Môže LLC zamestnávať pracovníkov? Kompletný sprievodca mzdami, daňami a súladom s predpismi

LLC môže zamestnávať pracovníkov, ale urobiť to správne znamená viac než len zverejniť pracovnú ponuku a vyplácať mzdu. Keď vaša firma prijme pracovníkov, vstupujete do úlohy zamestnávateľa s federálnymi, štátnymi a niekedy aj miestnymi povinnosťami. To znamená registráciu na mzdové dane, zbieranie správnych formulárov, vedenie záznamov a sledovanie pravidiel pre mzdy a pracovné právo.

Pre mnohých zakladateľov je prijatie prvých zamestnancov míľnikom. Zároveň je to okamih, keď je súlad s predpismi viditeľnejší a drahší, ak sa rieši nesprávne. Dobrá správa je, že proces je zvládnuteľný, keď rozumiete jeho jednotlivým krokom.

Stručná odpoveď

Áno, LLC môže vo všeobecnosti zamestnávať pracovníkov.

Samotná právna forma LLC nebráni prijímaniu zamestnancov. Dôležité je, či je podnik riadne zaregistrovaný ako zamestnávateľ a či dodržiava pravidlá, ktoré sa vzťahujú na pracovníkov, mzdy a dane. V praxi môže väčšina LLC zamestnávať pracovníkov, pokiaľ má povolenie podnikať vo svojom odvetví a v štátoch, kde pôsobí.

Existuje niekoľko výnimiek. Niektoré licencované profesie alebo regulované podniky môžu mať obmedzenia, ktoré ovplyvňujú, ako môžu byť štruktúrované alebo koho môžu zamestnávať. Štátne právo môže tiež ukladať dodatočné požiadavky na mzdy, poistenie a hlásenie nových zamestnancov.

Ktoré LLC môžu zamestnávať pracovníkov?

Rôzne daňové klasifikácie LLC môžu ovplyvniť spôsob, akým sú vlastníci platení, ale nemenia základnú schopnosť zamestnávať personál.

Jednočlenné LLC

Jednočlenné LLC môže zamestnávať pracovníkov. Podnik bude zvyčajne potrebovať EIN, mzdové účty a bežnú personálnu dokumentáciu pri prijímaní do zamestnania.

Jedným dôležitým rozdielom je, že vlastník disregarded jednočlenného LLC sa vo všeobecnosti nepovažuje za zamestnanca typu W-2 vlastnej LLC na federálne daňové účely. Odmena vlastníka a daňové zaobchádzanie závisia od toho, ako je podnik štruktúrovaný a zdaňovaný.

Viacčlenné LLC

Viacčlenné LLC môže tiež zamestnávať pracovníkov. Tieto LLC sa často zdaňujú ako partnerstvá, pokiaľ si nezvolia iný režim. LLC môže stále viesť mzdy, zrážať dane a plniť povinnosti zamestnávateľa pri podávaní výkazov.

Členovia sa zvyčajne nepovažujú za bežných zamestnancov, preto je dôležité oddeliť odmenu vlastníka od mzdy zamestnancov a pred nastavením miezd potvrdiť správne daňové zaobchádzanie.

LLC zdaňované ako korporácie

Niektoré LLC si zvolia zdaňovanie ako S korporácie alebo C korporácie. V takom prípade môžu byť vlastníci, ktorí v podniku pracujú, považovaní za zamestnancov a platení formou miezd cez payroll, v závislosti od štruktúry a daňovej voľby.

To môže byť užitočné pri daňovom plánovaní, ale zároveň to zvyšuje potrebu dôslednej mzdovej administrácie. Spoločnosť musí zrážať dane, podávať pracovnoprávne výkazy a podkladať odmenu, ktorú vypláca.

Čo potrebujete pred prvým prijatím zamestnanca

Pred tým, ako urobíte prvú pracovnú ponuku, uistite sa, že je podnik pripravený fungovať ako zamestnávateľ.

1. Získajte EIN

Employer Identification Number je federálne daňové identifikačné číslo používané na vykazovanie mzdových daní a podávanie mnohých podnikateľských formulárov. Ak vaše LLC ešte nemá EIN, budete oň musieť požiadať pred prijatím zamestnancov.

2. Zaregistrujte sa na štátne mzdové účty

Vo väčšine štátov sa od zamestnávateľov vyžaduje registrácia na účty pre zrážkovú daň a poistenie v nezamestnanosti. Niektoré štáty majú aj ďalšie registrácie zamestnávateľa, napríklad pre poistenie v invalidite alebo programy plateného voľna.

Ak zamestnávate pracovníkov vo viacerých štátoch, možno sa budete musieť registrovať v každom štáte, kde zamestnanci vykonávajú prácu.

3. Zabezpečte poistenie pracovných úrazov

Mnohé štáty vyžadujú, aby zamestnávatelia mali poistenie pracovných úrazov hneď po prijatí prvého zamestnanca. Toto krytie pomáha uhradiť dávky, ak sa zamestnanec zraní alebo ochorie v súvislosti s prácou.

4. Nastavte mzdový systém

Či už používate mzdový softvér, poskytovateľa mzdových služieb alebo interný proces, potrebujete systém, ktorý dokáže:

• vypočítať hrubú mzdu a zrážky
• zraziť federálne a štátne dane
• sledovať povinnosti zamestnávateľa voči daniam
• pripraviť výplatné pásky a ročné formuláre
• podávať výkazy načas

5. Správne klasifikujte pracovníkov

Pred prijatím zamestnanca určite, či ide skutočne o zamestnanca, alebo má byť vedený ako nezávislý dodávateľ. Nesprávna klasifikácia môže viesť k daňovým, mzdovým a sankčným problémom.

Formuláre a dokumenty, ktoré budete potrebovať

Prijímanie zamestnancov je administratívne náročný proces, ale každý formulár má svoj jasný účel.

Formulár I-9

Každý zamestnávateľ musí pre každého nového zamestnanca vyplniť formulár I-9, aby overil identitu a oprávnenie pracovať. Zamestnanec vyplní prvú časť a zamestnávateľ skontroluje prijateľné dokumenty a vyplní časť určenú zamestnávateľovi.

Formulár W-4

Zamestnanci vyplnia formulár W-4, aby zamestnávateľ mohol vypočítať zrážku federálnej dane z príjmu.

Štátne zrážkové formuláre

Mnohé štáty vyžadujú vlastný zrážkový formulár alebo jeho ekvivalent.

Hlásenie nových zamestnancov

Vo väčšine prípadov musia zamestnávatelia hlásiť nových pracovníkov do štátneho registra nových zamestnancov. Táto požiadavka pomáha štátom presadzovať výživné a ďalšie povinnosti.

Ponuka práce a potvrdenia o pravidlách

Hoci tieto dokumenty nie sú vždy zákonom vyžadované, pomáhajú objasniť mzdu, pracovné povinnosti, at-will postavenie, ak sa uplatňuje, očakávania dôvernosti a interné pravidlá pracoviska.

Mzdové dane a výkazy zamestnávateľa

Keď začnete vyplácať mzdy, ste zodpovední za zrážanie a odvádzanie pracovných daní a za podávanie správnych výkazov.

Zrážka federálnej dane z príjmu

Zamestnancom zrážate federálnu daň z príjmu podľa ich formulára W-4 a mzdových výpočtov.

Dane Social Security a Medicare

Zamestnanci aj zamestnávateľ platia svoj podiel na daniach Social Security a Medicare, podľa platných mzdových pravidiel.

Federálna daň z nezamestnanosti

Väčšina zamestnávateľov platí aj daň Federal Unemployment Tax Act, teda FUTA. Táto daň je samostatná od zrážok zo mzdy zamestnanca.

Štátna daň z nezamestnanosti

Vo väčšine štátov sa vyžadujú aj príspevky na poistenie v nezamestnanosti. Pravidlá sa líšia podľa štátu, takže ide o oblasť, kde je dôležitý miestny súlad s predpismi.

Bežné formuláre pre pracovné dane

V závislosti od vášho mzdového harmonogramu a typu podnikania možno budete musieť podávať:

• Formulár 941 pre štvrťročné federálne pracovné dane
• Formulár 940 pre ročnú federálnu daň z nezamestnanosti
• Formulár W-2 pre vykazovanie miezd zamestnancov
• Formulár W-3 na odoslanie formulárov W-2 na Social Security Administration
• štátne mzdové daňové priznania a výkazy miezd

Môže byť člen LLC zároveň aj zamestnancom?

Niekedy áno, ale nie vždy.

Odpoveď závisí od toho, ako je LLC zdaňované a ako člen v podniku pracuje. Člen, ktorý dostáva výplaty ako vlastník, je iný ako zamestnanec, ktorý dostáva mzdu cez payroll.

V prípade disregarded jednočlenného LLC alebo LLC zdaňovaného ako partnerstvo sa vlastníci vo všeobecnosti nepovažujú za bežných zamestnancov. Ak je LLC zdaňované ako korporácia, vlastníci-zamestnanci môžu dostávať mzdu cez payroll.

Keďže táto oblasť priamo ovplyvňuje dane, je vhodné potvrdiť štruktúru s kvalifikovaným účtovníkom alebo daňovým odborníkom ešte pred nastavením odmeňovania.

Prečo môže prijímanie zamestnancov pomôcť LLC rásť

Prijatie zamestnancov môže urobiť viac než len odľahčiť vašu pracovnú záťaž. Môže pomôcť firme rásť praktickým spôsobom.

• môžete delegovať každodenné operácie a sústrediť sa na rast
• špecializovaní zamestnanci môžu zlepšiť kvalitu a efektivitu
• tím vytvára väčšiu kapacitu pre väčšie projekty a viac zákazníkov
• mať personál na mieste môže zlepšiť kontinuitu, keď je vlastník zaneprázdnený alebo nedostupný
• zamestnanci môžu podporiť expanziu na nové trhy alebo do nových služieb

Prijímanie zamestnancov tiež mení spôsob fungovania. Už len nebudujete podnik, ale riadite pracovisko.

Na čo si dať pozor pred prijatím zamestnanca

Pred prvým prijatím prejdite položky, ktoré u nových zamestnávateľov najčastejšie spôsobujú problémy.

• mzdové dane môžu pridať priebežné náklady nad rámec platu alebo hodinovej mzdy
• pracovnoprávne zákony sa môžu líšiť podľa štátu
• pravidlá pre mzdy a pracovný čas môžu ovplyvniť nadčasy, prestávky na jedlo a oslobodený status
• zamestnanci na diaľku v iných štátoch môžu spustiť nové registračné povinnosti
• slabé vedenie záznamov môže vytvoriť riziko pri auditoch alebo sporoch

Ak prijímate zamestnanca prvýkrát, je rozumné pripraviť si kontrolný zoznam a dokončiť každý krok predtým, než zamestnanec začne pracovať.

Ako Zenind pomáha novým LLC pripraviť sa na zamestnávanie

Ak zakladáte LLC s plánom rásť, pomáha nastaviť podnik správne od začiatku. Zenind podporuje zakladanie spoločností v USA a priebežný súlad s predpismi, aby sa zakladatelia mohli sústrediť na prijímanie ľudí a prevádzku namiesto toho, aby sami zápasili so založením entity.

To môže zahŕňať založenie LLC, získanie EIN a udržiavanie poriadku v krokoch compliance, ktoré nasledujú po spustení.

Často kladené otázky

Môže jednočlenné LLC zamestnávať pracovníkov?

Áno. Jednočlenné LLC môže vo všeobecnosti zamestnávať pracovníkov, pokiaľ spĺňa požiadavky na registráciu zamestnávateľa, dane a pracovnoprávne pravidlá.

Potrebujem na prijatie zamestnancov EIN?

Áno. V praxi je EIN potrebné na vedenie miezd, podávanie pracovných daňových formulárov a vykazovanie miezd.

Môžem namiesto zamestnancov najať dodávateľov?

Áno, ak je pracovník správne klasifikovaný ako nezávislý dodávateľ. Tento rozdiel je dôležitý, preto nepredpokladajte dodávateľský vzťah bez posúdenia skutočných okolností.

Vyžadujú všetky štáty rovnaké formuláre pri prijímaní do zamestnania?

Nie. Federálne formuláre sú rovnaké, ale štátna registrácia miezd, hlásenie nových zamestnancov a pravidlá poistenia pracovných úrazov sa líšia podľa lokality.

Záverečné zhrnutie

LLC môže zamestnávať pracovníkov a v mnohých prípadoch je to prirodzený ďalší krok, keď podnik rastie. Kľúčom je pripraviť sa ešte pred vyplatením prvej mzdy. Získajte EIN, zaregistrujte sa na štátne mzdové účty, vyplňte personálne formuláre a majte mzdové dane aj záznamy v poriadku.

Ak plánujete budovať tím, najčistejšia cesta je nastaviť LLC a pracovný proces v oblasti compliance včas, aby prijímanie ľudí podporovalo rast namiesto toho, aby vytváralo zbytočné riziko.