Proč ředitelé delawarských korporací nemohou hlasovat na zasedání představenstva prostřednictvím zmocněnce

Pro zakladatele, ředitele a majitele malých firem může správa představenstva na papíře vypadat jednoduše. Svolá se zasedání, je dosaženo usnášeníschopnosti a ředitelé hlasují o dalším směřování společnosti. Jedna běžná otázka však často vyvolává zmatek: může ředitel, který se nemůže zúčastnit zasedání, zmocnit jinou osobu, aby hlasovala jeho jménem?

Podle korporačního práva státu Delaware je odpověď obecně ne. Ředitel nemůže na zasedání představenstva hlasovat prostřednictvím zmocněnce. Důvodem není formální technikalita. Odráží základní princip správy společnosti: od ředitelů se očekává, že budou vykonávat vlastní úsudek osobně, poté co se účastnili diskuse a zvážili informace předložené představenstvu.

Pro společnosti založené v Delaware je pochopení tohoto pravidla důležité při přípravě stanov, plánování zasedání, řízení usnášeníschopnosti i při rozhodování, zda má představenstvo jednat na zasedání nebo písemným souhlasem. Důležité je to také pro zakladatele, kteří využívají platformu jako Zenind, protože čisté korporační záznamy začínají jasným pochopením toho, jak funguje pravomoc představenstva.

Co znamená hlasování prostřednictvím zmocněnce

Hlasování prostřednictvím zmocněnce je známé v kontextu akcionářů. Akcionáři mohou často zmocnit jinou osobu, aby hlasovala jejich akcie na valné hromadě. Takové uspořádání dává smysl, protože akcionáři každodenně neřídí společnost; vykonávají vlastnická práva prostřednictvím hlasovací síly navázané na akcie.

Hlasování ředitelů je odlišné.

Ředitel není jen pasivní hlasující osoba. Ředitel se účastní projednávání, klade otázky, zvažuje podklady, porovnává různé možnosti a pomáhá utvářet kolektivní úsudek představenstva. Zmocněnec by oddělil hlas od osobní účasti ředitele na zasedání, což je v rozporu s tím, jak je představenstvo podle práva Delaware navrženo k fungování.

Proč Delaware zakazuje hlasování ředitelů prostřednictvím zmocněnce

Korporační právo Delaware nahlíží na jednání představenstva jako na deliberativní proces. Od ředitelů se očekává, že budou před rozhodnutím informovaní, a právě na zasedání představenstva tento proces probíhá. Ujednání o zmocněnci by umožnilo nepřítomnému řediteli delegovat samotný akt hlasování bez účasti na diskusi, která hlasování předchází.

To je problém z několika důvodů:

• oslabuje to kolektivní rozhodovací proces představenstva,
• snižuje to hodnotu živé debaty mezi řediteli,
• vytváří to nejistotu, zda hlas odráží vlastní úsudek ředitele,
• může to narušit politické a právní zásady, na nichž jsou pravidla správy představenstva Delaware postavena.

Zákon se snaží chránit kvalitu rozhodování představenstva, ne jen mechaniku sčítání hlasů. Zasedání představenstva má být více než pouhá formalita.

Účast může být vzdálená, ale musí jít o skutečnou účast

Pravidlo proti hlasování prostřednictvím zmocněnce neznamená, že ředitel musí být vždy fyzicky přítomen v zasedací místnosti. Právo Delaware umožňuje ředitelům účastnit se prostřednictvím konferenčního telefonu nebo jiných komunikačních prostředků, pokud se všichni účastnící mohou navzájem slyšet.

V praxi je to důležité.

Pokud ředitel cestuje, pracuje na dálku nebo se nemůže zúčastnit osobně, může být i tak pro právní účely přítomen, pokud formát zasedání umožňuje účast v reálném čase. Jinými slovy, právo se přizpůsobuje moderním komunikačním nástrojům, ale nedovoluje, aby roli ředitele převzal někdo jiný.

Účast na dálku není zmocnění. Je to stále osobní účast ředitele na zasedání.

Usnášeníschopnost stále rozhoduje o tom, zda může představenstvo jednat

I když zmocněnec nemůže nahradit nepřítomného ředitele, právo Delaware dává představenstvům flexibilitu prostřednictvím pravidel o usnášeníschopnosti.

U běžné delawarské korporace tvoří usnášeníschopnost většina celkového počtu ředitelů, pokud osvědčení o založení nebo stanovy nestanoví jinak. Pokud to řídicí dokumenty dovolují, může být usnášeníschopnost nastavena níže, ale ne pod jednu třetinu celkového počtu ředitelů.

To je důležité, protože představenstvo může přijímat platná rozhodnutí jen tehdy, je-li přítomna usnášeníschopnost.

Například pokud má představenstvo sedm ředitelů, většinová usnášeníschopnost obvykle znamená, že musí být přítomni čtyři ředitelé. Jakmile je této usnášeníschopnosti dosaženo, může představenstvo rozhodovat požadovanou většinou přítomných ředitelů, pokud řídicí dokumenty nevyžadují vyšší práh.

Tato struktura dává společnostem praktický způsob fungování i v době, kdy je jeden nebo více ředitelů nedostupných, aniž by bylo nutné sahat po hlasování prostřednictvím zmocněnce.

Písemný souhlas je hlavní alternativou k zasedání

Když se představenstvo nemůže sejít na živém zasedání, právo Delaware poskytuje další cestu: jednání písemným souhlasem.

Souhlasí-li se všichni ředitelé písemně nebo prostřednictvím elektronického přenosu a je-li souhlas řádně založen do korporačních záznamů, může představenstvo přijmout rozhodnutí bez konání zasedání. Často jde o nejčistší řešení, když je třeba jednat rychle nebo když se představenstvo na věci již shoduje.

Písemný souhlas se od hlasování prostřednictvím zmocněnce zásadně liší:

• zmocněnec se snaží umožnit, aby někdo jiný hlasoval za nepřítomného ředitele na zasedání,
• písemný souhlas umožňuje řediteli osobně schválit jednání bez účasti na zasedání.

Tento rozdíl zachovává pravomoc představenstva a zároveň předchází problémům, které vznikají, když hlas odevzdává osoba, která není daným ředitelem.

Proč je toto pravidlo důležité pro zakladatele a malé firmy

Nové společnosti se často soustředí na zakladatelské dokumenty, vlastnickou strukturu a lhůty pro plnění povinností, ale postupy představenstva mohou být časem stejně důležité. Jak firma roste, představenstvo může schvalovat bankovní oprávnění, emise podílů či akcií, jmenování vedoucích pracovníků, úvěry, významné smlouvy nebo změny dokumentů společnosti.

Pokud je proces představenstva nedbalý, může společnost později čelit zbytečným problémům:

• zápisy nemusí odrážet platné rozhodnutí,
• hlasování může být napadeno jako procesně vadné,
• investoři se mohou ptát, zda byla schválení představenstva řádně získána,
• interní záznamy správy společnosti mohou být obtížné rekonstruovat.

Proto by měl být proces představenstva nastaven správně od samého začátku. Společnosti zakládané přes Zenind mohou využít nástroje pro založení a dodržování povinností, aby měly korporační záznamy uspořádané a v souladu s požadavky Delaware.

Častá nedorozumění ohledně zmocněnců ředitelů

Objevuje se několik opakujících se omylů.

„Když ředitel řekne někomu, jak má hlasovat, mělo by to platit.“

Ne na zasedání představenstva. I když zmocněnec přesně dodrží pokyny, hlas stále není osobní účastí ředitele na zasedání.

„Když akcionáři mohou používat zmocněnce, ředitelé by také měli.“

Role jsou odlišné. Akcionáři vykonávají vlastnická práva; ředitelé vykonávají správu a fiduciární úsudek.

„Když se všichni předem shodnou, neměl by zmocněnec vadit.“

Předchozí dohoda nemění právní strukturu. Pokud má představenstvo jednat bez zasedání, správnou cestou je písemný souhlas.

„Když se ředitel připojí po telefonu, je to v podstatě totéž.“

Účast na dálku je povolena, protože se ředitel stále osobně účastní zasedání. To není totéž jako delegování hlasu na jinou osobu.

Praktické zásady správy pro delawarské korporace

Aby byla rozhodnutí představenstva čistá a obhajitelná, měly by společnosti dodržovat několik základních postupů:

• zakotvit postupy zasedání představenstva do stanov,
• před hlasováním ověřit usnášeníschopnost,
• používat nástroje pro účast na dálku, když je to potřeba, ale řádně to dokumentovat,
• používat písemný souhlas, když zasedání není nutné nebo je nepraktické,
• uchovávat zápisy, souhlasy a usnesení v korporačních záznamech,
• vyhýbat se neformálním zkratkám, které by později mohly zpochybnit pravomoc představenstva.

Tyto návyky jsou zvlášť důležité pro startupy, společnosti s omezeným počtem vlastníků a podniky s řediteli na různých místech.

Jak Zenind podporuje lepší správu společnosti

Zenind pomáhá podnikatelům zakládat a spravovat americké obchodní entity prostřednictvím nástrojů, které podporují průběžné dodržování povinností. U delawarských korporací to znamená víc než jen vyřízení zakladatelských dokumentů. Znamená to také udržovat pořádek v záznamech a postupech, které pomáhají společnosti fungovat správně i po založení.

Když zakladatelé rozumějí tomu, jak spolu souvisejí zasedání představenstva, usnášeníschopnost, písemný souhlas a účast ředitelů, je menší pravděpodobnost, že vytvoří zbytečné problémy v řízení společnosti. To je cenné ať už společnost získává kapitál, jmenuje vedoucí pracovníky, uzavírá smlouvy nebo se připravuje na růst.

Závěr

Ředitel delawarské korporace obecně nemůže na zasedání představenstva hlasovat prostřednictvím zmocněnce. Právo vyžaduje osobní účast ředitele, a to buď fyzicky, nebo prostřednictvím povolené vzdálené komunikace, protože rozhodování představenstva závisí na projednávání a informovaném úsudku.

Pokud se ředitel nemůže zúčastnit, má společnost obvykle dvě rozumné možnosti: dosáhnout usnášeníschopnosti s řediteli, kteří se mohou účastnit, nebo použít jednomyslný písemný souhlas, pokud to situace umožňuje. Tyto mechanismy zachovávají integritu rozhodování představenstva, aniž by z ředitelů dělaly nepřítomné hlasující osoby.

Pro zakladatele budující delawarskou korporaci je nejbezpečnější přístup nastavit správné postupy správy od začátku, udržovat čisté záznamy a pro každé rozhodnutí používat správný právní mechanismus.

Tento článek slouží pouze k obecným informačním účelům a nepředstavuje právní poradenství. V konkrétních otázkách týkajících se hlasování představenstva, stanov, usnášeníschopnosti nebo správy delawarské korporace se obraťte na kvalifikovaného právníka.