Malé podnikateľské daňové odpočty: výdavky, ktoré si môžete uplatniť, a ako ich sledovať

Majitelia malých podnikov často nechávajú peniaze na stole, pretože si nie sú istí, ktoré výdavky spĺňajú podmienky daňových odpočtov. Dobrá správa je, že mnohé bežné náklady spojené s prevádzkou podniku môžu byť daňovo uznateľné, ak sú bežné, nevyhnutné a riadne zdokumentované.

To však neznamená, že každá kúpa je daňový odpočet. IRS jasne oddeľuje podnikové a osobné výdavky a mnohé kategórie sú uznateľné len čiastočne. Najbezpečnejší prístup je rozumieť hlavným typom výdavkov, viesť čisté záznamy a všade, kde je to možné, oddeľovať podnikové použitie od osobného.

Tento sprievodca vysvetľuje najčastejšie odpočty pre malé podniky, pravidlá, ktoré sa zvyčajne uplatňujú, a záznamy, ktoré by ste si mali uchovávať, aby bolo daňové obdobie jednoduchšie zvládnuť.

Základné pravidlo pre podnikové odpočty

Vo všeobecnosti musí byť podnikový výdavok zároveň bežný a nevyhnutný.

• Bežný znamená, že je v danom odvetví častý a akceptovaný.
• Nevyhnutný znamená, že je pre váš podnik užitočný a primeraný.

Výdavok musí byť tiež viazaný na podnikateľskú činnosť, nie na vaše osobné potreby. Ak je náklad čiastočne podnikový a čiastočne osobný, zvyčajne je odpočítateľná iba podniková časť.

Toto rozlíšenie je dôležité pri širokej škále výdavkov vrátane internetu, telefónnych účtov, vozidiel, cestovania a nákladov na domácu kanceláriu.

Bežné výdavky malého podniku, ktoré si možno budete môcť uplatniť

1. Pracovný priestor a náklady na domácu kanceláriu

Ak si prenajímate kancelárske priestory, pracujete v zdieľanom coworkingu alebo pôsobíte zo samostatnej prevádzky, nájomné a súvisiace náklady na priestory môžu byť daňovo uznateľné.

Pre podnikateľov pracujúcich z domu môže platiť odpočet na domácu kanceláriu, ak sa priestor používa výlučne a pravidelne na podnikanie. V praxi to znamená, že konkrétna časť domácnosti musí byť používaná iba na podnikanie a to trvalo.

Medzi možné odpočty na domácu kanceláriu môžu patriť:

• Časť nájomného, ak si bývanie prenajímate
• Časť úrokov z hypotéky, dane z nehnuteľnosti, energií a údržby, ak ste vlastníkom nehnuteľnosti
• Odpisy, v niektorých prípadoch
• Opravy, ktoré sa týkajú priestoru využívaného na podnikanie

Tento odpočet môžete často vypočítať buď zjednodušenou metódou, alebo podľa skutočných nákladov, v závislosti od toho, čo je výhodnejšie a aké záznamy máte k dispozícii.

Častou chybou je predpoklad, že akýkoľvek stôl, stolička alebo roh miestnosti stačí. Zvyčajne to nestačí. Priestor musí spĺňať požiadavky na podnikové využitie a musí byť podložený záznamami.

2. Kancelárske potreby a bežné prevádzkové náklady

Malé nákupy sa rýchlo nazbierajú. Položky používané pri podnikaní sú často daňovo uznateľné, ak priamo súvisia s prevádzkou.

Príklady zahŕňajú:

• Papier, perá, zošity, zakladače a atrament do tlačiarne
• Poštovné a prepravné materiály
• Obálky, balenie a štítky
• Malé nástroje a spotrebný materiál
• Tlačové náklady súvisiace s podnikaním
• Predplatné softvéru používaného na prevádzku podniku

Ak je nákup čiastočne osobný a čiastočne podnikový, rozdeľte ho primerane a uplatnite si iba podnikovú časť.

3. Zariadenie, technológie a iné kapitálové nákupy

Väčšie nákupy často vyžadujú špeciálne daňové zaobchádzanie. Počítač, stroje, nábytok alebo iný dlhodobý majetok sa nemusí odpočítať naraz. V mnohých prípadoch sa jeho hodnota uplatňuje postupne prostredníctvom odpisov alebo iného daňového pravidla, napríklad voľby jednorazového odpisu, v závislosti od majetku a daňového roka.

V tejto oblasti by mali majitelia podnikov spomaliť a viesť podrobné záznamy.

Sledujte:

• Dátum nákupu
• Nákupnú cenu
• Percento podnikového využitia
• Sériové čísla alebo opis majetku
• Či bola položka nová alebo použitá
• Či bola uvedená do používania v danom daňovom roku

Nákup zariadenia pre podnik môže stále priniesť daňový prínos, ale záleží na načasovaní tohto odpočtu.

4. Internet, telefón a energie

Väčšina malých podnikov sa pri prevádzke spolieha na internet, telefónne služby a energie. Tieto výdavky môžu byť daňovo uznateľné v rozsahu, v akom sa používajú na podnikanie.

Príklady zahŕňajú:

• Podnikateľský internet
• Samostatnú podnikateľskú telefónnu linku
• Percento spoločného telefónneho paušálu
• Elektrinu, kúrenie alebo vodu viazanú na kvalifikovaný podnikateľský priestor

Ak používate osobný telefón alebo internetový plán na podnikové aj osobné účely, stanovte si primeraný spôsob rozdelenia podnikovej časti.

5. Cestovanie a doprava

Podnikateľské cestovanie môže byť daňovo uznateľné, keď je cesta primárne pracovná a mimo vašej bežnej daňovej adresy. Môže zahŕňať dopravu, ubytovanie a ďalšie nevyhnutné cestovné náklady.

Medzi bežne uznateľné cestovné výdavky môžu patriť:

• Lístky na lietadlo alebo iná diaľková doprava
• Ubytovanie
• Taxíky, zdieľaná jazda alebo miestna doprava počas cesty
• Parkovanie a mýto
• Podnikové jedlá počas cesty, v súlade s limitmi IRS

Používanie vozidla je samostatná téma. Ak vozidlo používate na podnikanie, môžete si uplatniť buď kilometrovné, alebo skutočné náklady na vozidlo, v závislosti od evidencie a zvolenej metódy. Dochádzanie z domu na pravidelné pracovisko zvyčajne nie je uznateľné.

Pri odpočte za vozidlo sú dôležité záznamy o najazdených kilometroch a detailoch ciest. Čím presnejšie a konzistentnejšie máte záznamy, tým ľahšie sa odpočet preukazuje.

6. Podnikové jedlá

Jedlá môžu byť v niektorých podnikateľských situáciách uznateľné, no zvyčajne sú obmedzené. V mnohých prípadoch je odpočítateľných len 50 % ceny jedla.

Typické príklady zahŕňajú:

• Jedlá počas podnikateľského cestovania
• Jedlá s klientmi alebo potenciálnymi zákazníkmi v skutočnom podnikateľskom kontexte
• Jedlá počas pracovných stretnutí, ak náklad spĺňa podmienky podľa pravidiel IRS

Výdavky na zábavu zvyčajne nie sú uznateľné tak, ako môžu byť uznateľné jedlá, preto je dôležité tieto dve kategórie odlišovať.

Uschovajte si účtenku, dátum, sumu, podnikový účel a zúčastnené osoby.

7. Marketing a reklama

Výdavky na propagáciu vašej spoločnosti sú často uznateľné. Táto kategória je široká a môže zahŕňať tradičný aj digitálny marketing.

Príklady zahŕňajú:

• Dizajn a údržbu webovej stránky
• Doménové mená a hostingové poplatky
• Návrh loga a vizuálnej identity
• Vizitky a brožúry
• Platené reklamy
• Nástroje na e-mail marketing
• Propagáciu na sociálnych sieťach
• Copywriting a grafické služby

Pre mnohé malé podniky je marketing jednou z najjasnejších a najdôležitejších kategórií odpočtov, pretože priamo podporuje tvorbu tržieb.

8. Profesionálne služby

Odborná pomoc môže byť daňovo uznateľná, ak podporuje prevádzku vášho podniku.

Príklady poplatkov zaplatených:

• Účtovníkom
• Knihovníkom účtovníctva
• Právnikom
• Daňovým odborníkom
• Konzultantom
• Poskytovateľom mzdovej agendy

Ak platíte odborníkovi za pomoc s dodržiavaním podnikových alebo daňových povinností, tieto poplatky môžu patriť medzi vaše daňovo uznateľné výdavky.

9. Poistenie

Mnohé poistné za podnikanie sú daňovo uznateľné, ak chránia podnik alebo jeho majetok.

Príklady môžu zahŕňať:

• Poistenie všeobecnej zodpovednosti
• Poistenie profesionálnej zodpovednosti
• Poistenie odškodnenia zamestnancov
• Poistenie majetku pre podnikové aktíva
• Poistenie vozidla pre vozidlá používané na podnikanie

Samostatne zárobkovo činné osoby môžu za určitých okolností spĺňať podmienky na odpočet zdravotného poistenia, pravidlá sú však špecifické a závisia od štruktúry podnikania a od toho, či je poistenie dostupné cez plán iného zamestnávateľa.

10. Mzdy zamestnancov a platby dodávateľom

Ak máte zamestnancov, mzdy sú vo všeobecnosti daňovo uznateľným výdavkom. Môže ísť o plat, hodinovú mzdu, provízie, bonusy a niektoré zamestnanecké benefity, v závislosti od plánu a platných pravidiel.

Platby dodávateľom sú tiež uznateľné, ak ide o bežné a nevyhnutné podnikové výdavky. Majte však na pamäti, že platby dodávateľom si vyžadujú správnu klasifikáciu a oznamovanie.

Záznamy by mali obsahovať:

• Meno pracovníka
• Výšku platby
• Poskytnutú službu
• Dátumy poskytnutia služby
• Daňové formuláre, ak sú potrebné

11. Nájomné, úroky a bankové poplatky

Ak si prenajímate podnikateľské priestory, nájomné je často jednoduchým odpočtom.

Ďalšie potenciálne uznateľné finančné náklady zahŕňajú:

• Úroky z podnikateľského úveru, ak je dlh spojený s podnikateľským využitím
• Poplatky za spracovanie platieb kartou
• Mesačné bankové poplatky za vedenie účtu
• Poplatky za prečerpanie súvisiace s podnikateľským účtom

Samostatný podnikateľský bankový účet túto kategóriu výrazne uľahčuje sledovať.

12. Vzdelávanie a školenia

Kurzy, workshopy, semináre, knihy a školenia môžu byť daňovo uznateľné, ak udržiavajú alebo zlepšujú zručnosti využívané vo vašom súčasnom podnikaní.

To automaticky nezahŕňa vzdelávanie, ktoré vás pripravuje na nové povolanie alebo nový podnik. Rozhodujúci je účel školenia.

Príklady, ktoré môžu spĺňať podmienky:

• Konferencie v odvetví
• Kurzy na obnovenie technickej certifikácie
• Softvérové školenia pre vaše súčasné služby
• Knihy a referenčné materiály súvisiace s vaším podnikaním

13. Príspevky do dôchodkového plánu

Majitelia samostatne zárobkovej činnosti si môžu uplatniť odpočet príspevkov do určitých dôchodkových plánov, podľa pravidiel plánu a limitov na kompenzáciu.

Tieto príspevky môžu byť cenným nástrojom daňového plánovania, pretože vám pomáhajú sporiť na budúcnosť a zároveň môžu znižovať zdaniteľný príjem.

Podrobnosti sa líšia podľa typu plánu, preto sa oplatí pred príspevkom skontrolovať pravidlá.

Výdavky, ktoré sú často obmedzené alebo nesprávne chápané

Niektoré kategórie sa v bežnej reči považujú za odpočty, no daňové pravidlá sú užšie.

Zmiešané osobné a podnikové použitie

Ak niečo slúži zároveň na osobné aj podnikové účely, zvyčajne je odpočítateľná iba podniková časť. To je bežné pri:

• Mobilných telefónoch
• Internetových paušáloch
• Vozidlách
• Domácich energiách
• Počítačovom vybavení používanom na prácu aj súkromné aktivity

Predplatené náklady

Niektoré výdavky zaplatené vopred nemožno vždy odpočítať okamžite. V závislosti od položky a účtovných pravidiel, ktoré sa uplatňujú, môže byť potrebné rozložiť odpočet na viac ako jeden rok.

Startup náklady

Náklady vzniknuté pred začiatkom prevádzky podniku sa môžu posudzovať inak ako bežné prevádzkové náklady. Niektoré startup náklady sa môžu odpisovať postupne namiesto jednorazového odpočtu.

Podnikové darčeky

Podnikové darčeky sú zvyčajne obmedzené. Malý ďakovný darček môže spĺňať podmienky, ale odpočet nie je neobmedzený.

Čo zvyčajne nie je podnikový daňový odpočet

Pomáha vedieť, kde je hranica ešte predtým, než príde daňové obdobie.

Zvyčajne nie sú daňovo uznateľné ako podnikový výdavok:

• Osobné oblečenie, ktoré sa dá nosiť aj mimo práce
• Náklady na dochádzanie z domu na pravidelné pracovisko
• Osobné jedlá a zábava
• Rodinné životné náklady
• Čisto osobné zdravotné a domácnostné výdavky

Niektoré z týchto položiek môžu mať iné daňové zaobchádzanie, ale vo všeobecnosti nie sú podnikateľskými odpočtami len preto, že vlastníte spoločnosť.

Vedenie záznamov: časť, ktorá chráni odpočet

Odpočet je len taký silný, ako záznamy, ktoré ho podporujú. IRS očakáva, že majitelia podnikov budú príjmy a výdavky dokumentovať dôsledne.

Minimálne si uchovávajte:

• Účtenky a faktúry
• Výpisy z banky a kreditnej karty
• Záznamy o najazdených kilometroch
• Zmluvy a dohody o službách
• Účty za energie
• Mzdové záznamy
• Kópie daňových formulárov a podaní

Jednoduchý systém účtovníctva je lepší než spoliehanie sa na pamäť. Kategorizujte výdavky priebežne, nie až na konci roka.

Praktické návyky pri vedení záznamov zahŕňajú:

• Používanie samostatného podnikateľského bankového účtu
• Oddelenie podnikových a osobných výdavkov
• Ukladanie digitálnych účteniek do usporiadaných priečinkov
• Zaznamenanie podnikovej jazdy v deň, keď ste išli
• Mesačnú, nie ročnú kontrolu účtov

Prečo zakladanie a dodržiavanie pravidiel pomáha s daňovou organizáciou

Spôsob, akým štruktúrujete svoj podnik, ovplyvňuje, ako sledujete výdavky, podávate dane a udržiavate oddelenie medzi podnikaním a osobnými financiami.

Založenie LLC alebo korporácie a jej udržiavanie v dobrom stave môže uľahčiť budovanie čistého finančného systému od prvého dňa. Zenind pomáha podnikateľom zakladať a spravovať firmy prostredníctvom podpory pri založení a dodržiavaní compliance, čo môže zmeniť vedenie záznamov a daňovú organizáciu na menej chaotickú, ako podnik rastie.

Dobre štruktúrovaný podnik sa ľahšie riadi, ľahšie sa dokumentuje a ľahšie obhajuje, ak sa niekedy objavia daňové otázky.

Záverečné zhrnutie

Daňové odpočty pre malé podniky môžu výrazne znížiť zdaniteľný príjem, ale len vtedy, ak rozumiete pravidlám a dôsledne sledujete výdavky. Najväčšie príležitosti zvyčajne pochádzajú z bežných kategórií, ako sú kancelárske potreby, softvér, marketing, cestovanie, poistenie, profesionálne služby a kvalifikované náklady na domácu kanceláriu.

Kľúčom je nehádacte. Oddeľujte podnikové výdavky od osobných, veďte usporiadané záznamy a každú kategóriu odpočtov posudzujte opatrne. Táto disciplína vám pomôže uplatniť si odpočty, na ktoré máte nárok, bez toho, aby ste si neskôr vytvorili zbytočné daňové problémy.