Poate un LLC să angajeze salariați? Un ghid complet despre salarizare, taxe și conformitate

Un LLC poate angaja salariați, dar a face acest lucru corect înseamnă mai mult decât să publici un anunț de recrutare și să plătești un salariu. Odată ce afacerea ta aduce oameni în echipă, intri în rolul de angajator, cu obligații federale, de stat și, uneori, locale. Asta înseamnă înregistrarea pentru taxele de salarizare, colectarea formularelor corecte, păstrarea evidențelor și respectarea regulilor privind salariile și legislația muncii.

Pentru mulți fondatori, angajarea este o etapă importantă. Este, de asemenea, momentul în care conformitatea devine mai vizibilă și mai costisitoare dacă este gestionată incorect. Vestea bună este că procesul este gestionabil odată ce înțelegi elementele care îl compun.

Răspunsul pe scurt

Da, un LLC poate, în general, să angajeze salariați.

Forma juridică de LLC, în sine, nu împiedică angajarea. Ceea ce contează este dacă afacerea este înregistrată corespunzător ca angajator și dacă respectă regulile aplicabile lucrătorilor, salariilor și taxelor. În practică, majoritatea LLC-urilor pot angaja salariați atâta timp cât au voie să funcționeze în domeniul lor și în statele în care desfășoară activitate.

Există câteva excepții. Anumite profesii licențiate sau activități reglementate pot avea restricții care influențează modul în care pot fi organizate sau pe cine pot angaja. Și legislația statelor poate impune cerințe suplimentare privind salarizarea, asigurarea și raportarea noilor angajări.

Ce LLC-uri pot angaja salariați?

Diferitele clasificări fiscale ale unui LLC pot influența modul în care sunt plătiți proprietarii, dar nu schimbă capacitatea de bază de a angaja personal.

LLC-uri cu un singur membru

Un LLC cu un singur membru poate angaja salariați. De obicei, afacerea va avea nevoie de un EIN, conturi de payroll și documentele obișnuite de angajare.

O distincție importantă este că proprietarul unui LLC cu un singur membru, tratat ca entitate ignorată, nu este în general considerat salariat W-2 al LLC-ului în scopuri fiscale federale. Compensarea proprietarului și tratamentul fiscal depind de modul în care afacerea este structurată și impozitată.

LLC-uri cu mai mulți membri

Un LLC cu mai mulți membri poate, de asemenea, să angajeze salariați. Aceste LLC-uri sunt adesea impozitate ca parteneriate, cu excepția cazului în care aleg altfel. LLC-ul poate totuși să ruleze payroll, să rețină taxele și să respecte regulile de raportare ale angajatorilor.

Membrii nu sunt, de regulă, tratați la fel ca salariații obișnuiți, așa că este important să separi compensarea proprietarilor de salariile angajaților și să confirmi tratamentul fiscal corect înainte de a stabili payroll-ul.

LLC-uri impozitate ca societăți

Unele LLC-uri aleg să fie impozitate ca S corporation sau C corporation. În acest caz, proprietarii care lucrează în afacere pot fi tratați ca angajați și pot primi salarii prin payroll, în funcție de structură și de opțiunea fiscală.

Acest lucru poate fi util pentru planificare fiscală, dar crește și nevoia unei administrări atente a salarizării. Compania trebuie să rețină taxele, să depună declarațiile de angajare și să susțină nivelul de compensare plătit.

Ce îți trebuie înainte de primul angajat

Înainte de a face prima ofertă de angajare, asigură-te că afacerea este pregătită să funcționeze ca angajator.

1. Obține un EIN

Un Employer Identification Number este codul fiscal federal folosit pentru raportarea taxelor de angajare și depunerea multor formulare de afaceri. Dacă LLC-ul tău nu are deja unul, va trebui să îl soliciți înainte de a angaja salariați.

2. Înregistrează-te pentru conturi de payroll la nivel de stat

Majoritatea statelor cer angajatorilor să se înregistreze pentru reținerea taxelor și pentru conturile de asigurare pentru șomaj. Unele state au și alte înregistrări pentru angajatori, cum ar fi asigurarea pentru dizabilitate sau programe de concediu plătit.

Dacă angajezi lucrători în mai multe state, este posibil să fie nevoie să te înregistrezi în fiecare stat în care angajații își desfășoară activitatea.

3. Aranjează acoperirea pentru workers’ compensation

Multe state cer angajatorilor să aibă asigurare workers’ compensation imediat ce angajează primul salariat. Această acoperire ajută la plata beneficiilor dacă un angajat este rănit sau se îmbolnăvește din cauza muncii.

4. Configurează payroll-ul

Fie că folosești software de payroll, un furnizor de payroll sau un proces intern, ai nevoie de un sistem care poate:

• Calcula salariul brut și deducerile
• Reține taxele federale și de stat
• Urmări obligațiile fiscale ale angajatorului
• Genera fluturași de salariu și formulare de sfârșit de an
• Depune declarațiile la timp

5. Clasifică corect lucrătorii

Înainte de a angaja, decide dacă persoana este într-adevăr un salariat sau ar trebui tratată ca prestator independent. Clasificarea greșită poate crea probleme fiscale, de salarizare și sancțiuni.

Formulare și documente de care ai nevoie

Angajarea salariaților implică multe documente, dar fiecare formular are un scop clar.

Formul I-9

Fiecare angajator trebuie să completeze Formularul I-9 pentru fiecare angajare nouă, pentru a verifica identitatea și dreptul de muncă. Angajatul completează prima parte, iar angajatorul verifică documentele acceptabile și completează secțiunea destinată angajatorului.

Formularul W-4

Salariații completează Formularul W-4 pentru ca angajatorul să poată calcula reținerea impozitului federal pe venit.

Formulare de reținere la nivel de stat

Multe state cer propriul certificat de reținere sau un formular echivalent.

Raportarea noilor angajări

Majoritatea angajatorilor trebuie să raporteze noii angajați către registrul de new hire al statului. Această cerință ajută statele să aplice obligațiile privind pensia alimentară și alte obligații.

Scrisoarea de ofertă și confirmările politicilor

Deși nu sunt întotdeauna cerute legal, aceste documente ajută la clarificarea salariului, atribuțiilor, statutului at-will acolo unde se aplică, așteptărilor privind confidențialitatea și politicilor de la locul de muncă.

Taxe de payroll și declarații ale angajatorului

Odată ce începi să plătești salarii, ești responsabil pentru colectarea și remiterea taxelor de angajare și pentru depunerea declarațiilor corecte.

Reținerea impozitului federal pe venit

Reții impozitul federal pe venit din salariul angajatului pe baza Formularului W-4 și a calculelor de payroll.

Taxele de Social Security și Medicare

Angajații și angajatorii plătesc fiecare partea lor de taxe Social Security și Medicare, sub rezerva regulilor aplicabile privind plafoanele salariale.

Federal Unemployment Tax

Majoritatea angajatorilor datorează și taxă Federal Unemployment Tax Act, sau FUTA. Această taxă este separată de reținerile din salariul angajatului.

Taxa de șomaj la nivel de stat

Majoritatea statelor cer, de asemenea, contribuții pentru asigurarea de șomaj. Regulile diferă de la un stat la altul, așa că aceasta este o zonă în care conformitatea locală contează.

Formulare comune pentru taxele de angajare

În funcție de calendarul payroll-ului și de tipul afacerii, este posibil să fie nevoie să depui:

• Formularul 941 pentru taxele federale trimestriale de angajare
• Formularul 940 pentru taxele federale anuale de șomaj
• Formularul W-2 pentru raportarea salariilor angajaților
• Formularul W-3 pentru transmiterea formularelor W-2 către Social Security Administration
• Declarații fiscale de payroll și rapoarte privind salariile la nivel de stat

Poate un membru al LLC-ului să fie și angajat?

Uneori da, dar nu întotdeauna.

Răspunsul depinde de modul în care este impozitat LLC-ul și de felul în care membrul lucrează în afacere. Un membru care primește distribuții ale proprietarului este diferit de un angajat care primește salarii prin payroll.

Într-un LLC cu un singur membru, tratat ca entitate ignorată, sau într-un LLC impozitat ca parteneriat, proprietarii nu sunt, în general, tratați la fel ca angajații obișnuiți. Dacă LLC-ul este impozitat ca societate, proprietarii care sunt și angajați pot primi salarii prin payroll.

Deoarece această zonă afectează direct taxele, merită să confirmi structura cu un contabil calificat sau cu un specialist fiscal înainte de a configura compensarea.

De ce angajarea salariaților poate ajuta un LLC să crească

A aduce angajați poate face mai mult decât să îți ușureze volumul de muncă. Poate ajuta afacerea să se extindă în mod practic.

• Poți delega operațiunile zilnice și te poți concentra pe creștere
• Angajații specializați pot îmbunătăți calitatea și eficiența
• O echipă creează mai multă capacitate pentru proiecte mai mari și mai mulți clienți
• Existența personalului poate îmbunătăți continuitatea atunci când proprietarul este ocupat sau indisponibil
• Angajații pot sprijini extinderea în piețe sau servicii noi

Angajarea schimbă și modul în care operezi. Nu mai construiești doar o afacere; administrezi și un loc de muncă.

Ce să urmărești înainte să angajezi

Înainte de primul angajat, revizuiește elementele care creează cel mai des probleme pentru noii angajatori.

• Taxele de payroll pot adăuga costuri recurente peste salariul fix sau plata orară
• Legislația muncii poate diferi în funcție de stat
• Regulile privind salariul și timpul de muncă pot afecta orele suplimentare, pauzele pentru masă și statutul de exceptat
• Angajații remote din alte state pot declanșa noi obligații de înregistrare
• O evidență slabă poate crea riscuri în timpul auditurilor sau disputelor

Dacă angajezi pentru prima dată, este inteligent să construiești o listă de verificare și să finalizezi fiecare pas înainte ca angajatul să înceapă lucrul.

Cum ajută Zenind LLC-urile noi să fie pregătite pentru angajare

Dacă înființezi un LLC cu planuri de creștere, este util să setezi corect afacerea încă de la început. Zenind sprijină înființarea de companii în SUA și conformitatea continuă, astfel încât fondatorii să se poată concentra pe angajare și operațiuni, în loc să se descurce singuri cu configurarea entității.

Asta poate include înființarea LLC-ului, obținerea unui EIN și menținerea organizării în privința pașilor de conformitate care urmează lansării.

Întrebări frecvente

Poate un LLC cu un singur membru să angajeze salariați?

Da. Un LLC cu un singur membru poate, în general, să angajeze salariați atât timp cât respectă cerințele de înregistrare ca angajator, taxare și legislație a muncii.

Am nevoie de un EIN ca să angajez salariați?

Da. În practică, un EIN este necesar pentru a rula payroll, a depune formulare de taxe de angajare și a raporta salariile.

Pot să angajez contractori în loc de salariați?

Da, dacă lucrătorul este clasificat corect ca prestator independent. Diferența contează, așa că nu presupune că există o relație de contractor fără să analizezi faptele reale.

Toate statele cer aceleași formulare de angajare?

Nu. Formularele federale sunt aceleași, dar înregistrarea pentru payroll la nivel de stat, raportarea noilor angajări și regulile workers’ compensation diferă în funcție de locație.

Concluzia finală

Un LLC poate angaja salariați și, în multe cazuri, aceasta este următorul pas firesc pe măsură ce afacerea crește. Cheia este să te pregătești înainte de primul salariu plătit. Obține un EIN, înregistrează-te pentru conturile de payroll la nivel de stat, completează formularele de angajare și păstrează taxele și evidențele în ordine.

Dacă intenționezi să construiești o echipă, cea mai curată cale este să îți configurezi LLC-ul și fluxul de conformitate din timp, astfel încât angajarea să susțină creșterea și să nu creeze riscuri evitabile.