Kan et LLC ansætte medarbejdere? En komplet guide til løn, skatter og overholdelse

Et LLC kan ansætte medarbejdere, men det kræver mere end blot at opslå et job og betale en løn. Når din virksomhed får medarbejdere, træder du ind i en arbejdsgiverrolle med føderale, statslige og i nogle tilfælde lokale forpligtelser. Det betyder, at du skal registrere dig for lønskatter, indsamle de rigtige formularer, føre optegnelser og holde dig ajour med reglerne for løn og arbejdsret.

For mange stiftere er ansættelse en milepæl. Det er også det punkt, hvor compliance bliver mere synlig og dyrere, hvis den håndteres forkert. Den gode nyhed er, at processen er overkommelig, når du forstår de enkelte dele.

Det korte svar

Ja, et LLC kan som udgangspunkt ansætte medarbejdere.

Selve LLC-strukturen forhindrer ikke ansættelser. Det afgørende er, om virksomheden er korrekt registreret som arbejdsgiver, og om den følger de regler, der gælder for medarbejdere, løn og skatter. I praksis kan de fleste LLC'er ansætte medarbejdere, så længe de har tilladelse til at drive virksomhed i deres branche og i de stater, hvor de opererer.

Der er nogle undtagelser. Visse autoriserede professioner eller regulerede virksomheder kan have begrænsninger for, hvordan de kan være organiseret, eller hvem de kan ansætte. Delstatslovgivning kan også stille ekstra krav til lønadministration, forsikring og indberetning af nye ansatte.

Hvilke LLC'er kan ansætte medarbejdere?

Forskellige skattemæssige klassifikationer for LLC'er kan påvirke, hvordan ejerne aflønnes, men de ændrer ikke den grundlæggende mulighed for at have medarbejdere.

Enkeltmedlems-LLC'er

Et enkeltmedlems-LLC kan ansætte medarbejdere. Virksomheden skal normalt have et EIN, lønkonti og det sædvanlige ansættelsespapirarbejde.

En vigtig forskel er, at ejeren af et disregarded enkeltmedlems-LLC som udgangspunkt ikke behandles som en W-2-medarbejder i LLC'et til føderale skattemæssige formål. Ejerens kompensation og skattemæssige behandling afhænger af, hvordan virksomheden er struktureret og beskattet.

Flermedlems-LLC'er

Et flermedlems-LLC kan også ansætte medarbejdere. Disse LLC'er beskattes ofte som partnerskaber, medmindre de vælger noget andet. LLC'et kan stadig køre løn, indeholde skat og overholde reglerne for arbejdsgiverrapportering.

Medlemmer behandles normalt ikke på samme måde som almindelige medarbejdere, så det er vigtigt at adskille ejeraflønning fra medarbejderløn og bekræfte den korrekte skattemæssige behandling, før lønnen fastlægges.

LLC'er beskattet som selskaber

Nogle LLC'er vælger at blive beskattet som S-selskaber eller C-selskaber. I så fald kan ejere, der arbejder i virksomheden, blive behandlet som medarbejdere og få udbetalt løn via lønadministration, afhængigt af struktur og skattemæssigt valg.

Det kan være nyttigt i skatteplanlægningen, men det øger også behovet for omhyggelig lønadministration. Virksomheden skal indeholde skat, indsende ansættelseserklæringer og kunne dokumentere den kompensation, den udbetaler.

Det, du skal have på plads før din første ansættelse

Før du giver dit første jobtilbud, skal du sikre, at virksomheden er sat op til at fungere som arbejdsgiver.

1. Få et EIN

Et Employer Identification Number er det føderale skattenummer, der bruges til at indberette lønskatter og indsende mange virksomhedsformularer. Hvis dit LLC ikke allerede har et, skal du ansøge om det, før du ansætter medarbejdere.

2. Registrer dig for statslige lønkonti

De fleste stater kræver, at arbejdsgivere registrerer sig for kildeskat og arbejdsløshedsforsikring. Nogle stater har også yderligere arbejdsgiverregistreringer, såsom invaliditetsforsikring eller betalte orlovsordninger.

Hvis du har medarbejdere i mere end én stat, kan du være nødt til at registrere dig i hver stat, hvor medarbejderne udfører arbejde.

3. Sørg for arbejdsskadeforsikring

Mange stater kræver, at arbejdsgivere har arbejdsskadeforsikring, så snart de ansætter deres første medarbejder. Denne dækning hjælper med at betale ydelser, hvis en medarbejder kommer til skade eller bliver syg som følge af arbejdet.

4. Opret lønadministration

Uanset om du bruger lønsoftware, en lønudbyder eller en intern proces, skal du have et system, der kan:

• Beregne bruttoløn og fradrag
• Indeholde føderale og statslige skatter
• Spore arbejdsgiverens skatteforpligtelser
• Udstede lønsedler og årsopgørelsesformularer
• Indsende indberetninger til tiden

5. Klassificer medarbejdere korrekt

Før du ansætter, skal du afgøre, om personen faktisk er en medarbejder eller bør behandles som selvstændig kontraktør. Fejlklassificering kan skabe problemer med skat, løn og bøder.

Formularer og dokumenter, du får brug for

Ansættelse af medarbejdere kræver meget papirarbejde, men hver formular har et klart formål.

Form I-9

Alle arbejdsgivere skal udfylde Form I-9 for hver nyansat for at verificere identitet og ret til at arbejde. Medarbejderen udfylder den første del, og arbejdsgiveren gennemgår acceptable dokumenter og udfylder arbejdsgiverdelen.

Form W-4

Medarbejdere udfylder Form W-4, så arbejdsgiveren kan beregne føderal indeholdelse af indkomstskat.

Statlige indeholdelsesformularer

Mange stater kræver deres egen indeholdelsesformular eller en tilsvarende formular.

Indberetning af nye ansatte

De fleste arbejdsgivere skal indberette nye medarbejdere til et statsligt register over nyansættelser. Dette krav hjælper stater med at håndhæve børnebidrag og andre forpligtelser.

Tilbudsbrev og politikbekræftelser

Selvom de ikke altid er lovpligtige, hjælper disse dokumenter med at tydeliggøre løn, arbejdsopgaver, at-will-status hvor det er relevant, fortrolighedskrav og arbejdspladsens politikker.

Lønskatter og arbejdsgiverindberetninger

Når du begynder at udbetale løn, er du ansvarlig for at indeholde og afregne ansættelsesskatter samt indsende de rigtige indberetninger.

Føderal indeholdelse af indkomstskat

Du indeholder føderal indkomstskat fra medarbejdernes løn baseret på medarbejderens Form W-4 og lønberegninger.

Social Security- og Medicare-skatter

Medarbejdere og arbejdsgivere betaler hver deres andel af Social Security- og Medicare-skatter, med forbehold for de gældende lønregler.

Føderal arbejdsløshedsskat

De fleste arbejdsgivere skylder også FUTA-skat, altså Federal Unemployment Tax Act-skat. Denne skat er separat fra indeholdelse i medarbejderens løn.

Statlig arbejdsløshedsskat

De fleste stater kræver også bidrag til arbejdsløshedsforsikring. Reglerne varierer fra stat til stat, så dette er et område, hvor lokal compliance betyder meget.

Almindelige formularer for ansættelsesskatter

Afhængigt af din løncyklus og virksomhedstype kan du være nødt til at indsende:

• Form 941 for kvartalsvise føderale ansættelsesskatter
• Form 940 for årlig føderal arbejdsløshedsskat
• Form W-2 til lønrapportering for medarbejdere
• Form W-3 til at indsende W-2-formularer til Social Security Administration
• Statlige lønskatteindberetninger og lønrapporter

Kan et LLC-medlem også være medarbejder?

Nogle gange ja, men ikke altid.

Svaret afhænger af, hvordan LLC'et beskattes, og hvordan medlemmet arbejder i virksomheden. Et medlem, der modtager ejerudlodninger, er ikke det samme som en medarbejder, der får løn via lønadministration.

I et disregarded enkeltmedlems-LLC eller et partnerskabsbeskattet LLC behandles ejerne som udgangspunkt ikke på samme måde som almindelige medarbejdere. Hvis LLC'et beskattes som et selskab, kan ejere-medarbejdere modtage løn via lønadministration.

Da dette område direkte påvirker skatten, er det værd at få bekræftet strukturen med en kvalificeret revisor eller skatteekspert, før du opretter aflønningen.

Hvorfor ansættelse af medarbejdere kan hjælpe et LLC med at vokse

At få medarbejdere ombord kan gøre mere end at lette din arbejdsbyrde. Det kan hjælpe virksomheden med at skalere på praktiske måder.

• Du kan uddelegere daglige opgaver og fokusere på vækst
• Specialiserede medarbejdere kan forbedre kvalitet og effektivitet
• Et team skaber mere kapacitet til større projekter og flere kunder
• Når der er personale på plads, kan det forbedre kontinuiteten, når ejeren er travl eller ikke er tilgængelig
• Medarbejdere kan understøtte ekspansion til nye markeder eller ydelser

Ansættelse ændrer også den måde, du driver virksomheden på. Du bygger ikke længere kun en virksomhed; du leder også en arbejdsplads.

Hvad du skal holde øje med, før du ansætter

Før din første ansættelse bør du gennemgå de forhold, der oftest skaber problemer for nye arbejdsgivere.

• Lønskatter kan give løbende omkostninger ud over løn eller timeløn
• Ansættelsesregler kan være forskellige afhængigt af staten
• Løn- og timeregler kan påvirke overarbejde, pauser og fritaget status
• Fjernmedarbejdere i andre stater kan udløse nye registreringer
• Mangelfuld dokumentation kan skabe risiko ved revisioner eller tvister

Hvis du ansætter for første gang, er det klogt at lave en tjekliste og gennemføre hvert trin, før medarbejderen starter arbejdet.

Hvordan Zenind hjælper nye LLC'er med at være klar til at ansætte

Hvis du stifter et LLC med planer om at vokse, hjælper det at få virksomheden sat korrekt op fra begyndelsen. Zenind understøtter amerikansk virksomhedsstiftelse og løbende compliance, så stiftere kan fokusere på ansættelser og drift i stedet for selv at kæmpe med selskabsopbygning.

Det kan omfatte stiftelse af LLC'et, indhentning af et EIN og strukturering af de compliance-opgaver, der følger efter lanceringen.

Ofte stillede spørgsmål

Kan et enkeltmedlems-LLC ansætte medarbejdere?

Ja. Et enkeltmedlems-LLC kan som udgangspunkt ansætte medarbejdere, så længe det opfylder kravene til registrering som arbejdsgiver, skat og arbejdsret.

Skal jeg have et EIN for at ansætte medarbejdere?

Ja. I praksis er et EIN nødvendigt for at køre løn, indsende ansættelsesskatteformularer og rapportere løn.

Kan jeg hyre kontraktører i stedet for medarbejdere?

Ja, hvis arbejdstageren er korrekt klassificeret som selvstændig kontraktør. Forskellen er vigtig, så antag ikke et kontraktforhold uden at gennemgå de faktiske forhold.

Kræver alle stater de samme ansættelsesformularer?

Nej. De føderale formularer er ens, men statslig registrering for løn, indberetning af nye ansatte og regler for arbejdsskadeforsikring varierer fra sted til sted.

Den vigtigste konklusion

Et LLC kan ansætte medarbejdere, og i mange tilfælde er det det naturlige næste skridt, efterhånden som virksomheden vokser. Nøglen er at være forberedt, før den første løn udbetales. Få et EIN, registrer dig for statslige lønkonti, udfyld ansættelsesformularer, og hold styr på lønskatter og dokumentation.

Hvis du planlægger at opbygge et team, er den mest overskuelige vej at få sat dit LLC og din compliance-proces op tidligt, så ansættelse understøtter vækst i stedet for at skabe undgåelig risiko.