Είναι Εκτελεστές οι Προφορικές Συμφωνίες; Τι Πρέπει να Γνωρίζουν οι Νέοι Επιχειρηματίες

Μια χειραψία, ένα τηλεφώνημα ή μια σύντομη ανταλλαγή μηνυμάτων μπορεί να δώσουν την αίσθηση ότι μια συμφωνία έχει ήδη κλείσει. Στις επιχειρήσεις, αυτός ο άτυπος τρόπος είναι συνηθισμένος, ειδικά όταν οι ιδρυτές κινούνται γρήγορα, συνεργάζονται με προμηθευτές ή προσπαθούν να κρατήσουν μια νέα εταιρεία «ελαφριά». Όμως το νομικό ερώτημα είναι πιο σύνθετο: πότε μια προφορική συμφωνία γίνεται πραγματικά εκτελεστή;

Η σύντομη απάντηση είναι ότι οι προφορικές συμβάσεις μπορεί να είναι έγκυρες, αλλά συχνά είναι δύσκολο να αποδειχθούν και, σε ορισμένες περιπτώσεις, ο νόμος απαιτεί έγγραφη συμφωνία. Για τους επιχειρηματίες, αυτή η διάκριση έχει σημασία. Μια startup μπορεί να αποφύγει δαπανηρές διαφωνίες αν βάλει τις βασικές δεσμεύσεις γραπτώς πριν αλλάξουν χέρια τα χρήματα, αρχίσει η εργασία ή μοιραστεί η ιδιοκτησία.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πότε μια προφορική σύμβαση μπορεί να είναι εκτελεστή, πότε συνήθως δεν είναι και γιατί οι γραπτές συμφωνίες είναι η ασφαλέστερη επιλογή για τους επιχειρηματίες.

Τι κάνει μια σύμβαση εκτελεστή;

Μια σύμβαση είναι γενικά εκτελεστή όταν συντρέχουν τρία στοιχεία:

• Πρόταση
• Αποδοχή
• Αντάλλαγμα

Αυτά τα στοιχεία μπορούν να υπάρξουν σε μια συζήτηση, όπως ακριβώς και σε ένα υπογεγραμμένο έγγραφο.

1. Πρόταση

Η πρόταση είναι μια σαφής προσφορά για να γίνει κάτι με συγκεκριμένους όρους. Πρέπει να είναι αρκετά σαφής ώστε η άλλη πλευρά να καταλαβαίνει τι προσφέρεται.

Για παράδειγμα, το να πεις: «Θα σου πουλήσω 100 ειδικά χαρτοκιβώτια προς 2 δολάρια το καθένα, με παράδοση την επόμενη Παρασκευή», είναι πολύ πιο κοντά σε πραγματική πρόταση από το να πεις: «Ίσως μπορέσω να βρω κάποια συσκευασία σύντομα».

2. Αποδοχή

Η αποδοχή σημαίνει ότι η άλλη πλευρά συμφωνεί με τους ακριβείς όρους. Αν ένα μέρος αλλάξει τους όρους, αυτό συνήθως δεν είναι αποδοχή. Είναι αντιπρόταση.

Για παράδειγμα, το «Ναι, συμφωνώ για 100 χαρτοκιβώτια προς 2 δολάρια το καθένα, με παράδοση την επόμενη Παρασκευή» είναι αποδοχή. Αλλά το «Μπορώ να το κάνω αν με πληρώσεις προκαταβολικά» αλλάζει τη συμφωνία και μπορεί να δημιουργεί νέα πρόταση αντί γι' αποδοχή.

3. Αντάλλαγμα

Το αντάλλαγμα είναι η ανταλλαγή αξίας που καθιστά τη συμφωνία σύμβαση. Κάθε πλευρά πρέπει να δίνει ή να υπόσχεται κάτι με νομική αξία.

Αυτή η αξία δεν χρειάζεται να είναι χρήματα. Μπορεί να είναι αγαθά, υπηρεσίες, πρόσβαση, δικαιώματα ή υπόσχεση να ενεργήσει ή να μην ενεργήσει κάποιος. Το σημαντικό είναι ότι και οι δύο πλευρές δίνουν κάτι.

Αν η μία πλευρά δίνει υπόσχεση και η άλλη δεν προσφέρει τίποτα σε αντάλλαγμα, μπορεί να μην υπάρχει εκτελεστή σύμβαση.

Μπορεί μια προφορική σύμβαση να είναι έγκυρη;

Ναι, μια προφορική σύμβαση μπορεί να είναι έγκυρη εφόσον υπάρχουν τα απαιτούμενα στοιχεία και κανένας νόμος δεν απαιτεί η σύμβαση να είναι γραπτή.

Ωστόσο, η εκτελεστότητα και η αποδεικτική δυνατότητα είναι διαφορετικά ζητήματα. Μια προφορική συμφωνία μπορεί να είναι νομικά έγκυρη, αλλά αν αργότερα οι πλευρές διαφωνήσουν, μπορεί να είναι δύσκολο να αποδειχθεί με ακρίβεια τι είχε υποσχεθεί η κάθε πλευρά.

Από εκεί ξεκινούν πολλές επιχειρηματικές διαφορές. Η μία πλευρά θυμάται μια πλήρη συμφωνία. Η άλλη θυμάται διαφορετική τιμή, προθεσμία, εύρος εργασίας ή ημερομηνία παράδοσης.

Για έναν επιχειρηματία, το πρόβλημα δεν είναι μόνο αν ο νόμος αναγνωρίζει μια προφορική σύμβαση. Το πραγματικό ζήτημα είναι αν η συμφωνία μπορεί να αποδειχθεί με αρκετή σαφήνεια ώστε να σταθεί σε μια διαφορά.

Πότε ο νόμος συνήθως απαιτεί γραπτή σύμβαση

Ακόμη και αν οι πλευρές είχαν την πρόθεση να κλείσουν συμφωνία, ορισμένες συμφωνίες γενικά πρέπει να είναι γραπτές για να είναι εκτελεστές. Αυτός ο κανόνας συνδέεται συχνά με το Statute of Frauds, αν και οι ειδικές απαιτήσεις μπορεί να διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Συμβάσεις που δεν μπορούν να ολοκληρωθούν μέσα σε ένα έτος
• Συμβάσεις για την πώληση ακινήτων
• Πολλές συμβάσεις για αγαθά πάνω από ορισμένο χρηματικό όριο σύμφωνα με τον UCC
• Συμφωνίες εγγύησης ή υποσχέσεις για πληρωμή χρέους άλλου προσώπου

Επειδή η πολιτειακή νομοθεσία μπορεί να διαφέρει, οι ιδρυτές δεν πρέπει να υποθέτουν ότι μια προφορική συμφωνία θα αντέξει σε νομικό έλεγχο μόνο επειδή οι δύο πλευρές έδωσαν τα χέρια ή αντάλλαξαν μηνύματα.

Γιατί οι προφορικές συμφωνίες δημιουργούν προβλήματα για startups

Οι επιχειρήσεις στα πρώτα στάδια συχνά βασίζονται σε άτυπες διευθετήσεις. Ένας ιδρυτής μπορεί να ζητήσει από έναν συνεργάτη να ξεκινήσει αμέσως. Ένας πελάτης μπορεί να πει «προχώρα και στείλ' το». Ένας φίλος μπορεί να συμφωνήσει να βοηθήσει με branding ή ανάπτυξη λογισμικού χωρίς επίσημη γραφειοκρατία.

Αυτή η ταχύτητα είναι κατανοητή, αλλά μπορεί να δημιουργήσει κίνδυνο.

Συνήθεις επιχειρηματικές διαφορές που αφορούν προφορικές συμφωνίες

• Οι όροι πληρωμής αμφισβητούνται αφού ολοκληρωθεί η εργασία
• Ένας προμηθευτής ισχυρίζεται υψηλότερη τιμή από αυτή που περίμενε ο ιδρυτής
• Ένας πάροχος υπηρεσιών λέει ότι το εύρος της εργασίας ήταν ευρύτερο από αυτό που είχε σκοπό η επιχείρηση
• Οι συνιδρυτές διαφωνούν για μετοχικό κεφάλαιο, ρόλους ή υποχρεώσεις αποπληρωμής
• Ένας πελάτης λέει ότι η παράδοση έπρεπε να γίνει νωρίτερα

Μόλις ξεκινήσει μια διαφωνία, κάθε πλευρά τείνει να βασίζεται στη δική της μνήμη της συζήτησης. Χωρίς σαφή τεκμηρίωση, το αποτέλεσμα μπορεί να εξαρτηθεί από emails, μηνύματα, τιμολόγια, μαρτυρίες ή άλλα έμμεσα στοιχεία.

Τι εξετάζουν τα δικαστήρια όταν αμφισβητείται μια προφορική σύμβαση

Αν μια διαφορά φτάσει στο δικαστήριο, ο δικαστής ή ο φορέας που κρίνει τα πραγματικά περιστατικά θα αναζητήσει στοιχεία που δείχνουν ότι οι πλευρές κατέληξαν σε πραγματική συμφωνία. Χρήσιμα στοιχεία μπορεί να είναι:

• Emails που επιβεβαιώνουν τη συμφωνία
• Μηνύματα κειμένου ή συνομιλίες σε chat
• Τιμολόγια και αρχεία πληρωμών
• Σημειώσεις παρακολούθησης που συνοψίζουν τους όρους
• Μαρτυρικές καταθέσεις
• Προηγούμενες συναλλαγές μεταξύ των πλευρών
• Συμπεριφορά που δείχνει ότι και οι δύο πλευρές ενήργησαν σαν να υπήρχε συμφωνία

Για παράδειγμα, αν μια επιχείρηση αγοράζει επανειλημμένα την ίδια υπηρεσία στην ίδια τιμή με την πάροδο του χρόνου, αυτό το ιστορικό μπορεί να βοηθήσει να φανεί τι εννοούσαν οι πλευρές σε μια μεταγενέστερη διαφορά.

Αλλά τα στοιχεία μπορούν να λειτουργήσουν και αντίστροφα. Ένα ασαφές μήνυμα όπως «εντάξει» μπορεί να μην αποδεικνύει συμφωνία σε συγκεκριμένο συμβατικό όρο. Ομοίως, η σιωπή από μόνη της συνήθως δεν δημιουργεί σύμβαση, εκτός αν τα συνολικά περιστατικά το υποστηρίζουν.

Γιατί οι γραπτές συμφωνίες είναι καλύτερες για τους επιχειρηματίες

Οι γραπτές συμβάσεις μειώνουν την αβεβαιότητα. Αναγκάζουν τις πλευρές να ορίσουν τους πιο σημαντικούς όρους πριν ξεκινήσει η εργασία.

Μια καλή γραπτή συμφωνία συνήθως καλύπτει:

• Ποια είναι τα συμβαλλόμενα μέρη
• Τι θα κάνει κάθε μέρος
• Το τίμημα ή τη δομή αμοιβής
• Προθεσμίες και όρους παράδοσης
• Την κυριότητα του παραγόμενου έργου ή της πνευματικής ιδιοκτησίας
• Δικαιώματα καταγγελίας
• Υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας
• Όρους επίλυσης διαφορών
• Εφαρμοστέο δίκαιο και αρμόδια δικαιοδοσία

Για μια νέα επιχείρηση, ακόμη και μια απλή γραπτή συμφωνία μπορεί να αποτρέψει δαπανηρή σύγχυση αργότερα. Λίγες σελίδες απλής γλώσσας μπορούν να γλιτώσουν μήνες διαφωνίας για το τι ειπώθηκε σε ένα τηλεφώνημα.

Προφορικές συμφωνίες και σύσταση εταιρείας

Όταν οι επιχειρηματίες ιδρύουν μια επιχείρηση, συχνά επικεντρώνονται στη διαδικασία της σύστασης και παραβλέπουν τις συμφωνίες που ρυθμίζουν τη μεταξύ τους σχέση στη συνέχεια. Αυτό είναι λάθος.

Ένας πάροχος υπηρεσιών σύστασης εταιρειών μπορεί να βοηθήσει τους ιδρυτές να θέσουν τα νομικά θεμέλια της επιχείρησης, αλλά οι ιδιοκτήτες εξακολουθούν να χρειάζονται τις δικές τους λειτουργικές συμφωνίες. Ανάλογα με τη νομική μορφή της επιχείρησης, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Operating agreement για LLC
• Πακέτο κανονισμών εταιρείας
• Τεκμηρίωση μετοχικής συμμετοχής ιδρυτών
• Συμβάσεις ανεξάρτητων συνεργατών
• Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών προς πελάτες
• Συμφωνίες εμπιστευτικότητας

Αυτά τα έγγραφα βοηθούν να διαχωριστούν οι προσωπικές προσδοκίες από τις νομικές υποχρεώσεις. Δημιουργούν επίσης αρχείο για το ποιος κατέχει τι, ποιος είναι υπεύθυνος για τι και τι συμβαίνει αν η επιχείρηση αλλάξει πορεία.

Πρακτικοί κανόνες για ιδρυτές και μικρομεσαίους επιχειρηματίες

Αν θέλετε να μειώσετε τον κίνδυνο διαφωνίας για προφορική σύμβαση, ακολουθήστε μερικούς απλούς κανόνες.

Βάλτε τους σημαντικούς όρους γραπτώς

Αν η συμφωνία αφορά ουσιαστικά χρήματα, ιδιοκτησία, προθεσμίες ή συνεχιζόμενες υποχρεώσεις, καταγράψτε την.

Επιβεβαιώνετε τις συζητήσεις με email

Ένα σύντομο email σύνοψης μπορεί να είναι ισχυρό αποδεικτικό στοιχείο. Αν μια κλήση καταλήγει σε συμφωνία, στείλτε μήνυμα που συνοψίζει τους όρους και ζητήστε από την άλλη πλευρά να επιβεβαιώσει.

Να είστε συγκεκριμένοι

Αποφεύγετε ασαφή διατύπωση. Όροι όπως «σύντομα», «λογικό» και «όπως συζητήθηκε» μπορεί να είναι χρήσιμοι σε μια χαλαρή συζήτηση, αλλά είναι αδύναμα υποκατάστατα για ακριβή συμβατική διατύπωση.

Μην βασίζεστε σε υποθέσεις

Δύο άνθρωποι μπορούν να φύγουν από την ίδια συζήτηση με πολύ διαφορετική κατανόηση. Αν το εύρος, η πληρωμή ή η προθεσμία έχουν σημασία, ορίστε τα ρητά.

Κρατάτε αρχεία

Αποθηκεύετε τιμολόγια, μηνύματα, προτάσεις και σημειώσεις. Αν προκύψει διαφορά, η τεκμηρίωση μπορεί να έχει μεγαλύτερη σημασία από τη μνήμη.

Χρησιμοποιείτε γραπτές συμφωνίες πριν ξεκινήσει η εργασία

Η καλύτερη στιγμή για υπογραφή είναι πριν από την εκτέλεση από οποιαδήποτε πλευρά. Μόλις αρχίσει η εκτέλεση, η διαπραγματευτική ισχύς αλλάζει και οι διαφωνίες γίνονται πιο ακριβές.

Είναι τα μηνύματα κειμένου ή τα emails συμβάσεις;

Μερικές φορές μπορεί να είναι. Μια σειρά emails ή μηνυμάτων μπορεί να δημιουργήσει δεσμευτική συμφωνία αν τα μηνύματα δείχνουν σαφή πρόταση, αποδοχή και αντάλλαγμα.

Παρόλα αυτά, η άτυπη ψηφιακή επικοινωνία μπορεί να είναι χαοτική. Οι άνθρωποι συχνά παραλείπουν όρους, μπερδεύουν τη διαπραγμάτευση με τη συμφωνία ή χρησιμοποιούν σύντομες απαντήσεις που επιδέχονται πολλαπλές ερμηνείες.

Για αυτόν τον λόγο, μια καθαρή γραπτή σύμβαση παραμένει καλύτερη από το να προσπαθεί κανείς να συνθέσει μια συμφωνία από διάσπαρτα μηνύματα αφού έχει προκύψει πρόβλημα.

Τι γίνεται αν η προφορική σύμβαση ήδη υπάρχει;

Αν υπάρχει ήδη προφορική συμφωνία, μην υποθέσετε ότι όλα είναι χαμένα. Μπορεί να υπάρχουν ακόμη τρόποι να τεκμηριώσετε τη συμφωνία και να μειώσετε τον κίνδυνο.

Σκεφτείτε να κάνετε τα εξής:

• Στείλτε άμεσα γραπτή σύνοψη της συμφωνίας
• Ζητήστε από την άλλη πλευρά να επιβεβαιώσει γραπτώς τους όρους
• Διατηρήστε κάθε επικοινωνία που σχετίζεται με τη συμφωνία
• Αποφύγετε να αλλάζετε ανεπίσημα τους όρους
• Συμβουλευτείτε δικηγόρο αν η σύμβαση αφορά σημαντικά χρήματα ή δικαιώματα ιδιοκτησίας

Αν η άλλη πλευρά αμφισβητήσει τους όρους, η τεκμηρίωση που έχετε συγκεντρώσει μπορεί να είναι κρίσιμη.

Το επιχειρηματικό συμπέρασμα

Οι προφορικές συμβάσεις μπορεί να είναι εκτελεστές, αλλά σπάνια είναι ο καλύτερος τρόπος για να προστατεύσετε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση. Οι ιδρυτές και οι μικρομεσαίοι επιχειρηματίες θα πρέπει να αντιμετωπίζουν τις προφορικές συμφωνίες ως προσωρινό εργαλείο, όχι ως υποκατάστατο των γραπτών συμβάσεων.

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι απλή: βάλτε τη συμφωνία γραπτώς, επιβεβαιώστε τους όρους με σαφήνεια και κρατήστε αρχεία που δείχνουν τι συμφώνησαν και οι δύο πλευρές να κάνουν.

Αυτή η συνήθεια είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν ιδρύετε μια επιχείρηση, συνεργάζεστε με ανεξάρτητους συνεργάτες ή συνάπτετε μακροχρόνιες εμπορικές σχέσεις. Λίγα λεπτά που αφιερώνετε για να τεκμηριώσετε τη συμφωνία μπορούν να αποτρέψουν ακριβές συγκρούσεις αργότερα.

Τελικές σκέψεις

Αν ξεκινάτε ή αναπτύσσετε μια εταιρεία, η νομική σαφήνεια πρέπει να αποτελεί μέρος της λειτουργικής σας πειθαρχίας. Ο επιχειρηματικός κόσμος κινείται γρήγορα, αλλά οι εκτελεστές συμφωνίες δεν πρέπει να εξαρτώνται μόνο από τη μνήμη.

Χρησιμοποιείτε γραπτές συμβάσεις για σημαντικές δεσμεύσεις, κρατάτε οργανωμένα τα έγγραφα σύστασης και διακυβέρνησης και αντιμετωπίζετε κάθε σημαντική υπόσχεση ως κάτι που αξίζει να καταγραφεί πριν προκύψει η διαφορά.