Alkalmazhat-e egy LLC munkavállalókat? Teljes útmutató bérszámfejtésről, adókról és megfelelésről

Egy LLC alkalmazhat munkavállalókat, de a helyes eljárás többet igényel annál, mint hogy meghirdet egy állást és kifizet egy bért. Amint a vállalkozás munkatársakat vesz fel, munkáltatói szerepbe lép, amelyhez szövetségi, állami és néha helyi kötelezettségek is tartoznak. Ez azt jelenti, hogy regisztrálni kell a bérszámfejtési adókhoz, be kell gyűjteni a megfelelő nyomtatványokat, nyilvántartást kell vezetni, és naprakésznek kell maradni a bér- és munkajogi szabályokkal.

Sok alapító számára a felvétel mérföldkő. Ugyanakkor ez az a pont is, amikor a megfelelés sokkal láthatóbbá válik, és sokkal költségesebb lehet, ha rosszul kezelik. A jó hír az, hogy a folyamat kezelhető, amint megérti az összetevőit.

Rövid válasz

Igen, egy LLC általában alkalmazhat munkavállalókat.

Az LLC szerkezet önmagában nem akadályozza a felvételt. Az számít, hogy a vállalkozás megfelelően regisztrált-e munkáltatóként, és hogy betartja-e a munkavállalókra, bérekre és adókra vonatkozó szabályokat. A gyakorlatban a legtöbb LLC alkalmazhat munkavállalókat, amennyiben az adott iparágban és azokban az államokban is jogszerűen működhet, ahol tevékenykedik.

Van néhány kivétel. Bizonyos engedélyköteles szakmák vagy szabályozott vállalkozások esetében korlátozások lehetnek arra vonatkozóan, hogyan szervezhetők, vagy kit alkalmazhatnak. Az állami jog további követelményeket is előírhat a bérszámfejtésre, biztosításra és az új belépők bejelentésére.

Mely LLC-k alkalmazhatnak munkavállalókat?

Az eltérő LLC adózási besorolások befolyásolhatják, hogyan fizetik ki a tulajdonosokat, de nem változtatják meg azt az alapvető képességet, hogy személyzetet alkalmazzanak.

Egyszemélyes LLC-k

Egy egyszemélyes LLC alkalmazhat munkavállalókat. A vállalkozásnak általában szüksége lesz EIN-re, bérszámfejtési számlákra és a szokásos felvételi dokumentumokra.

Fontos különbség, hogy egy figyelmen kívül hagyott adózási besorolású egyszemélyes LLC tulajdonosa általában nem minősül W-2 munkavállalónak az LLC-ben szövetségi adózási szempontból. A tulajdonos javadalmazása és adókezelése attól függ, hogyan van a vállalkozás felépítve és adózva.

Többszemélyes LLC-k

Egy többszemélyes LLC szintén alkalmazhat munkavállalókat. Ezeket az LLC-ket gyakran társasági formaként adóztatják, kivéve, ha másként döntenek. Az LLC továbbra is futtathat bérszámfejtést, levonhat adókat, és megfelelhet a munkáltatói jelentési szabályoknak.

A tagokat általában nem ugyanúgy kezelik, mint a hagyományos munkavállalókat, ezért fontos elkülöníteni a tulajdonosi juttatásokat a munkabérektől, és a megfelelő adókezelést ellenőrizni a bérszámfejtés beállítása előtt.

Társaságként adózó LLC-k

Egyes LLC-k S-corporation vagy C-corporation adózást választanak. Ilyen esetben az üzletben dolgozó tulajdonosok adott esetben munkavállalónak minősülhetnek, és a struktúrától, illetve az adózási választástól függően bérszámfejtésen keresztül fizethetők.

Ez hasznos lehet az adótervezésben, de nagyobb figyelmet igényel a bérszámfejtés kezelése. A cégnek adókat kell levonnia, foglalkoztatási bevallásokat kell benyújtania, és alá kell támasztania a kifizetett javadalmazást.

Mire van szüksége az első felvétel előtt

Mielőtt megtenné az első állásajánlatot, győződjön meg arról, hogy a vállalkozás munkáltatóként működésre kész.

1. Szerezzen EIN-t

Az Employer Identification Number a szövetségi adóazonosító, amelyet a foglalkoztatási adók jelentésére és számos üzleti űrlap benyújtására használnak. Ha az LLC-jének még nincs ilyen száma, felvétel előtt igényelnie kell.

2. Regisztráljon állami bérszámfejtési számlákra

A legtöbb állam előírja, hogy a munkáltatók regisztráljanak a forrásadó-levonási és munkanélküliségi biztosítási számlákra. Egyes államok további munkáltatói regisztrációkat is megkövetelnek, például rokkantsági biztosításra vagy fizetett szabadság programokra vonatkozóan.

Ha több államban is alkalmaz munkavállalókat, minden olyan államban regisztrálnia kell, ahol a munkavállalók ténylegesen dolgoznak.

3. Gondoskodjon a munkavállalói kártérítési biztosításról

Sok államban a munkáltatóknak már az első munkavállaló felvételekor rendelkezniük kell munkavállalói kártérítési biztosítással. Ez a fedezet segít a juttatások kifizetésében, ha a munkavállaló munka közben megsérül vagy megbetegszik.

4. Állítsa be a bérszámfejtést

Akár bérszámfejtő szoftvert, bérszámfejtési szolgáltatót vagy saját belső folyamatot használ, olyan rendszerre van szüksége, amely képes:

• kiszámítani a bruttó bért és a levonásokat
• levonni a szövetségi és állami adókat
• nyomon követni a munkáltatói adókötelezettségeket
• bérjegyzéket és év végi nyomtatványokat előállítani
• határidőre benyújtani a bevallásokat

5. Helyesen sorolja be a munkavállalókat

Felvétel előtt döntse el, hogy az adott személy valóban munkavállaló-e, vagy független vállalkozóként kell-e kezelni. A hibás besorolás adó-, bér- és bírságkövetkezményekkel járhat.

A szükséges űrlapok és dokumentumok

A munkavállalók felvétele sok papírmunkával jár, de minden nyomtatványnak világos célja van.

I-9 űrlap

Minden munkáltatónak ki kell töltenie az I-9 űrlapot minden új belépő esetében, hogy ellenőrizze a személyazonosságot és a munkavállalási jogosultságot. A munkavállaló tölti ki az első részt, a munkáltató pedig ellenőrzi az elfogadható dokumentumokat és kitölti a munkáltatói részt.

W-4 űrlap

A munkavállalók a W-4 űrlapot töltik ki, hogy a munkáltató kiszámíthassa a szövetségi jövedelemadó levonását.

Állami adólevonási nyomtatványok

Sok állam saját forrásadó-nyilatkozatot vagy hasonló nyomtatványt ír elő.

Új belépők bejelentése

A legtöbb munkáltatónak jelentenie kell az új munkavállalókat az állami új belépői nyilvántartás felé. Ez a kötelezettség segíti az államokat a gyermektartásdíj és más kötelezettségek érvényesítésében.

Ajánlati levél és szabályzat-elfogadások

Bár nem mindig jogilag kötelezőek, ezek a dokumentumok segítenek tisztázni a bért, a feladatokat, az alkalmazhatóság esetén az at-will jogviszonyt, a titoktartási elvárásokat és a munkahelyi szabályzatokat.

Bérszámfejtési adók és munkáltatói bevallások

Miután bért kezd fizetni, Ön felelős a foglalkoztatási adók levonásáért és befizetéséért, valamint a megfelelő bevallások benyújtásáért.

Szövetségi jövedelemadó-levonás

A munkavállaló Form W-4 nyomtatványa és a bérszámfejtési számítások alapján vonja le a szövetségi jövedelemadót a munkavállalói bérből.

Társadalombiztosítási és Medicare adók

A munkavállalók és a munkáltatók egyaránt megfizetik a társadalombiztosítási és Medicare adók rájuk eső részét, az alkalmazandó bérhatárok figyelembevételével.

Szövetségi munkanélküliségi adó

A legtöbb munkáltatóra a Federal Unemployment Tax Act, vagyis FUTA adó is vonatkozik. Ez az adó elkülönül a munkavállaló béréből levont összegektől.

Állami munkanélküliségi adó

A legtöbb állam munkanélküliségi biztosítási befizetéseket is megkövetel. Az állami szabályok eltérnek, ezért ez egy olyan terület, ahol a helyi megfelelés különösen fontos.

Gyakori foglalkoztatási nyomtatványok

A bérszámfejtési ütemezéstől és a vállalkozás típusától függően szüksége lehet a következőkre:

• Form 941 a negyedéves szövetségi foglalkoztatási adókhoz
• Form 940 az éves szövetségi munkanélküliségi adóhoz
• Form W-2 a munkavállalói bérjelentéshez
• Form W-3 a W-2 nyomtatványok társadalombiztosítási hivatalhoz történő továbbításához
• állami bérszámfejtési bevallások és bérjelentések

Lehet-e egy LLC tagja egyben munkavállaló is?

Néha igen, de nem mindig.

A válasz attól függ, hogyan adózik az LLC, és hogyan dolgozik a tag a vállalkozásban. Az a tag, aki tulajdonosi kivétet kap, eltér attól a munkavállalótól, aki bért kap a bérszámfejtésen keresztül.

Egy figyelmen kívül hagyott adózási besorolású egyszemélyes LLC-ben vagy társasági adózású LLC-ben a tulajdonosokat általában nem ugyanúgy kezelik, mint a hagyományos munkavállalókat. Ha az LLC társaságként adózik, a tulajdonos-munkavállalók bért kaphatnak a bérszámfejtésen keresztül.

Mivel ez a terület közvetlenül érinti az adókat, érdemes a szerkezetet könyvelővel vagy adószakértővel egyeztetni a kompenzáció beállítása előtt.

Miért segíthet a felvétel az LLC növekedésében

Munkavállalók felvétele többet jelenthet annál, mint hogy könnyít a terhein. Gyakorlatias módon segítheti a vállalkozás skálázását.

• Átadhatja a napi működést, és a növekedésre összpontosíthat
• A szakterületi munkavállalók javíthatják a minőséget és a hatékonyságot
• A csapat nagyobb kapacitást teremt nagyobb projektekhez és több ügyfélhez
• A személyzet növelheti a folytonosságot, amikor a tulajdonos elfoglalt vagy nem elérhető
• A munkavállalók támogathatják az új piacokra vagy szolgáltatásokra való bővülést

A felvétel a működés módját is megváltoztatja. Ön már nem csak vállalkozást épít, hanem munkahelyet is irányít.

Mire figyeljen a felvétel előtt

Az első felvétel előtt tekintse át azokat az elemeket, amelyek a leggyakrabban okoznak problémát az új munkáltatóknál.

• A bérszámfejtési adók a fizetésen felül folyamatos költségeket jelenthetnek
• A munkajogi szabályok államonként eltérően alkalmazhatók
• A bér- és munkaidő-szabályok befolyásolhatják a túlórát, az étkezési szüneteket és a mentességi státuszt
• Az más államokban dolgozó távoli munkavállalók új regisztrációkat válthatnak ki
• A gyenge nyilvántartásvezetés kockázatot teremthet auditok vagy viták során

Ha első alkalommal vesz fel munkavállalót, érdemes ellenőrzőlistát készíteni, és minden lépést elvégezni, mielőtt az alkalmazott megkezdi a munkát.

Hogyan segíti a Zenind az új LLC-ket a felvételre való felkészülésben

Ha olyan LLC-t alapít, amely növekedni szeretne, hasznos, ha már az elején megfelelően állítja fel a vállalkozást. A Zenind támogatja az amerikai cégalapítást és a folyamatos megfelelést, hogy az alapítók a felvételre és a működésre koncentrálhassanak, ahelyett hogy egyedül kellene küzdeniük a jogi entitás felállításával.

Ez magában foglalhatja az LLC megalapítását, az EIN beszerzését és az indulás utáni megfelelési lépések rendszerezését is.

Gyakran ismételt kérdések

Alkalmazhat-e egy egyszemélyes LLC munkavállalókat?

Igen. Egy egyszemélyes LLC általában alkalmazhat munkavállalókat, amennyiben megfelel a munkáltatói regisztrációs, adózási és munkajogi követelményeknek.

Szükségem van EIN-re ahhoz, hogy munkavállalókat alkalmazzak?

Igen. A gyakorlatban EIN szükséges a bérszámfejtéshez, a foglalkoztatási adóbevallások benyújtásához és a bérek jelentéséhez.

Alkalmazhatok inkább vállalkozókat munkavállalók helyett?

Igen, ha a dolgozó megfelelően független vállalkozóként van besorolva. A különbség lényeges, ezért ne tekintsen valakit automatikusan vállalkozónak anélkül, hogy a tényleges körülményeket megvizsgálná.

Minden államban ugyanazok a felvételi nyomtatványok szükségesek?

Nem. A szövetségi nyomtatványok egységesek, de az állami bérszámfejtési regisztráció, az új belépők bejelentése és a munkavállalói kártérítési szabályok helyenként eltérnek.

Záró tanulság

Egy LLC alkalmazhat munkavállalókat, és sok esetben ez a vállalkozás természetes következő lépése a növekedés során. A kulcs az, hogy felkészülten induljon az első bérfizetés előtt. Szerezzen EIN-t, regisztráljon az állami bérszámfejtési számlákra, töltse ki a felvételi nyomtatványokat, és tartsa rendben a bérszámfejtési adókat és nyilvántartásokat.

Ha csapatot szeretne építeni, a legtisztább út az, ha már korán felállítja az LLC-t és a megfelelési munkafolyamatot, hogy a felvétel a növekedést támogassa, ne pedig elkerülhető kockázatokat teremtsen.