tùy theo khoản mục và quy tắc kế toán áp dụng, khoản khấu trừ có thể phải được phân bổ qua nhiều năm.

Chi phí khởi nghiệp

Các chi phí phát sinh trước khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động có thể được xử lý khác với chi phí vận hành thông thường. Một số chi phí khởi nghiệp có thể phải phân bổ dần thay vì khấu trừ toàn bộ ngay lập tức.

Quà tặng doanh nghiệp

Quà tặng doanh nghiệp thường bị giới hạn. Một món quà cảm ơn nhỏ có thể đủ điều kiện, nhưng khoản khấu trừ không phải là không giới hạn.

Những khoản thường không phải là khấu trừ doanh nghiệp

Biết rõ ranh giới ngay từ trước mùa thuế sẽ rất hữu ích.

Thường không được khấu trừ như chi phí kinh doanh:

• Quần áo cá nhân có thể mặc ngoài công việc
• Chi phí đi lại từ nhà đến nơi làm việc cố định
• Bữa ăn và giải trí cá nhân
• Chi phí sinh hoạt của gia đình
• Chi phí sức khỏe và sinh hoạt gia đình thuần túy mang tính cá nhân

Một số khoản này có thể có cách xử lý thuế khác, nhưng nhìn chung chúng không phải là khoản khấu trừ doanh nghiệp chỉ vì bạn sở hữu một công ty.

Ghi chép: phần bảo vệ khoản khấu trừ

Một khoản khấu trừ chỉ mạnh khi hồ sơ đằng sau nó đầy đủ. IRS kỳ vọng chủ doanh nghiệp ghi chép thu nhập và chi phí cẩn thận.

Ít nhất, hãy lưu:

• Hóa đơn và biên nhận
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Nhật ký số dặm
• Hợp đồng và thỏa thuận dịch vụ
• Hóa đơn tiện ích
• Hồ sơ tiền lương
• Bản sao các biểu mẫu và tờ khai thuế

Một hệ thống kế toán đơn giản còn tốt hơn là dựa vào trí nhớ. Hãy phân loại chi phí ngay khi phát sinh, không đợi đến cuối năm.

Những thói quen ghi chép thực tế gồm:

• Dùng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Tách bạch chi tiêu doanh nghiệp và cá nhân
• Lưu biên nhận điện tử trong các thư mục có tổ chức
• Ghi lại số dặm phục vụ kinh doanh ngay trong ngày bạn lái xe
• Rà soát tài khoản hằng tháng thay vì hằng năm

Vì sao việc thành lập và tuân thủ pháp lý hỗ trợ tổ chức thuế

Cách bạn cấu trúc doanh nghiệp ảnh hưởng đến việc bạn theo dõi chi phí, nộp thuế và duy trì sự tách biệt giữa tài chính doanh nghiệp và cá nhân.

Thành lập LLC hoặc công ty và duy trì tình trạng tuân thủ tốt có thể giúp bạn xây dựng một hệ thống tài chính gọn gàng ngay từ đầu. Zenind hỗ trợ doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp với các dịch vụ thành lập và tuân thủ, giúp việc ghi chép và tổ chức thuế bớt rối hơn khi doanh nghiệp phát triển.

Một doanh nghiệp được cấu trúc tốt sẽ dễ vận hành hơn, dễ ghi chép hơn và dễ bảo vệ hơn nếu sau này có câu hỏi về thuế.

Kết luận

Các khoản khấu trừ thuế cho doanh nghiệp nhỏ có thể giúp giảm đáng kể thu nhập chịu thuế, nhưng chỉ khi bạn hiểu quy tắc và theo dõi chi phí cẩn thận. Những cơ hội lớn nhất thường đến từ các nhóm chi phí hằng ngày như vật tư văn phòng, phần mềm, marketing, đi công tác, bảo hiểm, dịch vụ chuyên môn và chi phí văn phòng tại nhà đủ điều kiện.

Điều quan trọng là đừng đoán. Hãy tách biệt chi tiêu doanh nghiệp và cá nhân, lưu hồ sơ có tổ chức và xem xét từng nhóm khấu trừ một cách cẩn trọng. Kỷ luật đó giúp bạn yêu cầu đúng những khoản khấu trừ mình được hưởng mà không tạo ra rủi ro thuế không đáng có về sau.