Kan ett LLC anställa personal? En komplett guide till löner, skatter och efterlevnad

Ett LLC kan anställa personal, men att göra det på rätt sätt kräver mer än att lägga ut en platsannons och betala ut lön. När ditt företag tar in arbetstagare går du in i rollen som arbetsgivare med federala, delstatliga och ibland lokala skyldigheter. Det innebär att du behöver registrera dig för löne-skatter, samla in rätt formulär, föra ordentliga register och hålla dig uppdaterad om regler för lön och arbetsrätt.

För många grundare är rekrytering en milstolpe. Det är också den punkt där efterlevnaden blir mer synlig och mer kostsam om den hanteras fel. Den goda nyheten är att processen är hanterbar när du förstår de olika delarna.

Det korta svaret

Ja, ett LLC kan i allmänhet anställa personal.

Själva LLC-strukturen hindrar inte anställning. Det som spelar roll är om företaget är korrekt registrerat som arbetsgivare och om det följer de regler som gäller för arbetstagare, löner och skatter. I praktiken kan de flesta LLC anställa personal så länge de får bedriva verksamhet inom sin bransch och i de delstater där de gör affärer.

Det finns några undantag. Vissa licensierade yrken eller reglerade verksamheter kan ha begränsningar som påverkar hur de kan organiseras eller vem de kan anställa. Delstatslagstiftning kan också ställa extra krav på lön, försäkring och rapportering av nyanställda.

Vilka LLC kan anställa personal?

Olika skattemässiga klassificeringar av LLC kan påverka hur ägare får betalt, men de ändrar inte den grundläggande möjligheten att ha anställda.

Enmans-LLC

Ett enmans-LLC kan anställa personal. Företaget behöver vanligtvis ett EIN, lönekonton och de vanliga anställningshandlingarna.

En viktig skillnad är att ägaren till ett bortsett enmans-LLC i allmänhet inte behandlas som en W-2-anställd hos LLC:t för federala skatteändamål. Ägarens ersättning och skattemässiga behandling beror på hur företaget är strukturerat och beskattat.

Flermans-LLC

Ett flermans-LLC kan också anställa personal. Dessa LLC beskattas ofta som handelsbolag om de inte har valt något annat. LLC:t kan fortfarande köra lön, hålla inne skatter och följa arbetsgivarens rapporteringskrav.

Medlemmar behandlas vanligtvis inte på samma sätt som vanliga anställda, så det är viktigt att skilja mellan ägarnas ersättning och de anställdas löner samt att bekräfta rätt skattebehandling innan lönerna sätts upp.

LLC som beskattas som bolag

Vissa LLC väljer att beskattas som S-bolag eller C-bolag. I så fall kan ägare som arbetar i verksamheten behandlas som anställda och få lön via lönehantering, beroende på struktur och skatteval.

Detta kan vara användbart för skatteplanering, men det ökar också behovet av noggrann löneadministration. Företaget måste hålla inne skatter, lämna in arbetsgivarredovisning och kunna motivera den ersättning som betalas ut.

Vad du behöver innan din första anställning

Innan du lämnar det första jobberbjudandet, se till att företaget är uppsatt för att fungera som arbetsgivare.

1. Skaffa ett EIN

Ett Employer Identification Number är det federala skatte-ID som används för att rapportera arbetsgivar-skatter och lämna in många företagsformulär. Om ditt LLC inte redan har ett, behöver du ansöka om det innan du anställer personal.

2. Registrera dig för delstatliga lönekonton

De flesta delstater kräver att arbetsgivare registrerar sig för källskatt och arbetslöshetsförsäkring. Vissa delstater har också ytterligare arbetsgivarregistreringar, till exempel för sjukförsäkringsavgifter eller betald ledighet.

Om du anställer arbetstagare i mer än en delstat kan du behöva registrera dig i varje delstat där de faktiskt arbetar.

3. Ordna arbetsskadeförsäkring

Många delstater kräver att arbetsgivare har arbetsskadeförsäkring så snart de anställer sin första arbetstagare. Denna försäkring hjälper till att täcka ersättning om en anställd skadas eller blir sjuk på grund av arbetet.

4. Sätt upp lönehantering

Oavsett om du använder lönesystem, en löneleverantör eller en intern process behöver du ett system som kan:

• beräkna bruttolön och avdrag
• hålla inne federala och delstatliga skatter
• följa arbetsgivarens skatteförpliktelser
• skapa lönespecifikationer och årssammanställningar
• lämna in deklarationer i tid

5. Klassificera arbetstagare korrekt

Innan du anställer måste du avgöra om personen verkligen är en anställd eller om hen ska behandlas som oberoende uppdragstagare. Felklassificering kan skapa problem med skatt, löner och sanktioner.

Formulär och dokument du behöver

Att anställa personal innebär mycket administration, men varje formulär har ett tydligt syfte.

Form I-9

Varje arbetsgivare måste fylla i Form I-9 för varje nyanställd för att verifiera identitet och arbetstillstånd. Den anställde fyller i den första delen och arbetsgivaren granskar godtagbara dokument och fyller i arbetsgivarens del.

Form W-4

Anställda fyller i Form W-4 så att arbetsgivaren kan beräkna federalt inkomstskatteavdrag.

Delstatliga källskatteformulär

Många delstater kräver ett eget formulär för källskatt eller motsvarande handling.

Rapportering av nyanställda

De flesta arbetsgivare måste rapportera nya anställda till ett delstatligt register för nyanställda. Detta krav hjälper delstater att verkställa underhållsskyldighet och andra skyldigheter.

Erbjudandebrev och policybekräftelser

Även om de inte alltid är juridiskt obligatoriska hjälper dessa dokument till att klargöra lön, arbetsuppgifter, anställningens villkor där det är tillämpligt, sekretesskrav och arbetsplatsens policyer.

Arbetsgivar-skatter och deklarationer

När du börjar betala ut löner ansvarar du för att samla in och betala arbetsgivar-skatter samt lämna in rätt deklarationer.

Federal inkomstskatteavdrag

Du håller inne federal inkomstskatt från de anställdas lön baserat på deras Form W-4 och löneberäkningar.

Social Security- och Medicare-skatter

Anställda och arbetsgivare betalar var sin del av Social Security- och Medicare-skatter, med förbehåll för tillämpliga lönegränser.

Federal arbetslöshetsskatt

De flesta arbetsgivare är också skyldiga att betala Federal Unemployment Tax Act, eller FUTA, skatt. Denna skatt är separat från det som dras från den anställdes lön.

Delstatlig arbetslöshetsskatt

De flesta delstater kräver också bidrag till arbetslöshetsförsäkring. Reglerna varierar mellan delstater, så detta är ett område där lokal efterlevnad är viktig.

Vanliga formulär för arbetsgivar-skatter

Beroende på ditt löneupplägg och företagets typ kan du behöva lämna in:

• Form 941 för kvartalsvisa federala arbetsgivar-skatter
• Form 940 för årlig federal arbetslöshetsskatt
• Form W-2 för rapportering av anställdas löner
• Form W-3 för att skicka in W-2-formulär till Social Security Administration
• Delstatliga löneblanketter och lönerapporter

Kan en medlem i ett LLC också vara anställd?

Ibland ja, men inte alltid.

Svaret beror på hur LLC:t beskattas och hur medlemmen arbetar i verksamheten. En medlem som tar ut ägaruttag behandlas annorlunda än en anställd som får lön via lönehantering.

I ett bortsett enmans-LLC eller ett LLC som beskattas som handelsbolag behandlas ägarna i allmänhet inte på samma sätt som vanliga anställda. Om LLC:t beskattas som ett bolag kan ägar-anställda få lön via lönehantering.

Eftersom detta område direkt påverkar skatter är det klokt att bekräfta strukturen med en kvalificerad revisor eller skatteexpert innan du ställer upp ersättningen.

Varför anställningar kan hjälpa ett LLC att växa

Att ta in personal kan göra mer än att lätta på din arbetsbörda. Det kan hjälpa företaget att växa på praktiska sätt.

• Du kan delegera den dagliga driften och fokusera på tillväxt
• Specialiserade anställda kan förbättra kvalitet och effektivitet
• Ett team skapar större kapacitet för större projekt och fler kunder
• Personal på plats kan ge kontinuitet när ägaren är upptagen eller inte tillgänglig
• Anställda kan stödja expansion till nya marknader eller tjänster

Anställningar förändrar också hur du arbetar. Du bygger inte längre bara ett företag; du leder en arbetsplats.

Vad du bör kontrollera innan du anställer

Innan din första anställning bör du gå igenom de punkter som oftast skapar problem för nya arbetsgivare.

• Arbetsgivar-skatter kan ge löpande kostnader utöver lön eller timersättning
• Arbetsrättsliga regler kan skilja sig åt mellan delstater
• Regler om lön och arbetstid kan påverka övertid, måltidsrast och undantagen anställningsstatus
• Fjärranställda i andra delstater kan utlösa nya registreringskrav
• Bristfällig dokumentation kan skapa risk vid revisioner eller tvister

Om du anställer för första gången är det smart att bygga en checklista och slutföra varje steg innan den anställde börjar arbeta.

Hur Zenind hjälper nya LLC att vara redo att anställa

Om du bildar ett LLC med planer på att växa, hjälper det att sätta upp företaget korrekt från början. Zenind stödjer amerikansk bolagsbildning och löpande efterlevnad så att grundare kan fokusera på rekrytering och drift i stället för att kämpa med uppsättningen av bolagsformen på egen hand.

Det kan inkludera att bilda LLC:t, skaffa ett EIN och hålla ordning på de efterlevnadssteg som följer efter starten.

Vanliga frågor

Kan ett enmans-LLC anställa personal?

Ja. Ett enmans-LLC kan i allmänhet anställa personal så länge det uppfyller kraven på arbetsgivarregistrering, skatt och arbetsrätt.

Behöver jag ett EIN för att anställa personal?

Ja. I praktiken behövs ett EIN för att köra lön, lämna in arbetsgivar-skattedeklarationer och rapportera löner.

Kan jag anlita uppdragstagare i stället för anställda?

Ja, om arbetstagaren är korrekt klassificerad som oberoende uppdragstagare. Skillnaden är viktig, så utgå inte från att det är ett uppdragsförhållande utan att granska de faktiska omständigheterna.

Kräver alla delstater samma anställningsformulär?

Nej. Federala formulär är konsekventa, men registrering för löner, rapportering av nyanställda och regler för arbetsskadeförsäkring varierar mellan delstater.

Slutsats

Ett LLC kan anställa personal, och i många fall är det det naturliga nästa steget när verksamheten växer. Nyckeln är att förbereda sig innan den första lönen betalas ut. Skaffa ett EIN, registrera dig för delstatliga lönekonton, fyll i anställningsformulär och håll ordning på löne-skatter och dokumentation.

Om du planerar att bygga ett team är den renaste vägen att sätta upp ditt LLC och din efterlevnadsprocess tidigt så att anställningarna stödjer tillväxt i stället för att skapa undvikbar risk.