Данъчни облекчения за малък бизнес: Разходи, които можете да приспадате, и как да ги следите

Много собственици на малък бизнес оставят пари на масата, защото не са сигурни кои разходи отговарят на условията за данъчни приспадания. Добрата новина е, че много ежедневни разходи, свързани с управлението на бизнес, могат да бъдат приспадаеми, ако са обичайни, необходими и правилно документирани.

Това не означава, че всяка покупка може да се приспада. IRS прави ясна разграничителна линия между бизнес и лични разходи, а много категории са приспадаеми само частично. Най-сигурният подход е да разберете основните видове разходи, да водите чиста документация и, когато е възможно, да разделяте бизнес използването от личното.

Това ръководство разглежда най-често срещаните данъчни облекчения за малък бизнес, правилата, които обикновено се прилагат, и записите, които трябва да пазите, за да е по-лесен данъчният сезон.

Основното правило за бизнес разходи

По принцип един бизнес разход трябва да бъде едновременно обичаен и необходим.

• Обичаен означава често срещан и приет във вашата сфера.
• Необходим означава полезен и подходящ за вашия бизнес.

Разходът също трябва да е свързан с вашата бизнес дейност, а не с личния ви живот. Ако даден разход е частично бизнес и частично личен, обикновено само бизнес частта е приспадаема.

Това разграничение е важно за широк набор от разходи, включително интернет услуги, телефонни сметки, автомобили, пътувания и разходи за домашен офис.

Често срещани разходи за малък бизнес, които може да приспадате

1. Офис пространство и разходи за домашен офис

Ако наемате офис, работите в споделено пространство или оперирате от отделна бизнес локация, наемът и свързаните с помещението разходи може да са приспадаеми.

За собствениците на бизнес, които работят от вкъщи, може да се приложи приспадане за домашен офис, ако пространството се използва изключително и редовно за бизнес. На практика това означава конкретна част от дома да се използва само за бизнеса и на постоянна основа.

Възможни приспадания за домашен офис могат да включват:

• Част от наема, ако живеете под наем
• Част от лихвите по ипотека, данъците върху имота, комуналните услуги и поддръжката, ако сте собственик на жилището
• Амортизация, в някои случаи
• Ремонти, които засягат зоната, използвана за бизнес

Често можете да изчислите това приспадане чрез опростения метод или чрез действителни разходи, в зависимост от това кой вариант е по-изгоден и какви записи имате.

Честа грешка е да се предполага, че всяка маса, стол или ъгъл на стая отговаря на изискванията. Обикновено това не е така. Пространството трябва да отговаря на изискванията за бизнес употреба и да бъде подкрепено с документи.

2. Офис консумативи и ежедневни оперативни разходи

Малките покупки се натрупват бързо. Предмети, използвани в хода на бизнеса, често са приспадаеми, когато са пряко свързани с дейността.

Примери включват:

• Хартия, химикалки, тетрадки, папки и мастило за принтер
• Пощенски разходи и материали за доставка
• Пликове, опаковки и етикети
• Малки инструменти и консумативи
• Разходи за печат, свързани с бизнеса
• Абонаменти за софтуер, използван за управление на бизнеса

Ако една покупка е частично лична и частично за бизнес, разпределете я разумно и приспаднете само бизнес частта.

3. Оборудване, технологии и други капиталови покупки

По-големите покупки често изискват специално данъчно третиране. Компютър, машина, мебели или друг дълготраен актив може да не се приспада изцяло наведнъж. В много случаи разходът се признава във времето чрез амортизация или друг данъчен режим, като например избор за текущо годишно отписване, в зависимост от актива и данъчната година.

Това е една от областите, в които собствениците на бизнес трябва да внимават и да водят подробна документация.

Следете:

• Дата на покупка
• Цена
• Процент бизнес използване
• Серийни номера или описание на актива
• Дали предметът е нов или употребяван
• Дали е въведен в експлоатация през данъчната година

Покупката на оборудване за бизнеса все още може да носи данъчна полза, но моментът на приспадане е важен.

4. Интернет, телефон и комунални услуги

Повечето малки бизнеси разчитат на интернет, телефон и комунални услуги, за да работят. Тези разходи може да са приспадаеми до степента, в която се използват за бизнеса.

Примери включват:

• Бизнес интернет услуга
• Отделна бизнес телефонна линия
• Процент от комбиниран телефонен план
• Електричество, отопление или вода, свързани с квалифицирано бизнес пространство

Ако използвате личен телефон или интернет план едновременно за бизнес и лични цели, поддържайте разумен метод за разпределяне на бизнес дела.

5. Пътуване и транспорт

Бизнес пътуванията могат да бъдат приспадаеми, когато пътуването е основно по бизнес причини и е извън обичайното ви данъчно местожителство. Това може да включва транспорт, нощувки и други необходими разходи за пътуване.

Често приспадаеми разходи, свързани с пътуване, могат да включват:

• Самолетни билети или друг дългосрочен транспорт
• Нощувки
• Таксита, споделено пътуване или местен транспорт по време на пътуването
• Паркинг и пътни такси
• Бизнес хранения по време на пътуване, в рамките на ограниченията на IRS

Използването на автомобил е отделен въпрос. Ако шофирате за бизнес, може да приспадате километри или действителни автомобилни разходи, в зависимост от документацията и използвания метод. Пътуването от дома до редовното работно място по принцип не е приспадаемо.

За приспадане на автомобил разходите е важно да имате дневник на пробега и подробности за пътуванията. Колкото по-последователни са записите ви, толкова по-лесно е да защитите приспадането.

6. Бизнес хранения

Храненията могат да бъдат приспадаеми в някои бизнес ситуации, но обикновено са ограничени. В много случаи само 50% от стойността на храненето е приспадаема.

Типични примери включват:

• Хранене по време на бизнес пътуване
• Хранене с клиенти или потенциални клиенти в реален бизнес контекст
• Хранене по време на бизнес срещи, ако разходът отговаря на правилата на IRS

Разходите за развлечение по принцип не са приспадаеми по същия начин, по който могат да бъдат храненето, затова е важно да ги разграничавате.

Пазете касовата бележка, датата, сумата, бизнес целта и участниците.

7. Маркетинг и реклама

Парите, похарчени за популяризиране на компанията ви, често са приспадаеми. Тази категория е широка и може да включва както традиционен, така и дигитален маркетинг.

Примери включват:

• Дизайн и поддръжка на уебсайт
• Домейн имена и такси за хостинг
• Дизайн на лого и бранд
• Бизнес визитки и брошури
• Платени реклами
• Инструменти за имейл маркетинг
• Промоция в социалните мрежи
• Услуги по копирайтинг и графичен дизайн

За много малки бизнеси маркетингът е една от най-ясните и важни категории за приспадане, защото пряко подпомага генерирането на приходи.

8. Професионални услуги

Професионалната помощ може да бъде приспадаема, когато подпомага управлението на бизнеса ви.

Примери за такси, платени на:

• Счетоводители
• Книговодители
• Адвокати
• Данъчни специалисти
• Консултанти
• Доставчици на услуги за заплати

Ако плащате на професионалист, за да ви помогне да спазите бизнес или данъчни изисквания, тези такси може да принадлежат в записите ви за приспадаеми разходи.

9. Застраховки

Много бизнес застрахователни премии са приспадаеми, ако защитават бизнеса или бизнес имущество.

Примери могат да включват:

• Обща застраховка „Гражданска отговорност“
• Професионална застраховка „Отговорност“
• Застраховка за трудови злополуки
• Имуществена застраховка за бизнес активи
• Автомобилна застраховка за превозни средства, използвани за бизнес

Самонаетите лица може също да имат право на приспадане на здравноосигурителни премии при определени обстоятелства, но правилата са специфични и зависят от структурата на бизнеса и от това дали има достъп до покритие чрез друг работодателски план.

10. Заплати на служители и плащания към изпълнители

Ако имате служители, заплатите обикновено са приспадаеми бизнес разходи. Това може да включва заплата, почасово заплащане, комисиони, бонуси и някои придобивки за служители, в зависимост от плана и приложимите правила.

Плащанията към изпълнители също са приспадаеми, когато представляват обичайни и необходими бизнес разходи. Имайте предвид, че плащанията към изпълнители изискват правилна класификация и отчетност.

Записите трябва да включват:

• Име на работника
• Размер на плащането
• Предоставена услуга
• Дати на извършване на услугата
• Издадени данъчни формуляри, когато се изискват

11. Наем, лихви и банкови такси

Ако наемате бизнес помещение, наемът често е директно приспадаем разход.

Други потенциално приспадаеми финансови разходи включват:

• Лихви по бизнес заем, когато дългът е свързан с бизнес употреба
• Такси за картови и платежни услуги
• Месечни банкови такси
• Такси за овърдрафт, свързани с бизнес сметката

Отделна бизнес банкова сметка значително улеснява проследяването на тази категория.

12. Образование и обучение

Курсове, семинари, конференции, книги и обучения могат да бъдат приспадаеми, ако поддържат или подобряват уменията, които използвате в настоящия си бизнес.

Това не включва автоматично обучение, което ви подготвя за нова професия или нов бизнес. Целта на обучението е важна.

Примери, които може да отговарят на условията:

• Конференции в индустрията
• Курсове за подновяване на технически сертификати
• Обучение за софтуер, използван във вашите текущи услуги
• Книги и справочни материали, свързани с бизнеса ви

13. Вноски в пенсионни планове

Самонаетите собственици на бизнес могат да приспадат вноски към определени пенсионни планове, при спазване на правилата на плана и лимитите за възнаграждение.

Тези вноски могат да бъдат ценен инструмент за данъчно планиране, защото ви помагат да спестявате за бъдещето, като същевременно потенциално намалявате облагаемия доход.

Подробностите се различават според вида на плана, така че си струва да прегледате правилата, преди да внесете средства.

Разходи, които често са ограничени или неправилно разбирани

Някои категории се възприемат като данъчни облекчения в разговорния език, но данъчните правила са по-строги.

Смесено лично и бизнес използване

Ако нещо служи едновременно за лични и бизнес цели, обикновено се приспада само бизнес частта. Това е често срещано при:

• Мобилни телефони
• Интернет планове
• Автомобили
• Домашни комунални услуги
• Компютърна техника, използвана и за работа, и за лични дейности

Предплатени разходи

Някои разходи, платени предварително, не винаги могат да бъдат приспаднати веднага. В зависимост от конкретния разход и приложимите счетоводни правила, приспадането може да трябва да се разпределя за повече от една година.

Стартиращи разходи

Разходите, направени преди бизнесът да започне да работи, може да се третират различно от обикновените оперативни разходи. Някои стартиращи разходи могат да се амортизират вместо да се приспаднат наведнъж.

Бизнес подаръци

Бизнес подаръците обикновено са ограничени. Малък благодарствен подарък може да отговаря на условията, но приспадането не е неограничено.

Какво обикновено не е бизнес данъчно облекчение

Полезно е да знаете къде е границата преди данъчния сезон.

Обикновено не са приспадаеми като бизнес разход:

• Лично облекло, което може да се носи и извън работата
• Разходи за придвижване от дома до редовно работно място
• Лични храни и развлечения
• Семейни разходи за живот
• Чисто лични здравни и домакински разходи

Някои от тези разходи може да имат друго данъчно третиране, но по принцип не са бизнес приспадания само защото притежавате компания.

Водене на документация: Частта, която защитава приспадането

Приспадането е толкова добро, колкото са добри записите зад него. IRS очаква собствениците на бизнес да документират доходите и разходите внимателно.

Поне пазете:

• Касови бележки и фактури
• Банкови и кредитни извлечения
• Дневници на пробега
• Договори и споразумения за услуги
• Сметки за комунални услуги
• Записи за заплати
• Копия на данъчни формуляри и подадени декларации

Проста система за счетоводство е по-добра от това да разчитате на паметта си. Категоризирайте разходите, докато се случват, а не в края на годината.

Практични навици за водене на документация включват:

• Използване на отделна бизнес банкова сметка
• Разделяне на бизнес и лични разходи
• Запазване на дигитални касови бележки в организирани папки
• Записване на бизнес пробега в деня, в който шофирате
• Преглед на сметките всеки месец, а не веднъж годишно

Защо учредяването и съответствието помагат с данъчната организация

Начинът, по който структурирате бизнеса си, влияе върху това как следите разходите, подавате данъци и поддържате разделение между бизнес и лични финанси.

Учредяването на LLC или корпорация и поддържането им в добро състояние може да улесни изграждането на чиста финансова система от самото начало. Zenind помага на предприемачите да учредяват и управляват бизнеса си чрез услуги за учредяване и съответствие, което може да направи воденето на документация и данъчната организация по-малко хаотични с растежа на бизнеса.

Добре структурираният бизнес е по-лесен за управление, по-лесен за документиране и по-лесен за защита, ако някога възникнат данъчни въпроси.

Финален извод

Данъчните облекчения за малък бизнес могат осезаемо да намалят облагаемия доход, но само ако разбирате правилата и следите разходите внимателно. Най-големите възможности обикновено идват от ежедневни категории като офис консумативи, софтуер, маркетинг, пътувания, застраховки, професионални услуги и квалифицирани разходи за домашен офис.

Ключът е да не гадаете. Разделяйте бизнес от лични разходи, пазете организирани записи и преглеждайте внимателно всяка категория приспадане. Тази дисциплина ви помага да заявите приспаданията, на които имате право, без да създавате предотвратими данъчни проблеми по-късно.