Как да издадете Form 1099 на LLC: правилата на IRS, Form 1099-NEC срещу 1099-MISC и срокове

Да знаете кога да издадете Form 1099 на LLC е важно за всеки бизнес, който наема външна помощ, плаща на изпълнители или работи с доставчици на професионални услуги. Отговорът не е толкова прост, колкото „всички LLC получават 1099“. IRS третира LLC по различен начин в зависимост от това как са облагани, какъв вид плащане сте извършили и кой формуляр се изисква.

Ако обработите процеса правилно, намалявате риска от санкции, избягвате пропуснати срокове за подаване и поддържате по-точни записи в края на годината. Ако допуснете грешка, може да подадете неточна информация за плащанията, да издадете ненужни формуляри или да не отчетете доход, който е трябвало да бъде включен в правилната декларация.

Това ръководство обяснява кога LLC трябва да получи 1099, кой формуляр да използвате, как да съберете правилната данъчна информация и как да подадете без често срещани грешки.

Краткият отговор: не всяко LLC получава 1099

LLC е правна бизнес структура, но за федерални данъчни цели може да бъде класифицирано по няколко различни начина. Тази класификация определя дали е необходим 1099.

Обикновено:

• LLC, облагано като партньорство или като disregarded entity, обикновено се декларира с 1099, ако сте го платили за услуги, подлежащи на деклариране, или за други покрити плащания.
• LLC, облагано като C corporation или S corporation, по правило не се декларира с 1099 за обичайни плащания към изпълнители.
• Все пак има изключения, особено при правни и медицински плащания.

Най-важното правило на IRS не е щатското обозначение при учредяването на LLC. Важното е как LLC се третира за федерални данъчни цели.

Защо данъчната класификация на LLC е важна

LLC може да бъде облагано като:

• disregarded entity, ако има един собственик и не е избрало корпоративно облагане
• партньорство, ако има повече от един член и не е избрало корпоративно облагане
• C corporation, ако е избрало корпоративно облагане
• S corporation, ако е избрало облагане като S corporation

Тази класификация променя начина, по който отчитате плащанията.

LLC с един собственик

LLC с един собственик често се третира като disregarded entity за целите на данъка върху доходите. На практика това означава, че 1099 често се издава на името и с данъчния идентификационен номер на собственика, а не само на името на LLC, в зависимост от начина, по който е попълнен W-9.

LLC с няколко собственици

LLC с няколко члена обикновено се третира като партньорство, освен ако не е избрало да се облага като корпорация. Партньорствата обикновено се декларират с 1099, когато получават бизнес плащания, подлежащи на отчетност.

LLC, облагани като корпорации

Ако LLC е избрало да се облага като C corporation или S corporation, повечето обичайни плащания към изпълнители не се отчитат във Form 1099-NEC или Form 1099-MISC.

Кои плащания към LLC обикновено изискват 1099?

1099 обикновено се използва за бизнес плащания, извършени в рамките на търговска или стопанска дейност. Чести примери са:

• Фрийланс или договорен труд
• Консултантски хонорари
• Професионални услуги
• Наеми
• Авторски възнаграждения
• Някои плащания към адвокати
• Някои медицински и здравни плащания

За услуги на изпълнители основният формуляр обикновено е Form 1099-NEC.

Form 1099-NEC срещу Form 1099-MISC

Изборът на правилния формуляр е също толкова важен, колкото и решението дали изобщо се изисква формуляр.

Използвайте Form 1099-NEC за nonemployee compensation

Form 1099-NEC е стандартният формуляр за плащане на лице, което не е служител, за услуги в рамките на вашата търговска или стопанска дейност. Това обикновено включва:

• Независими изпълнители
• Фрийлансъри
• Консултанти
• Доставчици на ремонтни или сервизни услуги
• Други доставчици на услуги, които не са служители

Ако общата сума за годината е поне 600 USD, обикновено ще издадете Form 1099-NEC.

Използвайте Form 1099-MISC за определени други плащания

Form 1099-MISC се използва за различни категории, включително:

• Наеми
• Авторски възнаграждения
• Плащания за награди и отличия
• Някои други доходи
• Брутни суми, платени на адвокати
• Медицински и здравни плащания в някои случаи

Ако плащате на LLC за услуги, обикновено първо трябва да мислите за 1099-NEC. Ако плащането е за нещо друго, 1099-MISC може да е правилният формуляр.

Кога LLC е освободено от 1099

Честа грешка е да се предполага, че всяко плащане към LLC автоматично изисква 1099. Това не е вярно.

LLC често е освободено, когато:

• е облагано като C corporation или S corporation и плащането е стандартно бизнес плащане за услуги
• плащането е направено с кредитна карта, дебитна карта или чрез определени мрежи за плащания от трети страни, които обикновено се отчитат чрез Form 1099-K вместо 1099-NEC или 1099-MISC
• плащането е за стоки или други неподлежаащи на отчетност позиции
• плащането не достига прага за отчетност за съответния формуляр

Все пак някои корпоративно облагани LLC остават подлежащи на отчетност за конкретни видове плащания, така че и класификацията, и категорията на плащането имат значение.

Какво да поискате преди да платите на LLC

Най-сигурният начин да издадете правилния 1099 е да съберете правилната данъчна информация преди да платите на доставчика.

Поискайте Form W-9

Помолете LLC да попълни Form W-9 преди да извършите плащане. Попълненият W-9 ви помага да потвърдите:

• Юридическо име
• Търговско име, ако има такова
• Данъчна класификация
• Данъчен идентификационен номер
• Статут за backup withholding, ако е приложимо

Прегледайте данъчната класификация във W-9

W-9 показва дали LLC се третира като:

• партньорство
• корпорация
• disregarded entity
• друга данъчна класификация

Това е информацията, която ви е нужна, за да решите дали LLC подлежи на отчетност.

Запазете копие на W-9

Съхранявайте W-9 заедно с досието на доставчика. Ако IRS по-късно постави под въпрос подадена декларация, W-9 подкрепя решението ви дали сте издали 1099 или не.

Как да издадете 1099 на LLC стъпка по стъпка

1. Потвърдете, че плащането е свързано с бизнеса

Само плащанията, направени в рамките на вашата търговска или стопанска дейност, се отчитат във формулярите 1099. Личните плащания не се отчитат.

2. Определете данъчната класификация

Използвайте W-9, за да определите как LLC се третира за федерални данъчни цели.

3. Решете дали плащането подлежи на отчетност

Задайте си три въпроса:

• Плащането било ли е за услуги или друга отчетна категория?
• Достигнала ли е сумата прага на IRS?
• LLC освободено ли е поради данъчната си класификация или защото типът плащане е изключен?

4. Изберете правилния формуляр

• Използвайте Form 1099-NEC за nonemployee compensation и адвокатски хонорари
• Използвайте Form 1099-MISC за наеми, авторски възнаграждения, някои брутни плащания към адвокати, медицински и здравни плащания и други отчетни разходи от категория misc

5. Използвайте правилното юридическо име и TIN

Въведете името и данъчния идентификационен номер точно както са посочени във W-9. Ако LLC е disregarded entity, това обикновено означава да използвате информацията на собственика според указанията във W-9.

6. Проверете прага в долари

За повечето плащания по 1099-NEC към изпълнители прагът за отчетност е 600 USD или повече през календарната година.

За много категории по 1099-MISC прагът също е 600 USD, макар че някои полета имат различни прагове.

7. Подайте и предоставете формуляра навреме

Крайният срок на IRS зависи от формуляра:

• Form 1099-NEC обикновено е дължим към IRS и получателя до 31 януари
• Form 1099-MISC обикновено е дължим към получателя до 31 януари, като подаването към IRS е до 28 февруари при хартиено подаване или 31 март при електронно подаване

Ако крайният срок се пада в почивен ден или официален празник, датата се измества към следващия работен ден.

Често срещани грешки, които бизнесите допускат

Да се предполага, че всички LLC са освободени

Много собственици на бизнес чуват, че корпорациите не получават 1099, и предполагат, че това включва всяко LLC. Това не е така. LLC, облагано като партньорство или disregarded entity, често все още подлежи на отчетност.

Да се използва името на LLC, когато W-9 изисква името на собственика

При disregarded entity IRS очаква W-9 и информацията за получателя да бъдат попълнени правилно. Ако данните във формуляра за получателя са грешни, 1099 също може да е грешен.

Да се бъркат 1099-NEC и 1099-MISC

Услугите на изпълнители обикновено се отчитат във 1099-NEC, а не във 1099-MISC. Неправилната класификация на плащането може да създаде проблеми при подаването и объркване за получателя.

Да се забравя за отчетността по 1099-K

Ако сте платили с карта или чрез определени платформи на трети страни, плащането може да бъде отчетено във Form 1099-K вместо това. Не отразявайте едно и също плащане два пъти в грешен формуляр.

Да се пропуска срокът

Отчитането в края на годината се случва бързо. Оставянето за последния момент увеличава риска от непълни W-9, неточни общи суми и закъсняло подаване.

Да се игнорират правилата за backup withholding

Ако доставчик не ви даде валиден TIN, може да се приложи backup withholding. В такъв случай може да се наложи да удържите и отчетете плащането, дори сумата да е малка.

Практически контролен списък за издаване на 1099 на LLC

Преди да подадете, потвърдете всеки от тези елементи:

• Плащането е направено в рамките на бизнеса
• Плащането подлежи на отчетност според правилата на IRS
• Получили сте попълнен Form W-9
• Потвърдили сте федералната данъчна класификация на LLC
• Избрали сте правилния формуляр, 1099-NEC или 1099-MISC
• Въвели сте правилното име и TIN
• Сумирали сте правилно плащанията за годината
• Предоставили сте копието за получателя до крайния срок
• Подали сте към IRS до правилния краен срок

Примери

Пример 1: LLC на фрийлансър с един собственик

Наемате уеб дизайнер, който работи като LLC с един собственик и плаща за хостинг поддръжка и дизайнерска работа. Ако LLC е disregarded entity и годишните плащания за услуги са 600 USD или повече, обикновено ще издадете Form 1099-NEC, използвайки информацията от W-9.

Пример 2: LLC с няколко собственици, облагано като партньорство

Плащате на консултантска фирма, организирана като LLC с няколко члена, за маркетингова стратегия. Ако е облагано като партньорство и сте платили поне 600 USD през годината, плащането обикновено подлежи на отчетност във Form 1099-NEC.

Пример 3: LLC, облагано като S corporation

Плащате на LLC, което е избрало статут на S corporation, за обичайни услуги. В много случаи това плащане не се отчита във Form 1099-NEC. Но все пак трябва да проверите W-9 и точния вид на плащането, преди да вземете решение.

Пример 4: Плащания за правни услуги

Ако плащате на LLC, което предоставя правни услуги, правилото за отчетност може да е различно от общото корпоративно изключение. Правните услуги често остават подлежащи на отчетност, така че не приемайте, че LLC е освободено само защото е облагано като корпорация.

Защо това е важно за растящите бизнеси

Правилното издаване на 1099 е част от базовото съответствие при работа с доставчици. То също така ви помага да изградите по-чисти финансови системи от самото начало. Когато бизнесът ви расте, същите записи, които подкрепят данъчните декларации, подпомагат и по-добро счетоводство, по-лесно управление на доставчици и по-малко изненади в края на годината.

Това е особено важно за основатели, които все още решават как да структурират компаниите си. Ако създавате нов бизнес, си струва да изберете правилния тип юридическо лице отрано и да поддържате данъчните записи организирани от първия ден.

Финални изводи

Издаването на 1099 на LLC зависи от федералната данъчна класификация, вида на плащането и това дали плащането достига прага за отчетност. Обикновено LLC, облагани като партньорства или disregarded entities, по-често получават 1099, докато LLC, облагани като корпорации, обикновено не получават, освен в специфични ситуации.

Най-сигурният процес е прост:

• Първо съберете W-9
• Потвърдете данъчния статус на LLC
• Изберете правилния формуляр
• Подайте навреме
• Съхранявайте записи, които подкрепят решението ви

При съмнение потвърдете фактите с квалифициран данъчен специалист или с указанията на IRS преди подаване. Малките грешки при отчетността по 1099 са лесни за избягване, но по-трудни за коригиране след крайния срок.