Може ли едно LLC да наема служители? Пълен наръчник за заплати, данъци и съответствие

Едно LLC може да наема служители, но да го направите правилно изисква повече от публикуване на обява и изплащане на заплата. След като бизнесът ви започне да наема работници, влизате в ролята на работодател с федерални, щатски и понякога местни задължения. Това означава регистрация за данъци върху заплатите, събиране на необходимите формуляри, водене на записи и спазване на правилата за възнаграждение и труд.

За много основатели наемането е важен етап. Това е и моментът, в който съответствието става по-видимо и по-скъпо, ако бъде управлявано неправилно. Добрата новина е, че процесът е управляем, след като разберете основните елементи.

Краткият отговор

Да, едно LLC по принцип може да наема служители.

Самата структура LLC не ви пречи да наемате. Важното е дали бизнесът е правилно регистриран като работодател и дали спазва правилата, които се прилагат към работници, възнаграждения и данъци. На практика повечето LLC могат да наемат служители, стига да имат право да извършват дейност в съответния отрасъл и в щатите, където работят.

Има и някои изключения. Определени лицензирани професии или регулирани бизнеси могат да имат ограничения, които влияят върху начина, по който могат да бъдат организирани, или върху това кого могат да наемат. Щатското законодателство може също да налага допълнителни изисквания за заплати, застраховки и докладване на новоназначени служители.

Кои LLC могат да наемат служители?

Различните данъчни класификации на LLC могат да повлияят на това как се изплащат собствениците, но не променят основната възможност за наемане на персонал.

LLC с един собственик

LLC с един собственик може да наема служители. Обикновено ще са необходими EIN, payroll акаунти и стандартните документи за наемане.

Важно разграничение е, че собственикът на пренебрегвано LLC с един собственик по правило не се третира като служител на W-2 на LLC за федерални данъчни цели. Възнаграждението на собственика и данъчното му третиране зависят от това как е структурирано и обложено бизнесът.

LLC с няколко собственици

LLC с няколко собственици също може да наема служители. Такива LLC често се облагат като съдружия, освен ако не изберат друго третиране. LLC може да обработва заплати, да удържа данъци и да спазва правилата за отчетност на работодателите.

Обичайно членовете не се третират по същия начин като редовните служители, така че е важно да се отделят плащанията към собствениците от заплатите на служителите и да се потвърди правилното данъчно третиране преди настройването на payroll.

LLC, обложени като корпорации

Някои LLC избират да се облагат като S корпорации или C корпорации. В такъв случай собствениците, които работят в бизнеса, могат да бъдат третирани като служители и да получават заплата чрез payroll, в зависимост от структурата и данъчния избор.

Това може да е полезно за данъчно планиране, но също така увеличава нуждата от внимателно администриране на payroll. Компанията трябва да удържа данъци, да подава трудови декларации и да обосновава изплащаното възнаграждение.

Какво ви трябва преди първото наемане

Преди да направите първата оферта за работа, уверете се, че бизнесът е подготвен да функционира като работодател.

1. Вземете EIN

Employer Identification Number е федерален данъчен номер, използван за отчитане на данъци върху заетостта и подаване на много бизнес формуляри. Ако вашето LLC все още няма такъв, ще трябва да кандидатствате за него преди да наемете служители.

2. Регистрирайте щатски payroll акаунти

Повечето щати изискват работодателите да се регистрират за акаунти за удържане на данък и за безработица. Някои щати имат и допълнителни регистрации за работодатели, като например за инвалидност или програми за платен отпуск.

Ако наемате работници в повече от един щат, може да се наложи да се регистрирате във всеки щат, където служителите извършват работа.

3. Осигурете застраховка workers’ compensation

Много щати изискват работодателите да имат workers’ compensation застраховка веднага след като наемат първия си служител. Тази застраховка помага за изплащане на обезщетения, ако служител бъде наранен или се разболее поради работа.

4. Настройте payroll

Независимо дали използвате payroll софтуер, доставчик на payroll услуги или вътрешен процес, имате нужда от система, която може да:

• Изчислява брутното възнаграждение и удръжките
• Удържа федерални и щатски данъци
• Следи задълженията на работодателя за данъци
• Издава фишове за заплата и годишни формуляри
• Подавa декларации навреме

5. Класифицирайте правилно работниците

Преди да наемете, решете дали човекът наистина е служител или трябва да бъде третиран като независим изпълнител. Неправилната класификация може да доведе до данъчни, трудови и санкционни проблеми.

Формуляри и документи, които ще са ви нужни

Наемането на служители е процес с много документи, но всеки формуляр има ясна цел.

Form I-9

Всеки работодател трябва да попълни Form I-9 за всеки нов служител, за да потвърди самоличността и правото му на работа. Служителят попълва първата част, а работодателят преглежда допустимите документи и попълва своята част.

Form W-4

Служителите попълват Form W-4, за да може работодателят да изчисли удържането на федерален данък върху дохода.

Щатски формуляри за удържане

Много щати изискват свой собствен формуляр за удържане или еквивалентен документ.

Докладване на новоназначени служители

Повечето работодатели трябва да докладват новите служители в щатски регистър за новоназначени. Това изискване помага на щатите да прилагат правилата за издръжка на деца и други задължения.

Писмо за оферта и потвърждения на политики

Макар и не винаги да са задължителни по закон, тези документи помагат да се уточнят заплащането, длъжностните задължения, статусът „at-will“, когато е приложимо, изискванията за конфиденциалност и политиките на работното място.

Данъци върху заплатите и декларации на работодателя

След като започнете да изплащате възнаграждения, носите отговорност за събиране и превеждане на данъци върху заетостта и за подаване на необходимите декларации.

Федерално удържане на данък върху дохода

Удържате федерален данък върху дохода от заплатата на служителя въз основа на Form W-4 и изчисленията на payroll.

Данъци Social Security и Medicare

Служителите и работодателите плащат своя дял от данъците Social Security и Medicare, при спазване на приложимите правила за доход.

Федерален данък за безработица

Повечето работодатели дължат и данък по Federal Unemployment Tax Act, или FUTA. Този данък е отделен от удръжките от заплатата на служителя.

Щатски данък за безработица

Повечето щати изискват и вноски за застраховка при безработица. Правилата се различават по щати, затова това е една от областите, в които местното съответствие е важно.

Често срещани формуляри за данъци върху заетостта

В зависимост от графика на payroll и вида на бизнеса може да се наложи да подавате:

• Form 941 за тримесечни федерални данъци върху заетостта
• Form 940 за годишния федерален данък за безработица
• Form W-2 за отчитане на възнагражденията на служителите
• Form W-3 за предаване на W-2 формуляри към Social Security Administration
• Щатски payroll декларации и отчети за заплати

Може ли член на LLC да бъде и служител?

Понякога да, но не винаги.

Отговорът зависи от това как LLC е облагано и как членът работи в бизнеса. Член, който получава дялови тегления, е различен от служител, който получава заплата чрез payroll.

При пренебрегвано LLC с един собственик или LLC, обложено като съдружие, собствениците по правило не се третират по същия начин като стандартните служители. Ако LLC е облагано като корпорация, собствениците-служители могат да получават заплата чрез payroll.

Тъй като тази област пряко засяга данъците, е разумно да потвърдите структурата с квалифициран счетоводител или данъчен специалист, преди да настроите възнагражденията.

Защо наемането на служители може да помогне на LLC да расте

Наемането на хора може да направи повече от това да намали натоварването ви. То може да помогне на бизнеса да се развива по практически начини.

• Можете да делегирате ежедневните операции и да се съсредоточите върху растежа
• Специализирани служители могат да подобрят качеството и ефективността
• Екипът създава по-голям капацитет за по-големи проекти и повече клиенти
• Наличието на персонал може да подобри непрекъснатостта, когато собственикът е зает или не е на разположение
• Служителите могат да подпомогнат разширяването към нови пазари или услуги

Наемането също променя начина, по който работите. Вече не просто изграждате бизнес; управлявате работно място.

Какво да проверите преди да наемете

Преди първото наемане прегледайте елементите, които най-често създават проблеми за новите работодатели.

• Данъците върху заплатите могат да добавят текущи разходи отвъд заплатата или часовото възнаграждение
• Трудовото законодателство може да се прилага различно в зависимост от щата
• Правилата за работно време и възнаграждение могат да влияят върху извънредния труд, почивките за хранене и статута на освободените служители
• Отдалечени служители в други щати могат да изискват нови регистрации
• Лошото водене на записи може да създаде риск при проверки или спорове

Ако наемате за първи път, разумно е да подготвите контролен списък и да завършите всяка стъпка преди служителят да започне работа.

Как Zenind помага на нови LLC да бъдат готови за наемане

Ако учредявате LLC с планове за растеж, полезно е бизнесът да бъде настроен правилно от самото начало. Zenind подпомага учредяването на компании в САЩ и текущото съответствие, така че основателите да могат да се съсредоточат върху наемането и операциите, вместо да се затрудняват сами със създаването на юридическото лице.

Това може да включва учредяване на LLC, получаване на EIN и поддържане на организацията с последващите стъпки за съответствие.

Често задавани въпроси

Може ли LLC с един собственик да наема служители?

Да. LLC с един собственик по правило може да наема служители, стига да спазва изискванията за регистрация на работодател, данъци и трудово законодателство.

Нужен ли ми е EIN, за да наема служители?

Да. На практика EIN е необходим за обработка на payroll, подаване на трудови данъчни формуляри и отчитане на възнаграждения.

Мога ли да наема изпълнители вместо служители?

Да, ако работникът е правилно класифициран като независим изпълнител. Разграничението е важно, така че не приемайте автоматично, че има отношение с изпълнител, без да прегледате реалните факти.

Всички щати ли изискват едни и същи документи за наемане?

Не. Федералните формуляри са еднакви, но регистрацията за payroll, докладването на новоназначени и правилата за workers’ compensation се различават според местоположението.

Финален извод

Едно LLC може да наема служители и в много случаи това е естествената следваща стъпка, когато бизнесът расте. Ключът е да се подготвите преди да бъде изплатена първата заплата. Вземете EIN, регистрирайте щатските payroll акаунти, попълнете формулярите за наемане и поддържайте данъците и записите за заплати в изряден вид.

Ако планирате да изграждате екип, най-чистият път е да настроите LLC и процеса за съответствие отрано, така че наемането да подпомага растежа, вместо да създава избегаем риск.