Déductions fiscales pour petites entreprises : dépenses que vous pouvez déduire et comment les suivre

De nombreux propriétaires de petites entreprises laissent de l’argent sur la table parce qu’ils ne savent pas quelles dépenses peuvent être déduites. La bonne nouvelle, c’est que plusieurs coûts courants liés à l’exploitation d’une entreprise peuvent être déductibles s’ils sont ordinaires, nécessaires et bien documentés.

Cela ne veut pas dire que chaque achat est admissible. L’IRS trace une ligne claire entre les dépenses d’entreprise et les dépenses personnelles, et plusieurs catégories ne sont déductibles qu’en partie. La façon la plus prudente d’aborder la question consiste à comprendre les principaux types de dépenses, à tenir des dossiers propres et à séparer le plus possible l’utilisation commerciale de l’utilisation personnelle.

Ce guide présente les déductions les plus courantes pour les petites entreprises, les règles qui s’appliquent généralement et les documents que vous devriez conserver pour simplifier la période des impôts.

La règle de base pour les déductions d’entreprise

En général, une dépense d’entreprise doit être à la fois ordinaire et nécessaire.

• Ordinaire signifie courante et acceptée dans votre domaine d’activité.
• Nécessaire signifie utile et appropriée pour votre entreprise.

La dépense doit aussi être liée à votre activité d’entreprise, et non à votre vie personnelle. Si un coût est à la fois commercial et personnel, seule la portion liée à l’entreprise est habituellement déductible.

Cette distinction est importante pour un large éventail de dépenses, notamment l’accès à Internet, les factures de téléphone, les véhicules, les déplacements et les coûts liés au bureau à domicile.

Dépenses courantes pour petites entreprises que vous pourriez déduire

1. Espace de bureau et frais de bureau à domicile

Si vous louez un espace de bureau, travaillez dans un espace de travail partagé ou exploitez votre entreprise à partir d’un lieu distinct, le loyer et les coûts d’occupation connexes peuvent être déductibles.

Pour les propriétaires qui travaillent à domicile, la déduction pour bureau à domicile peut s’appliquer si l’espace est utilisé exclusivement et régulièrement pour l’entreprise. En pratique, cela signifie qu’une zone précise de la maison doit servir uniquement à l’entreprise et être utilisée de façon constante.

Les déductions possibles pour le bureau à domicile peuvent inclure :

• Une portion du loyer, si vous louez votre logement
• Une portion des intérêts hypothécaires, des taxes foncières, des services publics et de l’entretien, si vous êtes propriétaire
• L’amortissement, dans certains cas
• Les réparations qui touchent la zone utilisée pour l’entreprise

Vous pouvez souvent calculer cette déduction à l’aide de la méthode simplifiée ou des dépenses réelles, selon celle qui donne le meilleur résultat et selon les documents dont vous disposez.

Une erreur fréquente consiste à croire qu’une table, une chaise ou un coin de pièce suffit. Ce n’est généralement pas le cas. L’espace doit répondre aux exigences d’utilisation commerciale et être appuyé par des preuves.

2. Fournitures de bureau et coûts courants d’exploitation

Les petits achats s’accumulent rapidement. Les articles utilisés dans le cadre de l’entreprise sont souvent déductibles lorsqu’ils sont directement liés aux opérations.

Exemples :

• Papier, stylos, cahiers, chemises et encre d’imprimante
• Frais de poste et matériaux d’expédition
• Enveloppes, emballages et étiquettes
• Petits outils et fournitures consommables
• Coûts d’impression liés à l’entreprise
• Abonnements à des logiciels utilisés pour exploiter l’entreprise

Si un achat est à la fois personnel et commercial, répartissez-le de manière raisonnable et ne déduisez que la portion liée à l’entreprise.

3. Équipement, technologie et autres achats immobilisés

Les achats plus importants exigent souvent un traitement fiscal particulier. Un ordinateur, de la machinerie, du mobilier ou tout autre actif durable ne peut pas toujours être déduit en une seule fois. Dans de nombreux cas, le coût est récupéré graduellement au moyen de l’amortissement ou d’une autre règle fiscale, comme une option de dépense courante, selon l’actif et l’année d’imposition.

C’est l’un des domaines où les propriétaires d’entreprise devraient ralentir et conserver des dossiers détaillés.

Conservez les renseignements suivants :

• Date d’achat
• Coût
• Pourcentage d’utilisation commerciale
• Numéros de série ou description de l’actif
• Indication si l’article était neuf ou usagé
• Indication s’il a été mis en service pendant l’année d’imposition

Acheter de l’équipement pour l’entreprise peut tout de même offrir un avantage fiscal, mais le moment où la déduction est prise est important.

4. Internet, téléphone et services publics

La plupart des petites entreprises dépendent d’un accès à Internet, d’un service téléphonique et de services publics pour fonctionner. Ces dépenses peuvent être déductibles dans la mesure où elles sont utilisées pour l’entreprise.

Exemples :

• Service Internet d’entreprise
• Ligne téléphonique dédiée à l’entreprise
• Pourcentage d’un forfait téléphonique partagé
• Électricité, chauffage ou eau liés à un espace commercial admissible

Si vous utilisez un téléphone personnel ou un forfait Internet personnel à la fois pour l’entreprise et à titre personnel, prévoyez une méthode raisonnable pour répartir la part commerciale.

5. Déplacements et transport

Les déplacements d’affaires peuvent être déductibles lorsque le voyage est principalement lié à l’entreprise et effectué loin de votre domicile fiscal habituel. Cela peut inclure le transport, l’hébergement et d’autres frais de déplacement nécessaires.

Les dépenses liées aux déplacements pouvant être déductibles comprennent :

• Billets d’avion ou autre transport longue distance
• Hébergement
• Taxis, covoiturage ou transport local pendant le voyage
• Stationnement et péages
• Repas d’affaires pendant le voyage, sous réserve des limites de l’IRS

L’utilisation d’un véhicule est une question distincte. Si vous conduisez pour affaires, vous pourriez être en mesure de déduire le kilométrage ou les coûts réels du véhicule, selon vos dossiers et la méthode utilisée. Les déplacements domicile-travail vers un lieu de travail régulier ne sont généralement pas déductibles.

Pour une déduction de véhicule, les registres de kilométrage et les détails des déplacements comptent. Plus vos dossiers sont constants, plus il est facile d’appuyer la déduction.

6. Repas d’affaires

Les repas peuvent être déductibles dans certaines situations d’affaires, mais ils sont généralement limités. Dans de nombreux cas, seulement 50 % du coût du repas est déductible.

Exemples courants :

• Repas pendant un voyage d’affaires
• Repas avec des clients ou des prospects dans un véritable contexte d’affaires
• Repas pendant des réunions d’affaires, si le coût est admissible selon les règles de l’IRS

Les dépenses de divertissement ne sont généralement pas déductibles de la même façon que les repas, il est donc important de les distinguer.

Conservez le reçu, la date, le montant, la raison d’affaires et les personnes présentes.

7. Marketing et publicité

Les sommes dépensées pour promouvoir votre entreprise sont souvent déductibles. Cette catégorie est vaste et peut comprendre à la fois le marketing traditionnel et numérique.

Exemples :

• Conception et maintenance de site Web
• Frais de domaine et d’hébergement
• Conception de logo et d’image de marque
• Cartes d’affaires et brochures
• Publicités payantes
• Outils de marketing par courriel
• Promotion sur les médias sociaux
• Services de rédaction et de conception graphique

Pour de nombreuses petites entreprises, le marketing est l’une des catégories de déduction les plus claires et les plus importantes, car il soutient directement la génération de revenus.

8. Services professionnels

L’aide professionnelle peut être déductible lorsqu’elle soutient l’exploitation de votre entreprise.

Exemples de frais payés à :

• Comptables
• Tenanciers de livres
• Avocats
• Professionnels de la fiscalité
• Consultants
• Fournisseurs de services de paie

Si vous payez un professionnel pour vous aider à respecter les exigences d’affaires ou fiscales, ces frais peuvent faire partie de vos dépenses déductibles.

9. Assurance

De nombreuses primes d’assurance d’entreprise sont déductibles si elles protègent l’entreprise ou les biens de l’entreprise.

Exemples :

• Assurance responsabilité civile générale
• Assurance responsabilité professionnelle
• Assurance contre les accidents du travail
• Assurance des biens pour les actifs de l’entreprise
• Assurance automobile pour les véhicules utilisés à des fins commerciales

Les travailleurs autonomes peuvent aussi être admissibles à une déduction pour assurance maladie dans certaines circonstances, mais les règles sont précises et dépendent de la structure de l’entreprise et de l’existence ou non d’une couverture offerte par un autre employeur.

10. Salaires des employés et paiements aux entrepreneurs

Si vous avez des employés, les salaires sont généralement des dépenses d’entreprise déductibles. Cela peut comprendre le salaire, le taux horaire, les commissions, les primes et certains avantages sociaux, selon le régime et les règles applicables.

Les paiements versés aux entrepreneurs sont aussi déductibles lorsqu’ils constituent des dépenses ordinaires et nécessaires pour l’entreprise. Toutefois, ces paiements exigent une classification et une déclaration appropriées.

Les dossiers devraient inclure :

• Nom du travailleur
• Montant payé
• Service fourni
• Dates des services
• Formulaires fiscaux émis, lorsque requis

11. Loyer, intérêts et frais bancaires

Si vous louez un local commercial, le loyer est souvent une déduction simple.

D’autres coûts financiers potentiellement déductibles comprennent :

• Intérêts sur un prêt d’entreprise, lorsque la dette est liée à l’utilisation commerciale
• Frais de traitement des paiements
• Frais mensuels de service bancaire
• Frais de découvert liés au compte d’entreprise

Un compte bancaire d’entreprise distinct rend cette catégorie beaucoup plus facile à suivre.

12. Formation et perfectionnement

Les cours, ateliers, séminaires, livres et formations peuvent être déductibles s’ils maintiennent ou améliorent les compétences utilisées dans votre entreprise actuelle.

Cela n’inclut pas automatiquement la formation qui vous prépare à un nouveau métier ou à une nouvelle entreprise. L’objectif de la formation compte.

Exemples pouvant être admissibles :

• Conférences de l’industrie
• Cours de renouvellement de certification technique
• Formation sur des logiciels pour vos services actuels
• Livres et documents de référence liés à votre entreprise

13. Cotisations à un régime de retraite

Les propriétaires d’entreprise autonomes peuvent être en mesure de déduire les cotisations à certains régimes de retraite, sous réserve des règles du régime et des limites liées à la rémunération.

Ces cotisations peuvent constituer un outil de planification fiscale précieux, car elles vous aident à épargner pour l’avenir tout en réduisant potentiellement le revenu imposable.

Les détails varient selon le type de régime, il vaut donc la peine de revoir les règles avant de cotiser.

Dépenses souvent limitées ou mal comprises

Certaines catégories sont souvent considérées comme des déductions dans le langage courant, mais les règles fiscales sont plus étroites.

Utilisation mixte personnelle et commerciale

Si quelque chose sert à la fois à des fins personnelles et commerciales, seule la portion commerciale est généralement déductible. C’est souvent le cas pour :

• Téléphones cellulaires
• Forfaits Internet
• Véhicules
• Services publics du domicile
• Équipement informatique utilisé à la fois pour le travail et à des fins personnelles

Dépenses prépayées

Certaines dépenses payées d’avance ne peuvent pas toujours être déduites immédiatement. Selon l’élément et les règles comptables applicables, la déduction peut devoir être répartie sur plus d’une année.

Coûts de démarrage

Les coûts engagés avant que votre entreprise commence ses activités peuvent être traités différemment des dépenses d’exploitation normales. Certains coûts de démarrage peuvent être amortis plutôt que déduits en totalité.

Cadeaux d’affaires

Les cadeaux d’affaires sont généralement limités. Un petit cadeau de remerciement peut être admissible, mais la déduction n’est pas illimitée.

Ce qui n’est généralement pas une déduction d’entreprise

Il est utile de savoir où se situe la limite avant l’arrivée de la période des impôts.

Ne sont généralement pas déductibles comme dépenses d’entreprise :

• Les vêtements personnels qui peuvent être portés à l’extérieur du travail
• Les coûts de déplacement domicile-travail vers un lieu de travail régulier
• Les repas et divertissements personnels
• Les dépenses de subsistance familiales
• Les dépenses personnelles de santé et de ménage

Certains de ces éléments peuvent avoir un autre traitement fiscal, mais ils ne sont pas généralement des déductions d’entreprise simplement parce que vous êtes propriétaire d’une société.

Tenue de dossiers : la partie qui protège la déduction

Une déduction vaut seulement ce que valent les dossiers qui l’appuient. L’IRS s’attend à ce que les propriétaires d’entreprise documentent soigneusement leurs revenus et leurs dépenses.

Au minimum, conservez :

• Reçus et factures
• Relevés bancaires et de carte de crédit
• Registres de kilométrage
• Contrats et ententes de services
• Factures de services publics
• Registres de paie
• Copies des formulaires fiscaux et des déclarations

Un système de comptabilité simple est préférable à la mémoire. Classez les dépenses au fur et à mesure, pas seulement à la fin de l’année.

Les bonnes habitudes de tenue de dossiers comprennent :

• Utiliser un compte bancaire d’entreprise distinct
• Séparer les dépenses commerciales et personnelles
• Conserver les reçus numériques dans des dossiers organisés
• Inscrire le kilométrage d’affaires le jour même où vous conduisez
• Réviser les comptes chaque mois plutôt qu’une fois par année

Pourquoi la constitution en société et la conformité facilitent l’organisation fiscale

La structure de votre entreprise influence la façon dont vous suivez les dépenses, produisez vos déclarations et maintenez la séparation entre les finances personnelles et celles de l’entreprise.

La création d’une LLC ou d’une société, puis le maintien de son bon état, peuvent rendre plus facile la mise en place d’un système financier clair dès le départ. Zenind aide les entrepreneurs à constituer et à gérer leur entreprise grâce à des services de constitution et de conformité, ce qui peut rendre la tenue de dossiers et l’organisation fiscale moins chaotiques à mesure que l’entreprise croît.

Une entreprise bien structurée est plus simple à gérer, plus simple à documenter et plus simple à défendre si des questions fiscales surviennent.

Conclusion

Les déductions fiscales pour petites entreprises peuvent réduire de façon significative le revenu imposable, mais seulement si vous comprenez les règles et suivez les dépenses avec soin. Les meilleures occasions se trouvent généralement dans des catégories courantes comme les fournitures de bureau, les logiciels, le marketing, les déplacements, l’assurance, les services professionnels et les frais admissibles de bureau à domicile.

L’important est de ne pas deviner. Séparez les dépenses commerciales des dépenses personnelles, conservez des dossiers organisés et examinez chaque catégorie de déduction avec attention. Cette discipline vous aide à réclamer les déductions auxquelles vous avez droit sans créer de problèmes fiscaux évitables plus tard.